Menurut kajian yang dijalankan oleh pelbagai agensi pengambilan, profesion "setiausaha" adalah salah satu daripada yang berkaitan dengan jumlah penapisan terbesar dan keperluan untuk menyesuaikan diri dengan jadual kerja pengurusan. Kumpulan ini juga termasuk pemandu dan wakil beberapa kepakaran lain.
Apakah setiausaha?
Istilah ini berasal dari "rahasia" Latin, yang dipanggil proksi di Rom kuno. Dan kemudian, dan kemudian (di mahkamah diraja) mereka secara eksklusif lelaki, kadang-kadang menguruskan untuk mendapatkan kuasa sangat cekap.
Profesion ini mendapat penampilan wanita pada akhir Perang Dunia Pertama, dengan munculnya mesin taip dan kemunculan kedudukan sedemikian sebagai rujukan setiausaha. Pada masa kini, dengan teknologi canggih mereka, ada juga penolong setiausaha maya. Ini adalah nama syarikat atau individu yang menyediakan perkhidmatan dalam talian untuk menulis e-mel atau menerima panggilan telefon (diterjemahkan) tanpa kehadiran fizikal setiausaha di pejabat.
Apa yang dia buat?
Di antara orang ramai, setiausaha peribadi pengarah mempunyai imej stereotaip - kecantikan panjang berkaki panjang yang biasanya boleh menaip komputer, membuat kopi dan menjawab panggilan. Kadang-kadang ini dicerminkan dalam lelucon kandungan tidak terlalu baik. Malah, profesion "setiausaha", serta kedudukan rujukan dalam syarikat besar, mengandaikan kehadiran bagasi yang sangat serius terhadap kemahiran, pengetahuan, dan juga kualiti kerja tertentu. Wakil sebenar profesion ini tidak dapat dilakukan tanpa organisasi, ketekunan, ketepatan waktu dan diplomasi.
Tugas setiausaha (kerahasiaan rujukan) termasuk pengetahuan tentang semua dokumen normatif yang berkaitan dengan kerja pejabat, pengurusan dokumen, organisasi kerja kantor, struktur manajemen, prinsip dasar peralatan kantor, peraturan perlindungan tenaga kerja. Semua hak, tugas dan jenis kerja yang dilakukannya dikawal oleh deskripsi pekerjaan. Dia adalah dokumen perundangan utama mengenai aktiviti-aktiviti pekerja sedemikian. Untuk menyusunnya dalam setiap kes diperlukan dengan segala tanggungjawab.
Lihatlah bahagian utama dokumen ini.
Apakah arahan untuk penolong setiausaha membaca?
Ketentuan umumnya mengandung nama organisasi, menunjukkan atasan langsung dan panggilan yang harus menggantikan setiausaha dalam hal ketiadaannya. Di sana anda akan menemui keperluan untuk kekananan dan kelayakan pekerja, dan senarai semua dokumen yang diperlukan untuk kerja (peraturan, GOST, kod dan peraturan).
Fungsi yang diberikan kepada setiausaha diberikan dalam bahagian kedua (sama). Ini termasuk kewajipan untuk menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan mengikut arahan kepimpinan, mendaftar, menerima dan menghantar surat-menyurat, menyusun dan mengawal kerja-kerja penerimaan, menjalankan dokumen dokumentari dan banyak lagi.
Lebih terperinci, aktivitinya diterangkan dalam bahagian seterusnya - "Tugas setiausaha." Kami bercakap tentang keselamatan dan perakaunan surat-menyurat, mengeluarkan sijil mengenai pelbagai dokumen berdaftar, menganjurkan dan menyediakan mesyuarat rasmi, menyalin dan mencetak, merakamkan mesej kepada atasan yang ditinggalkan tanpa hadir dan memaklumkan kepadanya mengenai mereka, menyediakan pejabat syarikat dengan alat tulis yang diperlukan.
Di setiap organisasi, tugas-tugas setiausaha mungkin mempunyai ciri-ciri mereka sendiri bergantung pada spesifikasi kerja. Kedudukannya mungkin seperti "kerani setiausaha", yang bermaksud memperluaskan jajaran tanggungjawab utama.
Mengenai Hak Setiausaha
Apakah setiausaha berhak? Menurut arahan, dia dibenarkan untuk meminta bahan-bahan yang diperlukan dalam kerja di pelbagai jabatan syarikat, untuk menentukan prosedur penggunaannya.
Satu lagi perkara adalah untuk memindahkan dokumen-dokumen yang diimbas secara terus kepada para pelaksana secara langsung kepada para eksekutif, menetapkan urutan pelawat di bilik resepsi dan mengedarkan panggilan telefon mengikut kepentingan mereka, dan memerlukan pekerja untuk menjelaskan dalam hal pelanggaran tatatertib.
Seperti mana-mana pekerja lain, setiausaha peribadi ketua mempunyai hak untuk bekerja dalam keadaan yang sesuai, yang mesti mematuhi keperluan perlindungan buruh dan piawaian keselamatan.
Apakah penolong setiausaha yang bertanggungjawab?
Ia bertanggungjawab untuk tidak mendedahkan maklumat sulit, untuk kualiti dokumentasi dan penyerahan tepat pada masanya pengurusan, sikap bertanggungjawab untuk pengurusan dokumen, pemeliharaan harta benda dan dokumen organisasi, hubungan yang bijaksana dengan pihak pengurusan dan pekerja.
Bahagian seterusnya penerangan kerja menunjukkan hubungan kerja dan hubungan fungsional yang ada di antara penolong setiausaha dan pelbagai struktur syarikat. Sebagai peraturan, dalam organisasi bersaiz sederhana, setiausaha harus berinteraksi dengan isu material dan teknikal (menyediakan pejabat dengan bekalan pejabat) dengan jabatan pentadbiran dan ekonomi, mengenai isu pengurusan dokumen - dengan unit-unit lain dan, tentu saja, secara langsung dengan pihak pengurusan.
Prestasi setiausaha dinilai berdasarkan kriteria utama yang dipilih, yang juga diatur oleh bagian yang sesuai dari arahan. Dalam kebanyakan kes, kriteria tersebut adalah kecekapan dan ketekunan. Terdapat juga situasi di mana arahan tertakluk kepada semakan. Ini boleh berlaku apabila mengubah fungsinya atau struktur organisasi.
Untuk meringkaskan
Apabila menyewa seseorang, orang yang dilantik untuk jawatan ini berkenalan dengan arahan perkhidmatan, yang menyenaraikan semua tugas setiausaha. Ingat secara ringkas mereka sekali lagi.
- Penerimaan panggilan telefon untuk ketua.
- Semua bekerja dengan dokumentasi - menyusun dengan kepentingan, reka bentuk, penyediaan, resit dan pengedaran, penyimpanan dan sistematisasi.
- Pertubuhan penerimaan tetamu.
- Bantuan kepada bos dalam merancang jadual kerja; jika perlu, menempah tiket dan menempah hotel.
- Penyediaan dan penyusunan rundingan perniagaan.
- Memesan bekalan pejabat dan lain-lain perkara penting, kadang-kadang produk.
Setelah membiasakan diri dengan senarai tugas, tanda pekerja di bawah arahan, tanda tangan kepala juga dimasukkan. Perhatikan bahawa setiap organisasi mempunyai versi arahan sendiri, tetapi tidak salah seorang daripada mereka harus bertentangan dengan undang-undang semasa atau piawaian buruh yang diterima.
Setiausaha Mahkamah
Khususnya kerja di setiap institusi, seperti yang anda tahu, berbeza. Apa, sebagai contoh, adakah kerani mahkamah lakukan? Apakah tanggungjawabnya? Terdapat banyak daripada mereka:
- reka bentuk meliputi hal ehwal semasa;
- penerimaan tuntutan daripada pembantu kehakiman;
- memfailkan dokumen dan bahan ke dalam kes;
- penyusunan inventori kes baru;
- penomboran
- pengedaran salinan keputusan pengadilan kepada peserta kes (pihak);
- menghantar salinan keputusan mahkamah kepada individu tertentu bagi pihak hakim;
- memaklumkan pihak-pihak mengenai tarikh dan tarikh perbicaraan mahkamah.
Selain itu
Tugas-tugas yang dilakukan oleh kerani mahkamah termasuk, tetapi tidak terhad kepada:
- menyiarkan senarai kes mahkamah selama seminggu;
- pengesahan kemunculan pihak-pihak ke mesyuarat;
- penyimpanan rekod mahkamah;
- mengawal penerimaan dan penghantaran semua dokumen yang terlibat dalam kes itu.
Setiausaha hendaklah membiasakan pihak dengan bahan-bahan kes, mengawal pemberitahuan yang diterima melalui surat, menyerahkan resit, notis, salinan perbuatan dan kertas penting lain. Mereka memasukkan maklumat ke dalam majalah dan kad, ke dalam sistem komputer, mencetak tindakan tulisan tangan, menyerahkan kes kepada hakim untuk pengesahan dan mengambilnya selepas itu, mengeluarkan dan memfailkan writ pelaksanaan dan melakukan banyak perkara lain bagi pihak hakim.
Keperluan Pendaftar
- Dokumen hendaklah dihitung, dimeteraikan.
- Senarai kes dan dokumen lain dikumpulkan secara berasingan.
- Foto-foto dan sampul surat yang bernombor, sekiranya kegagalan, penomboran bermula lagi, nombor-nombor lama akan dilangkau (tidak diperbetulkan!).
- Semua pembetulan diperakui mengikut borang yang diterima.
- Penyelarasan kes telah dibuat menunjukkan nama mahkamah, nombor dan tajuk kes, nama-nama pihak, tarikh permulaan dan akhir, bilangan helaian dan hayat simpanan.
- Inventori dijalankan secara manual atau di komputer.
Apa yang perlu dilakukan setiausaha sekolah?
Kadang-kadang terdapat iklan "Saya memerlukan setiausaha ke sekolah." Apakah kedudukan ini, dan apa yang perlu dilakukan di sana? Mari kita ketahui.
Setiausaha sekolah adalah pembantu pertama dan paling penting kepada pengarah. Dia perlu memenuhi semua arahan dan arahan atasannya yang berkaitan dengan fungsi institusi pendidikan.
Tanggungjawab utamanya adalah menjalankan perniagaan mengenai perubahan kakitangan (pemberhentian, kemasukan) pekerja, pendaftaran dan pengusiran pelajar. Tugasnya adalah untuk membuat dokumen yang perlu direkodkan oleh pengarah dengan tandatangannya sendiri. Sekiranya perlu, setiausaha perlu mengumpul dan menyerahkan dokumen yang ditandatangani pada masa yang sesuai untuk dipertimbangkan oleh pihak berkuasa yang lebih tinggi.
Tanggungjawab lain setiausaha sekolah termasuk menerima dan menyampaikan maklumat kepada pelajar dan staf. Sekiranya tidak ada pengarah di tempatnya, setiausaha dikehendaki merekod jumlah dan kandungan panggilan, aduan dan rayuan pelawat, termasuk pelajar sekolah rendah.
Pilihan
Tanda itu, yang mengandungi arahan setiausaha sekolah, menyatakan: ia juga menjadi tanggungjawab kedua untuk memenuhi instruksi tambahan (lain-lain). Apa maksudnya?
Ia diuraikan seperti berikut: setiausaha prinsipal sekolah mesti mengikuti arahan, kecuali untuk permintaan peribadi. Ini boleh, sebagai contoh, panggilan untuk perbualan antara pelajar atau guru, menghantar surat, membuat pemindahan wang, membeli peralatan yang diperlukan untuk sekolah. Senarai ini hampir tidak habis-habisnya, iaitu, tugas setiausaha di sekolah sangat, sangat luas.
Jika sekolah tidak menyediakan kedudukan akauntan, hal ehwal kewangan juga diberikan kepada setiausaha. Tugasnya adalah untuk menghantar maklumat gaji, mengisi helaian masa, membuat penyesuaian yang diperlukan.
Bantuan daripada setiausaha mungkin diperlukan bukan sahaja oleh pengarah, tetapi juga oleh setiap pengunjung ke resepsi. Mereka berpaling kepadanya untuk mencetak teks itu, menyalin dokumen itu dan menjelaskan sejumlah besar soalan.
Jika anda bekerja sebagai penolong setiausaha kepada Ketua Pegawai Eksekutif
Dalam kes ini, anda adalah seorang pakar, dan pengarah akan menerima dan memecat anda, dan anda akan mematuhinya secara langsung. Untuk mencapai kedudukan ini, anda mesti mempunyai pendidikan tinggi (atau sekurang-kurangnya sekunder khas), pengalaman dalam kedudukan 1 tahun. Sekiranya tidak ada pengalaman, sijil kehadiran kursus-kursus rujukan setiausaha.
Anda mesti berwibawa dalam hal-hal aktiviti ekonomi dan kewangan perusahaan, prospek pembangunannya, organisasi pengurusan dokumen dan pengurusan kerja, kemahiran komputer dan peralatan pejabat, terjemahan ke dalam bahasa asing dokumentasi pengeluaran, etika perniagaan.
Fungsi dan Tanggungjawab
Anda perlu mengambil semua rujukan dan perkhidmatan maklumat yang berkaitan dengan dokumentasi perusahaan. Serta organisasi dan kawalan kerja pejabat di cawangan dan bahagian individu syarikat. Tidak hairan - anda bukan kerani kerani biasa. Mereka harus dapat mendokumentasikan dan dengan cepat menyusun aktiviti-aktiviti pengurusan dan badan penasihatnya. Sekiranya tiada pemeriksa kakitangan, simpan semua rekod dan rekod kakitangan.
Penolong Setiausaha Pengarah Besar perlu menyediakan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memastikan aktiviti kewangan dan ekonomi keseluruhan perusahaan, menyusun penerimaan, pendaftaran, perakaunan, simpanan mereka. Ia mengawal ketepatan penyediaan, kelulusan dan kelulusan semua dokumentasi yang diserahkan untuk tandatangan kepada pengurusan perusahaan. Mengambil langkah-langkah untuk melaksanakan perintah yang tepat pada masanya dari atasan, membawa maklumat secara langsung kepada para pelaku, menjalankan analisis dan mengeluarkan pendapat mengenai laporan dan sijil yang dihantar kepada pihak pengurusan.
Di samping itu, fungsi setiausaha termasuk menyelenggara komunikasi operasi mengenai isu-isu aktiviti syarikat dengan rakyat - individu dan organisasi individu (baik negeri dan komersial). Beliau juga menerima pelawat, boleh menjalankan aktiviti kakitangan - untuk membuat fail peribadi, pesanan, buku buruh, kontrak (kontrak), dokumen perjalanan dan sijil ketidakupayaan untuk bekerja, menyimpan kunci masa dan mengeluarkan sijil gaji.
Dan sekali lagi mengenai hak-hak
Kedudukan ini tidak hanya mengagumkan tugas setiausaha setia, tetapi juga hak yang sepadan dengannya. Sebagai tambahan kepada yang diterima umum, mereka termasuk hak untuk meminta bahan dan maklumat yang diperlukan dari mana-mana perkhidmatan fungsional perusahaan dan keperluan untuk menerangkan sebab kelewatan dalam pelaksanaan tugas pengurusan. Kemudian: adalah mungkin untuk menuntut penyempurnaan dokumen yang disediakan oleh kontraktor yang melanggar peraturan yang diterima mengikut piawaian GOST 6.38-90 atau ISO - antarabangsa untuk dokumentasi.
Beliau mempunyai hak untuk melihat, dalam rangka kecekapan rasminya sendiri, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan aktiviti pengurusan perusahaan, mengemukakan kepada pihak pengurusan untuk mempertimbangkan cadangan peribadi untuk memperbaiki kerja organisasi dalam bidang pengurusan dokumen, dan penggunaan teknologi komputer terkini.
Beliau mempunyai akses kepada dokumen bertanda "Rahsia" dan boleh berinteraksi dengan mana-mana pekerja dan perkhidmatan perusahaan untuk memantau pelaksanaan keputusan pengurusan dan memberikan maklumat itu.
