A informação comercial é uma combinação de informações e dados sobre as atividades da empresa, sua estrutura organizacional, relações externas e internas, tecnologias de produção e a gama de produtos, bem como outras questões relacionadas às suas atividades.
O que se relaciona com informações comerciais
Sem a provisão sistemática e regular da organização com todos os tipos de dados, seu trabalho se tornará impossível. As seguintes informações são referidas como informações comerciais:
- dados sobre o ambiente externo da empresa (mercado, normas legislativas, bem como as atividades dos concorrentes);
- informações internas (sobre atividades de produção, reservas e gargalos);
- informações sobre os consumidores dos produtos e serviços da organização (suas capacidades financeiras, bem como idade, composição nacional, geográfica e assim por diante);
- informações sobre os concorrentes, ou seja, a gama de produtos, métodos de vendas e política de preços;
- informações sobre bens e serviços que são vendidos no mercado (composição qualitativa, quantitativa, bem como custo);
- dados de preço de mercado;
- informações sobre canais de venda e distribuição de produtos, bem como mecanismos para trazê-los ao fornecedor final;
- materiais publicitários, bem como informações sobre sua eficácia.
Componentes principais
Os seguintes componentes de informação comercial podem ser distinguidos:
- negócio (refere-se a trabalhar com contrapartes);
- científico e técnico (descreve inovações e tecnologia de produção);
- produção (indicadores planejados e reais de saída);
- gestão (organização de gestão empresarial);
- marketing (informação de mercado);
- financeiros (fluxos de caixa).
Distribuição de informação comercial
A informação em atividades comerciais pode ser disseminada de duas maneiras principais:
- através de periódicos - na forma de revistas especializadas e catálogos (vale a pena notar que eles precisam ser constantemente atualizados à medida que a situação na empresa muda);
- criando bancos de dados eletrônicos, que podem conter informações abrangentes para cada empresa e detalhamento de áreas individuais de suas atividades comerciais.
É importante entender que as informações comerciais incluem dados públicos e privados. O primeiro inclui detalhes de contato da organização, os nomes de seus líderes, áreas de produção e outras atividades, bem como informações sobre alguns ativos. Quanto aos dados classificados, eles são determinados pela forma organizacional da empresa (pode ser informação sobre empréstimos, acordos de parceria, tecnologias de produção, etc.) e não podem ser divulgados.
Tipos de informação comercial
A informação de uma organização comercial é dividida em várias variedades:
- dados públicos abertos (isso pode incluir informações de registro e contato da organização, suas atividades, bem como a variedade de produtos ou a lista de serviços fornecidos e outros pontos que a administração da empresa não considera necessário ocultar);
- informações destinadas a autoridades reguladoras (estamos falando de uma variedade de formulários de relatório);
- apenas a gestão direta da empresa e um círculo limitado de funcionários têm acesso a informações classificadas (refere-se à tecnologia de produção e materiais utilizados, relações contratuais, bem como outras informações que são um segredo comercial).
O papel da informação comercial
As informações comerciais devem ser confiáveis e relevantes para garantir o bom funcionamento da empresa e, em particular, seu vínculo gerencial. Ele permite que você avalie corretamente a situação atual e tome as medidas apropriadas.Em condições modernas, a informação comercial é de particular valor, porque é caracterizada por uma série de vantagens:
- permite analisar constantemente a situação econômica e produtiva;
- utilizado na elaboração de planos, previsões, bem como na fase de controle; o recebimento oportuno de informações confiáveis proporciona à organização uma série de vantagens competitivas;
- permite que você descubra a atitude em relação à empresa tanto dos clientes quanto dos parceiros e concorrentes;
- monitoramento constante da situação no ambiente interno e externo;
- uma quantidade suficiente de informações sobre a empresa no domínio público melhora sua imagem e aumenta o nível de confiança;
- permite que você faça ajustes oportunos aos objetivos estratégicos da organização; reduz o risco de perda.
Fontes de informação comercial
Informações comerciais podem ser obtidas nas seguintes fontes:
- pesquisa de marketing (pode ser realizada de forma independente, e você também pode usar as informações fornecidas por parceiros e contratados);
- documentação interna da empresa (vários tipos de relatórios, bem como documentos atuais que são emitidos para confirmar a condução das operações de produção);
- fontes externas (informação estatística de serviços especiais, organizações e agências, que é publicada em periódicos e é de domínio público).
Classificação de Informação Comercial
Vale a pena notar que a informação comercial é bastante heterogênea. A este respeito, a seguinte classificação foi desenvolvida:
- Baseado no tempo:
- retrospetiva (permite avaliar a situação que prevaleceu em períodos anteriores para ajustar planos futuros);
- atual (dá uma ideia dos resultados atuais das atividades);
- previsão (determina o estado estimado da organização em períodos futuros).
- Em relação ao estágio de tomar decisões gerenciais:
- declarando (descreve a situação atual na empresa como um todo, bem como em suas unidades individuais);
- explicativo (necessário para entender os fatores que levaram a uma situação particular);
- planejado (dá uma idéia do futuro estado da empresa);
- controle (permite avaliar a conformidade dos indicadores atuais com o declarado).
- Por escopo:
- geral (contém dados sobre a empresa como um todo);
- local (descreve o estado das estruturas e unidades individuais da organização).
- De acordo com o objetivo:
- planejado (usado para determinar indicadores futuros);
- contabilidade (registrada em documentos para fixar o estado atual das coisas);
- referência regulatória (usada para alinhar processos de produção com as regras);
- estatística (permite acompanhar a dinâmica dos indicadores nos últimos períodos);
- marketing (descreve a situação no mercado).
- Por frequência de recebimento:
- discreto (chega com uma certa periodicidade);
- episódico (age de cada vez, se necessário);
- contínuo (usado para monitorar a situação atual).
Informações comerciais e segredos comerciais
Há uma categoria separada de dados que não podem ser divulgados, mas só podem ser usados por um círculo limitado de funcionários. Esta é uma categoria como informações comerciais confidenciais. Esta é uma informação documentada, cujo acesso é limitado não apenas pela carta interna da empresa, mas também pelos padrões legislativos.
Vale a pena notar que conceitos como informação comercial e segredo comercial não podem ser equacionados. Este último é protegido por atos legais regulamentares. Podemos dizer que a legislação estadual dá ao empreendedor o direito de classificar uma série de informações sobre as atividades de sua organização.Isso se deve ao fato de que a publicação de alguns dados pode causar sérios danos materiais. Assim, podemos dizer que um segredo comercial traz um certo valor e benefício para o empreendedor, desde que não seja conhecido por terceiros. No entanto, sua ocultação não deve prejudicar a sociedade.
Informação Segredo Comercial
As seguintes categorias de dados podem ser classificadas como segredos comerciais:
- informações científicas e técnicas (tecnologia de produção, design de equipamentos, invenções, patentes, produtos de software, métodos de organização do trabalho na empresa; planos tecnológicos);
- informações tecnológicas (desenhos de projeto, fórmulas químicas, planos de produção e produção);
- informações financeiras (algoritmo de precificação, lucro recebido da venda de produtos, operações bancárias e fluxos financeiros);
- informações comerciais (termos e condições de contratos e contratos, questões organizacionais, informações sobre empreiteiros, correspondência comercial).
O que não pode ser um segredo comercial
As seguintes informações comerciais não podem ser classificadas como confidenciais:
- documentos relativos ao constituinte, bem como certificados de registro e permissão;
- demonstrações financeiras que são submetidas às autoridades fiscais e outras autoridades reguladoras, bem como dados que mostram solvência;
- informação sobre o número, estrutura e composição do pessoal, bem como o nível de remuneração e cumprimento das suas normas de segurança;
- dados sobre a venda de produtos potencialmente perigosos para seres humanos, bem como documentos que confirmam o cumprimento das leis antimonopólio;
- dados sobre se os funcionários estão envolvidos em atividades empresariais.
Proteção de informação comercial
Para evitar a disseminação de dados confidenciais, as empresas usam determinados meios. A seguinte proteção pode ser fornecida para informações comerciais:
- desenvolvimento de instruções específicas que explicam aos funcionários os recursos e regras de trabalho com dados;
- nomeação de pessoas responsáveis pela manutenção de segredos comerciais;
- a criação de um sistema de controle de acordo com o qual os trabalhadores terão acesso a determinados dados;
- um momento obrigatório é a assinatura de documentos sobre a não divulgação de segredos comerciais com cada funcionário;
- introdução de um sistema de incentivos adicionais para os funcionários que lidam com dados confidenciais;
- automação do sistema de segurança da informação;
- controle contínuo pela gerência.
Métodos inescrupulosos de obtenção de informação comercial
O conjunto de dados no ambiente interno e externo da empresa é informação comercial. Um número de empresas pode tentar obtê-lo por métodos desonestos:
- disseminação de dados pelos próprios funcionários (conscientemente ou não);
- chantagem de administradores ou empregados com acesso a dados relevantes;
- perguntas provocativas ou importantes durante conferências ou apresentações;
- roubo de identidade;
- vigilância encoberta (independente, com a ajuda de funcionários ou através de equipamentos especiais);
- recrutamento de funcionários de uma empresa concorrente;
- suborno de funcionários;
- escutas telefônicas ou interceptando mensagens.
Conclusões
O uso de informações comerciais determina em grande parte o funcionamento efetivo da empresa. Este é um conjunto completo de informações sobre as atividades do empreendimento, que é usado pelo chefe para tomar decisões administrativas, bem como para usuários externos, a fim de se familiarizar com a organização.
Vale a pena notar que a informação comercial pode ser tanto aberta (acessível a todos, sem exceção), e fechada (que só pode ser usada por um certo círculo de pessoas).Ao mesmo tempo, a legislação regula claramente a lista de dados que não podem ser classificados. Quanto à ocultação de certos fatos, não deve prejudicar a sociedade.
Para proteger informações comerciais, a organização toma certas medidas. Assim, o círculo de pessoas que têm acesso a ele é limitado e um acordo é assinado com os funcionários sobre a inadmissibilidade da divulgação. A responsabilidade é divulgada para divulgação de dados confidenciais. A automação do sistema de segurança da informação usando tecnologia moderna de computadores é uma prioridade. No entanto, a gerência também deve monitorar pessoalmente esse problema.
