As empresas russas, em virtude de exigências legislativas, podem ter obrigações de fornecer vários tipos de relatórios a órgãos do Estado - em particular, a contabilidade. A elaboração de documentos relevantes pode exigir a consolidação de volumes significativos de recursos internos. Ao mesmo tempo, muitas empresas prestam atenção à formação de relatórios especificamente gerenciais. Sua submissão aos órgãos do Estado é opcional, mas muitas corporações o formam, e esse processo pode exigir não menos esforço da empresa. Por que faz sentido aplicá-las? Qual é a utilidade do tipo apropriado de relatório?
O papel do relatório gerencial
O que é o relatório de gerenciamento e qual é o seu papel na empresa? Este termo refere-se a um conjunto de documentos internos que contêm números que refletem vários aspectos das atividades de negócios da empresa.
O relatório gerencial, diferentemente da contabilidade, por exemplo, é voluntário. Não precisa ser enviado para o Serviço de Impostos Federal e outras agências governamentais. Seu papel é fornecer à gerência da empresa ou seus proprietários informações confiáveis sobre o estado das coisas na organização.
Os relatórios de gerenciamento podem complementar os relatórios contábeis ou financeiros em termos de geração de dados que são críticos para otimizar um modelo de negócios e aumentar a lucratividade de uma empresa. O tipo de atividade em questão também pode incluir informações não financeiras, o que é importante para a interpretação correta da eficácia das decisões gerenciais tomadas pela administração da empresa. O tipo de relatório em consideração não é valorizado pelo fato de conter números impressionantes, mas exatamente o oposto - pela oportunidade de detectar falhas no modelo de negócios da empresa que impedem o crescimento bem-sucedido.
O relatório gerencial é um componente essencial do planejamento. Os documentos que a formam incluem dados que são de grande importância para o cálculo das perspectivas de implementação de certas decisões sobre nível de gestão. Por sua vez, após a conclusão de um ou outro estágio de desenvolvimento da empresa, o tipo de relatório em análise nos permitirá analisar em que pontos a administração da empresa deveria ter agido de forma diferente e com o que está conectada.
Benefícios do Relatório Gerencial
O que fundamentalmente difere relatórios financeiros, contábeis e gerenciais? Primeiro de tudo, a metodologia. Os dois primeiros tipos de demonstrações financeiras envolvem a coleta de informações principalmente estatísticas que refletem a rotatividade de capital em certas áreas dos processos de negócios. Por sua vez, os relatórios gerenciais pressupõem não apenas o reflexo das estatísticas, mas também a interpretação dos números correspondentes. A gestão da empresa poderá não só observar determinados indicadores, mas também entender o que eles significam.
Assim, os relatórios gerenciais da organização podem mostrar o motivo da maior lucratividade na produção de tipos específicos de produtos ou, inversamente, qual é a razão da receita insuficiente e dos custos muito altos para um determinado segmento de negócios. A interpretação dos números registrados nos relatórios gerenciais permite que a administração da empresa tome decisões competentes em relação às compras necessárias, atualização de ativos fixos, modernização de equipamentos, etc.
Os relatórios de gerenciamento interno, desde que sejam preparados de maneira oportuna, podem identificar oportunamente as partes do processo de negócios em que a eficiência dos funcionários da empresa não é alta o suficiente.
Conteúdo do Relatório Gerencial
O que pode estar contido nos documentos que compõem o tipo de relatório em consideração? O fato é que as fontes de informação do tipo correspondente podem ser representadas no contexto de um grande número de variedades. Como regra, certos documentos são adaptados para gerentes específicos. O relatório é chamado de gerencial principalmente devido ao fato de que ele é destinado especificamente aos gerentes.
Em estrutura de gestão organizações modernas, como regra, apresentam os cargos do Diretor-Geral, bem como seus representantes. Estes podem ser: substituto para produção, para vendas ou, por exemplo, para questões financeiras. No primeiro caso, os relatórios gerenciais internos podem incluir dados relativos a:
- o custo de produtos ou serviços (em relação a variedades específicas de produtos);
- características do trabalho em andamento, produção de bens e serviços em relação a pedidos de clientes específicos;
- a quantidade de produção que vai para o armazém;
- estoques de matérias-primas, materiais ou componentes envolvidos na liberação de mercadorias.
Se o relatório deve ser fornecido ao Diretor Adjunto de Vendas, então sua estrutura pode incluir:
- informações sobre a estrutura de vendas em relação a tipos específicos de bens e serviços, com clientes específicos;
- dados sobre a dinâmica do embarque de produtos;
- informações sobre ações em estoque;
- dados sobre o montante de custos para a venda de bens ou para entrega ao consumidor;
- indicadores planejados referentes ao recebimento de mercadorias no almoxarifado;
- informações sobre recebíveis de posições vendidas.
Se o relatório deve ser submetido ao Diretor Adjunto de Finanças, ele pode conter:
- informações sobre a execução do orçamento da empresa;
- informações sobre os custos associados às atividades econômicas;
- números que refletem o custo de bens ou serviços;
- dados de lucros e perdas;
Além disso, o relatório pode conter informações sobre os recebíveis e dívidas próprias da empresa sobre empréstimos e outras obrigações.
Frequência de Relatórios Gerenciais
Com que freqüência os relatórios gerenciais devem ser feitos? É desejável que as informações que refletem as áreas indicadas de atividade da empresa não se tornem desatualizadas por mais de uma semana. Em alguns casos, os principais indicadores podem ser definidos em uma empresa específica que precisará ser atualizada com mais frequência. Da mesma forma, a administração pode consertar indicadores secundários, cuja preparação não pode ser gasta muito tempo e, portanto, essas informações podem ser fornecidas com muito menos frequência.
Reportando aos acionistas
Especialistas no campo da gestão empresarial recomendam prestar atenção especial à elaboração de relatórios destinados aos acionistas da empresa. Qual é a especificidade das comunicações relevantes?
A principal característica aqui é que os acionistas da empresa não podem participar diretamente da administração da empresa. Muitas vezes acontece que a única área de interesse para eles é o lucro líquido. As decisões detalhadas de gestão nos relatórios fornecidos aos acionistas da empresa são inadequadas em alguns casos. No entanto, uma vez que os proprietários da empresa são aqueles que tomam decisões importantes em relação à nomeação de altos executivos, será possível refletir nos relatórios informações que caracterizam a eficácia do trabalho do diretor geral e seus representantes.
Como seria o relatório?
Quais são as formas de relatórios gerenciais? Observamos acima que, ao contrário dos documentos financeiros e contábeis, o tipo de papel correspondente é, na verdade, informal. Os formulários de relatórios gerenciais não são regulados por lei. Portanto, eles podem ser desenvolvidos pela organização com base na estrutura mais apropriada - por exemplo, dependendo do destinatário dos relatórios.
Talvez seja mais confortável para o vice-diretor de finanças lidar com documentos tabulares, e o proprietário da empresa com horários que mostram claramente como o lucro muda dependendo de vários fatores. Em alguns casos, os formulários de notificação em questão podem ser muito semelhantes aos compilados na coleção de indicadores financeiros ou contábeis.
Procedimento de Relatório
Como os documentos deste tipo podem ser formados? Relatar em questão envolve a solução de dois grupos de tarefas.
Em primeiro lugar, é a coleção dos números necessários. Sua fonte provavelmente é de arquivos gerados pelos departamentos de contabilidade e produção da empresa no decorrer das atividades atuais. Por exemplo, se um determinado volume de mercadorias foi enviado para um depósito, os dados correspondentes geralmente são registrados no sistema CRM da empresa. Os dados sobre outras atividades de negócios realizadas na empresa são refletidos de maneira semelhante.
Em segundo lugar, trata-se de uma interpretação de indicadores coletados em diversos locais de produção ou apresentados em números contábeis. Uma análise de relatórios gerenciais é necessária. Sua implementação, novamente, dependerá de onde exatamente os documentos relevantes devem ser transferidos. Além disso, em alguns casos, menos detalhes são desejáveis e, em outros, mais detalhes sobre os indicadores. Da mesma forma, uma longa interpretação dos resultados pode ser bem-vinda ou, inversamente, é necessária extrema brevidade.
Em alguns casos, a interpretação das figuras pode não ser necessária - por exemplo, quando se trata de relatar a um CFO experiente. Provavelmente, ele interpreta os resultados melhor do que qualquer outro gerente, e ele terá números puros suficientes.
Algoritmo de Relatórios
Considere como a formação de relatórios gerenciais na prática pode ser realizada. Entre os especialistas russos, é popular um algoritmo que assume a solução do problema em consideração nas próximas etapas.
Primeiro de tudo, é necessário descobrir que tipo de informação que compõe as declarações que o diretor geral, seus representantes e proprietários querem ver, e com que frequência. Alguém pode preferir se familiarizar com os números em uma base semanal, por outro, será suficiente para ver os indicadores-chave uma vez por mês. Também é aconselhável que um futuro compilador de relatórios descubra, no início da interação com o gerenciamento, quais tipos de dados provavelmente serão prioritários e quais tipos serão secundários.
O próximo passo é a comunicação com o contador para determinar o algoritmo em que uma pessoa envolvida na resolução do problema em questão solicitará os números necessários. O compilador de relatórios também pode interagir com outros funcionários da empresa nas áreas em que os indicadores relevantes para os documentos exigidos são gerados. A empresa deve formar um sistema de relatórios gerenciais no qual todos os funcionários competentes participarão.
O próximo passo é criar formulários de documentos nos quais, por um lado, os números serão gravados e, por outro, interpretados. Ao mesmo tempo, a pessoa responsável pelo relato pode se deparar com a necessidade de criar diferentes formas de documentos adaptados a um determinado destinatário - o diretor geral, seus representantes e proprietários.
Os próximos passos serão relacionados aos relatórios práticos.Se a empresa é pequena, então, em princípio, a pessoa envolvida na solução do problema em questão pode tentar coletar ele mesmo os números necessários. Mas é provável que ele precise da ajuda de colegas. Nesse caso, os estágios práticos relacionados à coleta de informações podem ser precedidos por algumas reuniões nas quais a pessoa informará a outros funcionários sobre quais são os fundamentos do relatório gerencial, para que fins documentos relevantes são gerados e por que isso é importante para a empresa. A solução desse problema pode facilitar o gerenciamento da empresa por meio da publicação de atos legais locais que exigem que os funcionários individuais promovam o trabalho da pessoa responsável pelo relato.
Relato de Variedades
Tendo considerado os princípios-chave do relatório gerencial, podemos estudar variedades individuais dos modelos correspondentes para exibir números que refletem as atividades da empresa.
O primeiro tipo de relatório em questão é o saldo de gerenciamento. Quais são suas características?
O balanço gerencial, em princípio, é semelhante ao contábil. Sua diferença fundamental está em seu propósito funcional. O saldo gerencial não se destina apenas a refletir os números, mas também a interpretá-los em termos da eficácia do modelo de negócios da organização, o estado das questões relativas aos ativos da organização, as obrigações da empresa para com os parceiros e vice-versa.
Os números, que incluem demonstrações contábeis, gerenciais e financeiras, podem, em princípio, ser inseridos nas mesmas formas. No entanto, como os indicadores relevantes serão interpretados pode predeterminar a criação de documentos em uma estrutura completamente original. Importa quem são os usuários dos relatórios gerenciais - falamos sobre isso acima.
O saldo que estamos considerando envolve a inclusão de informações que podem ser de interesse para o diretor e qualquer adjunto, bem como para o proprietário da empresa. Nesse sentido, pode ser um documento bastante universal.
Que outros tipos de relatórios gerenciais existem? Entre eles - a conta de lucros e perdas. Além disso, é tradicionalmente aceito se referir a fontes contábeis. Demonstração de lucros e perdas - um documento que as empresas devem apresentar na forma de relatórios oficiais às autoridades reguladoras. No entanto, pode muito bem ser usado como uma fonte na formação de relatórios gerenciais também. Isto é principalmente devido à estrutura muito conveniente deste documento.
A declaração de lucros e perdas da organização registra os resultados financeiros das atividades da empresa por um período de tempo específico. Ele reflete os valores relativos a receitas, custos e resultados financeiros com um total acumulado. A estrutura do documento do tipo em consideração reflete: fontes de receita, itens de despesas e lucratividade da empresa. Mas, como definimos acima, contabilidade gerencial e o relato envolve não tanto resolver problemas relacionados à coleta de números quanto a interpretação de vários indicadores. Portanto, o documento em questão provavelmente precisará ser acompanhado por fontes adicionais, que registrarão as explicações necessárias sobre os números que refletem as receitas, despesas e lucros da empresa.
Outro documento significativo é uma demonstração de fluxo de caixa. Essa fonte reflete o resultado financeiro da empresa em correlação com as fontes, bem como os pagamentos da empresa em relação às principais áreas de despesas - também em relação a um período específico. A demonstração do fluxo de caixa pode mostrar como as coisas estão indo na empresa em termos de resultados atuais na produção, no campo da liquidez. Este documento permite avaliar a credibilidade da empresa. A fonte em questão pode ser útil tanto para a administração da empresa quanto para seus proprietários.
Consideramos que os principais tipos de relatórios gerenciais - demonstração de resultados, balanço patrimonial, bem como um documento que registra dados sobre fluxos de caixa, podem, é claro, ser complementados por outras fontes. Eles podem ser semelhantes aos que estudamos e basear-se em abordagens fundamentalmente diferentes da compilação.
Desafios de relatórios
Então, estudamos o que é reportagem gerencial, como ela difere de contabilidade ou financeira, nos familiarizamos com o procedimento para sua formação. Também será útil considerar as possíveis dificuldades que acompanham sua preparação.
De acordo com especialistas no campo de gestão de negócios, a característica de problema mais importante do processo de relatório em questão é a falta de lealdade ao documento relevante por parte dos funcionários da empresa e, em alguns casos, também dos gerentes e proprietários. Funcionários da empresa - contadores, funcionários de locais de produção - nem sempre percebem os relatórios gerenciais como um documento que deve ser dado tempo, o que faz sentido gastar energia. As empresas, como sabem, já são obrigadas a apresentar documentos oficiais a órgãos do Estado, cuja elaboração não é uma tarefa fácil.
Uma posição semelhante, quando os relatórios gerenciais não são percebidos como algo que merece atenção, também pode ser realizada pelos principais administradores e proprietários, como observamos acima. Muitos dos líderes, de acordo com especialistas, referem-se aos documentos em questão como uma variedade do método de gerenciamento enganoso, especialmente se você precisar desviar a atenção dos indicadores de produção mais notáveis.
Como resolver um problema semelhante? Os analistas recomendam começar com o nível de liderança. Será mais justificado interessar os gestores em primeiro lugar na elaboração dos relatórios gerenciais, para que, por sua vez, formem os atos legais locais necessários, de acordo com os quais os demais empregados terão que auxiliar na formação dos documentos relevantes.
Outra dificuldade que caracteriza a solução do problema em questão é a necessidade de desenvolver constantemente novas abordagens para a interpretação das figuras contidas no relato. Isso pode ser devido principalmente a mudanças na estrutura de produção do negócio. No caso de relatórios contábeis e financeiros, como sabemos, não é necessária nenhuma interpretação dos números. Portanto, torna-se possível usar formulários padronizados nos quais os indicadores correspondentes são registrados.
O relatório gerencial da organização, por sua vez, resolve vários outros problemas. É necessário, em primeiro lugar, pela própria empresa, e não pelos órgãos governamentais, como é o caso dos indicadores contábeis e financeiros. Se a interpretação dos números contidos no relatório de administração de uma determinada estrutura de produção em um determinado período desempenhou um papel positivo, não é garantido que será igualmente útil desde que as características de determinados processos de negócios tenham mudado. Muito provavelmente, o compilador dos documentos de relatório terá que melhorar as abordagens de interpretação à medida que a empresa muda na esfera das atividades de produção. Isso pode exigir muito tempo - tanto pessoal como dos colegas, a quem ele pode pedir conselhos, opiniões ou alguns indicadores auxiliares que reflitam os resultados da empresa, a fim de entender como melhorar a abordagem da interpretação dos números.
Este problema pode ser resolvido, novamente, através de comunicações periódicas com os colegas na forma de reuniões, cujo tema é a consideração dos indicadores de produção atuais, bem como o desenvolvimento de medidas para melhorá-los, inclusive através da introdução de novos métodos de relatório, como a gestão.No contexto de abordagens positivas para otimizar os indicadores de produção, é mais provável que seja percebido positivamente pelos funcionários da empresa.
