Hvis du noen gang trenger å skrive en forklarende merknad, og som praksis viser, det er slike tilfeller ganske ofte, så gjør det riktig og riktig. Ikke undervurder dette dokumentet. En seriøs tilnærming vil bidra til å unngå ytterligere misforståelser og disiplinære tiltak. Denne artikkelen vil hjelpe deg med dette. Vi lærer hvordan du skriver en forklarende merknad, hva er typene og kravene til det. I tillegg vil denne informasjonen være nyttig for ledere og enkeltpersoner hvis kompetanse inkluderer dette problemet.
Hva er en forklarende merknad?
I ordets generelle forstand skal en forklarende merknad forstås som et spesielt forretningsdokument, som er samlet for å gi forklaringer på visse bestemmelser i hoveddokumentet (plan, rapport, utkast) eller gi en kommentar om årsakene til noen faktum, begivenhet eller handling.
Et stort antall varianter og varianter av dette dokumentet kan betinget deles inn i to grupper.
Typer forklarende merknader
- Ledsager hoveddokumentet eller gir forklaringer på dets individuelle bestemmelser.
- Forklarende merknader om eventuelle hendelser, handlinger, nåværende situasjoner og atferd hos individuelle ansatte i organisasjonen. Dette er den vanligste typen dokumenter som er utarbeidet av ansatte i organisasjonen på forespørsel fra en direktør eller toppsjef. De forholder seg til forhold som oppstår i prosessen med arbeids- og produksjonsaktiviteter. Som regel skrives en forklarende merknad til direktøren i forbindelse med en nødsituasjon, brudd på arbeidskraft og (eller) produksjonsdisiplin, disiplinære krenkelser og brudd, etc. I disse tilfellene må arbeidsgiveren be om det fra arbeidstakeren (i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode, artikkel 193) , siden det av lovgiver betraktes som en form for hans selvforsvar. Dermed er en forklarende merknad (eksempel nedenfor) en integrert del av prosessen med å disiplinere en ansatt.
Avgir en forklarende merknad
For den første typen dokumentasjon er papirarbeid et obligatorisk krav; for den andre er håndskrevet tekst på et standardark A4-papir akseptabelt. Alle burde vite hvordan man skriver en forklarende merknad og hva de skal indikere i den, for i praksis er dette veldig vanlig. Uansett hvor eksemplarisk en ansatt du er, er situasjonene forskjellige, og ingen er trygge for dem. Strukturen til den forklarende merknaden inkluderer følgende obligatoriske elementer:
- adressat detaljer;
- dokumentets navn, typeindikasjon;
- tittelen på teksten (begynner med preposisjonen "O (O) ...");
- brødtekst;
- dato for skriving av dokumentet;
- personlig signatur.
Den forklarende merknaden (en prøve er gitt nedenfor) i innholdsdelen skal gjenspeile objektive data om hendelser og spesifikke fakta, gi klare forklaringer. Hovedteksten gjenspeiler den ansattes personlige stilling i den nåværende situasjonen, hans holdning til den perfekte mishandling og konsekvenser. Hvis den ansatte påberoper seg skyldig i mishandlingen, kan han gjenspeile dette i den materielle delen, indikere at han omvender seg for gjerningen, og gir et løfte om ikke å gjenta dette i fremtiden. Hvis han anser seg som uskyldig, er det muligheten til å uttrykke sitt synspunkt og gi sine argumenter og nødvendige bevis.
Oppsummert kan vi si at den forklarende merknaden er et eksempel på hvordan en ansatt kan beskytte seg selv i nærvær av en kontroversiell situasjon. Deres forklaringer bidrar i det vesentlige til en objektiv vurdering av arbeidsgiveren av et visst faktum og gjør det mulig å identifisere alle forholdene ved lovbruddet, og om nødvendig velge et rettferdig mål for disiplinær sanksjon.
Medarbeidervarsel om forklaring
Som allerede nevnt, er arbeidsgiveren pålagt å be om en skriftlig forklaring fra sin ansatt før disiplinære tiltak iverksettes (Arbeidskodeksens artikkel 193 Russland). I tillegg er fristene som en forklaring skal gis i - to arbeidsdager. Basert på det faktum at lovgiveren tildeler en viss tid, må arbeidsgiveren dokumentere datoen da han ba sin ansatte om å oppgi en lapp. Det er ingen obligatoriske krav for dette, men fra et praktisk synspunkt vil et slikt dokument være nyttig. For det første er dette startdato, og for det andre dokumentasjon på at rettighetene til den ansatte ikke ble krenket. Vi gir et eksempel nedenfor for å gjøre det klart hva som skal angis i det og hvordan du skriver. Det blir bedt om en forklarende merknad på brevhodet med underskrift av representanten fra arbeidsgiveren, hvis kompetanse til å utstede disiplinære sanksjoner. Dette er vanligvis lederen eller personen som denne myndigheten er delegert til.
Varslingseksempel
Nestleder overlege
Kukushkina R.R.
På å gi en skriftlig forklaring
I forbindelse med din urettmessige utførelse av arbeidsoppgaver, som ble uttrykt i fravær på arbeidsplassen fra 12/21/14 til 12/23/14, ber jeg deg om å gi en skriftlig forklaring på dette faktum til personalavdelingen før kl 26:00 26. januar 2014.
Hovedlege (signatur) P.P. Sorokin
Varslingen ble mottatt 24. januar 2014
Nestleder overlege (signatur) Kukushkin R.R.
Det kan godt hende at arbeidstakeren nekter å motta og signere et slikt dokument, og forklarende merknad for arbeidet er sent skrevet, når det ikke lenger er mulig å anvende disiplinærtiltaket og alle frister har gått. I dette tilfellet kan det være neste vei ut - å overlate innkallingen til kommisjonen, det vil si i nærvær av den nærmeste tilsynsføreren, en representant fra fagforeningen, juridisk rådgiver for organisasjonen og andre interesserte. Hvis det var avslag, er det verdt å gjøre en handling med underskriftene til alle som var til stede. På denne måten bekrefter du overholdelse av bestemmelsene i art. 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode.
Forklarende merknad (eksempel) til arbeid: eksempel nr. 1
De vanligste situasjonene forbundet med fravær eller å være for sent på jobb.
Kommandør for militærenheten 65487
Oberst Sidorov S.S.
Fra en ansatt i Russlands føderasjonsdepartement, kontorist
Volkova R.L.
Forklarende merknad
Om å komme for sent til jobb 16. mai 2014
Jeg, Volkov Roman Lvovich, var for sent på jobb i 4 timer 16. mai 2014. I hovedsak kan jeg forklare følgende. I morges, under reisen til jobben i min egen bil, ble jeg vitne til en ulykke. I denne forbindelse ble han tvunget til å vitne for trafikkpolitiet. Det tok mye tid. Jeg vedlegger en kopi av protokollen som bevis og en underbyggende merknad av inspektøren for trafikkpolitiet Orlova P.P.
16. mai 2014 (signatur) Volkov R.L.
Eksempel nr. 2
Til direktøren for Parus-butikken
Malinina M.M.
Fra lagersjefen
Smorodintseva S.S.
Forklarende merknad
Om å være for sen på jobb 30. desember 2014
Jeg, Smorodintseva Sofia Semenovna, den 30. desember 2014 var for sent på jobb i 2 timer. Fakta er at dagen før kjøpte jeg en ny klokke med vekkerklokke. Etter å ikke ha forstått mekanismen fullt ut, satte jeg tidtakeren feil og oversteg i en time. Jeg erkjenner feilen min. Jeg lover at dette fra nå av ikke vil skje igjen.
30. desember 2014 (signatur) Smorodintseva S.S.
Feil Forklarende merknad: Eksempel
Denne typen dokumenter finnes også ganske ofte.Feil kan være av forskjellige slag praktiske aktiviteter papirarbeid osv. I dette tilfellet vurderes situasjonen med manglende oppfyllelse av arbeidsplanen.
Til direktøren for Much Money LLC
Monetkina L.D.
Fra hovedspesialisten R. Bozhkina
Forklarende merknad
Om unnlatelse av å oppfylle planen for september 2014
Jeg, Monetkina Lyudmila Denisovna, etter å ha analysert dagens situasjon knyttet til manglende oppfyllelse av planen for å inngå låneavtaler, forklarer følgende. Problemet er relatert til mangelen på ansatte, siden to spesialister ble permittert på en måned, og ingen ble ansatt for å erstatte dem. De to gjenværende ansatte kan ikke takle arbeidsomfanget, selv om de jobber utenfor normen.
15. oktober 2014 (signatur) Monetkina L.D.
Å utarbeide en handling som ikke er innsendt av en ansatt til en forklarende merknad
Hvis arbeidstakeren ikke hadde gitt en forklarende merknad (eksempel ovenfor) ved slutten av den fastsatte perioden, må arbeidsgiveren utarbeide en spesiell handling i samsvar med den spesifiserte artikkelen i den russiske føderasjonens arbeidskode. Riktignok angir ikke lovgiver hvilken bestemt ansatt som skal gjøre dette, i hvilken tidsramme og om det er påkrevd å gjøre den ansatte kjent med den. Dette bestemmes på organisasjonsnivå under hensyntatt regler for kontorarbeid. Handlingen er utarbeidet med deltagelse av en gruppe personer og bekrefter hendelsene eller fakta som er opprettet av dem. Derfor er det nødvendig å samle det samlet, det vil være lurt å tiltrekke seg de ansatte som var til stede på det tidspunktet den ansatte fikk et varsel om kravet om å gi en forklarende merknad. Det er skrevet på et vanlig skjema og kan ha skjemaet presentert nedenfor.
Eksempelloven
ACT
10.07.2014
Om arbeidstakerens svikt i å gi en skriftlig forklaring i forbindelse med en disiplinærovertredelse
Meg, sjefen for personalavdelingen, Koroleva E.E., i nærvær av sjefregnskapsføreren Ivanova N.N. og økonom Pevtsova R.I. Denne loven er utarbeidet som følger:
07/06/2014 regnskapsfører Petrova I.I. det ble foreslått i samsvar med artikkel 193 i den russiske føderasjonens arbeidskode den 9. juli 2014 å gi en skriftlig forklaring på den disiplinærovertredelse som ble begått av henne, som manifestert seg i fravær på arbeidsplassen i 6 timer på rad. Petrova I.I. Hun gjorde ikke dette innen foreskrevet tid, og sa at hun allerede hadde gitt en muntlig forklaring og ikke hadde tenkt å skrive noe annet.
Denne handlingen er laget i duplikat.
/ signatur / Koroleva E.E.
/ signatur / Ivanova N.N.
/ signatur / Pevtsov R.I.
En kopi av mottatt lov:
/ signatur / Petrova I.I.
Ikke ansett avslaget til å skrive en forklarende merknad som en ny disiplinær krenkelse, fordi dette er den ansattes enerett, og ikke en plikt. Og med denne handlingen bekrefter arbeidsgiveren bare at alle lovens regler er overholdt.
Forskjellen mellom den forklarende merknaden fra forelesningen og den offisielle
Ikke forveksle disse tre konseptene. Vi har allerede sortert ut den første. Når du vet hvordan du skriver en forklarende merknad, kan du enkelt takle resten. La oss snakke om dem kort. memorandum er motsatt. Hensikten med å skrive det er å informere ledelsen om dagens situasjon, situasjon, fakta som har funnet sted, det vil si for å motivere deg til å iverksette tiltak.
memorandum innebærer overføring av viss informasjon om den "horisontale" ledelsesgrenen, det vil si fra en leder til en annen, en ansatt i en avdeling til en ansatt i en annen, etc. Som regel forholder de seg til materielle, tekniske, organisatoriske, økonomiske og andre spørsmål. Faktisk er dette forretningskorrespondanse.
Hvordan skrive en forklarende merknad (eksempel eller eksempel), er lett å finne på nettet. Det er ingen form, men det er visse krav som vi har angitt. Du kan enkelt bruke og gjenskape eksemplene ovenfor "for deg selv".
