Kişisel etkinlik, tüm konularda başarının ana sırrıdır ve diğerlerinin yanı sıra zaman kaynaklarını doğru şekilde tahsis etme kabiliyetine bağlıdır. Zaman yönetimi bilimsel çalışma ve planlamaya kendini borçlu. Her şey için yeterli olacak şekilde zamanı doğru bir şekilde dağıtmanızı sağlayan özel teknikler var.
Zaman yönetimi kavramı
Doğumda olan kişiye eşsiz, yeri doldurulamaz bir kaynak - zaman verilir. Çoğu zaman nasıl elden çıkardığı, genellikle bir insanın işindeki başarısına, etkinliğine bağlıdır. Zaman yönetimi veya zaman yönetimi, planlama, analiz ve süreçlerin organizasyonu becerilerini içeren çok aşamalı bir süreçtir.
Roma filozofu Seneca, çağımızın ilk yıllarında bile zamanın yeni olmadığı fikrinin yeni olmadığını, zamanın özel bir tutum gerektirdiğini ve ilk zaman yönetimi kurallarını oluşturduğunu yazdı: zaman tutmalı, ne kadar zaman harcandığını ve ne kadar zaman harcayacağınızı değerlendirmelisiniz. Zaman periyodu olaylarla doydu. Daha sonra, filozoflar bir kereden fazla akan zamanın nasıl korunacağını düşündüler, ekonomisi ve rasyonel harcamaları için teorileri ve icat yöntemlerini ortaya koydu.
Ancak bilimsel yönetim yaklaşımı bu kaynak yalnızca 19. ve 20. yüzyılların başında görünür. Amerikalı bir mühendis olan Frederick Taylor, çalışanların zaman yönetimi kavramını önerdi ve bu süreci motivasyon ve hedef belirleme ile ilişkilendirdi. 20. yüzyılın başında, Rus bilim insanları “emeğin bilimsel organizasyonu” olarak adlandırılan bir alan yarattılar ve modern zaman yönetimi teorisi için ciddi bir temel attılar. "Zaman yönetimi" terimi yalnızca 20. yüzyılın 70'lerinde ortaya çıkmakta ve 21. yüzyılın başlarında bu endüstri, yönetimin en önemli ve gelişmiş bölümlerinden biri haline gelmiştir.
Zaman çeşitleri
Bir şeyi yönetmek için nesnenin özünü anlamanız gerekir. Zaman, belirli bir yönetim hedefidir, doğru harcamak için onu türlere ayırmaya değer. İlk sınıflandırma, iş ve eğlence kavramlarına dayanmaktadır; bu durumda, zaman çalışma ve eğlence ya da serbest olarak ayrılmıştır. Mevsimleri yönetmek, mevsimlik zaman: yüksek ve düşük mevsim harcama zamanı gibi türleri ayırt etmenizi sağlar.
Ayrıca, tahsis edildiği faaliyete bağlı olarak geçici bir kaynağı sınıflandırabilir, daha sonra çalışacak, kişisel ve sosyal zaman tahsis edebilirsiniz. Resmi görevlerin yerine getirilmesi için bir işçi harcanır, planlama, kişisel eğlence, eğitim, eğlence ve kamu da dahil olmak üzere aileye, arkadaşlara, çeşitli iletişimin kurulması için harcanır. Planlama söz konusu olduğunda, çalışma süresi genellikle göz önünde bulundurulur, ancak elbette, zamanın edindiği ekonomik harcama becerilerini tüm türlerine uygulamak zorunludur.
Zaman Yönetimi Özellikleri
Herhangi bir yönetim ana işlevi yerine getirir - bu, kaynakların rasyonel kullanımıdır. Zaman yönetimi işlevleri, yenilenemeyen bu kaynağın planlanması, dağıtılması ve harcanmasıdır. Bir kişinin veya çalışanın verimliliğini doğrudan etkileyen, mevcut zaman rezervini en verimli şekilde kullanmak için zaman yönetimi gereklidir. Zaman yönetiminin temel işlevleri zaman kullanımının planlanması, zaman kullanımına yönelik süreçlerin düzenlenmesi, ilkelere uygunluğun izlenmesi ve harcanan zamanın düzeltilmesidir.
Zaman Yönetimi Faydaları
Zaman yönetimi bir dizi olumlu sonuç verir.Herhangi bir aktivitede başarıya ulaşmak için vaktinizi uygun şekilde nasıl harcayacağınızı öğrenmeniz gerekir. Zaman yönetimi teknolojisinde uzman olan bir kişi aşağıdaki faydaları alır:
- daha hızlı ve daha sık hedeflerine ulaşır;
- hayatının koşullarını yaratır ve onları kontrol edebilir;
- herhangi bir faaliyette herhangi bir amaç ve başarıya ulaşmak;
- daha az gergin deneyimler, hayatında olduğu gibi hiçbir yerde makyaj ve acele;
- kendi kendine eğitim ve ruhsal gelişim için yeterli zamana sahip;
- Her gün için bir eylem planı vardır, daha disiplinli ve toplanmış olur;
- daha fazla dinlenir ve bu nedenle neşeli ve sağlıklı hisseder, hobi dersleri için arkadaşlarla ve akrabalarla iletişim kurmak için daha fazla fırsata sahiptir;
- işte daha üretken;
- Sonunda, bir kişi daha güvenli ve mutlu.
Zaman Yönetimi Süreç Yapısı
Zaman yönetimi sistemi birkaç temel süreç içermektedir:
- analiz - bir yere taşınmak için, ne istediğini ve hangi kaynaklara sahip olduğunu bilmen gerekir;
- stratejik planlama;
- hedeflerin beyanı;
- taktik ve operasyonel planlama;
- hedef başarısı;
- kaynak harcamasının kontrolü ve hedef başarısı.
Zaman yönetimi yapısını belirlemek için başka yaklaşımlar vardır, bunlar bilgi, beceri ve alışkanlık oluşumunun 4 alanını birbirinden ayırır, bunlar:
- hedef belirleme, hedef belirleme tekniklerine hakim olmak;
- önceliklendirme yeteneği;
- planlama araçlarını ve yetkili uygulamalarını kullanma becerisi;
- zamanın rasyonel kullanım becerilerinin geliştirilmesi, birleştirilmesi ve uygulanması.
Zaman Yönetimi Türleri
Herhangi bir yönetim gibi, ana zaman yönetimi de stratejik ve operasyonel planlamaya ayrılabilir. Ayrıca, bu kaynağın zamanla yönetim türlerine de ayrılabilir: aslında, birinci sınıflamayı çoğaltan uzun vadeli ve kısa vadeli.
Stratejik planlama, uzun vadeli, küresel hedeflere ulaşmakla ilişkilendirilirken, süre bir yıl veya daha fazla süre için verilir. Durumun derinlemesine bir analizine dayanarak, tahmin ile ilişkilidir.
Şu anki zaman yönetimi kısa vadede hedeflere ulaşmakla ilişkilidir: bir aydan altı aya kadar. Stratejik planın içine yerleştirilmiştir, ancak yalnızca acil kısmını kapsar.
Operasyonel zaman tahsisi, hafta ve gün için planların hazırlanması ile ilişkilidir. Taktik kaynak tahsisi, şartların düzeltilebileceği gerçek ve güncel bir durumla ilişkilidir.
Zaman yönetimi genel prensipleri
Zaman yönetimi süreçleri temel ilkelere dayanmaktadır, bunlar:
- Doğru hedef belirleme Ulaşılabilirliği ve bunu başarma motivasyonu buna bağlıdır. Çeşitli hedef belirleme teknikleri var, en ünlü ve en etkili olanı SMART modeli.
- Motivasyon. Zamandan tasarruf, bilinçli ve bazı önemli ihtiyaçların karşılanması ile ilişkili olmalı, aksi halde zaman yönetiminden başarı beklenmemelidir.
- Tasarruf. Zaman açığını azaltmak veya azaltmak, aynı zaman diliminde verimliliği artırmak için zaman yönetimi gereklidir.
Zaman Yönetimi Yöntemleri
Günümüzde zamanın dağılımı ve kullanımı için çeşitli strateji ve teknikler bilinmektedir. En ünlü zaman yönetimi yöntemleri aşağıdaki gibidir:
- Eisenhower Matrisi. Bu yöntem 4 özelliğe göre bir matrisin doldurulmasından oluşur: önemli, önemsiz, acil, acil olmayan. Planlama dönemi için tüm davalar bu ölçekte değerlendirilir ve uygulama için sıralanır. Her şeyden önce, acil ve önemli meseleler yürütülür, daha az acil ve önemli meseleler ikinci aşamaya ertelenir, asıl mesele, ilk kategoriye girmemek için uygulamalarını geciktirmek değildir.Acil ve daha az önemli durumlar mümkün olduğunda astlarına devredilmeli, acil olmayan ve önemsiz işler birikmemeli, bu nedenle delegasyon yapılmalı veya hiç yapılmamalı ve planların dışında tutulmalıdır.
- B. Franklin Piramidi. Bu katı model ilk kez kapsamlı bir hazırlık gerektirir ve daha sonra kullanımı kolaydır. Piramit küresel hedeflere ve hayata dayanıyor insani değerler. İkinci seviye, 10-20 yıl boyunca uzun vadeli hedefler. Üçüncüsü, stratejik hedeflerdir, küresel hedeflere nasıl ulaşılacağına karar verir. Gelecek yıl için plan, daha sonra kısa vadeli plan. Üst katta gün için bir plandır. Böyle bir piramit periyodik olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.
Başka zaman yönetimi teknikleri de var, ancak hepsi önemli olanı önemsizden ayırma yeteneğine, doğru ve ulaşılabilir hedefler belirleme becerisine ve zaman kazanmak için motivasyona dayanıyor.
Çalışma süresi yönetimi: temel teknik ve kurallar
Çalışma süresinin rasyonel dağılımı, verimliliğini artırmak isteyen insanlar için en önemli görevdir. Zaman yönetimi yöntemleri, çalışma zamanının azalmasını önleme yönetimi. Bu nedenle, aşağıdaki prensiplere dayanarak bir iş günü planlamak son derece önemlidir:
- çeşitli işlemlere harcanan zamanı kaydetme yeteneği sağlamak gerekir;
- Planın hazırlanması sırasında, zamanın% 60'ı zamanlanmış işe,% 20'si öngörülemeyen işlere,% 20'si kendiliğinden görevlere ayrılmalıdır;
- "zaman alıcıları" tanımlamak ve mümkün olduğunca elden çıkarmak gerekir;
- iş görevlerini aciliyet ve önem derecesine göre sıralamak;
- zaman planlaması sistematik, tutarlı ve haklı olmalıdır.
Bir kurumda zamanı yönetmek için, ABC yöntemi sıklıkla kullanılır, şirket kaynaklarını önem derecesine göre sınıflandırmanıza olanak tanır. Üç prensip üzerine kuruludur:
- en önemli şeyler lider tarafından yapılır, zamanının% 15'ini onlara harcıyor;
- Orta öneme sahip görevler yöneticilere verilir, çalışma süresinin% 20'si tahsis edilir;
- daha az önemli görevler, zamanlarının% 65'ini harcayan sanatçılara verilir.
Organizasyon zaman yönetimi
Bir şirkette zaman yönetimi, bir uzmanın çalışma süresinin% 30'una kadar tasarruf etmenin bir yoludur. Bu nedenle, buna dikkat edilmelidir. Organizasyondaki zaman yönetimi, sanatçılar için operasyonel ve orta vadeli iş planları hazırlayan yöneticilerin omuzlarına düşer. Bugün, çalışanların çalışma saatlerini planlamanıza ve ayrıca görevlerin uygulanmasını ve harcanan zamanı izlemenize izin veren birçok bilgisayar programı bulunmaktadır. Örneğin, Toggl, Bitrix “Team” ve “Project”. Organizasyon zaman yönetimi için üç ana strateji vardır:
- Hızlanma. Tipik, özellikle de tekrarlayan işlemleri gerçekleştirmek için harcanan zamanı en aza indirmek gerekir.
- birikim. Öngörülemeyen görevlerin yerine getirilmesi için bir zaman rezervi oluşturmak üzere her üretim aşamasında rezerv ve öncelikleri belirlemek gerekir.
- Sipariş. Zaman harcamasının planlanması ve kontrolü için etkili sistemler uygulanması gerekmektedir.
Serbest zaman yönetimi
Herhangi bir kişi her zaman boş zaman eksikliği hisseder ve bir işçi olarak dikkatlice planlanması gerekir. Bunu yapmak için, çalışmayı boş zamandan nasıl kesin olarak ayıracağınızı öğrenmeniz gerekir, böylece çalışma kapasitesini geri kazanmanın zamanı vardır. Tatillerde, tamamen rahatlamak için iş yerindeki aramalardan ve mesajlardan kendinizi sınırlamanız gerekir. Maksimum zaman tasarrufu ile ev işi yapmanın öğrenilmesi gerekiyor. En önemli görevleri belirleme becerisini geliştirmek gerekir, böylece sadece rahatlamak için değil, aynı zamanda kendini geliştirmek için de yeterli zaman kalır. Öncelikli hedeflere ulaşmak için azami zaman bırakarak küçük rutini, işe yaramaz şeyleri bırakmayı da öğrenmelisiniz.
