Rasmi Tugas Setiausaha merupakan bahagian utama arahan untuk melaksanakan aktiviti kerja untuk kedudukan pekerjaan yang ditetapkan. Sebagai tambahan kepada senarai syor tertentu yang mengikat, dokumen yang sama mengandungi maklumat mengenai keperluan, hak, bidang tanggung jawab setiausaha, serta peraturan buruh umum. Ia tidak sepatutnya dianggap bahawa kedudukan profesional seperti ini adalah mudah dan tidak memerlukan mengambil kira nuansa tertentu.
Tanggungjawab am
Pertama anda perlu memahami apa yang tugas klasik, bersatu setiausaha. Secara ringkas, mereka boleh dikurangkan kepada cadangan wajib berikut:
- Memastikan aktiviti pengurusan pentadbiran.
- Menerima dan mengagihkan koresponden, memproses, menyediakan dan menghantar balasan kepada surat yang diterima sebagaimana perlu.
- Menyediakan kerja pejabat, mengumpulkan dan memproses maklumat yang diperlukan untuk pengurusan kanan.
- Penerimaan dokumen dari pekerja untuk penghantaran ke atasan untuk tandatangan dan pengenalan.
- Penyediaan mesyuarat dan minit mereka.
- Perolehan pejabat dan produk lain yang diperlukan untuk memastikan aktiviti kerja biasa.
- Pertubuhan penerimaan kakitangan dan pelawat lain.
- Memenuhi beberapa arahan.
Keperluan pengetahuan
Tanggungjawab pekerja mungkin sedikit berbeza bergantung pada pengkhususan teras mereka. Walau bagaimanapun, tanpa mengira, pengetahuan dalam bidang berikut untuk kedudukan ini akan menjadi tidak berguna dan sangat berguna:
- Asas undang-undang buruh dan pentadbiran.
- Etika Umum dan etika perniagaan.
- Asas kertas kerja.
- Langkah berjaga-jaga keselamatan.
- Peraturan untuk bekerja dengan pengkomputeran dan penerimaan dan perundingan, serta peralatan pejabat.
- Perlindungan buruh.
- Keperluan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan.
Antara lain, adalah mustahil untuk melaksanakan tugas setiausaha dengan betul tanpa pengetahuan dasar-dasar dalaman perusahaan, rutin aktiviti, dokumen peraturan dan banyak lagi.
Penolong Tanggungjawab
Tugas setiausaha pengurus tidak jauh berbeza dengan keperluan umum yang diberikan di atas. Beliau juga menerima dan menghantar surat-menyurat, terlibat dalam menyalin dan mengarkibkan dokumen, mengawal penghantaran pesanan kepala kepada orang yang bertanggungjawab, menjalankan dokumen yang diperlukan, memastikan pembelian barangan keutamaan. Antara perkara lain, pakar seperti ini boleh berurusan dengan:
- penyediaan pentadbiran serta aktiviti pentadbiran;
- mengumpul dan memproses, dan kemudian memberi maklumat atas permintaan tahap yang lebih tinggi;
- organisasi telefon dan perbualan peribadi;
- menulis surat perniagaan;
- penciptaan syarat untuk meningkatkan keberkesanan pemimpin dan banyak lagi.
Sebagai peraturan, tugas rasmi setiausaha kepala dapat dilakukan oleh orang-orang dengan pendidikan vokasional yang lebih tinggi dan menengah. Dalam kes kedua, kelebihan yang signifikan adalah kehadiran pengalaman kerja dalam profesi 2 tahun.
Hak Setiausaha
Perlu diingatkan bahawa bukan sahaja tugas rasmi setiausaha menentukan pekerjaannya, tentu saja, karyawan itu juga memiliki hak tertentu. Jadi, mereka termasuk peluang untuk mengenali projek kerja dan hak untuk membuat cadangan rasional sebagai sebahagian daripada huraian tugas mereka.Di samping itu, apabila mengenal pasti kekurangan dalam rangka kecekapannya, setiausaha mempunyai hak untuk menarik perhatian kepala kepada aspek-aspek ini.
Keperluan untuk aktiviti kerani
Tugas-tugas kerani setiausaha, sebagai peraturan, sedikit berbeza dari yang diterangkan di atas. Dalam kes ini, pembantu pengurus harus memberi terutamanya aktiviti pengurusan langsung, sementara kerani kebanyakannya berfokus pada kerja kertas. Arahan untuk kerjanya mesti termasuk aspek seperti:
- Memproses mel masuk, menyusun dan menghantar balasan.
- Mengawasi pelaksanaan pesanan dan arahan.
- Memeriksa ketepatan reka bentuk dokumentasi dalaman.
- Pendaftaran, perakaunan, penyimpanan dokumen.
Keperluan untuk aktiviti kerani mahkamah
Perubahan yang lebih penting termasuk tugas rasmi kerani mahkamah. Sebagai peraturan, pakar-pakar ini terlibat secara langsung dalam mengekalkan dan menetapkan sesi mahkamah. Di samping itu, mereka menyediakan surat, pertanyaan dan dokumen lain, boleh memanggil orang yang berpartisipasi dalam perdebatan kehakiman. Kerja aktif sedemikian boleh dilakukan oleh seseorang yang mempunyai pendidikan tinggi yang lebih tinggi dan tidak lengkap, tanpa pengalaman kerja yang relevan. Sebagai peraturan, kedudukan ini dipilih oleh anak-anak muda dan perempuan yang ingin mendapat pengalaman dalam bidang kehakiman dan meneruskan kerjaya mereka dalam bidang perundangan.
Nampaknya beberapa kekosongan sedemikian tidak memerlukan pengetahuan dan kemahiran khusus, jadi ia akan sesuai dengan banyak orang, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Apa lagi yang dilakukan oleh kerani mahkamah? Tugasnya termasuk:
- Pematuhan dengan Perlembagaan, Undang-undang Persekutuan dan apa-apa tindakan undang-undang dan perintah undang-undang lain.
- Pelaksanaan perintah hakim atau orang yang diberi kuasa lain.
- Interaksi dengan ahli-ahli struktur kehakiman yang lain untuk menyelesaikan masalah dalam kecekapan setiausaha.
Maklumat am
Rasmi tugas kerani, penolong ketua dan kakitangan mahkamah dikawal oleh dokumen khas yang disebut deskripsi kerja. Kehadirannya dalam mana-mana syarikat adalah wajib, kerana ia adalah mengikut senarai peraturan yang ditentukan oleh pekerja yang memahami tindakan yang mesti dilakukannya dan yang tidak. Dokumen sedemikian dikembangkan dan dirangka dengan penyertaan pasukan pengurusan dan tanpa gagal mengandungi subseksyen tersebut sebagai peruntukan am, hak dan kewajipan, bidang tanggungjawab, hubungan pekerja dalam syarikat, serta aplikasi yang diperlukan.
