Многе организације учествују у разним тендерима. Али у исто време, они често не знају како да правилно саставе и овере тендерску документацију. Штавише, такво је питање једно од најважнијих, коме је потребна посебна пажња. И поступак и састав тендерске документације утврђени су законима и прописима којих се они морају придржавати.
Концепт тендера
Тендер је конкурс за пружање услуга, робе или обављање било ког посла. Правила за провођење таквих одабира наведена су у тендерској документацији, према којој учесници који желе учествовати у тучи морају комисији доставити најповољније услове понуђене купцу.
Тендерски уговор се закључује са учесником који организатору може пружити најповољнију понуду, а он мора у потпуности да се придржава издатих упутстава.
Тендерска документација је пакет докумената који откривају услове тендера и садржај будућег уговора.
Обавезно садржи и техничке и комерцијалне делове.
Технички део састоји се од података о условима уговора, карактеристикама и описима предмета или предмета лицитирања, упутствима намењеним добављачима, као и информативним картицама које означавају поступак спровођења и подношења захтева за учешће на тендерима. Такође у овом делу су захтеви за садржај налога за куповину: име, обимни распоред, референце на стандарде и технички услови.
Комерцијални део тендерске документације садржи све цене и поступак њиховог обрачуна, услове утврђене распоредом плаћања, изворе финансирања за овај уговор. Такође се наводе гаранције које је банка пружила за извршење тендерске трансакције од стране клијента, као и захтеве за разне врсте осигурања.
Тендерска документација, примерак узорка и препоруке за њихово попуњавање налазе се у МДС 80-4.2000 Госстрои-у у Русији. Детаљнији садржај документације утврђује тендерска комисија.
Поступак састављања
Припрема тендерске документације је посебан, веома важан и неотуђив поступак за спровођење било ког конкурса. У складу са важећим законом прописује садржај личних података, као што су:
- Име организатора.
- Његова правна адреса и бројеви телефона.
- Бројеви факса и адресе е-поште.
- Цена, место и услови за добијање пакета докумената.
Инспекцијски органи увек постављају захтеве за доступност нацрта уговора са листе услова које треба поставити. Документација такође указује на методу за процену предлога поднесених помоћу одређеног система.
Цлеаранце
Израду тендерске документације може да спроведе и организатор и посебна консултантска компанија. Да бисте га саставили, можете користити стандардне узорке и методолошке препоруке, као и законодавство, које прописује регулаторне захтеве за састављање. Можете се обратити и финансијском центру, где ће специјалиста за тендерску документацију понудити своје услуге ради његове компетентне припреме. Ту си унутра кратки услови пружити стручну и квалификовану помоћ.
Садржај
Образац тендерске документације, поред информација намијењених будућим понуђачима, треба да садржи и такве информације као што су бројчани и детаљан садржај документационог пакета који је саставио добављач, изражену потврду за свој захтев за учешће:
- Пријава за учешће.
- Опис приложених докумената.
- Референца банке о одсуству било каквих доспјелих дугова.
- Захтеване техничке, оперативне и квалитетне информације, као и детаљан опис набављених материјала и робе.
- Нацрт уговора за планиране куповине.
- Методолошка упутства за израду калкулација на конкурсној пријави, укључујући њене компоненте, као што су трошак за плаћање осигурања и царинских плаћања, превозне услуге, разне таксе и царине, поред трошкова испоручене робе, као и детаљан табела цена.
- Наведена је валута са којом су цене изражене у тендеру.
- Услови за надметање.
- Дискутира се о могућности промене или опозивања ових пријава током и пре рока за објављивање резултата тендера.
- Рокови, место подношења пријава.
- Место, датум и време отварања коверти за тендере.
- Информације о могућности давања приоритета за домаће произвођаче.
Потенцијални добављач има право да се писмено обрати организатору тендера са захтевом за појашњењем клаузула и одредби тендерске документације, најкасније 10 дана пре коначне одлуке. Заузврат, организатор тендера мора у року од три дана од пријема такве пријаве послати одговарајућа објашњења свим добављачима који учествују у овом тендеру, без навођења аутора иницијалног захтева.
Уношење промена и допуна
Допуне или било какве промене може да уради стручњак за припрему тендерске документације на захтев организатора тендера. Такве радње нису незаконите или незаконите. Ако је потребно, организатор тендера има право да измени пакет докумената који се односе на изражавање сопствене иницијативе или као одговор на захтев потенцијалног добављача, најкасније 7 календарских дана пре рока за подношење понуда.
Након промене у вези с њима, потребно је одмах обавестити све потенцијалне добављаче којима је конкурсна документација издата. Рок за спровођење таквих обавештења и замену серијске документације је 5 радних дана.
Садржај тендерске пријаве
Услови тендерске документације одређују њен састав:
- Пријава за учешће на тендеру и списак достављених докумената који су уз њега приложени.
- Документи који потврђују усклађеност са захтевима који се постављају потенцијалном добављачу.
- Табела цена, која би требало да у потпуности одражава све стварно примљене трошкове, учествујући у крајњој цени.
- Ако је на тендеру испорука било које робе или техничких уређаја, обавезно приложите техничке карактеристике предложених модела.
- Цена предложене листе сродних услуга, ако их има.
- Оригинални документ, који је стварна потврда гаранције тендера.
Документи који потврђују усаглашеност потенцијалног добављача са предложеним квалификационим захтевима
Сваки потенцијални добављач који је одлучио да учествује на тендеру дужан је да достави следећа документа:
- Копије лиценци које потврђују право потенцијалног добављача или произвођача да обављају своје активности.
- Копија документа која пружа право на предузетничку делатност оверена од стране нотарског органа.
- Оригинална ревизија за последњу извештајну годину или оверена њена копија.
- Потврда о државној регистрацији организације или предузећа и њена копија.
- У случају индивидуалног предузетника - копија личне карте или цивилног пасоша.
- Повеља организације која наводи састав њених оснивача, акционара, као и свих акционара у облику овереног примерка.
- Оригинална потврда издата од стране пореске управе у којој се наводи да добављач нема заосталих пореза.
- Потврда од банке банке о непостојању доспјелих дугова за посљедња 3 мјесеца активности.
Табела са ценама
Регистрација тендерске документације узима у обзир ценовнике. Потенцијални добављач дужан је да сачини табелу цена која ће навести и навести јединице робе, укупну укупну цену за целу испоруку. Треба га саставити и представити у облику штампаног и електронског ценовника.
Табела је такође техничка спецификација за пружене робе и услуге и мора у потпуности да испуњава све услове утврђене у тендерској документацији.
Када се припрема тендерска документација, утврђује се састав коначних цена. Наведена вредност, поред сопствене цене робе, треба да садржи и њен састав:
- Трошкови настали након сертификације, поступака осигурања и транспорта робе до одређеног одредишта.
- Све пореске исплате, дажбине и друге врсте обавезних плаћања и накнада, које су предвиђене важећим законодавством Руске Федерације.
- Остале цјеновне компоненте које потенцијални добављач сматра неопходним да укључе у крајњу цијену робе.
Ако потенцијални добављач не наведе различите његове компоненте у табели цена које укључују горе описане трошкове, тада тендерска комисија податке о цени робе коју је пружио сматра укупним трошковима, узимајући у обзир све трошкове. У овом случају се те цене по закључењу уговора више не могу ревидирати или мењати.
Цене наведене у табели остају фиксне током целог периода испуњења уговорних обавеза о набавци и снабдевању и не могу се мењати.
Цене су исказане у валутама које су наведене у захтевима изнетим у тренутку пријаве на тендер. Плаћање добављачу врши се испоруком робе до одредишта, како стижу буџетска средства, осим ако су у уговору наведени други услови и нису наведени.
Сигурност апликације
У неким случајевима добављач обезбеђује гаранциону гаранцију, изражену у новцу, у облику залога на банковним рачунима организатора, у износу од најмање 3% коначног износа у уговору, са роком важења од најмање утврђених рокова наведених у телу тендера.
Гарантована финансијска подршка потенцијалног уговарача за спровођење тендера у облику залога у износу новца депонује се на посебно креираном рачуну организатора тендера.
Ако потенцијални добављач не победи на тендеру, средства која су дата организатору као гаранција његове финансијске способности биће враћена у роковима утврђеним у уговору.
Подношење тендера
Тендере пружају потенцијални добављачи у шиваном облику, нумерисани и морају бити овјерени и потписани.
Подносе се и техничка спецификација тендера, такође обезбеђена потписом и печатом, као и оригинална гаранција гаранције. Ови документи се запечаћују у једној коверти заједно са пријавом за тендер и достављају комисији.
Само потенцијални добављач или његов званични представник може потписати пријаву. Није дозвољено уметање, подскупове и разне објаве у документацији.
Потенцијални добављачи сами ручно запечате документе у коверти, на којима се наводи име и правна адреса њихове организације, а организатор тендера, датум и време отварања коверти назначени су у облику натписа "не отварај до ..." као адресе за доставу.
Тендерска документација се може послати лично и уз помоћ поштанских уреда у утврђеним роковима. Сви тендери пристигли након задатих датума и времена буду одбијени или ће бити неотворени враћени подносиоцима захтева.
Без кршења рокова и утврђене процедуре тендерске документације, за његово пројектовање могу се применити исправке, замене услова, цене и слично. Могуће је извршити неке измене или коначно повлачење тендера пре истека рока без губитка права на склапање или обезбеђивање. Обавештење сачињено од стране потенцијалног добављача о намери да поправи или потпуно повуче своју пријаву шаље се организатору у писаном облику и најкасније у року који је наведен за подношење. На крају утврђеног датума и времена, таква прилагођавања се не могу извршити.
Након што све пријаве буду прихваћене у одређеном року, организатор тендера отвара коверте и уз помоћ тендерске комисије бира победника, који се објављује писменим обавештењем свих потенцијалних добављача који учествују у одлуци, са копијом записника тендерске комисије.
Правилно извршење и документација у великој мери одређује успех самог тендера.
