O conceito de “auditoria de pessoal” entrou firmemente no estoque coloquial de empresas e empresas domésticas. Mas nem todo mundo sabe o que é. No entendimento geralmente aceito, são realizadas auditorias de pessoal para avaliar a conformidade dos funcionários com suas posições atuais. Mas, na verdade, esse conceito tem um significado muito mais amplo.
O que é uma auditoria?
A auditoria do pessoal é realizada por funcionários especialmente treinados na empresa. Isso se deve à necessidade de verificar os resultados da gestão dos funcionários, sua interação e as perspectivas de seus cargos para o desempenho da empresa.
Por sua natureza, a auditoria de pessoal em uma organização pode ser atribuída a operações de recomendação e não a compulsória. Uma auditoria ajuda a analisar a situação prevalecente na empresa e dá à administração a oportunidade de decidir sobre o recrutamento ou a substituição de funcionários. No entanto, o direito de tomar uma decisão final sobre uma mudança de pessoal pertence exclusivamente aos chefes da empresa.
Objetivos da auditoria
A auditoria tem as seguintes tarefas. Em primeiro lugar, a tarefa de verificar o pessoal é concluir que os especialistas atendem aos objetivos da empresa. Ao mesmo tempo, vale a pena certificar-se: se os funcionários cumprem as instruções elaboradas para eles pela estrutura regulatória da empresa, se agem dentro de seus poderes, não vão além de suas responsabilidades, com que rapidez a equipe pode responder à situação e tomar as decisões certas. O principal objetivo da auditoria é a eliminação oportuna de problemas e lacunas na política de pessoal da empresa.
O assunto da auditoria é toda a equipe, pois é ele quem é o principal meio de desempenho da empresa e lucra com suas atividades.
Uma auditoria de pessoal é uma forma de gerenciamento, ou melhor, uma maneira de monitorar e gerenciar a força de trabalho.
Como qualquer processo, uma auditoria é realizada com base em diretrizes específicas. Para um dos principais princípios de auditoria pode ser atribuído ao profissionalismo de sua execução.
A seleção e verificação de pessoal é realizada por profissionais especialmente treinados para o cumprimento dos cargos por parte dos funcionários. Além disso, os especialistas em auditoria devem ter a independência necessária e não devem mostrar preconceito ou condescendência ao pessoal que auditam.
Uma auditoria de pessoal é baseada nos princípios de honestidade e abertura, ninguém tem o direito de influenciar a adoção pelos auditores de decisões sobre a conformidade do pessoal com seus cargos.
Critérios de avaliação de pessoal
No desempenho de suas atividades, os auditores prestam atenção principalmente à conformidade das qualificações do pessoal com os requisitos de suas posições ou características profissionais. Ao mesmo tempo, os auditores, como regra, referem-se ao livro de referência de qualificação unificado desenvolvido de profissões. Além disso, os revisores avaliam a utilidade e a complementaridade do pessoal. Também é necessário descobrir como a equipe equilibrada usa seu tempo de trabalho.
Deve-se notar que, ao avaliar o pessoal, os auditores levam em conta como a administração fornece uma política de pessoal e quais são os indicadores de rotatividade de pessoal.
Com base nos resultados da auditoria, os auditores tomam uma decisão sobre a conformidade do pessoal com os cargos que ocupam e os requisitos da lei, bem como medidas adicionais para melhorar o recrutamento de pessoal, eliminar escassez de pessoal, melhorar sua gestão e aumentar o respeito aos superiores entre os subordinados.
Informação de Auditoria
Certas condições também são apresentadas para os dados com base nos quais a auditoria de pessoal é conduzida. É necessário que as informações obtidas durante a auditoria se refiram especificamente ao período em que são conduzidas.Você também precisa se certificar de que esses dados sejam recebidos na íntegra, apesar do fato de serem completamente necessários ou não, e se aplicarem a todos os funcionários.
É costume receber as informações necessárias em três formas. A primeira delas é obter informações na forma de gráficos, tabelas, diagramas, geralmente em versão documental ou eletrônica.
Além disso, uma das maneiras de perceber informações sobre o pessoal é o monitoramento em tempo real de como os funcionários ou subordinados interagem uns com os outros.
Outra maneira é se comunicar com os funcionários e obter impressões diretas deles sobre o clima na equipe, política na empresa, etc.
Métodos de auditoria
Especialistas realizam uma auditoria de gestão de RH em três áreas. O primeiro deles tem uma abordagem organizacional e é projetado para verificar documentos para o cumprimento da lei. Além de verificar a legalidade, essas ações ajudam a descobrir a eficácia da gestão de pessoal.
A segunda abordagem é uma avaliação da motivação e da situação psicossocial na equipe, atitude em relação aos resultados de suas atividades, foco no sucesso global da empresa.
A terceira área é de natureza econômica e consiste em verificar o sucesso do empreendimento.
Classificação de auditoria
Especialistas recomendam a realização de uma auditoria de pessoal e documentação regularmente. A maioria dos especialistas concorda que o período ideal de auditoria é uma vez a cada dois ou três anos, dependendo do tamanho da empresa, do seu volume de negócios e, consequentemente, rotatividade de pessoal.
Com base na frequência da auditoria, podemos realizar a seguinte classificação.
Em primeiro lugar, a auditoria pode ser dividida na atual, que é realizada em determinados intervalos, bem como na operacional, que é realizada quando tal necessidade surge acentuadamente.
Dependendo da integridade do volume de dados verificados, a auditoria da política de pessoal é dividida em completa, local e temática.
Por métodos de verificação, pode ser seletivo e complexo.
Em conexão com o nível de auditoria, o controle pode ser realizado pela alta administração, chefes de departamento ou pelo próprio serviço de recrutamento.
A realização de uma auditoria do potencial de pessoal pode, respectivamente, especialistas de fora e seus próprios especialistas. O principal é que eles são competentes nessa questão.
Algoritmo de auditoria
Qualquer cheque tem suas próprias características. Como regra, uma auditoria de uma organização de pessoal é realizada em várias etapas.
O primeiro deles é a preparação. Nesta etapa, os especialistas se deparam com a tarefa de formular tarefas de verificação, selecionando os especialistas necessários para sua condução e emissão de documentos.
Em seguida, há uma verificação direta das informações, durante a qual os auditores coletam os documentos necessários, organizam reuniões e conversas com os funcionários, fazem pesquisas, etc.
Na terceira etapa, os dados coletados são verificados e os resultados obtidos são comparados com os atos normativos. Na última etapa, os auditores preparam os resultados da auditoria e tiram conclusões com base neles que são enviados à administração da organização.
Uma auditoria leva de duas a três semanas, menos frequentemente por mês. A duração da auditoria pode variar dependendo do tamanho do pessoal. Depois de coletar e estudar os documentos necessários para o cumprimento da estrutura legal, esses resultados são exibidos no relatório final. Um capítulo separado é dedicado a eles.
Após verificação repetida, os auditores fazem uma cópia do resumo final. Esse método de documentação dos resultados do monitoramento elimina a possibilidade de erros. Como regra geral, os resultados são apresentados em folhas de formato A-4. Para uma empresa média, o volume será de cerca de 50 folhas.
O relatório confirma a auditoria e contém seus resultados.Este documento contém informações sobre o estado da política de pessoal da empresa, bem como formas de corrigir lacunas e dicas para melhorar a situação na empresa.
Como regra geral, um relatório é compilado com base em um esquema geralmente aceito e contém os seguintes itens:
- quais documentos ou departamentos foram verificados;
- que lacunas foram encontradas;
- opinião de especialistas sobre como corrigir lacunas na documentação;
- dados sobre inconsistências identificadas com a lei aplicável;
- quão real é a ameaça de responsabilidade legal com mais inação;
- Informações sobre a possibilidade de recuperar dados ou documentos perdidos.
Tudo isso ajudará a otimizar o trabalho de qualquer empresa e, portanto, aumentar sua lucratividade.
