O gerente do escritório exerce controle total, recepção e contagem de todo o volume de documentação, bem como declarações pessoais dirigidas ao diretor da empresa. Depois de verificar e contar todas as cópias, esse funcionário deve levá-las para assinatura.
Documentação do departamento
- Colocar um selo com o brasão de armas em todos os contratos e ordens.
- Implementação de trabalho com uma variedade de documentação, que consiste na preparação, aprovação do projeto. O gerente do escritório não deve apenas participar do projeto e da conclusão da documentação, mas também chamar a atenção da equipe para seu conteúdo, decodificar detalhes obscuros e ser capaz de explicar todos os aspectos sobre os quais as pessoas possam ter dúvidas. Além disso, às vezes, esse funcionário deve acompanhar o desempenho e a eficácia de várias inovações, se exigido pela gerência.
- Registro completo de toda a correspondência recebida. O gerente do escritório interage com as cartas, mensagens e notificações. Ele é obrigado a aceitar e registrar as informações na íntegra e depois transferi-las para o destinatário. Se necessário, ele adiciona informações à documentação de relatórios e, em alguns casos, coleta e armazena essas informações e também é responsável pela confidencialidade e segurança de toda a documentação recebida.
Responsabilidades Adicionais
- Envio e garantia do recebimento da documentação por meio de endereços eletrônicos e postais, bem como a ordem e supervisão da entrega do correio.
- Participação em reuniões com a finalidade de registrar ou filmar de todos os eventos que acontecem neles, como também o registro dos dados recebidos da melhor maneira possível, a transferência deles / delas a funcionários.
- Emissão de procuração por ordem prévia para funcionários que lhes permitam receber certa correspondência ou realizar outras ações.
- Realização de cópia e duplicação de documentação impressa, bem como monitoramento da segurança e distribuição adequada de todas as cópias.
- Elaboração de projetos e modelos de carta, se a ordem do Diretor Geral for recebida. Além disso, os deveres do gerente do escritório incluem a formação e envio de várias solicitações, se necessário e afeta significativamente as atividades da empresa.
- Impressão de materiais de escritório, bem como a formação do banco de dados, sua distribuição e expansão de novas subseções.
Responsabilidades semelhantes ao secretário
- Permanecendo constantemente no local de trabalho para receber chamadas no horário, registre todos os dados recebidos ou transfira a chamada para os telefones dos funcionários a quem se destina.
- Gravação de informações enviadas pessoalmente ao Diretor Geral, sua gravação em sua totalidade, armazenamento e transmissão subseqüentes.
- Preparação de eventos dentro da empresa em nome do CEO. Isso se aplica a informar funcionários e organizar instalações, comprar os itens necessários para uma reunião completa ou outros eventos semelhantes, o que é determinado pela descrição do trabalho do gerente de vendas do escritório.
Atribuições importantes e urgentes
- Atividades organizacionais em projetos dedicados a reuniões de clientes, convidados ou visitantes da empresa.
- Reserva de bilhetes para viagens de funcionários, reserva de quartos de hotel, monitoramento do curso de viagens de negócios, resposta oportuna a relatos de inconvenientes no caminho ou surgindo complicações, corrigindo problemas e, se necessário, relatando problemas a outros funcionários ou ao CEO.
Atividades dentro do escritório
- Ordenação oportuna de água para a possibilidade de seu uso por todos os empregados em qualquer quantidade.
- Cada trimestre deve realizar a ordem do escritório. Para fazer isso, o gerente do escritório conduz uma pesquisa com os funcionários e inspeciona os trabalhos para identificar deficiências em certas coisas e, subsequentemente, adquire todos os detalhes. Isso é fornecido pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
- Assinar publicações comerciais ou científicas necessárias para o desenvolvimento da empresa ou para funcionários específicos que desejam receber correspondência no local de trabalho.
- Aceitação e execução de pedidos de pagamento de contas em instalações de aluguel, bem como todos os documentos de pagamento relacionados ao pagamento de contas de serviços, que é determinado pela descrição do trabalho do gerente de escritório com funções de contador.
- Organização de medidas de segurança relacionadas tanto com o trabalho dos funcionários como com os equipamentos correspondentes no local de trabalho, monitorando sua conformidade.
Gerente de escritório supervisiona o trabalho de alguns funcionários
Os deveres do gerente do escritório incluem monitorar as atividades de tais funcionários:
- O motorista. Ao interagir com esse funcionário, o gerente do escritório deve aceitar e manter registros de todos os aplicativos que determinam a necessidade de usar a máquina, bem como formar um cronograma e velocidade de serviço de entrega.
- Correios
- As senhoras da limpeza.
Responsabilidades de um gerente de escritório como membro de uma equipe de trabalho
- Cumprir os deveres que lhe são destinados de boa fé, não se desviar da rotina interna da equipe, do direito trabalhista e dos princípios éticos e morais. Isso é determinado pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
- Observe a disciplina do trabalho e todos os requisitos que são elaborados e expressos pela gerência da empresa.
- Cumprir atempadamente e rigorosamente com todas as ordens recebidas da administração e do chefe, que constantemente elabora e traz para o gerente do escritório uma lista de suas funções e as ações necessárias para cada dia, que é fornecido pela descrição do trabalho do gerente do escritório departamento de vendas.
- Use todo o tempo alocado para o trabalho pelo trabalho consciencioso, sem se afastar de seus próprios deveres.
- Realize todas as tarefas no prazo e com qualidade adequada. Muitas vezes, além de realizar atividades laborais, o gerente do escritório é obrigado a compilar os documentos, portanto é sempre necessário acompanhar as tarefas concluídas e registrá-las da maneira prescrita, que é prescrita pela descrição do trabalho do gerente do escritório com as funções de oficial de pessoal.
Responsabilidades importantes
- Envolva-se na limpeza, a fim de preservar seu próprio local de trabalho limpo e arrumado. Além disso, o gerente do escritório monitora a limpeza oportuna do espaço do escritório. Ele é forçado a monitorar a conformidade com o procedimento de armazenamento de relatórios e documentação de projeto, se necessário, sistematizar todos os materiais por conta própria. Isso é determinado pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
- Aplique com cuidado e eficiência os equipamentos de escritório, computadores e outros dispositivos fornecidos. direcionando seu trabalho apenas para os objetivos da empresa, não realizando assuntos pessoais através de equipamentos que são fornecidos pela empresa. Prescreve fazê-lo Descrição do trabalho do secretário gerente de escritório.
- É econômico e benéfico gastar os materiais e outros recursos fornecidos, para usá-los apenas em benefício da empresa e obter altos resultados de seu próprio trabalho e do trabalho de outros funcionários da empresa. A descrição do trabalho do gerente do escritório, uma amostra de que mostra todos os requisitos para o trabalho deste empregado, confirma que ele não deve apenas trabalhar, mas também trazer o máximo benefício para a empresa.
- Observar e monitorar a implementação de normas e regulamentos sobre a proteção do trabalho, garantindo a segurança no local de trabalho para cada funcionário, o que é determinado pela descrição do trabalho do gerente do escritório com as funções de uma secretária.
- Não usar para a implementação de publicações jornalísticas ou científicas, discursos, informações obtidas em virtude de posição oficial, ou visualizar documentos de propriedade da empresa. É proibido o uso de informações cuja divulgação possa acarretar danos materiais à empresa ou prejudicar sua reputação. Isso é fornecido pelas descrições de cargo do gerente do escritório.
Direitos
- Para receber informações, bem como dados confidenciais para as ações necessárias no âmbito da autoridade oficial e com a liderança das autoridades.
- Requerer de vários funcionários para finalizar ou alterar documentos que foram elaborados com erros contêm informações incorretas.
- Realizar o controle e confirmação de documentos no âmbito de sua própria competência e dos poderes apontados pelos gerentes.
- Apresentar às autoridades requisitos para melhorar as condições de trabalho independente, bem como a atividade laboral de outros empregados. O gerente do escritório pode fazer sugestões não apenas sobre as atividades de um determinado funcionário ou departamento, mas também sobre o trabalho de toda a empresa.
- Exigir o fornecimento de condições adequadas para garantir a segurança de todos os documentos e a capacidade de garantir a confidencialidade das informações e ações tomadas, caso precisem ser ocultadas dos concorrentes.
- Tome decisões sobre as atividades de certas pessoas na empresa dentro de suas próprias competências e credenciais.
- Distribua incentivos financeiros ou de emprego, bem como aplique multas aos funcionários que se reportam ao gerente do escritório. Para a implementação dessas ações, é necessária autorização prévia do CEO.
O gerente do escritório é obrigado a cumprir de forma clara e correta as suas funções, para realizar atividades em benefício da empresa. Ele faz todo o trabalho para sistematizar e simplificar as atividades de outros funcionários, bem como para transmitir ao Diretor Geral ou seus sucessores ou erros no trabalho de outros funcionários.