Apa yang perlu dilakukan oleh mana-mana organisasi, tanpa mengira spesifik dan garis aktiviti? Sudah tentu - menyimpan rekod. Aliran dokumen adalah apa yang ada di mana-mana institusi, oleh itu adalah jelas dari mana ia berasal dan mengapa profesion seperti kerani adalah penting.
Kedudukan penting
Ramai yang mengatakan bahawa tidak masuk akal untuk mempekerjakan seorang kerani jika kakitangannya sudah mempunyai setiausaha atau bahkan beberapa setiausaha. Pendekatan ini benar-benar salah, kerana tanggungjawab kedua-dua profesion yang sama sekali berbeza termasuk melaksanakan tugas yang berbeza: setiausaha harus membantu pengurus mengikuti jadual, menjawab panggilan, membawa kopi, menjalankan tugas kecil, dan tugas kerani termasuk kawalan ke atas semua dokumentasi organisasi.
Kawalan dokumentari yang kompleks
Kerani yang bertanggungjawab bukan sahaja perlu mengawal peredaran dokumen dalam organisasi, tetapi juga penyelia utama arkib. Tugas kerani termasuk fungsi berikut:
- pengurusan korespondensi perniagaan pautan pengurusan;
- pembentukan asas dokumentasi berstruktur;
- memantau pelaksanaan peruntukan yang dinyatakan dalam dokumen tertentu.
Perakaunan untuk surat-menyurat (baik masuk dan keluar) juga membawa kepada tugas-tugas kerani.
Perbezaan tanggungjawab dalam syarikat kecil dan besar
Sebagai pertunjukan amalan, organisasi yang lebih besar, lebih ramai kakitangan akan ada kerani. Di dalam organisasi kecil, di mana tidak ada cara untuk menyewa kerani, tetapi anda tidak boleh melakukannya tanpa perkhidmatannya, mereka menarik orang yang akan menduduki jawatan kerani setiausaha. Tanggungjawab Setiausaha seperti yang sudah jelas, ini adalah campuran tugas dua jawatan ini. Satu orang berjaya mengatasi segala-galanya, kerana alur kerja di perusahaan kecil tidak kaya dan bervariasi seperti syarikat mega.
Keperluan spesifik yang boleh dikemukakan kepada bakal pekerja
Tanggungjawab kerani bergantung pada spesifik organisasi. Sebagai contoh, organisasi antarabangsa atau syarikat yang mempunyai rakan kongsi asing mungkin memerlukan kerani mereka untuk menerjemahkan surat-menyurat, contohnya, dari bahasa Inggeris dan sebaliknya.
Seseorang yang berpengalaman bekerja lebih kerap dibawa ke kedudukan seperti itu, kerana di sini anda perlu mempunyai tahap ketekunan yang tinggi dan menjadi orang yang benar-benar teliti, yang telah bekerja selama beberapa tahun. Orang muda yang baru lulus dari institusi pendidikan dalam bidang ini dan yang tidak berpengalaman harus cuba mengingatkan majikan masa depan yang berpotensi dengan keinginan mereka untuk bekerja, maka, mungkin, ada peluang untuk mendapatkan kedudukan sedemikian walaupun dalam organisasi yang besar dan menjanjikan.
Anda perlu memahami ciri-ciri syarikat, dengan dokumentasi yang perlu anda kerjakan. Pengetahuan yang mendalam tentang rangka kerja undang-undang yang membimbing perusahaan juga merupakan tambah besar untuk pekerja yang berpotensi.
Anda perlu bersedia untuk fakta bahawa anda perlu mengkaji bukan sahaja struktur syarikat, tetapi juga menjadi pakar sebenar dalam bidang peraturan dan piawaian perlindungan buruh, dan juga jangan lupa etika perniagaan komunikasi.
Organisasi apa yang tidak boleh dilakukan tanpa kerani
Kedudukan kerani sentiasa ada di sekolah-sekolah dan tadika di bandar-bandar besar.Ini disebabkan oleh hakikat bahawa tanpa seseorang yang dapat menjejaki semua dokumentasi dan, jika perlu, segera memberikan mana-mana dokumen yang disimpan, anda tidak boleh lakukan.
Tugas kerani di sekolah sedikit berbeza dari tugas kerani, misalnya, dalam organisasi perdagangan. Di sini, kerja akan dijalankan dengan dokumen setiap pelajar. Pada akhir tempoh pelaporan, adalah perlu untuk memberi maklumat mengenai kerja yang dilakukan. Adalah lebih baik sekiranya orang yang bekerja di organisasi sedemikian mudah mencari bahasa yang sama dengan kedua-dua kanak-kanak dan ibu bapa mereka, kerana masalah dalam pengurusan dokumen, kehadiran percanggahan yang perlu dijelaskan, adalah suatu fenomena yang agak biasa.
Mana-mana tadika besar juga mempunyai kerani sendiri. Tanggungjawab kerja di sini adalah serupa dengan yang mempunyai pekerja profil ini di sekolah. Ini disebabkan oleh tumpuan tunggal aktiviti organisasi awam atau swasta itu. Institusi sedemikian juga mahu kerani yang bertanggungjawab dan berkelayakan untuk bekerja dengan mereka. Tanggungjawab di tadika untuk pakar ini tetap sama: bekerja dengan pangkalan dokumen dan arkib.
Sesetengah sifat peribadi mempunyai kerani yang baik
- Seseorang yang ingin menjadi seorang kerani kelas atas mesti mempunyai ingatan yang sangat baik. Emosional adalah musuh yang perlu diperjuangkan dan tidak dibenarkan supaya perubahan mood boleh memberi kesan kepada produktiviti kerja.
- Toleransi adalah harta karun yang mesti ada seorang kerani. Tanggungjawab tugasnya ditambah dengan fungsi menjelaskan kepada banyak orang "pada jari" arti banyak dokumen dan kepentingan setiap "daun" individu, tanpa itu tidak realistis untuk merealisasikan keinginan apa pun.
- Kawalan diri sama pentingnya dengan toleransi. Di kawasan ini, terdapat banyak situasi yang boleh menyebabkan seseorang tidak bersedia daripada dirinya sendiri. Anda perlu mengawal diri anda sentiasa.
- Kemahiran komunikasi perniagaan akan membantu anda dengan cepat menyelesaikan masalah mengalir dengan orang yang bekerja di organisasi yang sama atau dihubungkan oleh hubungan perniagaan dengan syarikat.
- Pertubuhan di peringkat manik. Sesungguhnya seorang kerani yang baik tidak pernah meletakkan perkara dan dokumen untuk kemudian, kerana dia memahami bahawa ini boleh menyebabkan kesilapan atau huru-hara yang lengkap, yang tidak sepatutnya dibenarkan untuk bekerja dengan dokumen dalam mana-mana.
