Descrições do trabalho do Office Manager: amostra

O gerente do escritório exerce controle total, recepção e contagem de todo o volume de documentação, bem como declarações pessoais dirigidas ao diretor da empresa. Depois de verificar e contar todas as cópias, esse funcionário deve levá-las para assinatura.

Documentação do departamento

1. Colocar um selo com o brasão de armas em todos os contratos e ordens.
2. Implementação de trabalho com uma variedade de documentação, que consiste na preparação, aprovação do projeto. O gerente do escritório não deve apenas participar do projeto e da conclusão da documentação, mas também chamar a atenção da equipe para seu conteúdo, decodificar detalhes obscuros e ser capaz de explicar todos os aspectos sobre os quais as pessoas possam ter dúvidas. Além disso, às vezes, esse funcionário deve acompanhar o desempenho e a eficácia de várias inovações, se exigido pela gerência.
3. Registro completo de toda a correspondência recebida. O gerente do escritório interage com as cartas, mensagens e notificações. Ele é obrigado a aceitar e registrar as informações na íntegra e depois transferi-las para o destinatário. Se necessário, ele adiciona informações à documentação de relatórios e, em alguns casos, coleta e armazena essas informações e também é responsável pela confidencialidade e segurança de toda a documentação recebida.

Responsabilidades Adicionais

1. Envio e garantia do recebimento da documentação por meio de endereços eletrônicos e postais, bem como a ordem e supervisão da entrega do correio.
2. Participação em reuniões com a finalidade de registrar ou filmar de todos os eventos que acontecem neles, como também o registro dos dados recebidos da melhor maneira possível, a transferência deles / delas a funcionários.
3. Emissão de procuração por ordem prévia para funcionários que lhes permitam receber certa correspondência ou realizar outras ações.
4. Realização de cópia e duplicação de documentação impressa, bem como monitoramento da segurança e distribuição adequada de todas as cópias.
5. Elaboração de projetos e modelos de carta, se a ordem do Diretor Geral for recebida. Além disso, os deveres do gerente do escritório incluem a formação e envio de várias solicitações, se necessário e afeta significativamente as atividades da empresa.
6. Impressão de materiais de escritório, bem como a formação do banco de dados, sua distribuição e expansão de novas subseções.

Responsabilidades semelhantes ao secretário

1. Permanecendo constantemente no local de trabalho para receber chamadas no horário, registre todos os dados recebidos ou transfira a chamada para os telefones dos funcionários a quem se destina.
2. Gravação de informações enviadas pessoalmente ao Diretor Geral, sua gravação em sua totalidade, armazenamento e transmissão subseqüentes.
3. Preparação de eventos dentro da empresa em nome do CEO. Isso se aplica a informar funcionários e organizar instalações, comprar os itens necessários para uma reunião completa ou outros eventos semelhantes, o que é determinado pela descrição do trabalho do gerente de vendas do escritório.

Atribuições importantes e urgentes

1. Atividades organizacionais em projetos dedicados a reuniões de clientes, convidados ou visitantes da empresa.
2. Reserva de bilhetes para viagens de funcionários, reserva de quartos de hotel, monitoramento do curso de viagens de negócios, resposta oportuna a relatos de inconvenientes no caminho ou surgindo complicações, corrigindo problemas e, se necessário, relatando problemas a outros funcionários ou ao CEO.

Atividades dentro do escritório

1. Ordenação oportuna de água para a possibilidade de seu uso por todos os empregados em qualquer quantidade.
2. Cada trimestre deve realizar a ordem do escritório. Para fazer isso, o gerente do escritório conduz uma pesquisa com os funcionários e inspeciona os trabalhos para identificar deficiências em certas coisas e, subsequentemente, adquire todos os detalhes. Isso é fornecido pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
3. Assinar publicações comerciais ou científicas necessárias para o desenvolvimento da empresa ou para funcionários específicos que desejam receber correspondência no local de trabalho.
4. Aceitação e execução de pedidos de pagamento de contas em instalações de aluguel, bem como todos os documentos de pagamento relacionados ao pagamento de contas de serviços, que é determinado pela descrição do trabalho do gerente de escritório com funções de contador.
5. Organização de medidas de segurança relacionadas tanto com o trabalho dos funcionários como com os equipamentos correspondentes no local de trabalho, monitorando sua conformidade.

Gerente de escritório supervisiona o trabalho de alguns funcionários

Os deveres do gerente do escritório incluem monitorar as atividades de tais funcionários:

1. O motorista. Ao interagir com esse funcionário, o gerente do escritório deve aceitar e manter registros de todos os aplicativos que determinam a necessidade de usar a máquina, bem como formar um cronograma e velocidade de serviço de entrega.
2. Correios
3. As senhoras da limpeza.

Responsabilidades de um gerente de escritório como membro de uma equipe de trabalho

1. Cumprir os deveres que lhe são destinados de boa fé, não se desviar da rotina interna da equipe, do direito trabalhista e dos princípios éticos e morais. Isso é determinado pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
2. Observe a disciplina do trabalho e todos os requisitos que são elaborados e expressos pela gerência da empresa.
3. Cumprir atempadamente e rigorosamente com todas as ordens recebidas da administração e do chefe, que constantemente elabora e traz para o gerente do escritório uma lista de suas funções e as ações necessárias para cada dia, que é fornecido pela descrição do trabalho do gerente do escritório departamento de vendas.
4. Use todo o tempo alocado para o trabalho pelo trabalho consciencioso, sem se afastar de seus próprios deveres.
5. Realize todas as tarefas no prazo e com qualidade adequada. Muitas vezes, além de realizar atividades laborais, o gerente do escritório é obrigado a compilar os documentos, portanto é sempre necessário acompanhar as tarefas concluídas e registrá-las da maneira prescrita, que é prescrita pela descrição do trabalho do gerente do escritório com as funções de oficial de pessoal.

Responsabilidades importantes

1. Envolva-se na limpeza, a fim de preservar seu próprio local de trabalho limpo e arrumado. Além disso, o gerente do escritório monitora a limpeza oportuna do espaço do escritório. Ele é forçado a monitorar a conformidade com o procedimento de armazenamento de relatórios e documentação de projeto, se necessário, sistematizar todos os materiais por conta própria. Isso é determinado pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
2. Aplique com cuidado e eficiência os equipamentos de escritório, computadores e outros dispositivos fornecidos. direcionando seu trabalho apenas para os objetivos da empresa, não realizando assuntos pessoais através de equipamentos que são fornecidos pela empresa. Prescreve fazê-lo Descrição do trabalho do secretário gerente de escritório.
3. É econômico e benéfico gastar os materiais e outros recursos fornecidos, para usá-los apenas em benefício da empresa e obter altos resultados de seu próprio trabalho e do trabalho de outros funcionários da empresa. A descrição do trabalho do gerente do escritório, uma amostra de que mostra todos os requisitos para o trabalho deste empregado, confirma que ele não deve apenas trabalhar, mas também trazer o máximo benefício para a empresa.
4. Observar e monitorar a implementação de normas e regulamentos sobre a proteção do trabalho, garantindo a segurança no local de trabalho para cada funcionário, o que é determinado pela descrição do trabalho do gerente do escritório com as funções de uma secretária.
5. Não usar para a implementação de publicações jornalísticas ou científicas, discursos, informações obtidas em virtude de posição oficial, ou visualizar documentos de propriedade da empresa. É proibido o uso de informações cuja divulgação possa acarretar danos materiais à empresa ou prejudicar sua reputação. Isso é fornecido pelas descrições de cargo do gerente do escritório.

Direitos

1. Para receber informações, bem como dados confidenciais para as ações necessárias no âmbito da autoridade oficial e com a liderança das autoridades.
2. Requerer de vários funcionários para finalizar ou alterar documentos que foram elaborados com erros contêm informações incorretas.
3. Realizar o controle e confirmação de documentos no âmbito de sua própria competência e dos poderes apontados pelos gerentes.
4. Apresentar às autoridades requisitos para melhorar as condições de trabalho independente, bem como a atividade laboral de outros empregados. O gerente do escritório pode fazer sugestões não apenas sobre as atividades de um determinado funcionário ou departamento, mas também sobre o trabalho de toda a empresa.
5. Exigir o fornecimento de condições adequadas para garantir a segurança de todos os documentos e a capacidade de garantir a confidencialidade das informações e ações tomadas, caso precisem ser ocultadas dos concorrentes.
6. Tome decisões sobre as atividades de certas pessoas na empresa dentro de suas próprias competências e credenciais.
7. Distribua incentivos financeiros ou de emprego, bem como aplique multas aos funcionários que se reportam ao gerente do escritório. Para a implementação dessas ações, é necessária autorização prévia do CEO.

O gerente do escritório é obrigado a cumprir de forma clara e correta as suas funções, para realizar atividades em benefício da empresa. Ele faz todo o trabalho para sistematizar e simplificar as atividades de outros funcionários, bem como para transmitir ao Diretor Geral ou seus sucessores ou erros no trabalho de outros funcionários.