Nhiều người nói chuyện qua điện thoại. Người kinh doanh đang nói chuyện. Tỷ lệ cuộc trò chuyện qua điện thoại mỗi ngày đôi khi lớn hơn đáng kể so với mắt. Quan sát nghi thức điện thoại! Đây là một quy tắc rất quan trọng. Bạn là một người lịch sự, phải không? Có bạn đi.
Nhấc điện thoại lên. Họ gọi cho bạn!
Khi điện thoại đổ chuông, chúng tôi sẽ tự động nhấc điện thoại và trả lời "Xin chào!" Thông thường.
Điều này có đủ để bắt đầu một cuộc trò chuyện?
Chúng ta hãy xem những gì nghi thức điện thoại nói.
Trước hết, chúng tôi vẽ một đường phân chia giữa các liên hệ kinh doanh và cá nhân.
Khoảnh khắc kết hợp tất cả các cuộc trò chuyện là sự lịch sự, kiềm chế và sở hữu một giọng nói.
Người đối thoại của bạn không thể nhìn thấy những gì bạn đang làm ở phía bên kia của thiết bị cầm tay. Nhưng ngữ điệu nhỏ nhất đưa ra sự cáu kỉnh, thù địch, đau buồn và những cảm xúc khác.
"Xin chào" theo cách kinh doanh
Họ gọi cho bạn trên điện thoại công việc của bạn. Không lấy điện thoại sau tiếng bíp đầu tiên. Điều này có thể tạo ấn tượng về người gọi cho bạn mà đơn giản là bạn không có việc gì khác để làm ngoài việc trả lời điện thoại. Đây không chỉ là danh tiếng của bạn. Một cuộc trò chuyện sẽ để lại ấn tượng về uy tín của toàn bộ tổ chức. Trả lời bằng cách chờ hai hoặc ba vòng phát ra âm thanh. Nhưng không có trường hợp nào hơn. Các quy tắc về nghi thức điện thoại không cho phép theo cách này để thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người đó.
Ngay lập tức bắt đầu một cuộc trò chuyện với tên công ty không được khuyến khích. Chào người gọi là cụm từ trung lập tốt nhất "Chúc một ngày tốt lành!" Thời gian này trong ngày được coi là ngày làm việc chính. Trong các trường hợp khác, bạn có thể sử dụng kháng cáo "Xin chào!"
Một điều kiện tiên quyết cho một cuộc trò chuyện kinh doanh là tham gia lời chào của cái gọi là danh thiếp kinh doanh bằng giọng nói. Đây có thể là tên của tổ chức hoặc dữ liệu cá nhân của bạn - vị trí, tên và họ.
Lý tưởng nhất là cách chào hỏi sẽ như thế này: Chào buổi chiều! Công ty "Mặt trời"! "Hoặc" Chúc một ngày tốt lành! Công ty "Mặt trời". Người quản lý Olga Sergeeva.
Một câu trả lời được sắp xếp tốt cho cuộc gọi sẽ bắt đầu một cuộc trò chuyện dễ chịu thành công. Nó sẽ tạo ra một ấn tượng tốt về tổ chức, nhấn mạnh địa vị của nó và tạo sự vững chắc. Đó luôn là một niềm vui để đối phó với những người có học. Do đó, ấn tượng được tạo ra sẽ có thể đóng một vai trò quan trọng trong hợp tác trong tương lai.
Cá nhân "Xin chào!"
Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện với một người bạn hoặc một người bạn như bạn muốn, thì bạn đã nhầm. Tốt hơn là bắt đầu bất kỳ cuộc gọi đến điện thoại cá nhân của bạn với mong muốn của một ngày đắt tiền và bản trình bày của riêng bạn.
Bằng cách này, bạn tự bảo vệ mình khỏi lãng phí thời gian giải thích nếu người gọi gọi nhầm số của bạn. Khi bạn được gọi về một vấn đề cá nhân trong giờ làm việc, một bài thuyết trình chính thức sẽ đặt ra âm điệu cho cuộc trò chuyện chung, nghĩa là bạn sẽ nói rõ với người đó rằng không có cách nào để tiến hành các cuộc hội thoại trống rỗng vào lúc này. Và đây chỉ là một biểu hiện của cách cư xử tốt và lịch sự, được giải thích bởi các quy tắc của một cuộc trò chuyện qua điện thoại.
Khi bạn gọi
Nó có vẻ đơn giản hơn, quay số và đặt ra bản chất của cuộc trò chuyện. Nhưng nhiều người đã thấy từ kinh nghiệm rằng khi bạn bắt đầu cuộc trò chuyện, vì vậy nó sẽ phát triển. Một cuộc gọi kinh doanh sẽ là khởi đầu của sự hợp tác thành công hay không phụ thuộc vào những khoảnh khắc đầu tiên của cuộc trò chuyện. Điều tương tự có thể được nói về liên hệ cá nhân. Dành nửa giờ để giải thích ai đang gọi và vì lý do gì, hoặc giải thích bản chất trong một vài phút, nó sẽ rõ ràng từ kháng cáo ban đầu.
Cuộc gọi kinh doanh
Bạn đã quay số công ty và nhận được phản hồi lời chào tiêu chuẩn. Bạn cũng cần giới thiệu bản thân.Nếu bạn đại diện cho một tổ chức, cho biết tên của nó và vị trí của bạn. Tiếp theo, tóm tắt bản chất của kháng cáo. Bạn nên tôn trọng giờ làm việc của người khác và không dành thời gian cho những lời giải thích không nhất quán. Giả sử một cuộc trò chuyện dài, đừng quên hỏi liệu có thuận tiện để nói chuyện với người đã nhấc điện thoại bây giờ không. Có lẽ bạn nên chuyển cuộc trò chuyện sang thời gian thuận tiện hơn.
Các quy tắc của cuộc gọi điện thoại nói rằng không có câu đối với những cụm từ chào như vậy. Nó làm phiền bạn ..., bạn thấy đấy, những gì mà vấn đề ... thì, không có gì nếu tôi làm phiền bạn ... "Xin chào" của bạn trong trường hợp này nên được tuân theo nhân phẩm, mà không cần phải làm mờ mắt. Sau đó, bạn có thể tin tưởng vào một cuộc trò chuyện hữu ích và tự trọng. Sau phần trình bày cá nhân, bạn có thể nói, Hãy giúp tôi giải quyết câu hỏi này ...., Hãy nói cho tôi biết, xin vui lòng ...
Gọi cá nhân cho bạn bè hoặc người thân
Chào bạn thân. Bạn khỏe không? LỚN - Tất nhiên, với người thân, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện như thế. Nhưng nó sẽ đúng hơn để giới thiệu bản thân. Đặc biệt nếu bạn đang kêu gọi một doanh nghiệp cụ thể, và không chỉ để trò chuyện. Đầu tiên, bạn có thể quay số số bạn bè không đúng lúc. Một người bận rộn, đang ở nơi làm việc hoặc một cuộc họp kinh doanh, đang tham gia vào các vấn đề cá nhân. Thứ hai, hãy tưởng tượng rằng số của bạn chỉ đơn giản là không được xác định và giọng nói dường như không quen thuộc do truyền thông chất lượng kém. Để không đặt bản thân và bạn bè vào tình thế khó xử, hãy gọi cho mình.
Tiếp tục cuộc trò chuyện
Trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào, bạn phải chú ý đến người đối thoại. Làm thế nào để bắt đầu một cuộc trò chuyện qua điện thoại là một kỹ năng tuyệt vời, nhưng việc tiếp tục nó có tầm quan trọng rất lớn.
Tiếp tục kinh doanh
Bạn là người khởi xướng cuộc gọi. Vì vậy, bạn có một vấn đề cụ thể mà bạn muốn giải quyết trong cuộc trò chuyện. Chuẩn bị trước một danh sách các câu hỏi mà bạn quan tâm, để không đi lạc bên lề và không lãng phí thời gian làm việc của người khác. Lắng nghe cẩn thận người bạn đang nói chuyện. Cố gắng phác thảo các câu trả lời, điều này sẽ giúp tránh hỏi lại.
Trong một cuộc trò chuyện, kết nối bị mất? Gọi lại nếu bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện. Bạn cũng phải kết thúc cuộc trò chuyện. Hãy chắc chắn để cảm ơn người bạn đang nói chuyện. Một kết thúc dễ chịu, tất nhiên, sẽ là một ngày tốt.
Nếu họ gọi cho bạn, hãy lắng nghe cẩn thận yêu cầu. Đừng quên duy trì sự chú ý vào cuộc trò chuyện với các cụm từ. Có, tất nhiên ..., tôi hiểu bạn ..., chúng tôi sẽ cố gắng giúp ... Người đối thoại sẽ cảm thấy tự tin và sẽ có thể phác thảo vấn đề. Khi cuộc trò chuyện đe dọa kéo ra, hãy chủ động, giúp hướng cuộc trò chuyện đi đúng hướng.
Trước khi hoàn thành, hãy kiểm tra với người đối thoại nếu anh ta nhận được tất cả các câu trả lời. Nếu bạn không thể giúp anh ta nhờ các nhiệm vụ chính thức khác, hãy nói cho anh ta biết liên hệ của một nhân viên có thẩm quyền trong một chủ đề nhất định.
Cuộc trò chuyện qua điện thoại cá nhân
Trong các cuộc trò chuyện cá nhân, tình hình đơn giản hơn. Nhưng ở đây, nghi thức điện thoại đưa ra một số khuyến nghị. Ví dụ, một người bạn / bạn gái gọi cho bạn vào một thời điểm bất tiện với mong muốn trò chuyện tuyệt vời. Đối với những trường hợp như vậy, có một cuộc gọi điện thoại tiêu chuẩn: "Xin lỗi, bây giờ tại cuộc họp ..." hoặc "Tôi có một cuộc họp rất quan trọng, tôi sẽ gọi lại cho bạn sau ...". Bạn có thể thêm, tôi hiểu rằng điều này rất quan trọng. Tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay khi tôi nhận được ... Đối với người đối thoại, đây sẽ là một chỉ báo cho thấy bạn không bỏ qua vấn đề của anh ta. Vì vậy, sẽ không có những lời lăng mạ không cần thiết. Nhân tiện, cố gắng gọi lại nếu bạn đã hứa.
Quy tắc chung cho các cuộc gọi điện thoại
Quy tắc nghi thức điện thoại không được phát minh từ trần nhà. Đó là những quan sát của các nhà tâm lý học, kinh nghiệm thực tế, phân tích dựa trên kết quả của nhiều cuộc trò chuyện. Có những hành động nhất định mà nghi thức chào đón hoặc từ chối. Chúng tôi sẽ thu thập một số trong số họ trong một bản ghi nhớ nhỏ.
- Đừng nói to cá nhân ở những nơi công cộng và tại nơi làm việc. Bạn đặt người khác vào thế khó xử, buộc bạn phải lắng nghe những chi tiết thân mật trong cuộc sống của bạn, điều này không liên quan đến họ.
- Không bật điện thoại trên loa ngoài nếu bạn chưa cảnh báo người đối thoại về việc này. Một tình huống như vậy có thể tạo ra hiệu ứng bất lợi. Nhưng trước hết, đây là một biểu hiện của sự tôn trọng đối với người ở đầu dây bên kia.
- Cẩn thận chọn nhạc chuông của bạn. Ít gây hấn hơn, bởi vì những người có hệ thống thần kinh yếu có thể ở gần đó.
- Tắt âm thanh trên điện thoại trong khi tại các cuộc họp, cuộc họp, trong các tổ chức văn hóa và cả ở những nơi yêu cầu như vậy được quy định bởi các quy tắc ứng xử.
- Không kết hợp trò chuyện qua điện thoại và ăn uống. Điều này làm cho sự hiểu biết trở nên khó khăn, thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người đối thoại.
- Hãy cẩn thận khi bạn có kế hoạch thực hiện cuộc gọi. Sáng sớm, tối muộn - điều này, như bạn biết, không phải là thời gian tốt nhất để nói chuyện với ngay cả người thân nhất. Bạn chỉ có thể gọi vào những thời điểm như vậy về những vấn đề khẩn cấp nhất. Đừng quên điều đó.
Ít kết luận
Bây giờ bạn biết nghi thức điện thoại. Gọi đúng giờ. Hãy lịch sự. Có một cuộc gọi điện thoại tốt và tâm trạng tốt!
