Forskuddsrapporten - skjema AO-1 - det primære dokumentet for bekreftelse av de brukte midlene som er betalt tidligere av ansvarlige personer. Beløpet under rapporten er utstedt for følgende formål:
- reiseutgifter;
- utgifter til forretnings- og driftsbehov;
- refusjon av reiseutgifter påløpt av den ansatte.
Forskudd
Forskuddsbetalingen utstedes på bakgrunn av direktivet fra direktøren for organisasjonen, som viser listen over ansatte som midlene er tildelt, tidspunktet, mål og beløp. Penger gis til forretningsreisende på grunnlag av en ordre om å sende dem på tur.
Skjemaet fylles ut ansvarlig person. Dokumenter som beviser utgifter sendes inn. Regnskapsføreren sjekker gjennomføringen av utgiftsrapporten, fikser utgiftsdokumentene i form av AO-1 og sender skjemaet for signatur til sjefen.
Resten av beløpet blir returnert til kassereren til foretaket. Ved manglende retur trekkes midler fra den ansattes lønn, § 137 Den russiske føderasjonens arbeidskode (trekk i lønn for å betale gjeld til arbeidsgiveren).
Regler for utfylling av forhåndsdokument
Utgiftsrapporten er et bilateralt dokument. På forsiden er navnet på organisasjonen, skjemaets nummer, dato for utfylling. Initialene til den ansatte, avdelingen, avdelingen (hvis noen), der den ansatte jobber, personalnummer, stilling legges inn.
Formålet med beløpet må samsvare med formålet i ordren om behandling av midler.
Den venstre delen av skjemaet er informasjon om saldoen på forskuddet og beløpet som faktisk er brukt. Linje 1A for utenlandsk valuta. Refleksjon av midler i form av AO-1 og tilbakebetaling av gjeld i utenlandsk valuta skjer til valutakursen for Den russiske sentralbank på datoen for undertegning av utgiftsrapporten.
Baksiden av skjemaet viser forbruksvarer: forsendelsesnotater, reisedokumenter og handelskvitteringer handlinger og andre papirer. Angi nummer, dato, navn, beløp i rubler og eventuell utenlandsk valuta.
Hovedpoenget er signaturen til den ansvarlige personen.
Skrivemønster
AO-1 skjema fylles ut av både den ansatte i organisasjonen som mottok midlene og regnskapsfører.
Hvordan ser en utgiftsrapport ut? Et eksempel på å fylle ut en ansatt i bedriften presenteres på bildet over. Den ansatte på forsiden av dokumentet angir navnet på selskapet, initialer, stilling, personalnummer, formålet med forskudd (gjestfrihet eller forretningsutgifter) og datoen for rapporten.
På baksiden fyller den ansatte inn følgende linjer:
- punkt 1 - serienummer på dokumentet som bekrefter kostnadene;
- kolonne 2 - datoen for utarbeidelse av utgiftsdokumentet: når kjøpet skjedde, turen;
- kolonne 3 - nummeret på sjekk, fraktbrev eller handling som bekrefter kostnadene;
- avsnitt 4 - typen avfall av midler: geistlige utgifter, pris;
- linje 5 og 6 - beløp i rubler og utenlandsk valuta i henhold til rapporten.
Det totale beløpet er angitt på linjen “Totalt”, avsnitt 5 eller 6.
Det utfylte skjemaet med forbruksvarer blir sendt til regnskapsavdelingen.
Hva annet er inkludert i utgiftsrapporten? Et eksempel på regnskapsfører som fyller ut selskapet, vises på bildet over. Regnskapsføreren signerer mottakelsen av AO-1-skjemaet fra den ansatte. Oppgaven skal ha datoen da skjemaet ble sendt. Kvitteringen blir gitt til den ansvarlige.
Etter å ha kontrollert dokumentets riktighet og brukt beløpene, fyller regnskapsføreren linjene:
- Kolonne 7 og 8 - fond i rubler og utenlandsk valuta akseptert for regnskap.
- Klausul 9 - kontonummer på kontoer som blir belastet beløpene som er brukt.
Tittelen på skjemaet fylles ut. Utgiftsrapporten inneholder informasjon om utstedelse av midler: antall, dato for dokumentet beløpene ble utstedt med.Informasjon om saldoen eller overskuddet til forrige forskudd legges ned.
I kolonnen "Regnskap" på tittelen på skjemaet indikerer informasjon om debet og kreditt. Informasjon er hentet fra linje 9 på baksiden av skjemaet.
Kontrollerer riktigheten av aritmetiske beregninger, papirer. Skjemaet sendes inn for signatur til direktøren for selskapet.
Etter godkjenning av skjemaet blir det utstedte beløpet avskrevet og det endelige oppgjøret med den ansatte.
Resten av forskuddet blir returnert til kassa på selskapet på kvitteringsordren. Overforbrukte midler betales av selskapet for kostnadskassa.
Hvis den ansatte ikke har returnert resten av beløpet i henhold til forrige dokument, kan han ikke få utstedt et nytt forskudd.
Rapporter tidsfrist
Ved retur fra en forretningsreise leverer den ansatte en utgiftsrapport. Fristen for å sende inn et dokument er innen tre dager. 10 dager - hvis det var en utenlandstur. I tilfelle manglende presentasjon av skjemaet registreres brudd for kontantdisiplin.
Hvis skattetjenesten finner ut at ordren ikke blir fulgt, kan inspektører prøve å bøte organisasjonen i henhold til artikkel 15.1 i kodeks for administrative lovbrudd for administrative brudd. Selv om loven ikke gir ansvar.
Kontroll over de tildelte midlene er bedriftens oppgave.
Dokumenter på et fremmed språk
Hvis en ansatt sender inn dokumenter som beviser utgiftene til midler på et fremmed språk ved ankomst fra en utenlandsk forretningsreise, er det nødvendig å utføre tverrfaglig oversettelse.
Avsnitt 9 i forskrift om regnskapsoverholdelse regulerer at verdipapirer på et fremmed språk må oversettes. Oversettelse av primærdokumenter kan utføres av alle ansatte som kjenner et fremmedspråk. Bare tall er nøyaktig angitt. Den gjenværende informasjonen kan ikke skrives ordrett.
En forhåndsrapport med oversettelse er sertifisert av hovedkontor for organisasjonen eller en annen autorisert person.
Rapportskjemaet fylles ut i en kopi. Minst tre personer deltar i utarbeidelsen av skjemaet: en ansvarlig person, en regnskapsfører, en direktør.
