Thông tin thương mại là sự kết hợp giữa thông tin và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, quan hệ bên ngoài và bên trong, công nghệ sản xuất và phạm vi sản phẩm, cũng như các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Những gì liên quan đến thông tin thương mại
Nếu không có sự cung cấp có hệ thống và thường xuyên của tổ chức với tất cả các loại dữ liệu, công việc của nó sẽ trở nên bất khả thi. Thông tin sau đây được gọi là thông tin thương mại:
- dữ liệu về môi trường bên ngoài của doanh nghiệp (thị trường, tiêu chuẩn lập pháp, cũng như các hoạt động của đối thủ cạnh tranh);
- thông tin nội bộ (về hoạt động sản xuất, dự trữ, cũng như các nút thắt cổ chai);
- thông tin về người tiêu dùng của tổ chức các sản phẩm và dịch vụ của cộng đồng (khả năng tài chính của họ, cũng như độ tuổi, quốc gia, thành phần địa lý, v.v.);
- thông tin về đối thủ cạnh tranh, cụ thể là phạm vi sản phẩm, phương thức bán hàng và chính sách giá;
- thông tin về hàng hóa và dịch vụ được bán trên thị trường (thành phần định tính, định lượng, cũng như chi phí);
- dữ liệu giá thị trường;
- thông tin về các kênh bán hàng và phân phối sản phẩm, cũng như các cơ chế để đưa chúng đến nhà cung cấp cuối cùng;
- tài liệu quảng cáo, cũng như thông tin về hiệu quả của chúng.
Thành phần chính
Các thành phần sau đây của thông tin thương mại có thể được phân biệt:
- kinh doanh (đề cập đến làm việc với các đối tác);
- khoa học kỹ thuật (mô tả đổi mới và công nghệ sản xuất);
- sản xuất (kế hoạch và chỉ tiêu thực tế của sản lượng);
- quản lý (tổ chức quản lý doanh nghiệp);
- tiếp thị (thông tin thị trường);
- tài chính (dòng tiền).
Phân phối thông tin thương mại
Thông tin trong các hoạt động thương mại có thể được phổ biến theo hai cách chính:
- thông qua các ấn phẩm định kỳ - dưới dạng tạp chí và danh mục chuyên ngành (điều đáng chú ý là chúng cần được cập nhật liên tục khi tình hình trong doanh nghiệp thay đổi);
- bằng cách tạo cơ sở dữ liệu điện tử, có thể chứa cả thông tin toàn diện cho từng doanh nghiệp và chi tiết hóa các lĩnh vực riêng lẻ trong hoạt động thương mại của họ.
Điều quan trọng là phải hiểu rằng thông tin thương mại bao gồm cả dữ liệu công khai và riêng tư. Đầu tiên bao gồm chi tiết liên lạc của tổ chức, tên của các nhà lãnh đạo, các lĩnh vực sản xuất và các hoạt động khác, cũng như thông tin về một số tài sản. Đối với dữ liệu được phân loại, chúng được xác định bởi hình thức tổ chức của doanh nghiệp (đây có thể là thông tin về các khoản vay, thỏa thuận hợp tác, công nghệ sản xuất, v.v.) và không thể phổ biến.
Các loại thông tin thương mại
Thông tin của một tổ chức thương mại được chia thành nhiều loại:
- mở dữ liệu công khai (điều này có thể bao gồm thông tin đăng ký và liên hệ của tổ chức, hoạt động của tổ chức, cũng như phạm vi sản phẩm hoặc danh sách các dịch vụ được cung cấp và các điểm khác mà ban quản lý công ty không cho là cần thiết để che giấu);
- thông tin dành cho các cơ quan quản lý (chúng tôi đang nói về một loạt các hình thức báo cáo);
- chỉ quản lý trực tiếp của công ty và một nhóm nhân viên hạn chế mới có quyền truy cập vào thông tin được phân loại (điều này đề cập đến công nghệ sản xuất và vật liệu được sử dụng, quan hệ hợp đồng, cũng như các thông tin khác là bí mật thương mại).
Vai trò của thông tin thương mại
Thông tin thương mại phải đáng tin cậy và phù hợp để đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp và đặc biệt - liên kết quản lý của nó. Nó cho phép bạn đánh giá chính xác tình hình hiện tại và có biện pháp thích hợp.Trong điều kiện hiện đại, thông tin thương mại có giá trị đặc biệt, bởi vì nó được đặc trưng bởi một số lợi thế:
- làm cho nó có thể liên tục phân tích tình hình kinh tế và sản xuất;
- được sử dụng trong việc chuẩn bị các kế hoạch, dự báo, cũng như ở giai đoạn kiểm soát; tiếp nhận kịp thời các thông tin đáng tin cậy mang lại cho tổ chức một số lợi thế cạnh tranh;
- cho phép bạn tìm hiểu thái độ đối với công ty từ cả khách hàng và đối tác và đối thủ cạnh tranh;
- giám sát liên tục tình hình trong môi trường bên trong và bên ngoài;
- một lượng thông tin đầy đủ về công ty trong phạm vi công cộng sẽ cải thiện hình ảnh của nó và tăng mức độ tin cậy;
- cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh kịp thời cho các mục tiêu chiến lược của tổ chức; giảm nguy cơ mất mát.
Nguồn thông tin thương mại
Thông tin thương mại có thể được lấy từ các nguồn sau:
- nghiên cứu tiếp thị (có thể được thực hiện độc lập và bạn cũng có thể sử dụng thông tin được cung cấp bởi các đối tác và nhà thầu);
- tài liệu nội bộ của công ty (các loại báo cáo, cũng như các tài liệu hiện hành được ban hành để xác nhận thực hiện các hoạt động sản xuất);
- nguồn bên ngoài (thông tin thống kê của các dịch vụ đặc biệt, các tổ chức và cơ quan, được công bố trong các ấn phẩm định kỳ và thuộc phạm vi công cộng).
Phân loại thông tin thương mại
Điều đáng chú ý là thông tin thương mại khá không đồng nhất. Về vấn đề này, phân loại sau đây đã được phát triển:
- Dựa trên thời gian:
- hồi cứu (cho phép bạn đánh giá tình huống đã xảy ra trong các giai đoạn trước để điều chỉnh các kế hoạch trong tương lai);
- hiện tại (đưa ra ý tưởng về kết quả hoạt động hiện tại);
- dự báo (xác định trạng thái ước tính của tổ chức trong các giai đoạn tương lai).
- Về giai đoạn ra quyết định quản lý:
- nêu rõ (mô tả tình hình hiện tại tại toàn bộ doanh nghiệp, cũng như trong các đơn vị riêng lẻ);
- giải thích (cần thiết để hiểu các yếu tố dẫn đến một tình huống cụ thể);
- có kế hoạch (đưa ra ý tưởng về tình trạng tương lai của doanh nghiệp);
- kiểm soát (cho phép bạn đánh giá sự tuân thủ của các chỉ số hiện tại với khai báo).
- Trong phạm vi:
- chung (chứa dữ liệu về toàn bộ doanh nghiệp);
- local (mô tả trạng thái của các cấu trúc và đơn vị riêng lẻ của tổ chức).
- Phù hợp với mục đích:
- kế hoạch (được sử dụng để xác định các chỉ số trong tương lai);
- kế toán (ghi vào tài liệu để khắc phục tình trạng hiện tại);
- tài liệu tham khảo quy định (được sử dụng để đưa quy trình sản xuất theo quy tắc);
- thống kê (cho phép bạn theo dõi sự năng động của các chỉ số trong vài giai đoạn vừa qua);
- tiếp thị (mô tả tình hình trên thị trường).
- Theo tần suất nhận:
- rời rạc (đến với một chu kỳ nhất định);
- episodic (hành động tại một thời điểm, nếu cần thiết);
- liên tục (dùng để theo dõi tình hình hiện tại).
Thông tin thương mại và bí mật thương mại
Có một loại dữ liệu riêng biệt không thể phổ biến, nhưng chỉ có thể được sử dụng bởi một nhóm nhân viên hạn chế. Đây là một danh mục như thông tin thương mại bí mật. Đây là thông tin tài liệu, quyền truy cập bị hạn chế không chỉ bởi điều lệ nội bộ của công ty, mà còn bởi các tiêu chuẩn lập pháp.
Điều đáng chú ý là các khái niệm như thông tin thương mại và bí mật thương mại không thể được đánh đồng. Thứ hai được bảo vệ bởi các hành vi pháp lý quy định. Chúng ta có thể nói rằng luật pháp tiểu bang cho phép một doanh nhân có quyền phân loại một số thông tin về các hoạt động của tổ chức của mình.Điều này là do việc xuất bản một số dữ liệu có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng về vật chất. Do đó, chúng ta có thể nói rằng một bí mật thương mại mang một giá trị và lợi ích nhất định cho doanh nhân miễn là nó không được các bên thứ ba biết đến. Tuy nhiên, việc che giấu của họ không nên gây hại cho xã hội.
Thông tin bí mật thương mại
Các loại dữ liệu sau đây có thể được phân loại là bí mật thương mại:
- thông tin khoa học kỹ thuật (công nghệ sản xuất, thiết kế thiết bị, phát minh, bằng sáng chế, sản phẩm phần mềm, phương pháp tổ chức công việc tại doanh nghiệp; kế hoạch công nghệ);
- thông tin công nghệ (bản vẽ thiết kế, công thức hóa học, kế hoạch sản xuất và đầu ra);
- thông tin tài chính (thuật toán giá, lợi nhuận nhận được từ bán sản phẩm, hoạt động ngân hàng và dòng tài chính);
- thông tin kinh doanh (điều khoản và điều kiện của hợp đồng và hợp đồng, vấn đề tổ chức, thông tin về nhà thầu, thư tín thương mại).
Điều gì không thể là bí mật thương mại
Các thông tin kinh doanh sau đây không thể được phân loại là bí mật:
- tài liệu liên quan đến cử tri, cũng như giấy chứng nhận đăng ký và giấy phép;
- báo cáo tài chính được nộp cho thuế và các cơ quan quản lý khác, cũng như dữ liệu cho thấy khả năng thanh toán;
- thông tin về số lượng, cơ cấu và thành phần nhân sự, cũng như mức thù lao và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn của nó;
- dữ liệu về việc bán các sản phẩm nguy hiểm tiềm tàng cho con người, cũng như các tài liệu xác nhận tuân thủ luật chống độc quyền
- dữ liệu về việc các quan chức có tham gia vào các hoạt động kinh doanh hay không.
Bảo vệ thông tin thương mại
Để ngăn chặn sự lây lan của dữ liệu bí mật, doanh nghiệp sử dụng một số phương tiện nhất định. Việc bảo vệ sau đây có thể được cung cấp cho thông tin thương mại:
- xây dựng các hướng dẫn cụ thể giải thích cho nhân viên các tính năng và quy tắc làm việc với dữ liệu;
- bổ nhiệm người chịu trách nhiệm duy trì bí mật thương mại;
- việc tạo ra một hệ thống kiểm soát theo đó công nhân sẽ được phép truy cập vào dữ liệu nhất định;
- một thời điểm bắt buộc là việc ký các tài liệu về việc không tiết lộ bí mật thương mại với mỗi nhân viên;
- giới thiệu hệ thống khuyến khích bổ sung cho nhân viên xử lý dữ liệu được phân loại;
- tự động hóa hệ thống bảo mật thông tin;
- kiểm soát liên tục bởi quản lý.
Phương pháp vô đạo đức để có được thông tin thương mại
Tập hợp dữ liệu về môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp là thông tin thương mại. Một số doanh nghiệp có thể cố gắng để có được nó bằng các phương pháp không trung thực:
- phổ biến dữ liệu bởi chính nhân viên (cố ý hoặc vô ý);
- tống tiền quản lý hoặc nhân viên có quyền truy cập vào dữ liệu liên quan;
- câu hỏi khiêu khích hoặc dẫn đầu trong các hội nghị hoặc thuyết trình;
- trộm cắp danh tính;
- giám sát bí mật (độc lập, với sự giúp đỡ của nhân viên hoặc thông qua thiết bị đặc biệt);
- tuyển dụng nhân viên từ một công ty cạnh tranh;
- hối lộ nhân viên;
- nghe lén hoặc chặn tin nhắn.
Kết luận
Việc sử dụng thông tin thương mại phần lớn quyết định hoạt động hiệu quả của công ty. Đây là một bộ thông tin đầy đủ về các hoạt động của doanh nghiệp, được người đứng đầu sử dụng để đưa ra quyết định quản lý, cũng như người dùng bên ngoài để làm quen với tổ chức.
Điều đáng chú ý là thông tin thương mại có thể vừa mở (có thể truy cập được cho mọi người, không có ngoại lệ) và đóng (chỉ có thể được sử dụng bởi một nhóm người nhất định).Đồng thời, pháp luật quy định rõ ràng danh sách dữ liệu không thể phân loại. Đối với việc che giấu những sự thật nhất định, nó không nên gây hại cho xã hội.
Để bảo vệ thông tin thương mại, tổ chức thực hiện các biện pháp nhất định. Vì vậy, vòng tròn của những người có quyền truy cập vào nó bị hạn chế, và một thỏa thuận được ký kết với nhân viên về sự không phù hợp của việc tiết lộ. Trách nhiệm được tiết lộ để tiết lộ dữ liệu bí mật. Tự động hóa hệ thống bảo mật thông tin bằng công nghệ máy tính hiện đại là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, quản lý cũng phải đích thân theo dõi vấn đề này.
