Руска предузећа, у складу са законодавним захтевима, могу имати обавезе да пружају различите врсте извештавања државним органима - нарочито рачуноводство. Израда релевантних докумената може захтевати консолидацију значајних количина унутрашњих ресурса. У исто време, многе фирме обраћају пажњу на формирање посебно извештаја менаџмента. Подношење државним органима није обавезно, али многе корпорације га формирају, а овај процес од компаније може захтевати ништа мање напора. Зашто их има смисла примењивати? У чему је корисност одговарајуће врсте извештавања?
Улога извештавања менаџмента
Шта је извештавање менаџмента и која је његова улога у предузећу? Овај термин се односи на скуп интерних докумената који садрже бројеве који одражавају различите аспекте пословних активности компаније.
Извештавање менаџмента, за разлику од, на пример, рачуноводства, је добровољно. Не треба га слати Савезној пореској служби и другим државним агенцијама. Његова улога је да менаџменту компаније или његовим власницима пружи поуздане информације о стању у организацији.
Извештавање менаџмента може надопунити рачуноводство или финансијско извештавање у смислу генерисања података који су критични за оптимизацију пословног модела и повећање профитабилности компаније. Врста активности која се разматра може такође обухватати нефинансијске информације, које су важне за тачно тумачење ефикасности одлука менаџмента које доноси менаџмент компаније. Тип извештавања који се разматра не цени се због чињенице да садржи импресивне цифре, већ управо супротно - за прилику да се открију недостаци у пословном моделу предузећа који спречавају успешан раст.
Извјештавање управе је битна компонента планирања. Документи који га чине укључују податке који су од великог значаја за израчунавање изгледа за спровођење одређених одлука о ниво управљања. Заузврат, по завршетку једне или друге фазе развоја компаније, врста извештавања која се разматра омогућаваће нам да анализирамо у којим би тренуцима менаџмент компаније требало да поступа другачије и са чиме је повезан.
Предности менаџерског извештавања
Шта се у основи разликује у финансијском, рачуноводственом, извештавању менаџмента? Пре свега, методологија. Прве две врсте финансијских извештаја укључују прикупљање углавном статистичких информација које одражавају промет капитала у одређеним областима пословних процеса. С друге стране, извештавање менаџмента подразумева не само одражавање статистика, већ и интерпретацију одговарајућих података. Руководство компаније ће моћи не само да посматра одређене показатеље, већ и да разуме шта они значе.
Дакле, извештавање руководства организације може показати разлог веће профитабилности у производњи одређених врста производа или, обрнуто, шта је разлог недовољних прихода и превеликих трошкова за одређени сегмент пословања. Тумачење података забележено у извештају менаџмента омогућава менаџменту компаније да донесе компетентне одлуке у вези потребних куповина, ажурирања основних средстава, модернизације опреме итд.
Извештавање интерног менаџмента, под условом да је састављено благовремено, може правовремено идентификовати оне делове пословног процеса у којима ефикасност запослених у компанији није довољно висока.
Садржај извештавања менаџмента
Шта може бити садржано у документима који чине врсту извештавања о коме се размишља? Чињеница је да извори информација одговарајућег типа могу бити представљени у оквиру великог броја сорти. По правилу се одређени документи прилагођавају одређеним руководиоцима. Извештавање се назива менаџерским углавном због чињенице да је намењено посебно менаџерима.
Ин структура управљања савремене организације по правилу представљају позиције генералног директора, као и његових заменика. То могу бити: заменик за производњу, за продају или, на пример, за финансијска питања. У првом случају, интерно извештавање менаџмента може да садржи податке који се односе на:
- трошак производа или услуга (у вези са одређеним врстама производа);
- карактеристике недовршеног рада, производње роба и услуга у односу на наруџбе одређених купаца;
- количину производње која иде у магацин;
- залихе сировина, материјала или компоненти које су укључене у ослобађање робе.
Ако се извјештавање треба доставити замјенику директора продаје, тада његова структура може укључивати:
- информације о структури продаје у односу на одређене врсте роба и услуга, са специфичним купцима;
- подаци о динамици отпреме производа;
- информације о залихама на залихама;
- подаци о висини трошкова за продају робе или испоруку потрошачу;
- планирани индикатори у погледу пријема робе на складиште;
- информације о потраживањима за продате позиције.
Ако треба да се извештај поднесе заменику директора за финансије, онда може да садржи:
- информације о извршењу буџета предузећа;
- информације о трошковима повезаним са економским активностима;
- цифре које одражавају трошкове робе или услуга;
- подаци о добити и губицима;
Такође, извештавање може да садржи податке о потраживањима и сопственим дуговима компаније по основу зајмова и других обавеза.
Учесталост извештавања менаџмента
Колико често треба радити извештавање менаџмента? Пожељно је да информације које одражавају назначене области активности предузећа не застаревају дуже од једне недеље. У неким случајевима се могу одредити кључни показатељи у одређеном предузећу које ће требати чешће ажурирати. Слично томе, менаџмент може да поправи секундарне показатеље, на чију припрему се не може потрошити пуно времена, па се такве информације могу пружити много ређе.
Извештавање акционара
Стручњаци за област пословног управљања препоручују да се посебна пажња посвети припреми извештаја намењених акционарима компаније. Која је специфичност релевантних комуникација?
Главна карактеристика овде је да акционари компаније не могу директно учествовати у управљању компанијом. Често се дешава да једино подручје које их занима су подаци о нето добити. Детаљне одлуке менаџмента у извештајима који су достављени акционарима компаније су у неким случајевима неприкладни. Међутим, пошто су власници компаније они који доносе кључне одлуке у вези са именовањем највиших руководилаца, у извештајима ће бити могуће приказати информације које карактеришу ефикасност рада генералног директора и његових заменика.
Како би могло изгледати извештавање?
Који су облици извештавања управе? Горе смо напоменули да, за разлику од финансијских и рачуноводствених докумената, одговарајућа врста папира у ствари је неформална. Облици извештавања менаџмента нису регулисани законом. Стога их организација може развити на основу најприкладније структуре - на пример, у зависности од примаоца извештаја.
Можда ће заменику директора за финансије бити угодније да се бави табеларним документима, а власником компаније планове који јасно показују како се профит мења у зависности од различитих фактора. У неким случајевима, дотични обрасци за извјештавање могу бити врло слични онима састављеним у прикупљању финансијских или рачуноводствених показатеља
Поступак извештавања
Како се могу формирати документи ове врсте? Дотично извјештавање укључује рјешавање двије групе задатака.
Прво, то је прикупљање потребних бројева. Њихов извор ће вероватно бити фајлови које генеришу рачуноводствени и производни одсек компаније током текућих активности. На пример, ако је одређена количина робе отпремљена у складиште, одговарајући подаци се обично бележе у ЦРМ систему фирме. Подаци о осталим пословним активностима које се обављају у предузећу се слично одражавају.
Друго, ово је интерпретација показатеља прикупљених на различитим производним местима или представљена у рачуноводственим подацима. Потребна је анализа извештавања менаџмента. Његова примена, опет, зависи од тога где тачно документи треба да се пренесу. Штавише, у неким је случајевима пожељно мање детаља, а у другима више детаља о показатељима. Исто тако, дуготрајна интерпретација резултата може бити добродошла или, обрнуто, потребна је екстремна краткоћа.
У неким случајевима, тумачење података можда уопште није потребно - на пример, када је у питању извештавање искусног финансијског директора. Вероватно, интерпретира резултате боље него било који други менаџер, и имаће довољно чисте бројке.
Алгоритам извештавања
Размотримо како се формирање извештаја менаџмента у пракси може спровести. Међу руским стручњацима популаран је алгоритам који у наредним фазама претпоставља решење проблема који се разматра.
Пре свега, потребно је сазнати какве информације сачињавају изјаве које генерални директор, његови заменици и власници желе да виде и са којом учесталошћу. Неко би могао радије да се упозна са подацима на недељној основи, за друго ће бити довољно да се кључни показатељи угледају једном месечно. Такође је препоручљиво будућем преводиоцу извештавања да на самом почетку интеракције са менаџментом открије која врста података ће највероватније бити приоритетна и која врста ће бити секундарна.
Следећи корак је комуникација са књиговођом за утврђивање алгоритма у којем ће особа која је ангажована на решавању проблема затражити потребне бројеве. Компајлер за извештавање такође може комуницирати са запосленима у другим областима у којима се генеришу показатељи релевантни за тражене документе. Компанија треба да формира систем извештавања менаџмента у коме ће учествовати сви компетентни запосленици.
Следећи корак је креирање образаца докумената у које ће, с једне стране, бити евидентирани бројеви, а са друге интерпретирани. У исто време, особа одговорна за извештавање може се суочити са потребом да креира различите форме докумената прилагођених одређеном примаоцу - генералном директору, његовим заменицима и власницима.
Следећи кораци ће се односити на практично извештавање.Ако је предузеће мало, онда, у принципу, особа која је укључена у решавање постојећег проблема може покушати сама да прикупи потребне бројеве. Али вероватно ће му бити потребна помоћ колега. У овом случају, практичним фазама које су повезане са прикупљањем информација могу претходити неки састанци на којима ће особа рећи другим запосленима о основама извештавања управе, у које сврхе се стварају релевантни документи и зашто је то важно за компанију. Решавање овог проблема може олакшати управљање компанијом објављивањем локалних правних аката који траже да појединачни запосленици промовишу рад особе одговорне за извештавање.
Врсте извештавања
Размотривши кључна начела извештавања менаџмента, можемо да проучимо појединачне варијанте одговарајућих модела за приказивање бројева који одражавају активности предузећа.
Прва врста предметног извештавања је биланс управљања. Које су његове карактеристике?
Менаџмент биланса у принципу је сличан рачуноводственом. Његова суштинска разлика лежи у његовој функционалној сврси. Циљ биланса управљања није само да одражава цифре, већ и да их интерпретира у смислу ефикасности пословног модела организације, стања у вези са имовином организације, обавезама компаније према партнерима и обрнуто.
Подаци, који укључују рачуноводствене, менаџерске, финансијске извештаје, у начелу се могу уносити у истим обрасцима. Међутим, како ће се тумачити релевантни показатељи, може предодређивати стварање докумената у потпуно оригиналној структури. Битно је ко су корисници извештавања управе - о томе смо разговарали горе.
Биланца коју разматрамо укључује укључивање информација које могу бити занимљиве и директору и било којем заменику, као и власнику компаније. У том смислу, то може бити прилично универзалан документ.
Које друге врсте извештавања менаџмента постоје? Међу њима - рачун добити и губитка. Штавише, традиционално је прихваћено упућивање на рачуноводствене изворе. Извештај о добити и губитку - документ који предузећа морају поднети у облику званичног извештавања регулаторним органима. Међутим, може се користити и као извор за формирање извештаја менаџмента. Ово се пре свега односи на веома погодну структуру овог документа.
Извештај о добити и губитку организације бележи финансијске резултате активности компаније за одређени временски период. Он одражава бројке које се односе на приходе, трошкове, као и финансијске резултате са кумулативним укупним износом. Структура документа предметне врсте одражава: изворе прихода, ставке расхода, профитабилност предузећа. Али, као што смо горе дефинисали, управљање рачуноводством и извештавање не укључује толико решавање проблема повезаних са прикупљањем бројева колико интерпретацију различитих показатеља. Због тога ће дотични документ вероватно требати додати додатни извори, који ће уписати потребна објашњења у вези са цифрама које одражавају приходе, расходе и добит компаније.
Други значајан документ је извештај о новчаном току. Овај извор одражава финансијски приход компаније у корелацији са изворима, као и исплате компаније у односу на кључна подручја трошкова - такође у односу на одређени период. Извештај о готовинском току може да покаже како ствари напредују у компанији у погледу тренутних резултата производње, на пољу ликвидности. Овај документ вам омогућава да процените кредитну способност компаније. Дотични извор може бити користан и менаџменту компаније и њеним власницима.
Размотрили смо главне врсте извештавања управе - биланс успеха, биланс стања, као и документ који бележи податке о новчаним токовима, могу се, наравно, допунити другим изворима. Могу бити и сличне онима које смо проучавали и да се заснивају на битно другачијим приступима састављању.
Извештавање изазова
Дакле, проучавали смо шта је извештавање менаџмента, како се разликује од рачуноводственог или финансијског, упознали смо се са поступком његовог формирања. Такође ће бити корисно размотрити могуће потешкоће које прате његово састављање.
Према мишљењу стручњака из области пословног управљања, најважнији проблем карактеристичан за предметни процес извештавања је недостатак лојалности релевантном документу запослених у компанији, а у неким случајевима и топ менаџера и власника. Запослени у компанији - рачуновође, запослени на производним местима - не доживљавају увек извештавање менаџмента као документ коме треба дати времена за који има смисла трошити енергију. Предузећа су, као што знате, већ обавезна да државним органима предају службена документа, чија израда није лак задатак.
Сличну позицију, када се менаџерско извештавање не доживљава као нешто што вреди пажње, такође могу заузети топ менаџери и власници, као што смо горе приметили. Многи лидери, према мишљењу стручњака, наводе предметне документе као различиту методу обмањујућег управљања, посебно ако вам треба одвратити пажњу од не најистакнутијих показатеља производње.
Како решити сличан проблем? Аналитичари препоручују да почнемо са нивоом лидерства. Било би оправдано прво заинтересовати менаџере у припреми извештаја менаџмента, тако да они заузврат формирају потребне локалне правне акте према којима ће други запослени морати да помогну у формирању релевантних докумената.
Друга потешкоћа у карактерисању решења дотичног проблема је потреба да се стално развијају нови приступи тумачењу података садржаних у извештавању. Разлог за то може бити пре свега променама у производној структури предузећа. У случају рачуноводства и финансијског извјештавања, као што знамо, није потребно тумачење података. Стога је могуће користити стандардизоване обрасце у које су евидентирани одговарајући индикатори.
Извештавање руководства организације, заузврат, решава неколико других проблема. Потребна је, пре свега, сама компанија, а не државна тела, као што је случај са рачуноводственим и финансијским показатељима. Ако је интерпретација бројева садржаних у извештајима управе за одређену производну структуру у одређеном периоду имала позитивну улогу, није загарантовано да ће бити подједнако корисно под условом да су се карактеристике одређених пословних процеса промениле. Највјероватније, преводилац извјештајних докумената мораће побољшати приступ тумачењу како се компанија мијења у сфери производних активности. За ово ће можда требати доста времена - како лично тако и колеге, којима се може обратити за савет, мишљење или неке помоћне показатеље који одражавају резултате компаније, како би разумели како да побољшају приступ тумачењу бројева.
Овај проблем се може поново решити периодичном комуникацијом са колегама у облику састанака, чија је тема разматрање тренутних показатеља производње, као и развијањем мера за њихово побољшање, укључујући увођење нових метода извештавања, као што је менаџмент.У контексту позитивних приступа оптимизацији показатеља производње, запослени у компанији вероватније ће их позитивно доживљавати.
