Hoje, quase todo especialista deve ter habilidades gerenciais. O ritmo moderno não nos permite relaxar nem por um minuto - nem na vida pessoal, nem, especialmente, no trabalho. Então, qual é o segredo da administração? A estrutura dessa ciência é bastante simples, mas às vezes conceitos abstratos desconcertam até mesmo um profissional de alta classe.
Nós vamos lidar com um dos elementos fundamentais da gestão - a estrutura organizacional. De fato, o sucesso de toda a empresa depende de como a cadeia de transferência de informações é construída.
O que é uma estrutura organizacional?
A capacidade de atingir objetivos e a efetividade da interação com o ambiente dependem, em grande parte, da hierarquia de subordinação, que adere a uma determinada organização. Em outras palavras, a estrutura de gerenciamento é um dos componentes mais importantes do sucesso de uma empresa.
O que queremos dizer com isso? Em primeiro lugar, a ordem das divisões interligadas da empresa. Em segundo lugar, concentre-se em resolver as tarefas. Infelizmente, isso às vezes é muito difícil de alcançar devido ao fato de que a instabilidade do ambiente externo requer flexibilidade da empresa. E a estrutura de gestão implica uma estrutura bastante rígida e rígida.
Portanto, o líder moderno tem que encontrar um compromisso entre o totalitarismo e a democracia no governo. Como os métodos racionais são bastante estáveis, simples e compreensíveis, eles não exigem gênio dos funcionários em várias posições. Por outro lado, a flexibilidade da gestão inovadora permite responder melhor à dinâmica do ambiente macro.
Associações
As relações econômicas cada vez mais complexas exigem a criação de novos princípios para a construção de sistemas de gestão que revelem o potencial de cada funcionário e direcionem suas habilidades para atingir objetivos comuns. É por isso que os problemas de reorganização empresarial estão se tornando mais populares.
A estrutura de gerenciamento como uma categoria de gerenciamento é uma estrutura específica do sistema. Reflete a relação de sujeitos e objetos de liderança. Conexões em uma organização são construídas não apenas em uma base vertical. Às vezes, é muito mais importante ter oportunidades horizontais para receber informações de vários departamentos, pois, nesse caso, o tempo para enviar uma mensagem e receber uma resposta é minimizado.
As conexões verticais são o grau e nível de subordinação, e as horizontais são a coordenação das ações dos funcionários de diferentes departamentos, sua comunicação direta.
Divisão do trabalho
A interação das unidades pode ser linear ou funcional. A estrutura linear do sistema de gestão pressupõe que os fluxos de informação convergem para os gerentes que são os únicos responsáveis, se não pelas atividades de toda a empresa, depois pela sua divisão. Os laços funcionais unem os funcionários aos subsistemas com base em operações comuns.
A diversidade de trabalho faz ajustes na organização de cada empresa em particular. No entanto, especialistas no campo da gestão destacam algumas características comuns comuns a todas as empresas. Em primeiro lugar, isso diz respeito à divisão do trabalho em operações simples e à determinação do grau de responsabilidade de cada funcionário.
Da singularidade da empresa à organização típica
A estrutura horizontal do sistema de controle aparece como resultado da alocação de todas as tarefas específicas.Para atingir objetivos específicos, alguém precisa ajustar esse trabalho, o que significa que um controle vertical aparece. Na verdade, quando a administração é separada da atividade em si, surge uma hierarquia de subordinação (divisão do trabalho).
O cumprimento de seus deveres é, em princípio, possível em qualquer forma organizacional. É importante que essa forma seja mais adequada ao conteúdo e aos métodos da empresa.
Na vida, a estrutura de gerenciamento assume a forma de vários sistemas de relacionamentos bem definidos. Com toda a variedade de operações, você pode contar com os dedos os padrões distintivos realmente importantes.
Controle linear
A estrutura de gerenciamento linear é construída de tal forma que cada gerente ajusta todos os tipos de atividades de seus subordinados. As principais vantagens de tal organização são a simplicidade e a unidade de comando. Mas sua desvantagem é que o líder deve ser uma ilustração do ditado "e os Shvets, e o ceifador, e o cara é um cara ...". A estreita especialização dos negócios modernos quase não deixava lugar para tal gerente e, portanto, para tal estrutura organizacional.
Unidades funcionais - a chave para um trabalho eficaz
Estrutura funcional A gestão é caracterizada pela criação de departamentos especializados em tarefas e responsabilidades claramente definidas. Na maioria das vezes, a separação ocorre nas direções da empresa (produção, marketing, marketing, etc.).
As vantagens de tal gerenciamento são especialização restrita, redução da duplicação de operações e consumo de recursos e resposta rápida da gerência a quaisquer mudanças. Mas também há desvantagens: um interesse no próprio sucesso pode desequilibrar as atividades de todo o empreendimento.
Se necessário, uma subordinação linear é usada dentro de cada unidade. Tal modelo não é incomum em um sistema moderno. A estrutura de gerenciamento funcional-linear é usada para evitar complicações dos processos de comunicação em condições externas relativamente estáveis, com uma pequena nomenclatura de produção e a prevalência de problemas de gerenciamento padrão.
Corporações Internacionais
A globalização das relações econômicas exige uma reestruturação não apenas das empresas ocidentais. A estrutura de gestão funcional está sendo modernizada, grandes unidades de produção estão sendo destacadas, o que pode muito bem existir de forma autônoma. Essas entidades de negócios são chamadas de divisões.
A estrutura de gerenciamento organizacional permite que você se concentre no produto, no consumidor alvo ou em uma região específica. Devido a isso, a empresa responde mais facilmente à dinâmica do ambiente externo. Outra vantagem deste sistema é a simplificação e facilitação das comunicações. Mas não foi sem uma mosca na unguento: a duplicação de certas funções e até operações simples leva a um aumento no custo do produto final no mercado.
Ajustar ao ambiente macro
Para regular e direcionar para uma estrutura geral, todas as operações de produção se tornam mais difíceis. A incerteza dos fatores externos e o ritmo de seu desenvolvimento requerem o uso de estruturas adaptativas. Com a ajuda deles, você pode criar unidades temporárias destinadas a resolver o problema no ambiente de macro existente.
Empresas estrangeiras no final dos anos 80 do século XX desenvolveram modelos que receberam os nomes de "matriz" e "estrutura de projeto de gestão empresarial". Eles são caracterizados pela formação de liderança local interina na implementação das questões mais importantes de gerenciamento geral na matriz corporativa.
Grupos de Trabalho Temporário
A essência do projeto está no fato de que em um grupo os funcionários mais qualificados para diferentes tarefas são recrutados para cumprir a tarefa.Depois de concluir o trabalho, essa organização é dissolvida e cada contratado fica livre para procurar novos projetos. Um exemplo de tal empresa pode ser uma trupe de teatro criada para encenar uma empresa.
A estrutura de gerenciamento matricial da organização, ao contrário do projeto, atrai funcionários de uma empresa para implementar o pretendido. A principal desvantagem de tal sistema era a subordinação simultânea de intérpretes a duas cabeças: por um lado, há a cabeça de um projeto temporário e, por outro, o chefe da unidade funcional, na qual um empregado em particular é constantemente registrado. Apesar disso, a estrutura matricial permite uma abordagem mais flexível às questões de solução de problemas atuais.
Como atualizar
E mais uma vez sobre a globalização da produção mundial. Em condições modernas, quando as estratégias da empresa visam diversificar a produção, expandir as operações de produção e negócios e penetrar nos mercados internacionais, é necessário que a estrutura de gerenciamento da organização seja flexível e relativamente simples.
Um aumento no número de agências, por exemplo, leva não apenas a um aumento nos custos administrativos, mas também a um aumento dos canais de comunicação. Essas empresas estão quase condenadas em comparação com empresas que são gerenciadas a partir de um centro. No entanto, a diferenciação estrutural não vai a lugar algum. Os especialistas em consultoria recomendam destacar as seguintes opções de reestruturação do sistema:
- definir claramente o escopo de responsabilidade de cada unidade autônoma para descarregar os órgãos centrais da corporação;
- mudar para o uso de parâmetros quantitativos para monitorar as atividades das unidades;
- melhorar a motivação dos funcionários da empresa.
A estrutura do gerenciamento corporativo é significativamente dependente do estado do ambiente externo. Portanto, os especialistas recomendam não usar modelos ao criar seus próprios sistemas, mas sim procurar soluções ideais em cada caso.
O que procurar ao criar um sistema organizacional
Para construir um sistema, é muito importante estudar as características do ambiente externo. É necessário determinar claramente os fatores de impacto direto e descrever completamente aqueles que têm um efeito indireto. Quanto às relações internas da empresa, aqui é necessário separar corretamente os objetos e assuntos de gerenciamento.
Os mais importantes para a formação do sistema são os objetivos, princípios e métodos de trabalho. A estrutura organizacional do gerenciamento corporativo depende substancialmente das características e exigências do mercado.
De particular importância é a necessidade de dividir as atividades não horizontalmente, mas verticalmente. É isso que forma a complexidade do relacionamento e determina o grau de responsabilidade de cada funcionário.
Os fatores de efeitos indiretos mais frequentemente incluem tecnologia, pessoal e equipamento. Esses parâmetros afetam apenas organizacionalmente - a estrutura de gerenciamento não altera a essência, mas pode ser modificada devido à exclusividade de um deles.
Quantas pessoas para subordinar
O fator mais importante que afeta o tipo de organização é a taxa de controlabilidade. O número de funcionários em cada departamento, o número de divisões e o número de níveis de gerenciamento dependem disso. A partir de jardins de infância, onde para cada idade é determinado o número de crianças por professor, e terminando em competições esportivas, em que cada país recebe uma cota do número de participantes, estamos ocupados ao longo de nossas vidas calculando a taxa de controlabilidade. Funcionários exagerados, bem como falta de pessoal, levam a falhas de funcionamento de todo o sistema. É precisamente nessas taxas de população por inspetor que a estrutura da administração pública é construída.
Temos que admitir que a solução para a tarefa aparentemente elementar de distribuir o trabalho por nível e grau de responsabilidade depende de uma combinação de muitos fatores. Estes são os objetivos e escopo do trabalho, a disponibilidade da tecnologia da informação e o grau de comunicação de cada funcionário, a personalidade do líder, etc. Como resultado, entende-se que a capacidade de formar uma estrutura organizacional eficaz e eficiente é uma arte.
