Các doanh nghiệp Nga, nhờ các yêu cầu lập pháp, có thể có nghĩa vụ cung cấp các loại báo cáo khác nhau cho các cơ quan nhà nước - đặc biệt là kế toán. Việc soạn thảo các tài liệu liên quan có thể yêu cầu hợp nhất khối lượng tài nguyên nội bộ đáng kể. Đồng thời, nhiều công ty chú ý đến việc hình thành báo cáo quản lý cụ thể. Việc đệ trình lên các cơ quan nhà nước là không bắt buộc, nhưng nhiều tập đoàn hình thành nên nó và quá trình này có thể đòi hỏi không ít nỗ lực từ công ty. Tại sao nó có ý nghĩa để áp dụng chúng? Sự hữu ích của loại báo cáo thích hợp là gì?
Vai trò của báo cáo quản lý
Báo cáo quản lý là gì và vai trò của nó trong doanh nghiệp là gì? Thuật ngữ này đề cập đến một bộ tài liệu nội bộ có chứa các số phản ánh các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Báo cáo quản lý, không giống như, ví dụ, kế toán, là tự nguyện. Nó không cần phải được gửi đến Dịch vụ Thuế Liên bang và các cơ quan chính phủ khác. Vai trò của nó là cung cấp cho ban quản lý công ty hoặc chủ sở hữu thông tin đáng tin cậy về tình trạng công việc trong tổ chức.
Báo cáo quản lý có thể bổ sung cho báo cáo tài chính hoặc kế toán về mặt tạo dữ liệu quan trọng để tối ưu hóa mô hình kinh doanh và tăng lợi nhuận của công ty. Loại hoạt động đang được xem xét cũng có thể bao gồm thông tin phi tài chính, điều này rất quan trọng đối với việc giải thích chính xác về hiệu quả của các quyết định quản lý được thực hiện bởi ban quản lý của công ty. Loại báo cáo đang được xem xét không được đánh giá cao vì thực tế là nó chứa những con số ấn tượng, nhưng ngược lại - để có cơ hội phát hiện lỗ hổng trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp cản trở sự tăng trưởng thành công.
Báo cáo quản lý là một thành phần thiết yếu của kế hoạch. Các tài liệu hình thành nên nó bao gồm dữ liệu có tầm quan trọng lớn để tính toán triển vọng thực hiện các quyết định nhất định về cấp quản lý. Đổi lại, sau khi hoàn thành một hoặc một giai đoạn phát triển của công ty, loại báo cáo đang được xem xét sẽ cho phép chúng tôi phân tích tại điểm nào mà quản lý của công ty nên hành động khác nhau và những gì nó được kết nối.
Lợi ích của báo cáo quản lý
Những gì cơ bản khác nhau về báo cáo tài chính, kế toán, quản lý? Trước hết là phương pháp luận. Hai loại báo cáo tài chính đầu tiên liên quan đến việc thu thập thông tin thống kê chủ yếu phản ánh doanh thu vốn trong các lĩnh vực nhất định của quy trình kinh doanh. Đổi lại, báo cáo quản lý giả định không chỉ sự phản ánh của số liệu thống kê, mà còn cả việc giải thích các số liệu tương ứng. Ban quản lý của công ty sẽ không chỉ có thể quan sát các chỉ số nhất định mà còn có thể hiểu ý nghĩa của chúng.
Vì vậy, báo cáo quản lý của tổ chức có thể chỉ ra lý do cho lợi nhuận cao hơn trong việc sản xuất các loại sản phẩm cụ thể, hoặc ngược lại, lý do nào khiến doanh thu không đủ và chi phí quá cao cho một phân khúc kinh doanh cụ thể. Việc giải thích các số liệu được ghi trong báo cáo quản lý cho phép ban lãnh đạo công ty đưa ra các quyết định có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng cần thiết, cập nhật tài sản cố định, hiện đại hóa thiết bị, v.v.
Báo cáo quản lý nội bộ, với điều kiện là nó được chuẩn bị kịp thời, có thể xác định kịp thời những phần đó của quy trình kinh doanh nơi hiệu quả của nhân viên Công ty không đủ cao.
Nội dung báo cáo quản lý
Những gì có thể được chứa trong các tài liệu tạo nên loại báo cáo đang được xem xét? Thực tế là các nguồn thông tin của loại tương ứng có thể được đại diện trong một số lượng lớn các giống. Theo quy định, một số tài liệu được điều chỉnh cho các nhà quản lý cụ thể. Báo cáo được gọi là quản lý chủ yếu do thực tế là nó được dành riêng cho các nhà quản lý.
Trong cơ cấu quản lý các tổ chức hiện đại, như một quy luật, trình bày các vị trí của Tổng giám đốc, cũng như các đại biểu của mình. Đây có thể là: phó cho sản xuất, để bán hàng, hoặc, ví dụ, cho các vấn đề tài chính. Trong trường hợp đầu tiên, báo cáo quản lý nội bộ có thể bao gồm dữ liệu liên quan đến:
- chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ (liên quan đến các loại sản phẩm cụ thể);
- đặc điểm công việc trong tiến độ, sản xuất hàng hóa và dịch vụ liên quan đến đơn đặt hàng từ khách hàng cụ thể;
- số lượng sản xuất đi đến kho;
- cổ phiếu của nguyên liệu, vật liệu hoặc các thành phần có liên quan đến việc phát hành hàng hóa.
Nếu báo cáo được cung cấp cho Phó Giám đốc Bán hàng, thì cấu trúc của nó có thể bao gồm:
- thông tin về cơ cấu bán hàng liên quan đến các loại hàng hóa và dịch vụ cụ thể, với các khách hàng cụ thể;
- dữ liệu về động lực của lô hàng sản phẩm;
- thông tin về cổ phiếu trong kho;
- dữ liệu về số lượng chi phí cho việc bán hàng hóa hoặc để giao cho người tiêu dùng;
- chỉ tiêu kế hoạch liên quan đến việc nhận hàng tại kho;
- thông tin về các khoản phải thu cho các vị trí bán.
Nếu báo cáo được nộp cho Phó Giám đốc Tài chính, thì nó có thể chứa:
- thông tin về việc thực hiện ngân sách doanh nghiệp;
- thông tin về các chi phí liên quan đến hoạt động kinh tế;
- số liệu phản ánh chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ;
- dữ liệu lãi lỗ;
Ngoài ra, báo cáo có thể chứa thông tin về các khoản phải thu và các khoản nợ của công ty về các khoản vay và các nghĩa vụ khác.
Tần suất báo cáo quản lý
Làm thế nào thường xuyên nên báo cáo quản lý? Điều mong muốn là thông tin phản ánh các lĩnh vực hoạt động được chỉ định của doanh nghiệp không bị lỗi thời trong hơn một tuần. Trong một số trường hợp, các chỉ số chính có thể được xác định tại một doanh nghiệp cụ thể sẽ cần được cập nhật thường xuyên hơn. Tương tự, quản lý có thể sửa các chỉ số phụ, việc chuẩn bị không thể mất nhiều thời gian và do đó thông tin đó có thể được cung cấp ít thường xuyên hơn.
Báo cáo với cổ đông
Các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý kinh doanh khuyên bạn nên đặc biệt chú ý đến việc chuẩn bị các báo cáo dành cho các cổ đông của công ty. Tính đặc thù của các thông tin liên quan là gì?
Đặc điểm chính ở đây là các cổ đông của công ty không được tham gia trực tiếp vào việc quản lý công ty. Nó thường xảy ra rằng lĩnh vực quan tâm duy nhất đối với họ là số liệu lợi nhuận ròng. Quyết định quản lý chi tiết trong các báo cáo cung cấp cho các cổ đông của công ty là không phù hợp trong một số trường hợp. Tuy nhiên, vì chủ sở hữu của công ty là những người đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến việc bổ nhiệm các nhà quản lý cấp cao, nên có thể phản ánh trong các báo cáo thông tin đặc trưng cho hiệu quả công việc của tổng giám đốc và các phó giám đốc.
Báo cáo có thể trông như thế nào?
Các hình thức báo cáo quản lý là gì? Chúng tôi đã lưu ý ở trên rằng, không giống như các tài liệu kế toán và tài chính, loại giấy tờ tương ứng trên thực tế là không chính thức. Các hình thức báo cáo quản lý không được quy định bởi pháp luật. Do đó, chúng có thể được phát triển bởi tổ chức dựa trên cấu trúc phù hợp nhất - ví dụ, tùy thuộc vào người nhận báo cáo.
Có lẽ sẽ thoải mái hơn cho phó giám đốc tài chính đối phó với các tài liệu dạng bảng và chủ sở hữu công ty với các lịch trình cho thấy rõ ràng lợi nhuận thay đổi như thế nào tùy thuộc vào các yếu tố khác nhau. Trong một số trường hợp, các biểu mẫu báo cáo được đề cập có thể rất giống với các biểu mẫu được biên soạn trong bộ sưu tập các chỉ số tài chính hoặc kế toán
Thủ tục báo cáo
Làm thế nào tài liệu loại này có thể được hình thành? Báo cáo trong câu hỏi liên quan đến giải pháp của hai nhóm nhiệm vụ.
Thứ nhất, đó là tập hợp các số cần thiết. Nguồn của họ có thể là các tệp được tạo bởi các bộ phận kế toán và sản xuất của công ty trong quá trình hoạt động hiện tại. Ví dụ: nếu một khối lượng hàng hóa nhất định được chuyển đến kho, dữ liệu tương ứng thường được ghi lại trong hệ thống CRM của công ty. Dữ liệu về các hoạt động kinh doanh khác được thực hiện tại doanh nghiệp cũng được phản ánh tương tự.
Thứ hai, đây là một cách giải thích các chỉ số được thu thập tại các địa điểm sản xuất khác nhau hoặc được trình bày trong các số liệu kế toán. Một phân tích báo cáo quản lý là cần thiết. Việc thực hiện của nó, một lần nữa, sẽ phụ thuộc vào nơi chính xác các tài liệu liên quan sẽ được chuyển. Hơn nữa, trong một số trường hợp, ít chi tiết hơn là mong muốn, và trong những trường hợp khác, chi tiết hơn về các chỉ số. Tương tự như vậy, một sự giải thích dài dòng về kết quả có thể được hoan nghênh, hoặc ngược lại, rất cần sự ngắn gọn.
Trong một số trường hợp, như vậy, việc giải thích các số liệu có thể không cần thiết chút nào - ví dụ, khi nói đến việc báo cáo cho một CFO có kinh nghiệm. Có lẽ, anh ta diễn giải kết quả tốt hơn bất kỳ người quản lý nào khác, và anh ta sẽ có đủ số liệu thuần túy.
Thuật toán báo cáo
Xem xét làm thế nào hình thành báo cáo quản lý trong thực tế có thể được thực hiện. Trong số các chuyên gia Nga, một thuật toán phổ biến giả định giải pháp cho vấn đề đang được xem xét trong các giai đoạn tiếp theo.
Trước hết, cần phải tìm ra loại thông tin nào tạo nên các tuyên bố mà CEO, đại biểu và chủ sở hữu của anh ta muốn xem, và với tần suất nào. Ai đó có thể thích làm quen với các số liệu trên cơ sở hàng tuần, đối với người khác, nó sẽ đủ để xem các chỉ số chính mỗi tháng một lần. Nó cũng được khuyến khích cho một trình biên dịch báo cáo trong tương lai để tìm ra ngay khi bắt đầu tương tác với quản lý, loại dữ liệu nào rất có thể sẽ được ưu tiên và loại nào sẽ là thứ yếu.
Bước tiếp theo là liên lạc với kế toán để xác định thuật toán trong đó một người tham gia giải quyết vấn đề đang đề cập sẽ yêu cầu các số cần thiết. Trình biên dịch báo cáo cũng có thể tương tác với các nhân viên công ty khác trong các khu vực nơi các chỉ số liên quan đến các tài liệu được yêu cầu được tạo. Công ty nên hình thành một hệ thống báo cáo quản lý, trong đó tất cả các nhân viên có thẩm quyền sẽ tham gia.
Bước tiếp theo là tạo ra các hình thức tài liệu, trong đó, một mặt, các con số sẽ được ghi lại, và mặt khác, được diễn giải. Đồng thời, người chịu trách nhiệm báo cáo có thể phải đối mặt với nhu cầu tạo ra các hình thức tài liệu khác nhau được điều chỉnh cho một người nhận cụ thể - tổng giám đốc, đại biểu và chủ sở hữu.
Các bước tiếp theo sẽ liên quan đến báo cáo thực tế.Nếu doanh nghiệp nhỏ, về nguyên tắc, người tham gia giải quyết vấn đề trong tay có thể cố gắng tự mình thu thập những con số cần thiết. Nhưng có khả năng anh ta sẽ cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp. Trong trường hợp này, các giai đoạn thực tế liên quan đến việc thu thập thông tin có thể được bắt đầu bằng một số cuộc họp mà người đó sẽ nói với các nhân viên khác về những điều cơ bản của báo cáo quản lý, cho mục đích nào là tài liệu được tạo ra và tại sao nó lại quan trọng đối với công ty. Giải quyết vấn đề này có thể tạo điều kiện cho ban quản lý công ty thông qua việc xuất bản các hành vi pháp lý địa phương yêu cầu từng nhân viên thúc đẩy công việc của người chịu trách nhiệm báo cáo.
Báo cáo giống
Sau khi xem xét các nguyên tắc chính của báo cáo quản lý, chúng ta có thể nghiên cứu từng loại mô hình tương ứng để hiển thị các số phản ánh các hoạt động của doanh nghiệp.
Loại báo cáo đầu tiên trong câu hỏi là số dư quản lý. Các tính năng của nó là gì?
Bảng cân đối quản lý, về nguyên tắc, tương tự như bảng kế toán. Sự khác biệt cơ bản của nó nằm ở mục đích chức năng của nó. Số dư quản lý không chỉ nhằm phản ánh các số liệu mà còn giải thích chúng về hiệu quả của mô hình kinh doanh của tổ chức, tình trạng liên quan đến tài sản của tổ chức, nghĩa vụ của công ty đối với đối tác và ngược lại.
Các số liệu, bao gồm kế toán, quản lý, báo cáo tài chính, về nguyên tắc, có thể được nhập vào trong các hình thức tương tự. Tuy nhiên, làm thế nào các chỉ số liên quan sẽ được giải thích có thể xác định trước việc tạo ra các tài liệu trong một cấu trúc hoàn toàn nguyên bản. Vấn đề ai là người sử dụng báo cáo quản lý - chúng tôi đã nói về vấn đề này ở trên.
Sự cân bằng mà chúng tôi đang xem xét liên quan đến việc bao gồm thông tin có thể được quan tâm cho cả giám đốc và bất kỳ phó giám đốc nào, cũng như chủ sở hữu của công ty. Theo nghĩa này, nó có thể là một tài liệu khá phổ quát.
Những loại báo cáo quản lý khác là gì? Trong số đó - tài khoản lãi lỗ. Hơn nữa, theo truyền thống, nó được chấp nhận để tham khảo các nguồn kế toán. Báo cáo lãi lỗ - một tài liệu mà các doanh nghiệp bắt buộc phải nộp dưới dạng báo cáo chính thức cho cơ quan quản lý. Tuy nhiên, nó cũng có thể được sử dụng như một nguồn trong việc hình thành báo cáo quản lý. Điều này chủ yếu là do cấu trúc rất thuận tiện của tài liệu này.
Báo cáo lãi lỗ của tổ chức ghi lại kết quả tài chính của các hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó phản ánh các số liệu liên quan đến doanh thu, chi phí, cũng như kết quả tài chính với tổng số tích lũy. Cấu trúc của tài liệu thuộc loại đang xem xét phản ánh: nguồn doanh thu, khoản mục chi phí, lợi nhuận của công ty. Nhưng, như chúng tôi đã định nghĩa ở trên, kế toán quản trị và báo cáo liên quan đến việc không giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến việc thu thập số khi diễn giải các chỉ số khác nhau. Do đó, tài liệu được đề cập có thể sẽ cần phải được kèm theo các nguồn bổ sung, sẽ ghi lại các giải thích cần thiết liên quan đến các số liệu phản ánh thu nhập, chi phí và lợi nhuận của công ty.
Một tài liệu quan trọng khác là một báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nguồn này phản ánh thu nhập tài chính của công ty tương quan với các nguồn, cũng như các khoản thanh toán của công ty liên quan đến các lĩnh vực chi phí chính - cũng liên quan đến một giai đoạn cụ thể. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có thể cho thấy mọi thứ đang diễn ra như thế nào trong công ty về kết quả hiện tại trong sản xuất, trong lĩnh vực thanh khoản. Tài liệu này cho phép bạn đánh giá uy tín tín dụng của công ty. Nguồn trong câu hỏi có thể hữu ích cho cả quản lý của công ty và chủ sở hữu của nó.
Chúng tôi đã xem xét các loại báo cáo quản lý chính - báo cáo thu nhập, bảng cân đối, cũng như dữ liệu ghi lại dữ liệu về dòng tiền, tất nhiên, có thể được bổ sung bằng các nguồn khác. Chúng có thể giống với những gì chúng tôi đã nghiên cứu và dựa trên các cách tiếp cận khác nhau về cơ bản để biên soạn.
Báo cáo những thách thức
Vì vậy, chúng tôi đã nghiên cứu báo cáo quản lý là gì, nó khác với kế toán hay tài chính như thế nào, chúng tôi đã làm quen với quy trình hình thành nó. Nó cũng sẽ hữu ích để xem xét những khó khăn có thể đi kèm với việc biên soạn của nó.
Theo các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý kinh doanh, vấn đề quan trọng nhất của quy trình báo cáo được đề cập là sự thiếu trung thành với tài liệu liên quan về phía nhân viên của công ty, và trong một số trường hợp cũng là quản lý và chủ sở hữu hàng đầu. Nhân viên của công ty - kế toán, nhân viên của các trang web sản xuất - không phải lúc nào cũng coi báo cáo quản lý là một tài liệu nên được dành thời gian, điều này có ý nghĩa để tiêu tốn năng lượng. Các doanh nghiệp, như bạn biết, đã có nghĩa vụ nộp các tài liệu chính thức cho các cơ quan nhà nước, việc soạn thảo trong đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng.
Một vị trí tương tự, khi báo cáo quản lý không được coi là điều đáng chú ý, cũng có thể được nắm giữ bởi các nhà quản lý và chủ sở hữu hàng đầu, như chúng tôi đã lưu ý ở trên. Nhiều nhà lãnh đạo, theo các chuyên gia, coi các tài liệu được đề cập là một loạt các phương pháp quản lý sai lệch, đặc biệt là nếu bạn cần đánh lạc hướng sự chú ý từ các chỉ số sản xuất không nổi bật nhất.
Làm thế nào để giải quyết một vấn đề tương tự? Các nhà phân tích khuyên nên bắt đầu với mức độ lãnh đạo. Nó sẽ được chứng minh hợp lý hơn cho các nhà quản lý quan tâm ngay từ đầu trong việc chuẩn bị các báo cáo quản lý, để họ lần lượt hình thành các hành vi pháp lý cần thiết của địa phương, theo đó các nhân viên khác sẽ phải hỗ trợ trong việc hình thành các tài liệu liên quan.
Một khó khăn khác đặc trưng cho giải pháp của vấn đề đang nói đến là cần phải liên tục phát triển các cách tiếp cận mới để giải thích các số liệu có trong báo cáo. Điều này có thể chủ yếu là do những thay đổi trong cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Trong trường hợp báo cáo tài chính kế toán, như chúng ta biết, không cần giải thích các số liệu. Do đó, có thể sử dụng các hình thức tiêu chuẩn hóa trong đó các chỉ số tương ứng được ghi lại.
Báo cáo quản lý của tổ chức, lần lượt, giải quyết một số vấn đề khác. Nó là cần thiết, trước hết, bởi chính công ty, chứ không phải bởi các cơ quan chính phủ, như trường hợp với các chỉ số tài chính và kế toán. Nếu việc giải thích các con số trong báo cáo quản lý cho một cơ cấu sản xuất nhất định trong một giai đoạn nhất định đóng vai trò tích cực, thì không đảm bảo rằng nó sẽ hữu ích như nhau với điều kiện là các đặc điểm của các quy trình kinh doanh nhất định đã thay đổi. Nhiều khả năng, trình biên dịch các tài liệu báo cáo sẽ phải cải thiện phương pháp giải thích khi công ty thay đổi trong phạm vi hoạt động sản xuất. Điều này có thể đòi hỏi nhiều thời gian - cả cá nhân và đồng nghiệp của anh ấy, người mà anh ấy có thể chuyển lời khuyên, ý kiến hoặc một số chỉ số phụ trợ phản ánh kết quả của công ty, để hiểu cách cải thiện cách tiếp cận cách giải thích các con số.
Vấn đề này có thể được giải quyết, một lần nữa, thông qua giao tiếp định kỳ với các đồng nghiệp dưới hình thức các cuộc họp, chủ đề là xem xét các chỉ số sản xuất hiện tại, cũng như phát triển các biện pháp để cải thiện chúng, bao gồm thông qua giới thiệu các phương pháp báo cáo mới, như quản lý.Trong bối cảnh các phương pháp tích cực để tối ưu hóa các chỉ số sản xuất, nhiều khả năng sẽ được các nhân viên công ty cảm nhận tích cực.
