Pengurus Pejabat Penerangan Pekerjaan: Contoh

Pengurus pejabat menjalankan kawalan penuh, penerimaan dan pengiraan keseluruhan jumlah dokumentasi, serta pernyataan peribadi yang ditujukan kepada pengarah syarikat. Selepas menyemak dan mengira semua salinan, pekerja ini harus mengambilnya untuk tandatangan.

Dokumentasi Jabatan

1. Meletakkan meterai dengan pelek tangan pada semua kontrak dan pesanan.
2. Pelaksanaan kerja dengan pelbagai dokumentasi, yang terdiri daripada penyediaan, kelulusan projek. Pengurus pejabat bukan sahaja perlu mengambil bahagian dalam reka bentuk dan penyiapan dokumentasi, tetapi juga membawa perhatian kepada kakitangan kandungannya, menyahkod maklumat terperinci dan dapat menjelaskan semua aspek yang mungkin ada soalan mengenai orang. Juga, kadang-kadang pekerja ini mesti menjejaki prestasi dan keberkesanan pelbagai inovasi, jika diperlukan oleh pihak pengurusan.
3. Pendaftaran penuh semua surat-menyurat yang masuk. Pengurus pejabat berinteraksi dengan surat, mesej dan pemberitahuan. Dia bertanggungjawab untuk menerima dan mendaftarkan maklumat sepenuhnya, dan kemudian memindahkannya kepada penerima. Jika perlu, dia menambah maklumat kepada dokumentasi pelaporan, dan dalam beberapa kes mengumpul dan menyimpannya, dan juga bertanggungjawab terhadap kerahsiaan dan keselamatan semua dokumentasi yang diterima.

Tanggungjawab Tambahan

1. Menghantar dan menjamin penerimaan dokumentasi melalui alamat elektronik dan pos, serta pesanan dan penyeliaan penghantaran kurier.
2. Kehadiran di mesyuarat untuk tujuan merakam atau penggambaran semua peristiwa yang berlaku pada mereka, serta pendaftaran data yang diterima dengan cara yang terbaik, pemindahan mereka kepada pegawai.
3. Penerbitan kuasa wakil dengan perintah terdahulu bagi pegawai yang membenarkan mereka menerima surat-menyurat tertentu atau melakukan tindakan lain.
4. Menjalankan penyalinan dan pendua dokumentasi dalam cetakan, serta memantau keselamatan dan pengedaran yang betul bagi semua salinan.
5. Penyediaan projek dan templat surat, jika perintah Ketua Pengarah diterima. Juga, tugas pengurus pejabat termasuk pembentukan dan penghantaran pelbagai permintaan, jika perlu dan memberi kesan yang signifikan kepada aktiviti-aktiviti syarikat.
6. Mencetak bahan pejabat, serta pembentukan pangkalan data, pengedaran dan pengembangan subseksyen baru.

Tanggungjawab Sama kepada Setiausaha

1. Sentiasa tinggal di tempat kerja untuk menerima panggilan pada masa, merekodkan semua data yang diterima atau memindahkan panggilan ke telefon pekerja yang kepadanya ia dimaksudkan.
2. Rakaman maklumat yang dihantar secara langsung kepada Ketua Pengarah, rakaman secara keseluruhan, penyimpanan dan penghantaran berikutnya.
3. Penyediaan acara dalam syarikat bagi pihak CEO. Ini terpakai untuk memaklumkan pekerja dan menganjurkan premis, membeli barang-barang yang diperlukan untuk mesyuarat penuh atau peristiwa yang serupa, yang ditentukan oleh perihalan kerja pengurus jualan pejabat.

Tugas penting dan mendesak

1. Aktiviti organisasi pada projek yang didedikasikan untuk mesyuarat pelanggan, tetamu atau pelawat syarikat.
2. Tiket tempahan untuk perjalanan pekerja, menempah bilik hotel, memantau perjalanan perjalanan perniagaan, respons tepat pada masanya untuk melaporkan kesulitan dalam perjalanan atau timbul komplikasi, menyelesaikan masalah, dan, jika perlu, melaporkan masalah kepada pekerja lain atau CEO.

Aktiviti Pejabat Dalam

1. Pemetaan air yang tepat pada masanya untuk kemungkinan penggunaannya oleh semua pekerja dalam sebarang kuantiti.
2. Setiap suku mesti menjalankan perintah pejabat. Untuk melakukan ini, pengurus pejabat menjalankan kaji selidik pekerja dan pemeriksaan pekerjaan untuk mengenal pasti kekurangan dalam beberapa perkara, dan seterusnya mendapatkan semua butiran. Ini disediakan oleh deskripsi kerja pengurus pejabat.
3. Melanggan penerbitan perniagaan atau saintifik yang diperlukan untuk pembangunan syarikat atau untuk pekerja tertentu yang ingin menerima surat-menyurat di tempat kerja.
4. Penerimaan dan pelaksanaan permohonan untuk pembayaran bil-bil di premis sewa, serta semua dokumen bayaran yang berkaitan dengan pembayaran bil-bil utiliti, yang ditentukan oleh perihalan kerja pengurus pejabat dengan akauntan berfungsi.
5. Organisasi langkah-langkah keselamatan yang berkaitan dengan kerja pekerja dan peralatan yang sepadan di tempat kerja, memantau pematuhan mereka.

Pengurus pejabat mengawasi kerja beberapa pekerja

Tugas pengurus pejabat termasuk memantau aktiviti pekerja tersebut:

1. Pemandu. Apabila berinteraksi dengan pekerja ini, pengurus pejabat mesti menerima dan menyimpan rekod semua aplikasi yang menentukan keperluan untuk menggunakan mesin, serta membentuk jadual dan kelajuan perkhidmatan penghantaran.
2. Jurulatih.
3. Wanita pembersih.

Tanggungjawab pengurus pejabat sebagai ahli pasukan kerja

1. Untuk memenuhi tugas yang dimaksudkan untuknya dengan suci hati, jangan menyimpang dari rutinitas internal tim, hukum buruh, dan prinsip moral dan etika. Ini ditentukan oleh deskripsi kerja pengurus pejabat.
2. Perhatikan disiplin pekerja dan semua keperluan yang disediakan dan disuarakan oleh pengurusan syarikat.
3. Tepat dan ketat mematuhi semua arahan yang akan datang dari pentadbiran dan ketua, yang sentiasa menarik dan membawa kepada pengurus pejabat senarai tugasnya dan tindakan yang diperlukan untuk setiap hari, yang disediakan oleh deskripsi pekerjaan pengurus pejabat jabatan jualan.
4. Gunakan semua masa yang diperuntukkan untuk kerja untuk kerja yang teliti, tanpa berlepas dari tugas mereka sendiri.
5. Melaksanakan semua tugas tepat waktu dan dengan kualiti yang tepat. Selalunya, di samping menjalankan aktiviti buruh, pengurus pejabat dipaksa untuk menyusun dokumen pelaporan, oleh itu, ia sentiasa perlu untuk mengesan tugas-tugas yang telah siap dan merekodkannya dengan cara yang ditetapkan, yang ditetapkan oleh perihalan pekerjaan pengurus kantor dengan fungsi pegawai personel.

Tanggungjawab penting

1. Terlibat dalam pembersihan untuk mengekalkan tempat kerja mereka sendiri dalam keadaan bersih dan rapi. Juga, pengurus pejabat memantau pembersihan ruang pejabat tepat pada masanya. Dia dipaksa untuk memantau pematuhan prosedur untuk menyimpan dokumentasi pelaporan dan reka bentuk, jika perlu, sistematis semua bahan dengan sendirinya. Ini ditentukan oleh deskripsi kerja pengurus pejabat.
2. Berhati-hati dan efisien menggunakan peralatan pejabat, komputer, sebarang peranti lain yang disediakan. mengarahkan kerja mereka hanya kepada matlamat syarikat, tidak menjalankan urusan peribadi melalui peralatan yang disediakan oleh syarikat. Menetapkan untuk berbuat demikian Penerangan pekerjaan setiausaha pengurus pejabat.
3. Ia adalah ekonomi dan berfaedah untuk membelanjakan bahan-bahan dan sumber-sumber lain yang disediakan, untuk menggunakannya hanya untuk faedah syarikat dan untuk mencapai hasil yang tinggi dari pekerjaan mereka sendiri dan pekerjaan pekerja perusahaan lain. Huraian kerja pengurus pejabat, sampel yang menunjukkan semua keperluan untuk kerja pekerja ini, mengesahkan bahawa ia bukan sahaja perlu bekerja, tetapi juga membawa manfaat maksimum kepada syarikat.
4. Mengamati dan memantau pelaksanaan piawaian dan peraturan mengenai perlindungan buruh, memastikan keselamatan di tempat kerja bagi setiap pekerja, yang ditentukan oleh perihal kerja pengurus pejabat dengan fungsi setiausaha.
5. Tidak digunakan untuk pelaksanaan penerbitan jurnalistik atau saintifik, pidato, informasi yang diperoleh berdasarkan kedudukan resmi, atau melihat dokumen yang dimiliki oleh perusahaan. Dilarang menggunakan maklumat, pendedahan yang mungkin membawa kerosakan kepada syarikat atau merosakkan reputasinya. Ini disediakan oleh deskripsi kerja pengurus pejabat.

Hak

1. Untuk menerima maklumat, serta data sulit untuk tindakan yang diperlukan dalam rangka otoritas resmi dan dengan kepemimpinan pihak berkuasa.
2. Memerlukan daripada pelbagai pekerja untuk memuktamadkan atau mengubah dokumen yang disediakan dengan kesilapan mengandungi maklumat yang salah.
3. Untuk menjalankan kawalan dan pengesahan dokumen dalam rangka kerja kompetensi mereka sendiri dan kekuatan yang dilantik oleh pengurus.
4. Untuk mengemukakan kepada pihak berkuasa keperluan untuk memperbaiki keadaan kerja bebas, serta kerja buruh pekerja lain. Pengurus pejabat boleh membuat cadangan bukan sahaja mengenai aktiviti-aktiviti seseorang pekerja atau jabatan, tetapi juga mengenai kerja seluruh syarikat.
5. Memerlukan penyediaan keadaan yang sesuai untuk memastikan keselamatan semua dokumen dan keupayaan untuk menjamin kerahsiaan maklumat dan tindakan yang diambil jika mereka perlu disembunyikan daripada pesaing.
6. Membuat keputusan tentang aktiviti orang-orang tertentu dalam syarikat itu dalam kecekapan dan kelayakan mereka sendiri.
7. Mengedarkan insentif kewangan atau pekerjaan, serta menerapkan penalti kepada pekerja yang melaporkan kepada pengurus pejabat. Untuk pelaksanaan tindakan ini, kebenaran terlebih dahulu oleh Ketua Pegawai Eksekutif diperlukan.

Pengurus pejabat adalah wajib untuk melaksanakan tugas dengan jelas dan tepat, untuk menjalankan aktiviti untuk kepentingan syarikat. Dia melakukan semua kerja untuk sistematis dan mempermudahkan aktiviti pekerja lain, serta menyampaikan kepada Ketua Pengarah atau kesemua wakilnya dalam kejayaan atau kesilapan dalam kerja pekerja lain.