Một đề xuất thương mại là công cụ được sử dụng thường xuyên nhất trong công việc. Nó được sử dụng trong sự hợp tác với cả các đối tác trong tương lai và hiện tại. Có nhiều loại đề nghị thương mại.
Theo các hoạt động của doanh nghiệp, lượng thông tin này hoặc lượng đó được lựa chọn để xem xét bởi các khách hàng tiềm năng, phong cách và cấu trúc của sự hình thành tài liệu. Tiếp theo, một số lời khuyên sẽ được trình bày về cách đưa ra đề xuất thương mại đúng. Bài viết cũng sẽ xem xét những sai lầm chính của nhân viên khi hình thành cấu trúc của tài liệu và điền thông tin vào đó.
Thông tin chung
Nghiên cứu câu hỏi làm thế nào để viết một đề xuất thương mại, một mẫu trong đó được trình bày dưới đây, bạn nên làm quen với các yêu cầu tối thiểu để đăng ký. Trước hết, tài liệu phải dễ đọc. Một đề xuất thương mại cho sự hợp tác về kích thước, theo quy định, không vượt quá một trang A4. Vì lý do này, điểm nhấn chính trong công việc là về nội dung.
Khuyến nghị
Làm thế nào để thực hiện một đề nghị thương mại? Dĩ nhiên, một mẫu điền vào một loại giấy cụ thể có thể hiển thị rất rõ cấu trúc của một tài liệu được định dạng tốt. Tuy nhiên, tiêu chuẩn không nên luôn luôn được áp dụng. Mỗi đề nghị thương mại có những đặc điểm riêng.
Sau đây là một số mẹo và đề xuất mà bạn có thể thực hiện chính xác tài liệu này. Để xây dựng chính xác bất kỳ đề xuất thương mại nào (để cung cấp hàng hóa, vận chuyển, thực hiện bất kỳ hoạt động nào, v.v.), cần lưu ý các điểm sau:
- Tài liệu này sẽ được nghiên cứu trong thời gian không có thời hạn. Theo đó, việc làm rõ một số điểm và bình luận về những điểm tối nghĩa là không thể. Thành phần chính của sự thành công của một đề xuất thương mại là sự rõ ràng trong cách trình bày của nó. Tài liệu cần được làm rất rõ ràng để loại trừ khả năng hiểu lầm và mơ hồ. Một giải pháp tốt sẽ là yêu cầu người ngoài đọc nó và tìm ra những điều không rõ ràng với anh ta.
- Một tài liệu được viết tốt nên đưa ra giải pháp cho vấn đề. Vì vậy, một báo giá cho việc cung cấp hàng hóa không nên quảng cáo sản phẩm. Nó cần cung cấp những cách hiệu quả để tăng doanh thu và giảm chi phí. Cần phải tiết lộ chủ đề thu hút nhiều khách hàng hơn và sự hài lòng chất lượng cao về nhu cầu của họ. Bạn cũng nên quan tâm đến hiệu quả của nhân viên hoặc giảm nhân viên. Chỉ có một đề nghị thương mại tập trung vào giải quyết các vấn đề của khách hàng là có hiệu quả.
- Khi biên dịch một tài liệu như vậy, lỗi ngữ pháp không thể được cho phép. Hiện nay, có nhiều dịch vụ tự động kiểm tra chính tả. Theo đó, một đề xuất thương mại không biết chữ, trong đó có nhiều lỗi, chỉ cho thấy một. Một công ty như vậy cho phép sơ suất liên quan đến công việc và hợp tác với các đối tác của mình. Đây không phải là một ý tưởng nên được truyền đạt cho khách hàng tiềm năng.Trước hết, bạn nên tự đọc lại văn bản nhiều lần và sau đó đưa cho người khác để xác minh.
- Giấy tờ đóng một vai trò lớn trong nhận thức. Tường thuật không nên hỗn loạn, nhưng có cấu trúc. Tiêu đề cần được làm nổi bật. Các yếu tố ngữ nghĩa liên kết với nhau cần được nhóm thành các đoạn riêng biệt. Mỗi yếu tố của văn bản nên được kết nối trực quan với phần còn lại.
- Đừng biến lời đề nghị của bạn thành thư rác. Lựa chọn tốt nhất sẽ là kiểm tra sơ bộ với các đối tác tiềm năng nếu họ muốn giải quyết. Ví dụ, nếu một công ty quan tâm đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ đó, họ sẽ tìm cách mua chúng từ các nguồn tốt nhất. Một cuộc gọi sơ bộ cũng có thể có tác động tích cực đến tình hình. Đó là một cơ hội tuyệt vời để liên hệ với khách hàng tiềm năng một lần nữa. Trong trường hợp lợi ích chung, nên có một cuộc hẹn để đàm phán.
Kế hoạch
Nói về cách thực hiện một đề xuất thương mại, cần đặc biệt chú ý đến cấu trúc. Để tạo điều kiện cho nhiệm vụ, bạn nên sử dụng một kế hoạch cụ thể. Tùy thuộc vào loại hoạt động của doanh nghiệp, một số mặt hàng có thể được điều chỉnh. Các thông tin đồ sộ nhất được cung cấp có thể được coi là một đề xuất kỹ thuật và thương mại.
Định nghĩa mục tiêu
Sau khi đề xuất được đưa ra, cần phải đạt được sự phân phối tối đa giữa các khách hàng tiềm năng. Đôi khi các tài liệu như vậy được sử dụng để cung cấp thông tin liên quan sau khi kết thúc cuộc họp cá nhân hoặc cuộc trò chuyện qua điện thoại. Hai chiến lược có thể được theo sau.
Thứ nhất: nhập vào tài liệu tất cả các thông tin về hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, hy vọng rằng ít nhất một số trong số họ sẽ thu hút khách hàng tiềm năng. Thứ hai: để thiết lập chính xác nhu cầu của các đối tác và để đáp ứng họ càng nhiều càng tốt. Dựa trên những điều đã nói ở trên, cần quyết định để biên soạn một đề nghị thương mại.
Thu thập thông tin đúng
Sau khi xác định mục tiêu, bạn nên bắt đầu chuẩn bị các thông tin cần thiết sẽ được đưa vào nội dung của tài liệu. Khi xây dựng một đề xuất thương mại cho công việc xây dựng, bạn không nên cố gắng bao gồm tất cả các thông tin được thu thập trong đó. Bạn nên tập trung vào một lượng nhỏ thông tin liên quan. Một lượng lớn thông tin không cần thiết sẽ không mang lại bất kỳ lợi ích nào. Cô ấy sẽ đánh lạc hướng khách hàng tiềm năng từ điều chính. Trong trường hợp này, nhiệm vụ chính là truyền đạt thông tin về hàng hóa và dịch vụ được cung cấp. Tuân thủ quy tắc này sẽ là một bước nữa để đạt được mục tiêu.
Tùy chọn để giải quyết vấn đề
Điều quan trọng là xác định rõ những câu hỏi mà khách hàng tiềm năng muốn nhận câu trả lời. Xây dựng một đề nghị thương mại để cung cấp dịch vụ, cần mô tả giải pháp cho các vấn đề trong đó các đối tác sẽ giúp một hoặc một hoạt động khác. Việc thực hiện đoạn này là cần thiết cho việc đạt được thành công của mục tiêu. Một đề nghị thương mại cho việc cung cấp các dịch vụ không thể được sử dụng để giải quyết bất kỳ vấn đề nào sẽ bị bỏ đi.
Định nghĩa khung giá
Bất kỳ nhà sản xuất nào cũng biết giá trị thực của hàng hóa và dịch vụ của họ. Ở giai đoạn này, bạn nên nhớ mục tiêu của toàn bộ doanh nghiệp. Một số vấn đề mới nổi sẽ phải được giải quyết. Mục tiêu là hợp tác với một nhóm khách hàng mới?
Bán dịch vụ bổ sung cho các đối tác cũ? Tỷ lệ khách hàng có lợi nhuận cao nhất so với khách hàng là gì? Sự kết hợp của tất cả các yếu tố này xác định loại giá, cần được chỉ định khi hình thành một đề nghị thương mại. Các hình thức của tài liệu ngụ ý một phong cách trình bày đặc biệt. Theo quy định, các quy tắc tương tự được áp dụng như đối với thư tín kinh doanh.
Cung cấp thương mại có năng lực. Mô hình cấu trúc
Sau đây là những khuyến nghị để giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất có thể. Điều này sẽ yêu cầu tuân thủ các quy tắc thiết kế nhất định. Đối với một số tổ chức, nó là đủ để thực hiện một báo giá một lần. Ví dụ sau đó được điều chỉnh theo những thay đổi trong doanh nghiệp.
Tiêu đề tài liệu
Tiêu đề thư của công ty là phù hợp nhất để in một đề nghị thương mại. Tài liệu nhất thiết phải chứa "tiêu đề" thích hợp. Địa chỉ, số liên lạc và logo công ty của riêng bạn nên được đặt ở đầu mỗi tờ. Tùy chọn lý tưởng có được nếu cấu trúc này có đầy đủ màu sắc.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng tiêu đề tùy chỉnh hoặc máy in laser màu. Trong trường hợp không có các khả năng như vậy, một phiên bản đen trắng sẽ là đủ. Ngoài ra, thông thường, các tài liệu kinh doanh như vậy được gửi qua e-mail hoặc fax. Cần nhớ rằng một "tiêu đề" như vậy nên có trên mỗi trang của đề xuất thương mại, và không chỉ trên trang đầu tiên.
Số đăng ký và ngày
Trong một số tổ chức, cần phải có kế toán cho tất cả các tài liệu đến và đi. Theo đó, cung cấp thương mại cũng được bao gồm trong thể loại này. Do đó, cần phải tuân theo chỉ dẫn của số đăng ký và ngày.
Hai dòng này được đặt trên trang đầu tiên, thường là từ trên cùng bên trái. Đầu tiên là để đăng ký một đề xuất thương mại của nhân viên bán hàng của công ty, thứ hai là để tiến hành một thủ tục tương tự trong một tổ chức khách hàng.
Điểm đến
Cột này nhằm chỉ ra tên của công ty, địa chỉ bưu chính và điện tử đầy đủ, fax và điện thoại. Thông tin này nằm ở góc trên bên phải của trang đầu tiên. Tất cả các chi tiết liên lạc nên được chỉ định ở dạng đầy đủ. Điều này rất thuận lợi cho công việc tiếp theo với đề xuất thương mại.
Xử lý đúng cách
Điều khoản này cần chỉ ra cho ai báo giá được gửi. Điều này đề cập đến tên và vị trí của người nhận. Chúng phải được chỉ định đầy đủ. Trong một số trường hợp, người nhận không phải là một người cụ thể, mà là quản lý hoặc người đứng đầu một bộ phận. Tuy nhiên, kháng cáo phải có bất kỳ lời đề nghị thương mại. Ví dụ "quý ông thân yêu" là phù hợp nhất trong trường hợp này.
Sự cần thiết phải thể hiện sự tôn trọng
Một đường cong bằng lời nói nhỏ nên được đặt ngay sau khi điều trị. Việc thực hiện đoạn này là bắt buộc. Phải cẩn thận để đảm bảo rằng các cụm từ lịch sự không được lặp lại trong mỗi chữ cái mới, nếu thư tín kinh doanh kéo ra.
Nhân dịp đối thoại
Dòng đầu tiên của kháng cáo phải được tóm tắt liên quan đến việc đề xuất thương mại được đưa ra. Ví dụ: nếu một cuộc họp được tổ chức với các đối tác mà tại đó họ trở nên quan tâm đến tài liệu liên quan, bạn cần chỉ ra như vậy. Điều này nên được thực hiện theo cách mà khách hàng tiềm năng ngay lập tức hiểu được những gì đang bị đe dọa.
Thông tin vị trí
Đoạn này cần tiết lộ ngắn gọn bản chất của các vấn đề chính của đối tác tiềm năng mà đề xuất có thể giải quyết. Điều này sẽ cho phép khách hàng xác định thông tin chính xác và đáng tin cậy mà anh ta đã cung cấp cho người khởi tạo tài liệu. Nó cũng sẽ làm cho nó có thể thiết lập đầy đủ cho dù thông tin được cung cấp được hiểu chính xác. Sau khi đọc phần này của đề xuất thương mại, khách hàng tiềm năng phải bổ sung các điều kiện để giải quyết các vấn đề sắp tới.
Hình thành ứng dụng
Nó phải được chi tiết tất cả các tính toán và chi tiết kỹ thuật của đề xuất thương mại. Thông tin này nên được chứa trong các ứng dụng cần được đánh số. Ở góc trên bên phải của tài liệu nên chỉ ra một liên kết đến chúng.
Các ứng dụng phải được đặt sau khi đề xuất. Số lượng của họ không giới hạn. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là nên bỏ qua kiểm duyệt trong vấn đề này. Trước hết, bạn cần cẩn thận đảm bảo rằng thông tin về các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trong các ứng dụng sẽ dễ hiểu và thú vị đối với khách hàng tiềm năng.
Vấn đề đầu tư
Các khía cạnh giá liên quan đến một mô tả về những lợi thế và lợi ích mà khách hàng tiềm năng có thể sử dụng sau khi đồng ý báo giá. Nếu có một số cách được đề xuất để giải quyết vấn đề của đối tác, chúng ta nên giải thích ngắn gọn về sự khác biệt trong chi phí của họ.
Ngày hết hạn
Khách hàng tiềm năng nên nhận thức đầy đủ rằng đề nghị được gửi không giới hạn. Nhiều tính năng, chẳng hạn như giá cả, điều khoản và điều kiện giao hàng, có thể thay đổi tùy theo tình huống. Khoảng thời gian miễn trừ các tiêu chí đã nêu có thể được đảm bảo phải được xác định chính xác. Ngoài ra, tất cả những lợi thế của việc hợp tác với công ty này nên được tóm tắt. Một đoạn nhỏ của một vài câu sẽ là đủ.
Phản hồi
Đoạn này sẽ chỉ ra ngày chính xác của giao tiếp tiếp theo. Nó cũng là cần thiết để chỉ ra loại kết nối. Ví dụ, nói chuyện qua điện thoại hoặc thư từ qua e-mail. Tốt nhất là không để lại câu hỏi này mà không có sự quan tâm đúng mức và tự mình trả lời, vì bạn nên tự nhắc nhở bản thân. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào liên hệ tiếp theo theo sáng kiến của khách hàng tiềm năng.
Ngày bắt buộc
Thủ tục này nên được thực hiện trong việc chuẩn bị từng đề xuất thương mại. Điều này sẽ góp phần đáng kể vào việc giảm sự xuất hiện của những hiểu lầm khác nhau. Ví dụ, một khách hàng tiềm năng có thể dễ dàng bị nhầm lẫn trong các tài liệu khi liên tục cung cấp thêm thông tin và sửa đổi. Trong trường hợp này, rất khó để thiết lập chính xác những gì có liên quan.
Sự cần thiết của một chữ ký cá nhân
Vào cuối của trích dẫn, một vài giáo trình bằng lời nói nên được thêm vào. Sau đó, bạn cần phải chỉ ra tên và vị trí của bạn. Tiếp theo, bạn cần đặt một chữ ký cá nhân. Nó là một thuộc tính không thể thiếu của loại tài liệu này.
Sự cần thiết của phân trang
Thông thường, một đề nghị thương mại không hoàn toàn phù hợp trên một tờ. Các trang của một tài liệu như vậy phải được đánh số. Điều quan trọng không kém là chỉ ra tổng số của họ. Trong trường hợp này, điều này sẽ giảm đáng kể rủi ro rằng khách hàng tiềm năng sẽ không làm quen với đề xuất thương mại cho đến khi kết thúc do mất một phần của các trang.
Yêu cầu giải phóng mặt bằng
Mỗi đoạn của tài liệu phải bắt đầu bằng một dòng màu đỏ. Được phép tăng khoảng cách giữa chúng. Sử dụng căn chỉnh "theo chiều rộng", bạn có thể đạt được loại văn bản hấp dẫn nhất. Việc sử dụng định dạng phức tạp và phông chữ tùy chỉnh rất không được khuyến khích.
Khi xử lý một tài liệu như vậy, phải kiểm duyệt. Ngoài ra, bạn không nên sử dụng các phông chữ quá nhỏ, nó đáng để sử dụng những phông chữ quen thuộc nhất. Nó tốt hơn không nên quá lạm dụng các yếu tố làm nổi bật văn bản như in đậm và in nghiêng. Chúng phù hợp để nhấn mạnh những điểm quan trọng nhất. Đồng thời, số lượng của họ nên vẫn còn tối thiểu.
Thông tin bổ sung
Mời trực tiếp không nên mất nhiều hơn hai trang. Cần đảm bảo rằng văn bản được phân bổ đều trên cả hai tờ. Bạn không nên cho phép một tình huống như vậy khi một trang được điền đầy đủ, trong khi trang thứ hai chưa đến một phần tư. Bản sắc công ty là lựa chọn tốt nhất để biên soạn một đề xuất kinh doanh.
Ngoài ra, một tình huống thuận lợi sẽ là tiếng vang của nó với thiết kế tương ứng của trang web, tài liệu quảng cáo và sách nhỏ theo chủ đề.Ngày nay, các tiêu chuẩn vân tay màu mới đang ngày càng được áp dụng. Bạn có thể tận dụng tình huống này. Thực hiện một lời đề nghị thương mại trong màu sắc là một ý tưởng khá sáng tạo. Cần cẩn thận để đảm bảo rằng tài liệu được khâu gọn gàng. Quy tắc này phải được tuân thủ với bất kỳ phương thức gửi dữ liệu nào đến khách hàng tiềm năng: cá nhân, qua thư hoặc bằng chuyển phát nhanh.
Những sai lầm thô thiển và phổ biến nhất
1. Gửi tài liệu không phải cho một người cụ thể, nhưng cho một số
Thông thường, phương pháp này có thể chỉ gây ra một phản ứng chậm chạp. Đừng viết một đề xuất thương mại cho cả một nhóm người. Điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến việc thiết lập mối quan hệ mạnh mẽ với một khách hàng tiềm năng. Trong trường hợp này, đề nghị thương mại đóng vai trò là hình thức quảng cáo cá nhân nhất. Bạn nên tiếp cận việc viết nó, chỉ tập trung vào một khách hàng tiềm năng.
2. Kết luận trước rằng không ai sẽ đọc văn bản lớn hơn một trang
Có ý kiến cho rằng tất cả các chữ cái dài đã nhàm chán theo định nghĩa. Tuy nhiên, ngay cả các thông điệp quảng cáo ngắn, kích thước được đặt bởi các nhà tiếp thị chuyên nghiệp, có thể được coi là như vậy, tuy nhiên. Trong cuộc sống hiện đại, bạn có thể tìm thấy nhiều ví dụ khi một bộ phim dài nhận được sự chấp thuận chung của các nhà phê bình và người xem, và một bộ phim ngắn đã bị lên án và lãng quên.
Điều này chỉ ra rằng trong trường hợp này, kích thước không thành vấn đề. Mọi người không ngại làm quen với các văn bản dài, họ chỉ không muốn đọc những văn bản nhàm chán. Cần thận trọng để đảm bảo rằng thông tin trong đề nghị là thú vị đối với khách hàng tiềm năng của công ty. Chỉ trong trường hợp này, nó sẽ nhận được một phản ứng tích cực, bất kể khối lượng.
3. Không tuân thủ các tiêu chuẩn ngữ pháp
Khi thực hiện một đề xuất thương mại, cần phải xây dựng nó như thể một cuộc đối thoại dễ dàng và thoải mái với người đọc đang được tiến hành. Tất cả các tiêu chuẩn chính tả và ngữ pháp được thiết lập nên được tuân theo. Đồng thời, văn bản phải tương ứng với giao tiếp đơn giản của người bán với người mua. Không cần quá tải lời đề nghị với vô số lượt nói phức tạp không giới hạn. Nên tiết kiệm phong cách kinh doanh trình bày, trong khi làm cho văn bản dễ dàng nhất có thể cho nhận thức của khách hàng tiềm năng.
Cung cấp thương mại đơn giản. Mẫu
Thưa ông,
Công ty Expedition LLC đã hợp tác lâu dài và chặt chẽ với các tổ chức sản xuất và thương mại trong và ngoài nước có hoạt động liên quan đến việc nhận và gửi hàng hóa và thiết bị bằng đường bộ, trong toa xe lửa, container.
Công ty chúng tôi thực hiện xử lý thiết bị đầu cuối, bảo vệ an toàn, vận chuyển và thủ tục hải quan vận chuyển các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. Chúng tôi làm việc cả ở Nga và ở nước ngoài. Tất cả các dịch vụ của chúng tôi được cấp phép. Ưu điểm khi làm việc với chúng tôi:
- Ứng dụng của bạn được chấp nhận trong một định dạng thuận tiện cho bạn.
- Nhân viên của chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn về tất cả các câu hỏi của bạn.
- Công ty chúng tôi tổ chức giao hàng hóa của bạn đến nơi tải.
- LLC "Công ty thám hiểm" là linh hoạt chính sách giá và quản lý có thẩm quyền.
Chúng tôi cung cấp các loại dịch vụ sau:
- Vận chuyển hàng hóa đường sắt ở Nga và nước ngoài (gần và xa). Chúng tôi cũng thực hiện việc phát triển và phê duyệt các thiết kế tải và các chương trình đính kèm.
- Vận tải đường bộ trên khắp nước Nga trên phương tiện giao thông của chúng ta.
- Kho bãi và xử lý thiết bị đầu cuối của hàng hóa.
- Theo dõi vận chuyển máy tính.
- Giao hàng tận nơi.
Bạn có thể hỏi tất cả các câu hỏi thú vị qua điện thoại ___________.
Trân trọng, Giám đốc của Công ty Expedition LLC ___________.
Điều này có thể trông giống như một lời đề nghị thương mại của một công ty vận tải.
Tải mẫu đề nghị thương mại 1
Tải mẫu báo giá 2
Tải mẫu báo giá 3
