Sa pagsusulat ng negosyo, ang bawat dokumento ay may sariling kahulugan at maaaring, isang paraan o iba pa, nakakaapekto sa relasyon sa pagitan ng mga kasosyo. Kabilang sa malaking bilang ng mga iba't ibang uri ng naturang mga dokumento, ang isang espesyal na lugar ay nasasakup ng titik ng pagtugon.
Pag-uuri ng mga papel sa negosyo
Sa mga relasyon sa pagitan ng mga partido, ang karamihan sa mga isyu ay nalutas sa pagsulat. At ayon sa batas, tulad ng alam mo, ang mga verbal na kasunduan ay hindi wasto. Samakatuwid, sa bawat negosyo, sulat sa negosyo. Ito ay isang pangkalahatang tinanggap na paraan ng pagpapalitan ng impormasyon bilang isang resulta ng mga opisyal na contact sa pagitan ng iba't ibang mga organisasyon at negosyo.
Ang lahat ng mga liham ng negosyo ay nahahati sa dalawang kategorya:
- Yaong nangangailangan ng isang ipinag-uutos na tugon.
- Yaong hindi nangangailangan ng gayong reaksyon.
Ang sulat ng tugon ay kabilang sa pangalawang kategorya. Ito ay isa sa mga komersyal na uri ng mga dokumento kasama ang isang kahilingan na sulat, impormasyon, babala, alok, paalala o pagtatanghal. Karaniwang ginagamit ang nasabing mga security sa oras ng pagtatapos at karagdagang suporta ng iba't ibang mga kasunduan at iba pang mga kasunduan sa pagitan ng mga partido. Ang sulat ng pagtugon, hindi katulad ng iba, ay hindi humihingi ng anuman at hindi nag-aalok ng anuman. Naglalaman lamang ito ng impormasyon na hiniling ng ibang partido.
Pagkumpirma ng Application
Ang isang tugon sulat ay inihanda sa iba't ibang mga kaso. Maaaring ito ay reaksyon sa isang tiyak na reklamo, pag-angkin o kahilingan. Bukod dito, maaari itong maging positibo at negatibo. Sa pangalawang kaso, ang dokumento ay magpapakita na ng isang uri ng sulat ng pagtanggi. Ngunit kinakailangan upang bigyan ito ng isang detalyadong paliwanag sa mga kadahilanan na humantong sa naturang desisyon. Halimbawa, maaari nating isaalang-alang ang kaso nang tumanggap ang kumpanya ng isang opisyal na nakasulat na order para sa paggawa ng isang tiyak na uri ng produkto para sa isang tinukoy na tagal. Kung ang nasabing kooperasyon ay kanais-nais para sa negosyo, pagkatapos ay kinakailangan upang tumugon kaagad. Ang sagot ay di-makatwiran. Maaari itong magsimula sa mga salitang: "Magtatapos tayo" o "Magagawa tayo". Bilang isang panahon, mas mahusay na ipahiwatig ang petsa ng kargamento, isinasaalang-alang ang oras na kinakailangan upang makabuo ng mga kalakal at ilipat ang mga ito sa bodega. Bilang karagdagan, kinakailangan upang maitakda ang mga termino ng pagbabayad, dahil ang customer ay maaaring mabilang sa maraming yugto. Bukod dito, nananatili lamang ito upang makalkula ang kabuuang halaga at ibigay ang iyong mga detalye kung saan gagawa ang mga customer ng paglilipat ng pera. Ang nasabing isang dokumento ay karaniwang nilagdaan ng direktor at punong accountant, at sa dulo ay iniulat ang mga coordinate ng direktang tagapagpatupad.
Kaugnayan sa mga indibidwal
Ang ilang mga negosyo, ayon sa likas na katangian ng kanilang aktibidad, ay may direktang pakikipag-ugnay sa mga indibidwal. Maaari itong maging isang samahan na gumagana sa sektor ng serbisyo, o isang kumpanya na gumagawa ng mga kalakal ng mamimili. Ang impormasyon ng isang iba't ibang kalikasan, parehong positibo at negatibo, ay maaaring dumating sa address ng tulad ng isang negosyo mula sa mga mamamayan. Gayunpaman, nangangailangan ito ng isang angkop na tugon at isang ipinag-uutos na tugon. Sa mga ganitong kaso, hindi mo maaaring limitahan ang iyong sarili sa isang personal na pag-uusap o isang tawag sa telepono. Ang isang mamamayan ay dapat bigyan ng buong paglilinaw sa lahat ng mga isyu ng interes sa kanya. Ito ay dapat na isang detalyadong tugon sa liham.
Ang isang halimbawa ng naturang dokumento ay dapat matugunan ang ilang mga kinakailangan:
- Para sa anumang pagsusulat sa negosyo mas mahusay na gamitin ang opisyal na form.
- Kinakailangan na isaalang-alang ang mga kakaiba ng pag-iipon ng mga naturang dokumento.Ang pangunahing bagay ay dapat silang isulat alinsunod sa kilalang patakaran ng paralelismo, iyon ay, naglalaman ng magkatulad na bokabularyo at lingguwistika na linggwistiko na ginamit ng may-akda na nagsisimula. Ito ay i-maximize ang pag-unawa sa isa't isa.
- Siguraduhing gumawa ng isang link sa liham ng kahilingan, ipahiwatig ang numero at petsa nito.
- Mas mainam na simulan ang teksto gamit ang parirala: "Sa iyong liham ng titik ...", "Bilang tugon sa iyong kahilingan ..." o "Ipinaalam namin sa iyo ...".
Ang sumusunod ay isang pahayag ng mga katotohanan at isang pangwakas na desisyon ang ginawa.
Mahigpit na pormal
Kung nais mong sagutin ang opisyal na sulat, pagkatapos ay kailangan mong gawin ito nang tama. Dapat alalahanin na ang gayong apela ay dapat na tiyak na magalang at tama. Huwag kalimutan din ang tungkol sa karunungang bumasa't sumulat. Nakakatawa na makita ang mga halata na pagkakamali sa impormasyong ibinigay ng isang kagalang-galang na samahan.
Mula sa pinakadulo simula, ang address ay nakalimbag sa kanang itaas na sulok. Ito ay isang eksaktong kopya ng kung ano ang ipinahiwatig sa sobre. Ang sagot ay palaging ibinibigay sa ilang uri ng kahilingan, samakatuwid, sa stamp ng pagpaparehistro sa kaliwang kaliwa, ang mga orihinal na detalye (bilang at petsa ng pag-alis) ay dapat mapansin. Pagkatapos ay dumating ang isang maikling apela sa addressee (maaari mo lamang ipahiwatig ang huling pangalan nang walang paunang). Ang teksto ay dapat maglaman ng mga detalyadong paliwanag tungkol sa problema ng interes. Bilang mga argumento, ang mga na-verify na data lamang ang dapat gamitin. Sa anumang kaso ay hindi maaaring umasa sa mga alingawngaw at haka-haka. Kung kinakailangan, maaari mong gamitin ang mga sipi mula sa mga regulasyon na may kaugnay na mga artikulo. Ang direktor ng kumpanya ay nag-sign tulad ng isang dokumento, at ang isang tala ay ginawa ng isang maliit na mas mababa sa data ng pangalan at numero ng telepono ng responsableng executive.
