Pengurus pejabat adalah salah seorang kakitangan yang paling diperlukan dalam kerja-kerja mana-mana syarikat moden. Pelbagai tanggungjawab termasuk fungsi pakar organisasi dan penyeliaan. Ia secara serentak menggabungkan sehingga tiga buah plaintif: setiausaha, pengurus, pentadbir. Tugas seorang pengurus pejabat membayangkan tanggungjawab yang besar dan ketekunan yang tinggi.
Keperluan Pakar
Arahan untuk pengurus pejabat kerja termasuk keperluan yang diperlukan untuk menyewa dan melaksanakannya pada masa akan datang. Perkara pertama calon untuk jawatan ini adalah pendidikan yang sesuai dan kemahiran profesional. Pekerja mestilah mempunyai ijazah diploma penyelesaian menengah, pendidikan tinggi atau lebih tinggi yang tidak lengkap.
Kemahiran harus mempunyai pengetahuan mengenai struktur pejabat dan ciri-ciri kerjanya. Pengezonan bilik adalah faktor penting dalam fungsinya. Jika pengurus pejabat sudah biasa dengan prinsip-prinsip aktiviti penganjuran, ia akan mudah untuk dia mengawal kedudukan kerja individu. Kakitangan perlu diperuntukkan mengikut tugas supaya kerja lain tidak terganggu. Pengurus pejabat mesti tahu skop kerja dan tahap tanggungjawab setiap pakar.
Tanggungjawab Pentadbir Pejabat
Pengurus diwajibkan untuk menganjurkan pengeluaran yang selesa di bangunan pejabat. Selain zon, pengurus perlu mengurus pekerja supaya semua fungsi setiap bingkai dilakukan dengan stabil. Dasar-dasar jabatan itu ditubuhkan oleh pentadbir pada item:
- Pemilihan dan penempatan pakar.
- Strategi perancangan dan taktik di tempat kerja.
- Membina struktur organisasi pejabat.
Untuk keadaan kerja yang stabil di pejabat, adalah perlu untuk memastikan setiap pukulan berjaya dalam kegiatannya. Hasil kerja yang positif direalisasikan melalui kaedah motivasi dan pengurusan strateginya. Pembangunan dan pelaksanaan pendekatan inovatif untuk meningkatkan kualiti dan peningkatan produktiviti adalah tugas pengurus pejabat.
Komunikasi perniagaan dalam pasukan kerja adalah berdasarkan etika moral dan profesional. Pengurus pejabat adalah contoh nada sopan dan menghormati pekerja.
Kawalan dalaman
Semua keputusan yang dibuat mestilah dikawal oleh pentadbir. Kawalan dijalankan dalam bidang profesional berikut:
- Pengenalan dan penyelenggaraan jadual buruh dalaman.
- Mematuhi piawaian komunikasi syarikat tertentu.
- Mengawal budaya ucapan apabila berkomunikasi dengan pelanggan dan rakan kongsi perniagaan.
- Kod pakaian adalah titik penting dalam kerja syarikat. Pekerja mesti memakai pakaian seragam yang sesuai yang ditetapkan oleh piawaian. persekitaran perniagaan dan statut syarikat.
Pengurus pejabat, yang tugas tanggungjawabnya termasuk pengurusan kakitangan dan kawalan aktiviti, harus mengembangkan metodologi dan struktur organisasinya sendiri untuk menilai mutu kerja. Setiap pekerja tertakluk kepada liabiliti tatatertib jika berlaku pelanggaran jadual kerja dan etika kerja. Pengurus itu sendiri bertanggungjawab. Sistem langkah untuk mencegah pencabulan, kaedah untuk menyelesaikan konflik dengan pihak pengurusan dan pekerja lain, dan kaedah insentif moral dibangunkan oleh pentadbir.
Kewajipan pengurus
Fungsi pengurus juga boleh dilakukan oleh pengurus pejabat. Dalam kes ini, dia perlu menyediakan kakitangan dan premis dengan bekalan yang diperlukan. Setiap pekerja mesti mempunyai lencana dan kad perniagaan supaya keperibadian, nama, kedudukan, butiran perhubungannya sentiasa dapat dijumpai dan dikendalikan dengan betul. Wajah pakar adalah wajah pejabat dan syarikat.
Bekalan pejabat disediakan dengan kerap dan menjadi tanggungjawab pengurus pejabat. Pelan ekonomi disediakan bagi penyediaan barang, dengan mengambil kira kuantiti produk yang dihantar kepada syarikat, kos pembelian dan sistem diskaun. Penghantaran yang berterusan bahan pejabat, termasuk kertas dan produk habis pakai untuk peralatan, dilaksanakan dengan kesimpulan transaksi dengan pembekal dan syarikat jasa dengan penyertaan langsung pengurus kantor. Penerimaan barang dikawal oleh rekod bayaran dan perakaunan. Isu alat tulis dan bekalan kepada kakitangan dibuat dengan pelantikan orang yang bertanggungjawab dan adanya skim dan prosedur untuk pengagihan nilai-nilai ekonomi.
Semua peralatan dikawal oleh pengurus bekalan, dalam kes ini pengurus pejabat. Tanggungjawab termasuk memantau keadaan peralatan teknikal, komunikasi. Sekiranya terdapat pecahan peralatan dan mesin, syarikat servis atau juruteknik pembaikan dipanggil dan hasil kerjanya diperiksa. Kawalan itu juga berlaku apabila peralatan baru dihantar ke pejabat.
Inventori peralatan dan bekalan dilakukan oleh pengurus pejabat secara berkala menyesuaikan semula ketersediaan dan keadaan teknikal harta ekonomi dengan data perakaunan.
Di bawah tanggungjawabnya, pengurus sokongan ekonomi menguruskan dana yang diperuntukkan kepada pejabat untuk pembelian barang yang diperlukan untuk syarikat itu dan untuk keperluan teknikal premis itu. Pengurus bekalan menganjurkan bekalan bahan dan teknikal peristiwa, persidangan, rundingan secara rasional.
Setiausaha dan tugasnya
Semua proses utama di atas dalam kerja pengurus dan keputusannya mesti ditetapkan secara rasmi, dan oleh itu tanggungjawab pengurus pejabat, setiausaha dalam satu orang termasuk sokongan dokumentasi untuk aktiviti organisasi. Setiap dokumen, bergantung pada tujuannya, mempunyai bentuk dan struktur penyusunannya sendiri. Hanya dengan itu keputusan atau pelan yang diambil mempunyai asas undang-undang dan memerlukan pelaksanaan semua perkara yang ketat. Ini adalah bagaimana aktiviti syarikat yang jelas dan koheren dibina.
Kerjasama dan Integrasi
Setiausaha-pengurus menganjurkan mesyuarat dan penerimaan tetamu. Delegasi dan komisen, rakan kongsi, pelanggan adalah pelawat penting kepada syarikat. Aktiviti syarikat dan pembangunannya bergantung kepada mereka. Komunikasi berlaku di peringkat perniagaan dengan menggunakan etika yang mesra formal tanpa berpindah kepada hubungan peribadi dan interaksi - hanya bekerja. Pengurus pejabat harus melambangkan budaya dan menghormati bukan sahaja sebagai wakil utama, tetapi juga untuk syarikat secara keseluruhan. Resit dan penghantaran maklumat hubungan dilakukan secara langsung oleh setiausaha. Untuk kerjasama dan menyelesaikan masalah penting interaksi, pertukaran kad perniagaan dijalankan, analisis dan penyimpanannya di jabatan. Mengekalkan korespondensi perniagaan dengan rakan kongsi dan cawangan adalah tanggungjawab pengurus pejabat. Beliau membuat elektronik dan kurier menghantar bahan yang diperlukan, menerima dan menganalisis maklumat, mengekalkan korespondensi perniagaan.
Pengurus dalam struktur pengurusan
Pengurus dalam kebanyakan kes secara langsung bawahan kepada pengarah umum syarikat dan pengurusan kanan. Tanggungjawab dan hak ditetapkan oleh pihak berkuasa, yang memantau pematuhan mereka.Tugas-tugas pengurus pejabat untuk resume termasuk laporan mengenai organisasi pejabat dalaman yang dijalankan, pencapaian hasil produktiviti dan kesulitan yang dihadapi dalam kerja dan penyediaan kegiatan. Mereka membuat cadangan untuk memperbaiki keadaan, isu ekonomi dan ekonomi mengenai pembelian peralatan dan bahan, permintaan penempatan semula, kenaikan pangkat, dan pemecatan pekerja. Penghukuman dan insentif disiplin untuk pakar yang dibezakan diluluskan untuk dipertimbangkan.
Arahan pakar
Pengambilan seorang pengurus baru diiringi oleh kompilasi dan penggunaan satu set tugas, hak dan tanggung jawab. Arahan pengurus pejabat termasuk senarai lengkap semua norma dan peraturan di atas untuk kerja dan organisasi, termasuk juga orang atau kedudukan yang melaporkan kepada pentadbir.
Tangga kerjaya
Kerjaya pengurus adalah berdasarkan kepada pembangunan dalaman dan pertumbuhan profesional, iaitu untuk meningkatkan kemahiran. Perubahan pengaruh berlaku bersama dengan kenaikan atau penurunan kuasa di mata bawahan dan pekerja lain. Mobiliti positif menegak kedudukan itu ditetapkan oleh kejayaan dalam mencapai matlamat yang ditetapkan oleh syarikat, inisiatif dan kualiti bergaul, kebolehan inovatif dan kaedah kerja yang berkesan.
Pengurus pejabat adalah salah satu kerjaya yang paling dicari. Pakar yang berkesan perlu memberi perhatian yang besar kepada sumber manusia, keperluan ini adalah tanggungjawab pengurus pejabat untuk resume. Betul dipadankan dengan dalaman kualiti kepimpinan dan kakitangan yang berkelayakan akan memberi kesan positif kepada dinamik pembangunan syarikat.
