I kontanttransaksjoner er forhåndsrapporter av betydelig betydning. I tilfelle feil fylling av dokumenter, kan skatten kreve ekstra personlig inntektsskatt, samt en bot. For å redusere risikoen for renter, må du følge reglene for å utstede midler i en underrapport: utstede penger på grunnlag av en søknad og motta en rapport i tide. Men det er andre nyanser av prosesseringsoperasjoner.
mål
Det kan være nødvendig å utstede penger under rapporten for rapporten:
- kjøp av varer og materialer;
- betaling av reiseutgifter;
- oppgjør under kontrakter.
Slike operasjoner er regulert av Bank of Russia-forordningen nr. 3210 “On the Procedure for Cash Operations”.
algoritme
Før du godtar en ny søknad, må du sjekke for å se om den ansatte har samme gjeldsbeløp. Hvis det er en, kan ikke dokumentet godtas. Den ansatte må utarbeide en søknad om utstedelse til delrapporten (til direktøren) i enhver form. Teksten skal angi beløp og dato for mottak av midler. Lederen må signere en uttalelse. Deretter trekker regnskapsføreren opp og signerer en utgiftskontantordre (KO-2). Basert på dette dokumentet gir kassereren ham ved presentasjon av passet av den ansatte. Bestillingen er signert av kasserer og mottaker. Transaksjonen skal vises i kassa.
En søknad om å utstede penger i en underrapport må også skrives av sjefen. Selskapet har samme kontrakt med ham som med andre ansatte. Hvis det ikke er søknad, kan skattemyndighetene holde tilbake ytterligere beløp med personlig inntektsskatt.
dokumenter
Den ansatte må rapportere om bruken av penger. Utgiftsrapport må leveres innen 3 virkedager etter hjemkomst fra reisen, på jobb eller utløpet av perioden som pengene ble gitt til. Dokumentet overleveres regnskapsfører eller leder. Den mottakende parten sjekker full bruk av midler, tilgjengeligheten av støttedokumenter og rapporteringens riktighet. Hvis det ikke er noen feil, signeres dokumentet av sjefen, hvoretter pengene blir belastet. Slik blir utbetalingen av midler utført i delrapporten. Les om hvordan du skriver en uttalelse nedenfor.
Rapporteringsapplikasjon: utvalg
Director of LLC “(name)” F. I. O.
fra sjåføren F.I.O.
ERKLÆRING
Jeg ber deg om å utstede en rapport på mengden 6000 (seks tusen) rubler for en periode på åtte kalenderdager for kjøp av frostvæske til TATA-arbeidsbilen.
02/12/2016 (signatur)
Deretter fylles dokumentet ut av regnskapsfører.
Balanse mellom oppgjør på tidligere utstedte beløp:
den ansattes gjeld på tidligere utstedte beløp til underrapporten mangler.
Regnskapsfører ____________
Regissør _____________ Fullt navn
02/12 / 20__ g.
nyanser
Hvis det brukes mindre penger enn det som ble utstedt, tilbakeføres saldoen til kassereren, og en kvitteringsordre blir gitt ut for den. I motsatt situasjon, må organisasjonen returnere beløpet for overkjøring til den ansatte ved detaljene som er spesifisert i rapporten. Denne operasjonen, samt utstedelse til en underrapport, utføres ved en utgiftsordre.
Hvis midlene ikke blir returnert til kassereren, må de trekkes fra lønnen (artikkel 137 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Den ansatte må gi skriftlig samtykke for denne operasjonen. Ellers vil samlingen gå gjennom retten. Det månedlige oppbevaringsbeløpet kan ikke overstige 20% av den ansattes lønn.
grenser
Utstedelse av penger i en underrapport fra kassaapparatet er begrenset til 100 tusen rubler. Det er noen forhold. Hvis en ansatt som bruker de regnskapspliktige midlene på egne vegne betalte for tjenestene som ble levert til ham (for eksempel under en forretningsreise), blir ikke grensen anvendt.Hvis han bruker ansvarlige penger på oppgjør under kontrakter som er inngått på vegne av organisasjonen, må en grense på 100 000 rubler per transaksjon overholdes. Maksimumsperioden er ikke spesifisert i lovgivningen. Men hvis det utstedes penger for en lang periode, kan inspektører betrakte beløpet som et lån og belaste alle skatter.
om regnskapsprinsipper utstedelse av ansvarlige midler gis ved å overføre dem til kortet, er det nødvendig at selskapet har en passende kontrakt med banken.
Hvis søknaden om utstedelse til delrapporten ikke inneholder datoen for tilbakelevering av midler, anses det at pengene ble utstedt i en dag. I tilfelle brudd på fristene for rapportering om brukt beløp, beregnes personlig inntektsskatt. For å regulere tidspunktet for levering av dokumenter, kan du utarbeide en ordre om utstedelse i en underrapport. prøve:
LLC “(navn)”
Ordre nr. 1
om godkjenning av tidspunktet for utstedelse av beløp i rapporten
For å kontrollere kostnadene ved rapportering av beløp, oppretter jeg følgende regler:
1. Ansatte som mottar midler må levere en rapport om bruken av dem:
- av husholdningen. behov - senest 15 dager fra datoen for utbetaling av midler;
- for reiseutgifter - innen 3 dager etter retur.
2. Midler skal kun brukes som anvist.
3. For husholdningsutgifter og for kjøp av varer kan penger utstedes innen 100 tusen rubler.
4. Ansvaret for gjennomføringen av ordren ligger hos regnskapsfører.
Regissør ______________ Fullt navn
Kontroversielle operasjoner
For enkelhets skyld og bedre oppfatning bestemte vi oss for å legge materialet til denne blokken i et bord.
| drift | beslutning |
| Den ansatte trenger penger til rapporten, men hodet mangler | På grunnlag av en fullmakt kan en regnskapsfører eller økonomidirektør utstede en operasjon |
| Direktøren ba muntlig regnskapsføreren om å gi ham kontanter | Utstedelse i delrapporten må være skriftlig |
| Den ansatte trenger et beløp som overstiger oppgjørsgrensen (mer enn 100 tusen rubler) | Slike transaksjoner utføres bare når det gjelder kontantoppgjør med andre organisasjoner. |
| For kjøp av materiell under en sivil kontrakt utstedes midler til entreprenøren | Fra 06/01/14 regnes en ansatt under en sivil kontrakt som en ansatt i organisasjonen. Det vil si at det ikke er brudd på kontantdisiplin. |
| Regnskapsfører insisterer på å signere en full ansvarsavtale | Utstedelse av en delrapport er ikke grunnlaget for å inngå en slik avtale. Hvis den ansatte ikke returnerer pengene, kan de trekkes fra lønnen. |
Rapporter validering
Midler bør brukes målrettet. Hver utgift må bekreftes med sjekk. Også å bli utstedt reisebevis transportdokumenter. Hvis det kommer til retten, er det viktig at den primære dokumentasjonen blir utarbeidet riktig. Da vil retten ta siden av selskapet. Tenk mer detaljert på dokumentene.
Hvis en ansatt mottok kontanter for billetter og dagpenger før han reiste på forretningsreise, og deretter reisen ble forlenget, kan et ekstra beløp overføres til kortet. Det viser seg at den ansatte mottok midlene igjen. Men siden de blir overført på samme tur, må den ansatte rapportere på en dag for alle beløp på en gang.
Kasserersjekk
Hvis det ikke inneholder det fulle navnet på kjøpet, eller detaljene er dårlig skrevet ut, tas det bare med i betraktningen hvis en tilleggskvittering er gitt. Varer må kjøpes i arbeidstiden. For behandling avhenger av ekstra lønn. Kontantkvittering bekrefter faktum av overføring av midler. For å inkludere skattemessige utgifter, trenger du andre dokumenter med følgende detaljer: fullstendig navn på tjenestemenn, deres underskrifter.
Salgskvittering
Ofte mangler det segl eller nummer. Selv om disse detaljene ikke er nødvendige, kan det hende at skattemyndighetene ikke godtar dokumentet. Ting er verre hvis datoene for kontanter og salgskvitteringer ikke stemmer overens. Slike utgifter kan bare forsvares gjennom domstolene.
TORG-12
Mottakeren må nødvendigvis angi mottaker-, laste- og losse-adresser, lommekjøringsnummer, merke og kjøretøynummer. Uten dem er dokumentet ikke akseptert for regnskap. den konnossement ofte er det ingen stilling til personen som signerte dokumentet, mottakerens segl, dato. Disse detaljene anses som obligatoriske.
Overfør midler til et kort
En ansatt kan be om overføring av ansvarlige midler til bankkort. Denne operasjonen er ikke i strid med loven. Men i dette tilfellet trenger du:
- motta fra den ansatte en søknad om utstedelse av penger i underrapporten med tilhørende forespørsel og angi i den detaljene på kontoen;
- indikere i betalingen at rapporteringsbeløpet overføres;
- bemerk i normative handlinger (Forordning om oppgjør med ansvarlige personer) at midler overføres fra kontoen til kortet;
- i regnskapsprinsipper, utvikle ditt eget rapporteringsskjema med et notat om at utstedelsen av beløp i underrapporten gjennomføres i ikke-kontant form;
- be den ansatte om å lagre glippene etter hver kortbetaling og knytte dem til rapporten.
Firma LLC
ORDER
Om endringer i regnskapsprinsipp for 2016
10.01.2016 Mr.
JEG BESTILLER:
Tillegg regnskapsprinsipper med seksjon 6:
6. Prosedyren for oppgjør med ansvarlige personer.
6.1 Selskapet gir ansatte midler til reiser eller forretningsbehov kontant eller overfører dem til et lønnskort.
6.2. Metoden for å utstede midler reguleres av direktøren i hvert tilfelle.
6.3. Den ansatte sender inn dokumenter som bekrefter utgifter til regnskapsavdelingen. Uansett metode for mottak, blir saldoen returnert kontant til kassereren.
Regnskap for drift i regnskap
På dagen for utstedelse av midler utstedt RKO. Kabling utføres i kontrollenheten: DT71 KT50 (51).
Hvis en ansatt etter en forretningsreise returnerer deler av midlene til kassereren, utstedes en FFP. I kontrollboksen utføres omvendt ledning: DT 50 (51) KT 71.
Vurder hvordan utstedelse utstedes i delrapporten. prøve:
Kontorsjefen for selskapet den 25. mai 2015 mottok 2000 (to tusen) rubler. i 4 dager for kjøp av kontorrekvisita. Regnskapsføreren utstedte midler basert på søknaden hans. En ansatt 27. mai brukte 1000 (ett tusen) rubler., Ga sjekker og en forhåndsrapport. Lederen returnerte det ubrukte beløpet til kassereren.
- DT71 KT50 - 2000 rubler. - det ble utstedt midler fra kassaapparatet;
- DT50 KT71 - 1000 rubler. - Resten av ubrukte midler er utbetalt;
- DT10 KT71 - 1000 rubler. - skrivesaker tatt i betraktning.
Overfør midler til et firmakort
Et alternativ til et lønnskort er bedriftens. Du kan overføre midler til den under rapporten til ansatte. En ansatt trenger bare å skrive en gratis-skjema-applikasjon for bruk av kortet. Overføring av midler skjer på grunnlag av direktørens ordre. Det anbefales å godkjenne prosedyren for bruk av kort:
- Plastholdere har ikke rett til å røpe PIN-informasjon til tredjepart.
- Rapporten om utgiftene til midler på kortet må sendes inn senest 3 dager etter debitering av midler eller tilbakekomst av arbeidstakeren fra en forretningsreise. Kontroller må være knyttet til den, som bekrefter betaling med kort.
- Hvis det ikke er noen dokumenter, eller direktøren ikke har bekreftet den påtenkte bruken av midlene, blir de holdt tilbake fra den ansattes lønn.
- Separat bør en liste over ansatte som har tilgang til midler utarbeides.
- Utstedelse og retur av kort skal vises i loggboken.
- Ved tyveri av plast må innehaveren umiddelbart varsle banken.
Øyeblikket for overføring av kortet til den ansatte er ikke utstedelsesdatoen for pengene til rapporten. Oppføringer i kontrollenheten gjøres ved uttak av midler. Alle operasjoner med firmakort vises på en underkonto åpnet for konto 55.
eksempel
10. juli 2015 fikk en markedsfører i LLC utstedt et kort for å betale for annonsering. 15. juli trakk en ansatt 2000 rubler fra kontoen. Kontoutskrift bekrefter debet. Regnskapsføreren reflekterer utstedelse av penger ved å legge ut: DT71 KT55.
Regnskap for virksomhet i NU
Disse operasjonene blir behandlet som et forskudd.Inntil en ansatt leverer en rapport, blir ikke NPP-utgifter avskrevet. Også på rapportering beløp forsikringspremier og personlig inntektsskatt belastes ikke.
Men hvis en ansatt ikke kan bekrefte beløpet som er brukt, er det bedre å holde tilbake skatt fra ham. Selv om en person mistet primære dokumenter og skrev en forklarende merknad om det, har selskapet fortsatt inntekter. Men i denne saken er dommerne på skattebetalernes side. Hvis arbeidstakeren hadde med seg varene uten dokumenter, har han ikke gjeld til arbeidsgiveren. Organisasjon kommer bare med verdier.
eksempel
15. februar 2012 mottok den ansatte midler for kjøp av varer. Fristen for å sende inn en rapport godkjent ved pålegg er to måneder. Det vil si at fra 16. mars 2012 vil gjelden bli ansett for forfalt. Foreldelsesloven for det vil være tre år. Dårlig gjeld vil øke den skattepliktige inntekten i mars 2015. Hvis arbeidstakeren inntil denne tiden signerer en forpliktelse til å betale ned gjelden, vil det være nødvendig å telle opp treårsperioden på nytt.
Hvis en ansatt i februar 2015 skriver et brev der det ber om utsettelse av gjeld, vil inntekten begynne å øke fra februar 2017 (hvis gjelden på det tidspunktet ikke er blitt tilbakebetalt).
Personlig inntektsskatt skal påløpes hvis organisasjonen uavhengig avskriver gjelden. Inntektene vil øke i den måneden selskapet har tilgitt gjeld. Bidrag til ekstrabudsjettmidler må påløpes også etter å ha debitert midler.
Langsiktig
Som nevnt tidligere, bestemmer ikke loven en maksimal periode for bruk av midler. Det er bare nødvendig at perioden er angitt i selve uttalelsen. Merket kan lages av direktøren, regnskapsføreren eller den ansatte selv. Selv om det vil bli utstedt midler til reiseutgifter for et år, blir det ikke gitt bøter for en så lang periode for selskapet.
Det er viktig å huske at en ansatt ikke kan få en ny forskudd før han rapporterer om den gamle. For eksempel har en ansatt, som har mottatt penger i seks måneder, ikke hastverk med å utarbeide en rapport. Hvis du haster med å sende ham på forretningsreise, kan du ikke utarbeide en ny underrapport. Det er også forbudt å kreve en tidlig rapport om bruken av midler. Et unntak er oppsigelse av en ansatt.
Anta at det, i tillegg til skyldneren, ikke er noen andre å sende på forretningsreise. Da kan lederen ta ansvar og gi et nytt forskudd til den ansatte. Hvis inspektører finner en slik ordning, vil de bøte hodet i mengden 5000 rubler, og selskapet i mengden opp til 50 tusen rubler. for brudd på kontantdisiplin. Derfor unngås slike situasjoner best.
Notat til regnskapsførere
- Den ansatte må skrive en søknad om utstedelse av midler i delrapporten.
- Operasjonen utføres av oppgjørskontoen.
- Resten av ubrukte midler må returneres til kassereren.
- Du kan ikke utstede et nytt forskudd før den ansatte rapporterer til den gamle.
- Bank of Russlands instruks fastsatte en grense for utbetaling av midler på 100 000 rubler.
- Pengeforbruk må bekreftes med sjekk, kvittering, TTN, akseptbevis, TORG-12, billetter, betalingsoppdrag.
- For å bekrefte betaling av varer i kontanter, i tillegg til kassesjekken, er det også nødvendig med en varesjekk.
- Hvis midler ikke blir returnert i tide, må de trekkes fra den ansattes lønn. Den personlige inntektsskatten belastes beløpet til delrapporten. Alle tvister må opprettholdes i retten.
