Komunikācija vispārējā nozīmē ir informācijas apmaiņa starp cilvēkiem vai viņu grupām. Pastāv starppersonu, sociālā (funkcionālā loma), biznesa komunikācijas. Mūsu sarunas tēma būs pēdējais skats.
Kas tas ir
Uzņēmējdarbības komunikācija ir mijiedarbība oficiālo attiecību jomā, kuras mērķis ir risināt konkrētas problēmas, sasniegt noteiktus rezultātus un optimizēt jebkuru darbību. Turklāt katram dalībniekam ir savs statuss - priekšnieks, padotais, kolēģi, partneri.
Ja saziņa notiek starp cilvēkiem, kuri atrodas uz dažādiem karjeras kāpnēm (vadītājs un izpildītājs), tad pastāv vertikālas attiecības, tas ir, pakļautās attiecības. Ja mijiedarbība balstās uz vienlīdzīgas sadarbības principiem, tad šīs ir horizontālas attiecības.
Tā ir biznesa komunikācija, ko cilvēks veic katru dienu darbā, universitātē, skolās, oficiālajās iestādēs. Šī ir skolotāju un studentu, priekšnieku un padoto, kolēģu, partneru un konkurentu komunikācija.
Tas, vai sarunu biedrs pārzina šādas saziņas noteikumus, formas un metodes, ir atkarīgs no tā, vai viņš spēs sasniegt savu mērķi. Partneriem ir jārunā vienā valodā (gan burtiski, gan pārnestā nozīmē), jāsaprot viens otram, jābūt kopējai sociālajai pieredzei.
Uzņēmējdarbības komunikācijas noteikumi
Lai biznesa komunikācija būtu efektīva, jāievēro vairāki nosacījumi:
- Komunikācijai jābūt ar saprotamu mērķi, kura sasniegšanā ir ieinteresētas visas procesā iesaistītās personas. Piemēram, tīkla izveidošana, līguma noslēgšana, pasākuma koordinēšana, sadarbības nosacījumu izstrāde utt.
- Dalībniekiem vajadzētu sazināties vienam ar otru neatkarīgi no tā, kas viņam patīk vai nepatīk.
- Obligāta atbilstība biznesa etiķete pakļautība, darba lomas, formālie ierobežojumi.
Ar formāliem ierobežojumiem saprot dažādus noteikumus, kārtību un protokolus, kā arī banālu nepieciešamību kontrolēt savu emociju spēku un cienīt sarunu biedru.
Arī vadītājam vai citam iespējami ieinteresētam dalībniekam jāpārliecinās, ka biznesa komunikācija ir vadāma. Ir nepieciešams motivēt dalībniekus meklēt risinājumu, pretējā gadījumā viņi būs tikai pasīvi sanāksmes novērotāji, kuri nepiedāvā nekādas idejas.
Biznesa komunikācijas formas
Divas galvenās saziņas formas ir kontaktu (tieša) komunikācija un netieša (netieša).
Pirmajā gadījumā sarunu biedri sazinās aci pret aci un ir iespēja novērtēt viens otra neverbālo izturēšanos, tāpēc šāda kontakta efektivitāte ir augstāka. Otrajā gadījumā mijiedarbība notiek, izmantojot jebkurus saziņas līdzekļus - tālruni, vēstules utt.
Konkrētāk, visizplatītākie biznesa komunikācijas veidi ir:
- Tikšanās.
- Prezentācija
- Biznesa saruna.
- Sarunas.
- Sarunas pa tālruni.
- Apmaiņa ar oficiāliem biznesa dokumentiem (pieteikums, līgums, pilnvara, piezīme).
- Konsultācijas.
- Intervija
- Publiskā uzstāšanās, konferences.
Savukārt, izmantojot atsevišķas biznesa komunikācijas formas, dalībnieki var izmantot konfrontācijas vai partnerības pieeju. Pirmais variants ir konfrontācija: katra puse plāno uzvarēt. Partnerības pieeja ietver visiem dalībniekiem pieņemama risinājuma atrašanu.
Posmi
Neskatoties uz to, ka biznesa komunikāciju veidi ir atšķirīgi, tos gandrīz vienmēr raksturo vairāki posmi:
- Sagatavošana. Tas ir mērķu izvirzīšana, informācijas vākšana un analīze, uzvedības stratēģijas noteikšana. Galu galā biznesa tikšanās vai sarunas netiek organizētas, lai tērzētu “par neko” un uzzinātu, kā viss notiek sarunu partneru personīgajā dzīvē.
- Plānošana. Sanāksmi var rīkot spontāni, taču joprojām tiek uzskatīts, ka profesionālam jābūt skaidram plānam: ko viņš teiks, kā strīdēties, ko tieši viņš vēlas iegūt no otras puses.
- Diskusija - ideju, ierosinājumu apspriešana, kopēju interešu punktu atrašana, kopīga lēmuma pieņemšana.
Šī shēma ir visatbilstošākā sarunām. Cita veida saziņā var nebūt ietverti visi posmi. Piemēram, “auksts” tālruņa zvans vai instrukciju izsniegšana nedrīkst izraisīt diskusijas.
Biznesa komunikācijas stili
Piešķiriet ne tikai biznesa komunikāciju veidus, bet arī stilus. Runājot par profesionālu mijiedarbību, visbiežāk tiek izmantoti šādi jautājumi:
- Svinīgs bizness. Savukārt tai ir administratīvi-lietvedības, likumdošanas un diplomātiskā cildenums. Lietišķās sarunas raksturo runas klišejas un noteiktas komunikatīvas formas.
- Zinātniskā. Izmanto ziņojumu, semināru un lekciju sagatavošanā.
- Žurnālistika. Tas ietver jebkuru uzstāšanos publiski, arī ar plašsaziņas līdzekļu starpniecību.
- Sarunvalodas mājsaimniecība. Neformālas attiecības notiek arī profesionālajā vidē, un tās tiek mudinātas atsevišķos uzņēmumos. Kolēģi ne vienmēr sazinās tikai ar piezīmju palīdzību. Tomēr jums ir jāsaprot, kur šāds stils ir piemērots, un kur ne.
Biznesa komunikācijas iezīmes
Kāpēc biznesa komunikācijai nepieciešama iepriekšēja sagatavošanās komunikācijai iepriekš? Pirmkārt, cilvēki savu personīgo un darba laiku tērē ne tikai oficiālajās sanāksmēs, un neviens nevēlas gaidīt, kamēr iniciators apkopos savas domas. Otrkārt, otrā puse ne vienmēr ir ieinteresēta jebkāda veida mijiedarbībā vai ir gatava sadarboties, bet redz to pavisam savādāk.
Kā jūs zināt, nebūs pirmās iespējas radīt pirmo iespaidu. Jums jāprot sazināties, lai visi dalībnieki iegūtu noskaņu diskusijās. Ja otra puse sākotnēji neplānoja sadarboties, tad jums vismaz vajadzētu ieinteresēt sarunu partneri un organizēt tikšanos ar viņu ērtākā laikā.
Starptautiskā līmenī pastāv biznesa komunikācijas specifika, jo dažādas kultūras īpašības var ievērojami traucēt sarunu gaitu. Piemēram, amerikāņi ir pieraduši savlaicīgi ierasties uz sapulci un pēc īsa apsveikuma nokļūt biznesā. Arābi ir arī punktuāli, taču biznesa sarunu viņi sāk no tālienes, vispirms pārrunājot dabu, laika apstākļus, ēdienu. Itālis neredz neko briesmīgu, ka kavējas uz sapulci, un arī uzreiz nesāk biznesa diskusiju. Un japāņi sarunas laikā izvairīsies no tieša skatiena.
Tādējādi mēs uzzinājām, kas ir biznesa komunikācija, kādas ir tās iezīmes, kādas formas, veidi un stili tai ir raksturīgi.
