Muitos falam ao telefone. Pessoas de negócios estão falando. A porcentagem de conversas telefônicas por dia é, às vezes, significativamente maior que no olho no olho. Observe a etiqueta do telefone! Esta é uma regra muito importante. Você é uma pessoa bem-educada, não é? Lá vai você.
Pegue o telefone. Eles te chamam!
Quando o telefone toca, nós automaticamente atendemos o telefone e respondemos ao usual "Olá!".
Isso é suficiente para iniciar uma conversa?
Vamos ver o que diz a etiqueta do telefone.
Em primeiro lugar, traçamos uma linha divisória entre contatos comerciais e pessoais.
O momento que une todas as conversas é polidez, restrição e posse de uma voz.
Seu interlocutor não pode ver o que você está fazendo do outro lado do aparelho. Mas a menor entonação dá irritação, hostilidade, tristeza e outras emoções.
"Olá" de uma maneira profissional
Eles ligam para você no seu telefone comercial. Não pegue no aparelho após o primeiro bipe. Isso pode criar a impressão de que a pessoa que está chamando você simplesmente não tem outras coisas para fazer do que atender o telefone. Esta não é apenas sua reputação. Uma conversa deixará uma impressão da credibilidade de toda a organização. Responda esperando que dois ou três toques soem. Mas em nenhum caso mais. As regras da etiqueta do telefone não permitem, dessa maneira, mostrar desrespeito à pessoa.
Iniciar imediatamente uma conversa com o nome da empresa não é recomendado. Cumprimentar o interlocutor é melhor frase neutra "Bom dia!" Esta hora do dia é considerada o principal dia de trabalho. Em outros casos, você pode usar o recurso "Olá!"
Um pré-requisito para uma conversa de negócios é juntar a saudação da chamada "cartão de visita" de voz. Pode ser o nome da organização ou seus dados pessoais - posição, nome e sobrenome.
Idealmente, o esquema de saudação ficaria assim: “Boa tarde! A empresa "Sun"! "Ou" Bom dia! A empresa "The Sun". Gerente Olga Sergeeva.
Uma resposta bem organizada à chamada iniciará uma conversa agradável e bem-sucedida. Isso criará uma boa impressão da organização, enfatizará seu status e dará solidez. É sempre um prazer lidar com pessoas educadas. Portanto, a impressão feita será capaz de desempenhar um papel significativo na cooperação futura.
Pessoal "Olá!"
Se você acha que pode começar uma conversa com um amigo ou amigo como quiser, então está enganado. É melhor iniciar qualquer chamada recebida para o seu telefone pessoal com os desejos de um dia caro e sua própria apresentação.
Dessa forma, você se protege de perder tempo explicando se o chamador discou erroneamente seu número. Quando você é chamado em uma questão pessoal durante o horário comercial, uma pequena apresentação oficial dará o tom para a conversa geral, ou seja, você deixará claro para a pessoa que não há como conduzir conversas vazias no momento. E isso é apenas uma manifestação de boas maneiras e cortesia, que é interpretada pelas regras de uma conversa telefônica.
Quando você ligar
Parecia mais simples, discou o número e expôs a essência da conversa. Mas muitos já viram por experiência que, quando você coloca o início da conversa, ela se desenvolve. Se uma chamada de negócios será o começo de uma colaboração bem-sucedida, depende dos primeiros momentos da conversa. O mesmo pode ser dito sobre contatos pessoais. Passe meia hora explicando quem está ligando e por que razão, ou explique a essência em alguns minutos, ficará claro desde o apelo inicial.
Chamada de negócios
Você discou o número da empresa e recebeu uma resposta padrão de saudação. Você também precisa se apresentar.Se você representa uma organização, indique seu nome e sua posição. Em seguida, resuma a essência do apelo. Você deve respeitar o horário de trabalho dos outros e não gastar seu tempo em explicações inconsistentes. Assumindo uma longa conversa, não se esqueça de perguntar se é conveniente falar com a pessoa que pegou o telefone agora. Talvez você deva mover a conversa para um horário mais conveniente.
As regras do telefonema dizem "não" para frases como "incomoda você ...", "Você vê, qual é o problema ...", "Nada se eu te incomodo ...". Seu "alô", neste caso, deve ser obedecido com dignidade, sem confusão. Então você pode contar com uma conversa produtiva e auto-respeito. Após uma apresentação pessoal, você pode dizer: "Ajude-me a resolver essa questão ...", "Diga-me, por favor ...", "Estou interessado em ...", etc.
Ligação pessoal para um amigo ou parente
“Oi, amigo. Como você está? ”- É claro que, com parentes, você pode começar uma conversa assim. Mas seria mais correto nos apresentarmos. Especialmente se você está ligando para um negócio específico, e não apenas para conversar. Em primeiro lugar, pode marcar o número de um amigo na hora errada. Uma pessoa está ocupada, está no trabalho ou em uma reunião de negócios, está envolvida em problemas pessoais. Em segundo lugar, imagine que seu número simplesmente não estava determinado, e a voz parecia estranha devido a comunicações de baixa qualidade. Para não colocar você e seu amigo em uma posição desconfortável, ligue para você.
Continue a conversa
Em qualquer conversa, você deve estar atento ao interlocutor. Como iniciar uma conversa telefônica é uma grande habilidade, mas sua continuação é de grande importância.
Continuação de Negócios
Você é o iniciador da chamada. Então você tem um problema específico que você quer resolver durante a conversa. Prepare antecipadamente uma lista de perguntas que lhe interessam, para não se perder e não desperdiçar o tempo de trabalho de outras pessoas. Ouça com atenção a pessoa com quem você está falando. Tente delinear as respostas, isso ajudará a evitar perguntar novamente.
Durante uma conversa, a conexão foi perdida? Ligue novamente se você iniciou uma conversa. Você também deve terminar a conversa. Não deixe de agradecer a pessoa com quem você está falando. Um final agradável será, naturalmente, um bom dia.
Se eles ligarem para você, ouça atentamente o pedido. Não esqueça de manter a atenção na conversa com as frases “Sim, claro ...”, “Eu entendo você ...”, “Vamos tentar ajudar ...”, etc. O interlocutor se sentirá confiante e será capaz de delinear o problema. Quando a conversa ameaçar se arrastar, tome a iniciativa, ajude a direcionar a conversa na direção certa.
Antes de concluir, verifique com o interlocutor se ele recebeu todas as respostas. Se você não puder ajudá-lo em virtude de outras obrigações oficiais, diga-lhe o contato de um funcionário competente em um determinado tópico.
Conversa telefônica pessoal
Em conversas pessoais, a situação é mais simples. Mas aqui, etiqueta de telefone dá algumas recomendações. Por exemplo, um amigo / namorada ligou para você em um momento inconveniente com um grande desejo de conversar. Para tais casos, há uma ligação telefônica padrão: "Desculpe, agora na reunião ..." ou "Eu tenho uma reunião muito importante, eu ligo mais tarde ...". Você pode adicionar: “Eu entendo que isso é muito importante. Ligarei para você assim que eu me liberar ... ” Para o interlocutor, isso será um indicador de que você não está ignorando seus problemas. Então, não haverá insultos desnecessários. By the way, tente ligar de volta se você prometeu.
Regras gerais para chamadas telefônicas
As regras de etiqueta do telefone não foram inventadas do teto. Estas são as observações dos psicólogos, experiência prática, análise baseada nos resultados de muitas conversas. Existem certas ações que a etiqueta recebe ou nega. Vamos coletar alguns deles em um pequeno memorando.
- Não faça conversas pessoais em locais públicos e no trabalho. Você coloca os outros em uma posição desconfortável, forçando você a ouvir os detalhes íntimos de sua vida, que não estão relacionados a eles.
- Não ligue o telefone no viva-voz se não tiver avisado seu interlocutor sobre isso. Tal situação pode criar efeitos adversos. Mas antes de tudo, isso é uma manifestação de respeito pela pessoa do outro lado do fio.
- Escolha com cuidado seu toque. Agressão menos barulhenta, porque pessoas com um sistema nervoso fraco podem estar por perto.
- Desligue o som do telefone durante reuniões, reuniões, instituições culturais e também em locais onde tal requisito é prescrito pelas regras de conduta.
- Não combine conversa telefônica e comendo. Isso dificulta a compreensão, desrespeita o interlocutor.
- Tenha cuidado quando você planeja fazer uma ligação. De manhã cedo, tarde da noite - isso, como você sabe, não é o melhor momento para conversar com a pessoa mais próxima. Você pode ligar em tal momento apenas nos assuntos mais urgentes. Não se esqueça disso.
Pequena conclusão
Agora você conhece a etiqueta do telefone. Ligue a tempo. Seja educado. Tenha um bom telefonema e bom humor!
