Uma nova palavra em inglês “back office” apareceu no cotidiano russo. O que é isso Quais funções ele executa? Em quais empresas ela existe? Vamos tentar entender com mais detalhes.
Back office. O que é isso
Essas unidades existem em muitas organizações. Um back office é um departamento ou departamento de uma empresa que possui determinadas funções. É sobre rotina, administração e serviço. Tradicionalmente, as funções também incluem tecnologia da informação (administração e serviço de suporte), recursos humanos e contabilidade.
Em algumas organizações, instruções adicionais de trabalho que o back office deve realizar são prescritas separadamente. O que é isso? Frequentemente, os funcionários desse departamento estão envolvidos na contabilidade estatística e analítica de vendas, compras, balanços de estoque e manutenção do arquivo.
Se esse backoffice for uma divisão do banco, então as funções incluem operações de compensação, serviços de liquidação de caixa atuais e assim por diante.
Histórico do back office
Nos estágios iniciais do desenvolvimento de negócios, o layout das instalações de qualquer empresa era especial. O primeiro plano foi ocupado pelo chamado front office. Isso foi feito para que os clientes tivessem a oportunidade de encontrar o funcionário certo com rapidez e facilidade. Naturalmente, a gerência investiu pesadamente nesta sala, fazendo reparos caros, limpeza e mobília. O front office deveria ter feito a melhor impressão, já que é a “cara” de qualquer empresa.
Seus funcionários também devem ser consistentes no estilo de vestuário e comportamento. Este é o lado público de qualquer empresa.
No fundo, o back office tem sido tradicionalmente localizado. Este é um lugar onde a produção em si foi realizada, havia um sistema de instalações administrativas, vários departamentos, armazéns, etc.
Portanto, estes territórios têm sido tradicionalmente sujos, sombrios e não muito bem arrumados. A presentability destas premissas não foi muito observada, uma vez que os clientes nunca apareceram nelas. Naturalmente, não são impostos requisitos especiais para a aparência dos funcionários. Mais atenção foi dada às habilidades profissionais.
Esta divisão do escritório em duas grandes divisões que desempenham diferentes funções tem se mostrado bem e existe até hoje.
Os funcionários do front office criam uma bela “imagem” para a empresa. Ao mesmo tempo, é graças à equipe de back-office que a empresa se desenvolve e floresce. Por quê? Vamos dar uma olhada.
Significância e importância do back office para o desenvolvimento de empresas
A prática mostra quão grande é o papel desta unidade para a organização.
Em primeiro lugar, o back office ajuda a manter a reputação da empresa em um ambiente altamente competitivo. Naturalmente, se os funcionários cumprem bem e claramente seus deveres. Com efeito, para qualquer cliente, o principal critério para uma boa companhia é um serviço de qualidade. Graças aos funcionários de back-office, um ciclo completo de uma operação específica é executado.
Em segundo lugar, a gestão de risco também é realizada pelo back office. O que isso traz para a empresa? São os funcionários desse departamento que elaboram relatórios, selecionam dados, fatores e fazem cálculos com base em quais decisões de gerenciamento são tomadas. Portanto, sua correção e precisão são muito importantes para o futuro da empresa. Os funcionários realizam um trabalho extremamente responsável, reduzindo significativamente os riscos.
Em terceiro lugar, o serviço de back office também está desenvolvendo novos métodos de propostas de racionalização. Naturalmente, os funcionários não ganham diretamente recursos financeiros para a empresa. Mas eles podem indiretamente influenciar esse processo.
Back office no banco
É uma unidade contábil operacional. Graças ao seu trabalho, as atividades dos principais departamentos são asseguradas.
O back office está envolvido em contabilidade e registro de transações com títulos, administração de passivos e ativos, bem como liquidações com clientes. Mas esta é apenas a ponta do iceberg.
O back office realiza operações de processamento de empréstimos. Além disso, os funcionários costumam se envolver na abertura de contas, na contabilidade e no gerenciamento de riscos.
Back office. Execução documental e suporte de uma transação no mercado de valores mobiliários
Nos bancos, o back office geralmente consiste em várias divisões. Especialmente se a organização faz um grande número de transações no mercado de valores mobiliários. Os deveres dos funcionários incluem processamento eletrônico e documentário, seu apoio. Vamos nos debruçar sobre isso com mais detalhes.
Em primeiro lugar, o funcionário de back-office mantém um registro de transações, elabora um contrato para a venda de títulos de um determinado emissor.
Em seguida é o processo de recadastramento de títulos. Esta é uma transferência de propriedade. Para iniciar esse processo, o funcionário de back office precisa emitir uma ordem de transferência e legitimar a transação atual.
Depois que o novo registro é realizado e um documento de apoio é recebido, o empregado controla o processo final de liquidação.
O empregado do back office tem uma responsabilidade muito grande. Se houver a menor imprecisão no processo de papelada, a transação é reconhecida como inválida. Como resultado, o cliente sofrerá e a empresa sofrerá sérios prejuízos.
Além disso, o back office está envolvido em transações analíticas (internas) entre departamentos da organização no sistema de redistribuição de finanças.
Para o campo do comércio nos últimos anos, eles costumam usar uma variedade de programas de automação de back-office.
Back office de varejo
Ao organizar um negócio, um gerente enfrenta muitos problemas. É necessário fornecer ao piso de negociação bens, automatizar a contabilidade do armazém na empresa, gerenciar preços, interagir com fornecedores e filiais.
Para resolver esses e muitos outros problemas, como foi observado, existem programas especiais para o back office.
No sistema de varejo, os funcionários de tal unidade ajudarão a controlar a chegada e a liberação de mercadorias, abater e mover, reavaliar, fazer devoluções, dinheiro e operações bancárias trabalhar com equipamentos comerciais.
O pacote de software pode ter diferentes configurações: varejo não alimentar, loja de conveniência, loja de conveniência ou supermercado. Existe atualmente uma escolha.
Back office de rede
As principais áreas de trabalho na rede de negociação são:
- fazer alterações e adições a uma grande variedade de produtos;
- troca de dados entre departamentos;
- contabilidade centralizada;
- obter relatórios operacionais sobre o funcionamento dos balcões, etc.
Para facilitar o trabalho e garantir a interação do escritório com uma rede de pontos de venda, eles geralmente usam uma versão automatizada do back-office. Esses programas permitem que a organização trabalhe de maneira mais eficiente e rápida.
Back office na restauração
O trabalho do pessoal de restauração é principalmente operações em andamento. Eles tradicionalmente incluem o seguinte:
- cometer operações obrigatórias de rotina;
- realização de contabilidade de mercadorias e de depósito;
- o processo de controle sobre a produção de pratos;
- coleta e análise de dados;
- relatórios.
Dependendo do tamanho e volume de negócios da organização, o back office no comércio geralmente é de três a treze a quinze pessoas.
Atualmente, como foi observado, existem sistemas automatizados para facilitar a implementação das operações que os funcionários devem executar. Este, naturalmente, é um momento positivo para o chefe da organização. Mas nem sempre para os trabalhadores. A prática mostra que a aquisição de sistemas automatizados que realizam a maior parte do trabalho de backoffice leva a uma redução na equipe.
