Komercinė informacija yra informacijos ir duomenų apie įmonės veiklą, jos organizacinę struktūrą, išorinius ir vidinius ryšius, gamybos technologijas ir gaminių asortimentą, taip pat kitus su jos veikla susijusius klausimus derinys.
Kas susiję su komercine informacija
Nesistemingai ir reguliariai nepateikiant organizacijos visų rūšių duomenų, jos darbas taps neįmanomas. Ši informacija vadinama komercine informacija:
- duomenys apie įmonės išorinę aplinką (rinka, įstatymų normos, taip pat konkurentų veikla);
- vidinė informacija (apie gamybos veiklą, atsargas, taip pat kliūtis);
- informacija apie organizacijos produktų ir paslaugų vartotojus (jų finansinės galimybės, amžius, nacionalinė, geografinė sudėtis ir pan.);
- informacija apie konkurentus, būtent, prekių asortimentas, pardavimo metodai ir kainų politika;
- informacija apie rinkoje parduodamas prekes ir paslaugas (kokybinė, kiekybinė sudėtis ir išlaidos);
- rinkos kainos duomenys;
- informacija apie produktų pardavimo ir paskirstymo kanalus, taip pat jų pristatymo galutiniam tiekėjui mechanizmai;
- reklaminė medžiaga, taip pat informacija apie jų efektyvumą.
Pagrindiniai komponentai
Galima atskirti šiuos komercinės informacijos komponentus:
- verslas (reiškia darbą su kitomis šalimis);
- mokslinis ir techninis (apibūdina naujoves ir gamybos technologijas);
- gamyba (planuojami ir faktiniai produkcijos rodikliai);
- vadyba (įmonės valdymo organizavimas);
- rinkodara (rinkos informacija);
- finansiniai (pinigų srautai).
Komercinės informacijos platinimas
Informacija komercinėje veikloje gali būti skleidžiama dviem pagrindiniais būdais:
- per periodinius leidinius - specializuotų žurnalų ir katalogų forma (verta paminėti, kad juos reikia nuolat atnaujinti, nes keičiasi situacija įmonėje);
- kuriant elektronines duomenų bazes, kuriose gali būti išsamios informacijos apie kiekvieną įmonę ir išsamiai apibūdinti atskiras jų komercinės veiklos sritis.
Svarbu suprasti, kad komercinė informacija apima ir viešai prieinamus, ir privačius duomenis. Pirmieji yra organizacijos kontaktiniai duomenys, jos vadovų vardai, gamybos sritys ir kita veikla, taip pat informacija apie kai kuriuos išteklius. Kalbant apie įslaptintus duomenis, juos lemia įmonės organizacinė forma (tai gali būti informacija apie paskolas, partnerystės sutartis, gamybos technologijas ir kt.) Ir jie negali būti platinami.
Komercinės informacijos rūšys
Informacija apie komercinę organizaciją yra padalinta į keletą rūšių:
- atviri vieši duomenys (tai gali būti organizacijos, jos veiklos registracija ir kontaktinė informacija, taip pat produktų asortimentas ar teikiamų paslaugų sąrašas ir kiti punktai, kurių įmonės vadovybė nemano esant būtina slėpti);
- informacija, skirta reguliavimo institucijoms (mes kalbame apie įvairias ataskaitų formas);
- tik tiesioginis įmonės valdymas ir ribotas darbuotojų ratas turi prieigą prie įslaptintos informacijos (tai reiškia gamybos technologiją ir naudojamas medžiagas, sutartinius santykius, taip pat kitą informaciją, kuri yra komercinė paslaptis).
Komercinės informacijos vaidmuo
Komercinė informacija turėtų būti patikima ir aktuali, kad būtų užtikrintas sklandus įmonės veikimas, ypač - jos vadybinis ryšys. Tai leidžia teisingai įvertinti situaciją ir imtis tinkamų priemonių.Šiuolaikinėmis sąlygomis komercinė informacija yra ypač vertinga, nes jai būdingi keli privalumai:
- leidžia nuolat analizuoti ekonominę ir gamybos situaciją;
- naudojamas rengiant planus, prognozes, taip pat kontrolės etape; savalaikis patikimos informacijos gavimas suteikia organizacijai nemažai konkurencinių pranašumų;
- leidžia išsiaiškinti požiūrį į įmonę tiek iš klientų, tiek iš partnerių ir konkurentų;
- nuolatinis situacijos vidaus ir išorės aplinkoje stebėjimas;
- pakankamas viešosios informacijos apie įmonę kiekis pagerina jos įvaizdį ir padidina pasitikėjimą;
- leidžia laiku pakoreguoti strateginius organizacijos tikslus; sumažina praradimo riziką.
Komercinės informacijos šaltiniai
Komercinės informacijos galima gauti iš šių šaltinių:
- rinkodaros tyrimai (gali būti atliekami savarankiškai, taip pat galite naudoti partnerių ir rangovų pateiktą informaciją);
- vidinė įmonės dokumentacija (įvairių rūšių ataskaitos, taip pat dabartiniai dokumentai, kurie išduodami patvirtinti gamybos operacijų atlikimą);
- išoriniai šaltiniai (specialiųjų tarnybų, organizacijų ir agentūrų statistinė informacija, skelbiama periodiniuose leidiniuose ir vieša).
Komercinės informacijos klasifikacija
Verta paminėti, kad komercinė informacija yra gana nevienalytė. Šiuo atžvilgiu buvo sukurta ši klasifikacija:
- Pagal laiką:
- retrospektyva (leidžia įvertinti situaciją, kuri vyravo ankstesniais laikotarpiais, siekiant pakoreguoti ateities planus);
- dabartinis (pateikia dabartinių veiklos rezultatų vaizdą);
- prognozė (nustato numatomą organizacijos būklę ateinančiais laikotarpiais).
- Dėl valdymo sprendimų priėmimo etapo:
- pateikimas (apibūdina esamą situaciją įmonėje kaip visumoje, taip pat atskiruose jos padaliniuose);
- aiškinamasis (būtinas norint suprasti veiksnius, lėmusius konkrečią situaciją);
- suplanuotas (pateikia būsimos įmonės būklės supratimą);
- kontrolė (leidžia įvertinti esamų rodiklių atitiktį deklaruojamiems).
- Apimtis:
- bendroji (joje yra visos įmonės duomenys);
- vietinis (apibūdina atskirų organizacijos struktūrų ir padalinių būklę).
- Pagal tikslą:
- planuojami (naudojami būsimiems rodikliams nustatyti);
- buhalterija (įrašoma dokumentuose, siekiant nustatyti esamą padėtį);
- norminė nuoroda (naudojama gamybos procesams suderinti su taisyklėmis);
- statistinis (leidžia sekti rodiklių dinamiką per pastaruosius keletą laikotarpių);
- rinkodara (apibūdina situaciją rinkoje).
- Pagal gavimo dažnumą:
- diskretus (atvyksta su tam tikru periodiškumu);
- epizodinis (prireikus veikia vienu metu);
- nenutrūkstamas (naudojamas esamai situacijai stebėti).
Komercinė informacija ir komercinės paslaptys
Yra atskira duomenų kategorija, kurios negalima skleisti, tačiau ja gali naudotis tik ribotas darbuotojų ratas. Tai yra tokia kategorija kaip konfidenciali komercinė informacija. Tai yra dokumentais pagrįsta informacija, kuria naudotis riboja ne tik įmonės vidaus įstatai, bet ir įstatymų normos.
Verta paminėti, kad tokios sąvokos kaip komercinė informacija ir komercinė paslaptis negali būti tapatinamos. Pastarąją saugo norminiai teisės aktai. Galime sakyti, kad valstybės įstatymai suteikia verslininkui teisę klasifikuoti daugybę informacijos apie jo organizacijos veiklą.Taip yra todėl, kad kai kurių duomenų paskelbimas gali padaryti didelę materialinę žalą. Taigi galime pasakyti, kad komercinė paslaptis turi tam tikrą vertę ir naudą verslininkui, kol ji nėra žinoma tretiesiems asmenims. Tačiau jų nuslėpimas neturėtų pakenkti visuomenei.
Informacija apie komercinę paslaptį
Šios paslapčių kategorijos gali būti klasifikuojamos kaip komercinės paslaptys:
- mokslinė ir techninė informacija (gamybos technologija, įrangos projektavimas, išradimai, patentai, programinės įrangos produktai, darbo organizavimo metodai įmonėje; technologiniai planai);
- technologinė informacija (projekto brėžiniai, cheminės formulės, gamybos ir išvesties planai);
- finansinė informacija (kainų nustatymo algoritmas, pelnas, gautas pardavus produktus, bankinės operacijos ir finansiniai srautai);
- verslo informacija (sutarčių ir sutarčių sąlygos, organizaciniai klausimai, informacija apie rangovus, komercinė korespondencija).
Kas negali būti komercinė paslaptis
Ši verslo informacija negali būti klasifikuojama kaip konfidenciali:
- dokumentai, susiję su sudedamąja dalimi, taip pat registracija ir leidimo pažymėjimai;
- finansinės ataskaitos, kurios pateikiamos mokesčių ir kitoms reguliavimo institucijoms, taip pat mokumą patvirtinantys duomenys;
- informaciją apie personalo skaičių, struktūrą ir sudėtį, taip pat apie atlyginimo dydį ir atitiktį jo saugos standartams;
- duomenys apie potencialiai pavojingų produktų pardavimą žmonėms, taip pat dokumentai, patvirtinantys, kad laikomasi antimonopolinių įstatymų;
- duomenys apie tai, ar pareigūnai užsiima verslininkyste.
Komercinės informacijos apsauga
Siekdamos užkirsti kelią konfidencialių duomenų plitimui, įmonės naudoja tam tikras priemones. Komercinei informacijai gali būti suteikta tokia apsauga:
- specialių instrukcijų, paaiškinančių darbuotojams darbo su duomenimis ypatybes ir taisykles, sukūrimas;
- asmenų, atsakingų už komercinių paslapčių saugojimą, paskyrimas;
- kontrolės sistemos, pagal kurią darbuotojams bus leista naudotis tam tikrais duomenimis, sukūrimas;
- privalomas momentas yra dokumentų pasirašymas dėl komercinių paslapčių neatskleidimo su kiekvienu darbuotoju;
- įdiegti papildomų paskatų darbuotojams, dirbantiems su įslaptintais duomenimis, sistemą;
- informacijos apsaugos sistemos automatizavimas;
- nuolatinė vadovybės kontrolė.
Nesąžiningi komercinės informacijos gavimo būdai
Duomenų apie įmonės vidinę ir išorinę aplinką rinkinys yra komercinė informacija. Daugybė įmonių gali bandyti tai gauti nesąžiningu būdu:
- duomenų platinimas pačių darbuotojų (sąmoningai ar netyčia);
- vadovybės ar darbuotojų šantažas, turint prieigą prie svarbių duomenų;
- provokuojantys ar pagrindiniai klausimai konferencijų ar prezentacijų metu;
- tapatybės vagystė;
- slaptas stebėjimas (nepriklausomas, padedant darbuotojams ar naudojant specialią įrangą);
- samdyti darbuotojus iš konkuruojančios firmos;
- darbuotojų kyšininkavimas;
- pranešimų perėmimas ar perėmimas.
Išvados
Komercinės informacijos naudojimas daugiausia lemia efektyvų įmonės funkcionavimą. Tai yra visas informacijos apie įmonės veiklą rinkinys, kurį vadovas naudoja priimdamas vadybinius sprendimus, taip pat išorinius vartotojus, norėdamas susipažinti su organizacija.
Verta paminėti, kad komercinė informacija gali būti ir atvira (prieinama visiems, be išimties), ir uždara (ja gali naudotis tik tam tikras asmenų ratas).Tuo pat metu teisės aktai aiškiai reglamentuoja duomenų, kurių negalima klasifikuoti, sąrašą. Kalbant apie tam tikrų faktų slėpimą, tai neturėtų pakenkti visuomenei.
Siekdama apsaugoti komercinę informaciją, organizacija imasi tam tikrų priemonių. Taigi asmenų, turinčių prieigą prie jo, ratas yra ribotas, o su darbuotojais pasirašoma sutartis dėl informacijos atskleidimo neleistinumo. Atskleidžiama atsakomybė už konfidencialių duomenų atskleidimą. Informacijos saugos sistemos automatizavimas naudojant šiuolaikines kompiuterines technologijas yra prioritetas. Tačiau vadovybė taip pat turi asmeniškai stebėti šią problemą.
