Que tipo de documento é a descrição do trabalho? Disponível em toda e qualquer instituição, determina as funções, direitos e medida de responsabilidade do empregado que ocupa uma posição específica. A instrução é necessária para a correta distribuição de funções, a conclusão oportuna de uma tarefa de trabalho, a definição de contatos de trabalho dos empregados e seus relacionamentos, a organização de uma carga uniforme.
De onde vêm as instruções?
Ao desenvolver este documento, eles contam com a estrutura existente da organização, um guia de classificação e padrões de gerenciamento.
Considere o exemplo da profissão de gerente de escritório, como a descrição do trabalho da secretária é feita. Uma amostra dele (via de regra, típica) possui várias seções.
O primeiro é disposições gerais. A primeira seção fornece informações sobre a pessoa que está sendo contratada: quem exatamente pode se candidatar a esse cargo, a quem o secretário se submete e a que ele será guiado no trabalho, descreve seus conhecimentos e habilidades e quem o substituirá durante sua ausência. A segunda seção é sobre responsabilidades funcionais. O que a descrição do trabalho exige para a secretária?
Ele controla a execução por outros funcionários das ordens e ordens do chefe, organiza reuniões e reuniões, telefonemas de seu chefe imediato, recebe visitantes, registra correspondência.
Estas são funções comuns - são executadas por qualquer secretária. Eles podem expandir dependendo das especificidades do empreendimento, o que discutiremos a seguir.
Outros itens e seções
A seção "Responsabilidades" descreve detalhadamente todos os detalhes da atividade. Seu conteúdo segue do anterior.
No parágrafo "Direitos", a descrição do trabalho do secretário explica o que ele pode solicitar. São eles: otimização do processo de trabalho, a capacidade de usar os documentos ou informações necessários para o trabalho, elevando o nível profissional.
O último parágrafo “Responsabilidade” descreve o que o secretário é responsável pelo empregador. Esta seção, como a anterior, costuma ser padrão para a maioria dessas instruções.
E mais?
O que exatamente esse funcionário está fazendo? Considere qual funcionalidade contém uma descrição típica de trabalho do secretário da cabeça.
Ele organiza e fornece, do ponto de vista técnico, as atividades gerenciais da cabeça. Aceita correspondência recebida, transferências para funcionários específicos ou para unidades estruturais.
Realiza a papelada, realiza várias operações no computador para coletar e processar as informações necessárias para a tomada de decisões.
A descrição do trabalho do secretário-referência assume muitas responsabilidades diversas. Ele aceita aplicações e prepara documentos para assinatura na cabeça, seleciona os materiais necessários para este trabalho. Ele controla a exatidão da execução e faz a edição de documentos de rascunho, organiza chamadas telefônicas do chefe, corrige informações em sua ausência, transmite e recebe por fax, copia documentos em uma fotocopiadora, recebe e envia mensagens telefônicas.
A descrição do trabalho do secretário-referente implica o status de um assistente competente e competente que prepara pedidos e cartas em nome do chefe, elabora respostas para eles.
E isso não é tudo ...
O secretário também planeja e organiza reuniões e reuniões realizadas pelas autoridades, para as quais ele coleta os materiais necessários, notifica os participantes sobre a agenda do evento, sua data e também elabora os minutos.
Ele supervisiona o cumprimento pelos funcionários de pedidos e pedidos com precisão e pontualidade, e mantém um arquivo de cartão de registro. A descrição do trabalho do secretário, entre outras coisas, obriga-o a fornecer ao chefe do local de trabalho equipamentos de escritório e papelaria.
Ele imprime materiais de escritório, mantém um banco de dados de informações atuais. Gerencia a recepção de visitantes, ajuda na consideração operacional de solicitações e outras questões. Executa casos, submete ao arquivo, controla sua segurança.
O seu modo de funcionamento é estabelecido de acordo com as regras do horário de trabalho da organização. A descrição do trabalho do secretário da cabeça o cobra com deveres oficiais e viagens de negócios em caso de necessidade industrial.
Fale sobre direitos e responsabilidades
Os direitos do secretário na organização implicam a possibilidade de exigir condições de trabalho normais da administração, assistência no desempenho de funções oficiais, suporte de informação - ele pode solicitar qualquer documento que ele precisar no seu trabalho.
Ele tem o direito de melhorar suas próprias qualificações, de conhecer as próximas decisões gerenciais relacionadas às suas atividades, de apresentar propostas e fazer perguntas.
O secretário tem o direito de assinar documentos de referência e informações dentro de sua competência.
Como qualquer funcionário, ele é responsável por seu próprio descumprimento de deveres trabalhistas, de acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, por delitos cometidos durante o período de atividade, por causar danos materiais.
Se os direitos e as medidas de responsabilidade assumidos para esta posição em diferentes instituições são bastante semelhantes, então o funcional dos secretários, como já mencionado, pode variar significativamente. Considere essas diferenças como um exemplo das responsabilidades de outros representantes do cargo.
Descrição do trabalho do secretário da unidade de treinamento
Este especialista é considerado um contratante técnico. Para ser nomeado para o cargo, ele precisa de um ensino superior profissional ou secundário especializado. O que exatamente o secretário do departamento de treinamento deve fazer?
Como qualquer secretário, ele é obrigado a conduzir com competência papelada, estar familiarizado com a liderança de todos os departamentos da instituição, ser capaz de usar gravadores de voz, dispositivos de recepção e comunicação, gravadores de fita. Cumpra os padrões do sistema de documentação comercial e os regulamentos trabalhistas, bem como a proteção e a segurança do trabalho.
Responsabilidades do Secretário parte de treinamento
A descrição do trabalho do secretário em uma instituição educacional tem seus próprios detalhes. Ele mantém as atas das reuniões do comitê de seleção, elabora os arquivos pessoais dos alunos (alunos). Questões e insere as informações necessárias em cartões de identificação de estudante e registros acadêmicos, preenche os livros sobre a emissão de diplomas e suas duplicatas, certificados, registros de alunos em ordem alfabética.
Leva em conta as horas de ensino e de frequência dos alunos, prepara os periódicos de treinamento, ordena o movimento do contingente. Ele recebe a documentação de contabilidade e relatórios sobre aplicativos, processa os arquivos pessoais dos alunos e os envia para o arquivo.
Suas atividades acontecem em contato próximo com os chefes de departamentos, professores e departamentos de contabilidade de uma instituição educacional.
E o que a secretária da escola faz?
A descrição do trabalho do secretário da escola afirma que este empregado é aceito e demitido diretamente pelo diretor, a educação deve ter ensino profissional secundário ou educação geral com treinamento especial para o programa necessário.
Em sua atividade ele é guiado por documentos normativos sobre papelada, legislação trabalhista, instruções para manter livros de trabalho, padrões de proteção trabalhista, a carta da escola e sua própria instrução.
Ele fala competente escrito, sabe como trabalhar em equipamentos de escritório.
As principais direções de trabalho
A descrição do trabalho do secretário da escola os relaciona com detalhes suficientes. Ele atua nas atividades do diretor da escola e dos deputados, realiza papelada, coleta informações sobre os trabalhadores da escola e os alunos. Organiza chamadas telefônicas para o diretor, recebe e transmite faxes, mensagens telefônicas, registra mensagens na ausência do diretor.
O secretário organiza reuniões do conselho escolar, reuniões gerais de funcionários, conselhos tutelares e pedagógicos, conduzidas pelo diretor das reuniões. Para isso, ele coleta e prepara os materiais necessários, notifica os convidados sobre o evento, registra os participantes. Descreve os protocolos finais.
Tarefas Adicionais
Como qualquer secretária, ele fornece ao diretor materiais de escritório e equipamentos de escritório, criando as condições para que o chefe trabalhe de forma eficaz. Transmite e recebe informações, imprime documentos e materiais.
Formulários casos de acordo com a nomenclatura aprovada, submete ao arquivo em devido tempo. Aceita correspondência, sistematiza na forma aceita na escola, transfere do diretor para os intérpretes nomeados, monitora a execução, envia correspondência.
Aceita aplicativos e documentos de funcionários, alunos, pais. Organiza a recepção, a sequência ideal de solicitações e sugestões.
A descrição do trabalho do secretário na escola, como regra, assume um horário de trabalho irregular, vinculado ao horário de trabalho, mas proveniente de uma semana de trabalho de 40 horas. No processo, ele interage com o pessoal de administração, ensino e serviço.
Descrição do trabalho do funcionário do tribunal
Ele também tem seus próprios recursos específicos. O funcionário do tribunal no seu trabalho procede da tarefa de assegurar o bom funcionamento do aparelho judicial. Ele tem que realizar uma grande quantidade do trabalho de rotina necessário relacionado ao recebimento de cidadãos, preparando cartas, consultas, extratos e convocações, chamando testemunhas e participantes no processo.
Ele elabora e coloca para revisão listas de casos que serão considerados na reunião, verifica a notificação do aviso, dá cópias das conclusões, verifica a presença das pessoas convocadas para a reunião, observa o tempo de sua presença em tribunal em intimações.
Além disso, o secretário elabora documentos para as vítimas convocadas e testemunhas para pagar viagens, a pedido dos participantes traz o conteúdo do registro judicial, elabora casos no final da revisão (administrativo, criminal e civil), mantém um livro de registro.
Profissão difícil
Seu dever também é preparar cópias de documentos judiciais, executar e transferir mandados de execução, outros materiais relacionados com a execução da sentença, bem como em uma ordem judicial separada.
A descrição do trabalho do escrivão do tribunal exige um nível suficiente de qualificação para desempenhar funções. Ele tem que cumprir certas proibições e restrições específicas do serviço civil, as normas de comportamento oficial dos empregados.
Quais conhecimentos e habilidades são requeridos pelo funcionário do tribunal?
Primeiro de tudo, legal. A descrição oficial do trabalho para o funcionário judicial apresenta o requisito de conhecer muitas leis, desde a Constituição e o Código do Trabalho até as instruções administrativas aprovadas em sua entidade constituinte da Federação Russa.
A maioria refere-se a processos judiciais e atividades de autoridades.Além deles, você precisa conhecer as noções básicas de interação com estruturas de gestão e várias organizações, trabalho de escritório, normas gramaticais do idioma russo, as sutilezas do estilo de negócios na linguagem escrita e falada, as regras de revisão e edição.
Isso também inclui o nível básico de requisitos de qualificação no campo da tecnologia da informação, conhecimento de fluxo de trabalho e questões de segurança da informação.
E muito, muito mais ...
O secretário precisa de habilidades no planejamento de um dia de trabalho, analisando e sistematizando as informações recebidas, preparando materiais analíticos e conduzindo um diálogo construtivo.
Em sua atividade, ele precisa poder trabalhar com periféricos e a Internet, usar e-mail, planilhas e editores de texto, preparar apresentações, etc.
Como podemos ver, a descrição do trabalho do secretário-datilógrafo durante as últimas décadas passou por mudanças radicais e hoje inclui muitos novos requisitos técnicos e informativos. O secretário moderno deve ser não apenas um funcionário atencioso e executivo, mas também acompanhar a idade, usando os últimos desenvolvimentos em seu campo profissional.
