Pembantu peribadi kepada ketua: tugas dan keperluan

Sumber utama mana-mana organisasi adalah pekerjanya. Mereka menyumbang kepada pertumbuhan dan kemakmuran pengeluaran. Para bos yang kompeten menghargai pekerja mereka. Di antara jawatan yang penting, pembantu pengurus amat terkenal. Kewajipan dan kepentingan yang sukar untuk diperluaskan. Ini adalah tangan kanan dan penasihat utama, penyelenggara acara dan penyelaras mesyuarat. Tanpa pembantu yang baik, ia akan menjadi sangat sukar bagi seorang pengurus tertinggi untuk mengurus perusahaan.

Ciri khas dan spesifikasi pembantu

Tidak ada kedudukan sedemikian yang akan jadi bercanggah dan tidak jelas dari segi keperluan sebagai penolong pengurus. Tanggungjawab pekerja yang terlibat dalam jenis aktiviti ini termasuk beberapa perkara. Di samping itu, pembantu peribadi sering dikelirukan dengan setiausaha atau pengurus pejabat. Walaupun mereka serupa, mereka adalah jenis aktiviti yang berbeza.

Tugas fungsian penolong pengurus:

• Memastikan hari bekerja bos - jadual, mesyuarat, menandatangani dokumen dan perjalanan perniagaan;
• menyediakan tempat kerja yang selesa untuk pengurus atas - menjaga iklim mikro, kebersihan dan keselesaan bilik;
• bekerja dengan dokumen kepala, khususnya dengan surat dan panggilan yang masuk;
• memastikan keselesaan psikologi atasan;
• rundingan awal;
• terjemahan;
• menyediakan alat tulis kepimpinan, dsb.

Senarai ini jauh lebih luas daripada tugas kesetiaan dan pentadbiran. Walau bagaimanapun, spesifik yang dihadapi oleh pekerja dalam kedudukan "pembantu peribadi kepada ketua", tanggungjawab dan nuansa aktiviti akan berbeza untuk majikan yang berbeza.

Ia berlaku bahawa ini terutamanya kerja kesetiausahaan. Atau pembantu secara eksklusif terlibat dalam memastikan keselesaan dan ketertiban bos. Sesetengah pembantu adalah timbalan menteri dan mempunyai bawahan pekerja mereka.

Siasatan profesional majikan untuk calon untuk kedudukan "pembantu pengurus", tugas dan keperluan untuk pendidikan

Keperluan untuk pendidikan dasar dan pengalaman kerja akan berbeza, bergantung kepada persepsi pengurusan. Selalunya kekosongan ini dianggap sebagai kerjaya permulaan. Walau bagaimanapun, pengurus atas yang serius akan mencari diri sebagai pembantu kepada seseorang yang mempunyai pengalaman profesional dan kehidupan tertentu.

Keperluan minimum ialah pendidikan menengah yang berkaitan dengan pentadbiran atau perundangan. Di samping itu, majikan mengharapkan kualiti profesional berikut daripada pemohon:

• keupayaan untuk bekerja di semua program pejabat;
• percetakan kelajuan tinggi;
• celik huruf;
• pengetahuan sekurang-kurangnya satu bahasa asing, paling sering bahasa Inggeris;
• pengetahuan dasar-dasar pengaturcaraan, dan program komputer yang tidak standard;
• keupayaan untuk menjalankan kerja kertas dan surat-menyurat mengikut keperluan peraturan;
• pengetahuan asas undang-undang semasa;
• ucapan yang kompeten, dihantar.

Ini adalah syarat minimum bagi pemohon untuk kedudukan "pembantu peribadi ke kepala." Tanggungjawab juga boleh ditambah, bergantung kepada skop organisasi. Pada sesetengah perusahaan, prasyarat untuk kemasukan ke kerja tersebut adalah profil atau pendidikan yang berkaitan. Di samping itu, pendidikan perniagaan tambahan atau kursus pendidikan berterusan dianggap sebagai tambah besar.

Atribut Peribadi Pembantu

Sebagai tambahan kepada profesional, beberapa keperluan peribadi diberikan kepada pembantu pengurus.Ciri-ciri kedudukan "penolong pengurus", tugas dan ciri kerja memerlukan gudang aksara khusus.

Pertama sekali, ia adalah:

• rintangan tekanan - selepas semua, pembantu sering mengambil kemarahan bosnya terlebih dahulu dan mendengar ketidakpuasan bawahannya;
• multitasking - keupayaan untuk melaksanakan beberapa tugas secara serentak adalah kualiti yang paling berharga daripada pembantu yang baik;
• Pemikiran positif - tanpa sifat watak ini, pembantu pengurus tidak akan menghadapi tanggungjawab tambahan, kerana kegiatannya sering melampaui skop kerjasama perniagaan standard;
• keupayaan pembelajaran yang tinggi - keinginan untuk mempelajari perkara-perkara baru dan untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang alur kerja harus hadir di setiap pembantu yang baik.

Ini adalah ciri asas asas dan asas yang diperlukan untuk setiap pembantu pengurus untuk kerjaya profesional yang berjaya. Tetapi keperluan peribadi yang paling penting - perangai dan tingkah laku bos dan pembantu tidak sepatutnya dissonate, tetapi idealnya saling melengkapi.

Tanggungjawab Am

Pembantu bekerja secara langsung dengan pengurusan organisasi, melaksanakan kedua-dua tugas peribadi dan tugas profesional. Mereka biasanya termasuk:

• menjalankan kerja pejabat ketua, dan dalam beberapa kes seluruh organisasi. Di perusahaan individu, pembantu mengurus sekretariat organisasi;
• penyelarasan pengurusan. Jadual mesyuarat perniagaan, ingatkan atasan mengenai peristiwa dan aktiviti pelbagai jenis;
• menjalankan surat-menyurat bagi pihak organisasi;
• penerimaan dan pengagihan semula panggilan telefon masuk;
• menyediakan kepala dengan semua maklumat yang diperlukan atas permintaan.

Tanggungjawab tambahan pembantu kepada ketua organisasi

Pembantu peribadi ke kepala dengan tanggungjawab dan fungsi tambahan adalah kekosongan yang paling biasa untuk bidang aktiviti ini. Selalunya, pengurusan sedang mencari pekerja yang cukup beragam, yang mampu mengembangkan tanggungjawab.

Tanggungjawab tambahan yang paling umum ialah:

• terjemahan dari bahasa asing, termasuk semasa rundingan. Tidak semestinya pihak pengurusan dapat mempercayai sepenuhnya pekerja luar, dan pengetahuan sekurang-kurangnya Bahasa Inggeris akan sangat berguna di sini;
• organisasi perjalanan kepala dan iringan dalam perjalanan. Aktiviti sedemikian mengandaikan bahawa pembantu akan menjaga semua momen domestik: bergerak, memesan teksi dan hotel, katering dan kerja kertas;
• mengiringi atasan kepada acara protokol;
• perkhidmatan isi rumah.

Senarai ini jauh dari lengkap. Selalunya agak sukar untuk menjawab dengan jelas apakah tanggungjawab penolong pengurus? Aktiviti ini sangat pelbagai. Setiap bos membuat tuntutan sendiri, perkara utama adalah memastikan semua mereka berada dalam undang-undang.

Mod Pembantu Peribadi

Salah satu ciri utama aktiviti ini ialah pergantungan waktu kerja pekerja terhadap pengurusan. Sudah tentu, hari kerja selama lapan jam ditetapkan secara normatif. Malah, para pembantu membandingkan rejim mereka dengan bosnya.

Ini "kabur" masa kerja, dan keperluan untuk sentiasa berhubung dengan pengurusan, sering menakutkan graduan dari kekosongan ini. Malah, anda perlu bekerja tidak lebih daripada di mana-mana tempat lain. Hanya masa rehat dan kerja menjadi tidak stabil.

Penerangan Penolong Pekerjaan

Struktur jawatan "penolong pengurus", tugas, keperluan untuk pendidikan dan pengalaman kerja hendaklah dinyatakan dalam keterangan kerja. Ini adalah dokumen yang menyediakan ketelusan keperluan pengurusan dan kawalan mudah ke atas prestasi tugas pekerja.

Huraian kerja adalah normatif dan mengikat.Dokumen ini menjelaskan semua perihal karya kerja penolong pengurus. Ini praktikal sebagai panduan untuk bertindak. Dokumen ini bukan sahaja meliputi tugas, tetapi juga hak, tanggungjawab dan ciri penyelesaian perselisihan buruh.

Berhubung dengan spesifik aktiviti penolong pengurus, penyediaan penerangan tugasnya harus diberi perhatian khusus. Pastikan untuk menetapkan ciri-ciri kerja, nuansa mengatur masa kerja dan rehat, pampasan untuk pemprosesan.

Ia perlu membezakan huraian kerja pembantu daripada dokumen yang sama untuk kedudukan "pembantu pengurus projek. " Tugas-tugas yang terakhir sering kali sementara, seperti kerja itu sendiri.

Di samping itu, huraian kerja dengan jelas menyatakan nama jawatan itu. Selalunya menunjukkan "setiausaha", "setiausaha-rujukan", "pengurus arah". Berhati-hati memastikan kemasukan ini selaras dengan peraturan semasa dan terkini.

Apa yang perlu ditunjukkan dalam resume pembantu eksekutif

Kedudukan pembantu peribadi adalah permulaan yang baik untuk kerjaya siswazah. Oleh itu, anda boleh mendapatkan pekerjaan pertama anda dan mendapatkan pengalaman profesional yang tiada tandingannya. Walau bagaimanapun, bagi pencari kerja yang berpengalaman, kekosongan ini mungkin kelihatan menarik. Terutama jika anda bercadang untuk mengubah skop aktiviti.

Mengetahui tanggungjawab utama penolong pengurus, tidak sukar untuk menulis resume. Dokumen ini menganggap bahawa anda telah membaca bahagian teoritis soalan dan bersedia untuk memulakan kerja. Berhati-hati mengkaji keperluan pemohon dan mula menulis teks.

Data yang mesti ditunjukkan dalam resume untuk "pembantu" atau "pembantu peribadi ke kepala" kekosongan:

1. Nama penuh nama keluarga dan patronymic, dalam resume untuk syarikat asing, hanya dua yang pertama dibenarkan.
2. Status perkahwinan. Ini adalah titik mandatori - kedudukan pembantu menganggap waktu bekerja yang tidak teratur. Seseorang mesti pasti bahawa jadual sedemikian tidak akan menjejaskan tanggungjawab keluarga.
3. Pendidikan Tertunjuk dalam susunan kronologi. Jika anda masih belajar, pastikan anda memeriksa berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Selalunya, majikan mengambil sebagai pembantu akhir pelajar kursus terakhir, diikuti dengan kemajuan kerjaya. Di sini juga menunjukkan pengetahuan bahasa asing dan tahap kemahiran di dalamnya.
4. Pengalaman kerja. Nyatakan dari yang terakhir. Jika belum, maka senaraikan projek sukarela anda, penyertaan dalam aktiviti komuniti atau organisasi profesional, amalan latihan dan aktiviti lain yang sesuai. Sekiranya anda tidak dapat memberikan apa-apa, ambil satu pencirian di jabatan lepasan dan tuliskan bahawa anda sudah bersedia untuk memberikannya.
5. Ciri-ciri peribadi. Berikan diri anda penilaian yang paling jujur. Huraikan watak dari segi psikologi klasik dan pastikan anda perhatikan kekuatan dan kelemahan anda.
6. Maklumat tambahan. Di sini anda harus menulis mengapa majikan harus memilih anda daripada pemohon lain. Di samping itu, pastikan untuk menunjukkan kemahiran tambahan, seperti memiliki lesen memandu. Walaupun pada ketika ini ia akan berguna untuk menulis mengenai ketersediaan pendidikan tambahan, kursus pendidikan berterusan, pendidikan perniagaan.
7. Kenalan Biarkan sebanyak mungkin cara untuk menghubungi anda: telefon bimbit dan rumah, alamat e-mel, skype, pautan ke halaman di rangkaian sosial. Nyatakan hanya data semasa.

Resume yang disusun dengan betul tidak akan disedari oleh majikan.

Tanggungjawab Penolong Ketua Unit

Biasanya, pencari kerja sedang mencari pekerjaan sebagai pembantu pengurus peribadi. Tetapi lebih mudah untuk memulakan promosi dalam bidang kerjaya ini, dengan kedudukan "penolong pengurus jabatan jualan. " Tugas-tugas pekerja ini tidak begitu besar, tetapi pengalaman dan prospek adalah jauh lebih besar.

Perbezaan utama antara pembantu pengurus jabatan dalam aktiviti yang lebih spesifik dan sempit. Mereka melakukan kerja yang berkaitan dengan bidang pengeluaran atau pengurusan tertentu. Pengalaman ini tidak ternilai untuk kemajuan kerjaya selanjutnya.

Tugas pembantu kepada ketua unit termasuk semua yang sama dengan ketua perusahaan. Tetapi ada kekhususan istimewa:

• keperluan untuk mengetahui sepenuhnya intipati proses produksi, pengurusan atau perdagangan unit;
• berhubung dengan pembantu-pembantu dari jabatan-jabatan lain dan pembantu kepada pengarah am;
• menyimpan dokumentasi spesifik unit.

Prospek kerjaya seorang pembantu peribadi

Orang muda melihat jawatan ini sebagai permulaan kerjaya. Walau bagaimanapun, anda mesti membezakan jenis promosi yang anda mahukan. Mendatar atau menegak? Di perusahaan ini, atau ini hanya baris permulaan dalam resume masa depan? Strategi tindakan selanjutnya bergantung kepada jawapan kepada soalan-soalan ini.

Pengurusan menghargai pembantu yang baik, dan ini, malangnya, buruk untuk pertumbuhan kerjaya mereka. Bosnya tidak mahu melepaskan pekerja yang ideal, bersetuju untuk menaikkan gaji dan memberi manfaat tambahan - ini adalah pilihan untuk kerjaya mendatar. Paling biasa di kalangan pembantu peribadi.

Cara paling mudah adalah untuk memajukan tangga kerjaya dalam organisasi tertentu dari jawatan penolong ketua unit. Kedudukan sedemikian sering diambil dengan prospek mengetahui pekerja yang lebih baik dan latihan. Sekiranya anda mahu kerjaya menegak, maka inilah cara anda.

Kedudukan penolong pengurus tidak dapat dilihat oleh mata luar, tetapi sangat penting bagi organisasi. Pembantu yang berwibawa dapat meningkatkan kecekapan para bos dan dengan itu memberikan lebih banyak keuntungan kepada perusahaan.