Nye kontorregler

Reglene for kontorarbeid i føderale utøvende organer myndigheter utvider seg ikke til å arbeide med handlinger som inneholder statshemmeligheter. Basert på kravene utvikler den autoriserte strukturen retningslinjer for utfylling, vedlikehold og lagring av papirer. Når du godkjenner reglene for kontorarbeid, blir de koordinert med ledelsen for statsarkivet.

Lag handlinger

Reglene for geistlig arbeid i de føderale utøvende organer foreskriver at disse strukturene kan bruke spesielle former, standardark i A5- eller A4-format. Det er tillatt å opprette handlinger i elektronisk form. Uansett skjema, må dokumentet inneholde de nødvendige detaljene, som er lokalisert på foreskrevet måte. Skjemaer er utviklet i samsvar med sin vinkel- eller lengdespråk. I det første tilfellet er detaljene plassert i det øverste hjørnet til venstre for arket. Med den langsgående metoden plasseres de i midten av skjemaet på toppen. Reglene for papirarbeid i papirarbeid tillater bruk av maler i utarbeidelse av elektroniske handlinger. Det skal være innrykk på hvert ark: minst 20 mm til venstre, minst 10 mm til høyre og 20 mm på topp og bunn. Elektroniske maler og eksempelskjemaer må godkjennes av sjefen for den utøvende føderale myndigheten.

forutsetninger

Reglene for papirer i papirer avgjør at handlingene må overholdes av:

1. Statens emblem av Russland.
2. Navnet på strukturen som utgjør handlingen.
3. Navnet på konstruksjonsenheten.
4. Navnet på stillingen til den autoriserte personen som lager dokumentet.
5. Referanseinformasjon om strukturen.
6. Navnet på dokumenttypen.
7. Dato for sammenstilling.
8. Registreringsnummer.
9. Link til dataene fra den innkommende loven.
10. Publiseringssted (sammenstilling).
11. En bar for å begrense tilgangen til innhold.
12. Adressat.
13. Gribb av godkjenning.
14. Oppløsning (instruksjoner for utførelse av loven).
15. Tekst.
16. Referansemerke.
17. Registrer om søknaden.
18. Signatur (merknad om elektronisk signatur).
19. Gribb ved godkjenning.
20. Visa.
21. Skriv ut plassering.
22. Plata av artisten.
23. En merknad om gjennomføringen av loven og sende den til virksomhet.
24. Registrering av mottak av dokumentet.
25. Kobling til handlingen.

Sammensetningen av detaljene skal fastsettes i samsvar med lovens art og formål. De generelle papirereglene bestemmer at godkjenningen av papiret er sertifisert av visumet til en autorisert ansatt. Denne bestemmelsen gjelder for interne handlinger i strukturen. Koordinering av dokumenter utarbeidet i den føderale utøvende institusjonen med andre statlige organer er sertifisert med signaturstempel, protokoll eller brev.

Levering, mottak og registrering av handlinger

I det geistlige arbeidet til utøvende føderale organer brukes følgende artikler:

1. Innboks.
2. Sendt.
3. Intern.

Sending og levering av handlinger utføres ved bruk av telekommunikasjon, post, budtjeneste. Generelle regler for papirarbeid foreskriver den første behandlingen av innkommende papirer. Etter det blir registrering og foreløpig vurdering av handlinger utført for videre overføring til deres ledelse. Innledende behandling av verdipapirer inkluderer bekreftelse av riktig levering, tilgjengelighet av dokumentasjon og applikasjoner. Vertspesialister sorterer også sertifikater for og ikke registreringspliktig. Det siste utføres på dagen for mottak, forberedelse (signering eller godkjenning) eller neste dag (arbeidsdag), med mindre annet er bestemt i loven.

Overføring til strukturelle enheter

Reglene for geistlig arbeid i føderale myndigheter bestemmer at handlinger etter registrering skal legges frem for ledelsen for behandling. Det er imidlertid tillatt å sende verdipapirer til en annen tjenestemann. Dette krever at lederen offentliggjør det aktuelle vedtaket. Dokumenter eller kopier av disse med vedtak (instrukser for utførelse) må overføres til de ansvarlige personene av kontorledelsestjenesten. Den opprinnelige handlingen sendes til konstruksjonsenhet som implementeringen er betrodd. Hvis flere avdelinger opptrer som utøvere, overføres originalen til ansvarlig for dem, mens de andre mottar kopier. Hvis den autoriserte enheten har tilgang til en elektronisk kopi, kan den opprinnelige handlingen forbli i registreringstjenesten, hvis dette er spesifisert i relevante forskrifter.

Innlevering av handlinger

Etter signering av lederen av utøvende organ eller en annen autorisert ansatt, overføres dokumentene til de ansatte på kontoravdelingen. Sistnevnte utfører sin registrering og utsendelse. Reglene for geistlig arbeid i utøvende organ forplikter ansatte til å kontrollere korrektheten av sammenstillingen, fullstendigheten og samsvaret med antall kopier til adresselisten. Feil fullførte handlinger må returneres til enhetene som er ansvarlige for gjennomføringen. Hvis det ikke er brudd på dem, må papirene sendes dagen for registrering eller neste dag (arbeidsdag). Overføring av dokumenter fra en strukturell enhet til en annen gjøres gjennom kontoravdelingen.

Regnskapsfunksjoner

De grunnleggende reglene for kontorarbeid inkluderer prosedyren for å oppsummere informasjon om innkommende, utarbeidede, sendte handlinger. Analyse og systematisering av informasjon utføres av ansvarlig avdeling. Rapporter blir gitt til sjefen for utøvende organ på den måten som er spesifisert av ham. For å registrere og søke etter handlinger i en elektronisk database, brukes obligatorisk informasjon om handlingene i samsvar med vedlegget. Det er tillatt å bruke tilleggsdata.

Dokumentarfond

Det er dannet av handlinger som brukes i arbeidet med statsstrukturen. Det utøvende føderale organet, i avtale med arkivavdelingen, utvikler og godkjenner en liste over papirer som ble opprettet under sitt arbeid, samt funksjonen til de underordnede institusjonene. Dessuten er lagringsperioden angitt for hver handling. Det utøvende organet utvikler også albummaler for enhetlige skjemaer, genererte dokumenter. De ansatte som er ansvarlige for denne aktiviteten koordinerer den med lederen av strukturen. Reglene for papirarbeid foreskriver dannelse av en nomenklatur av handlinger. Ansvarlige ansatte må sikre deres sikkerhet, regnskap og overføring til arkivet.

nomenklatur

Reglene for papirarbeid inkluderer dens dannelse i oppgavene til den registrerende strukturelle enheten. nomenklatur:

1. Utarbeidet på grunnlag av regnskapsinformasjonen til avdelingene.
2. Godkjent av sjefen for det utøvende føderale organet. I dette tilfellet bør en foreløpig koordinering med ekspertkommisjonen gjennomføres. Godkjenning gjennomføres senest mot slutten av inneværende periode. Nomenklaturen trer i kraft fra begynnelsen av neste år (fra 1. januar).
3. En gang hvert 5. år godkjennes det av ekspertkontrollkommisjonen for statsarkivene. Handlinger fra arkivfondet opprettet under arbeidet blir overført til det for permanent lagring.
4. Når du endrer strukturen eller funksjonene til den føderale myndigheten myndighet bør avtales med ekspertkommisjonen.

Navnene på deler av nomenklaturen er navnene på strukturelle enheter.

Lagringsspesifikasjoner

I saksdannelsen blir de distribuert avhengig av varigheten på innholdet i arkivet. Det er kategorier av permanent og midlertidig lagring.Reglene for personalledelse gir en periode på mer enn 10 år for papirer om personell. Den midlertidige lagringsperioden kan være mindre enn den spesifiserte verdien. Saker fra datoen for deres dannelse til deres overføring til arkivet eller ødeleggelsen er inneholdt i de strukturelle enhetene på stedet der de ble samlet. Det kan utstedes papirer for midlertidig bruk til ansatte i en periode som er fastsatt av institusjonssjefen. Etter utløpet av denne perioden kan de returneres. Andre offentlige etater utgir handlinger i samsvar med deres skriftlige forespørsler med tillatelse fra sjefen for det utøvende føderale organet eller hans stedfortreder. I unntakstilfeller er det mulig å fjerne verdipapirer fra permanent lagring. Samtidig foreskriver reglene for kontorarbeid til føderale myndigheter å legge igjen en kopi av papirer som er sertifisert på den etablerte måten, samt en handling om årsakene til utstedelse av originaler.

Overfør til arkivet

Saker om midlertidig (mer enn 10 år) og permanent lagringsperiode skal sendes tidligst et år, men senest tre år fra datoen for slutten av deres geistlige tjeneste. Overføring av verdipapirer skjer i samsvar med varebeholdningene. Tilfeller hvis midlertidige lagringsperiode er mindre enn 10 år (inkludert) blir ikke overført til arkivet. På slutten av den angitte perioden blir de utsatt for ødeleggelse. Grunnlaget for sammenstillingen av varelager er nomenklaturen for saker.

Funksjoner ved å jobbe med elektroniske handlinger

Papirarbeidets regler slår fast at opprettelse, behandling og lagring av informasjon kan utføres i informasjonssystemet til statsstrukturen. I dette tilfellet må elektroniske handlinger utarbeides i samsvar med kravene som gjelder papirhandlinger. De må også ha de nødvendige detaljene, bortsett fra Russlands statsemblem. Sammensetningen av elektroniske handlinger bestemmes av listen over dokumenter, design, lagring og etterfølgende bruk utføres utelukkende i digital form når organisering av det interne arbeidet med strukturen. Denne listen er under utvikling i samsvar med anbefalingene fra statsarkivet. Listen over handlinger, sammenstilling, lagring og senere bruk av disse vil bli utført i digital form, er godkjent av institusjonssjefen i avtale med arkivavdelingen.

Behandling av elektronisk akt

Dokumenter må signeres av en kvalifisert forbedret digital signatur fra en autorisert tjenestemann. Sending og mottak av elektroniske handlinger utføres av institusjonens registreringstjeneste. Etter mottakelse av dokumentet, må kontoradministrasjonstjenesten bekrefte gyldigheten av den digitale signaturen. Elektroniske handlinger inkludert i informasjonssystemet tildeles registrerings- og registreringsdata. De gir dokumenthåndtering. Det inkluderer blant annet søk, tilgang, lagring, kontroll, bruk osv. Registrering av handlinger mottatt på papir gjennomføres med dannelse av en elektronisk kopi. Nomenklaturen indikerer at saken føres i digitalt format. Dette er indikert i overskriften eller i "Merknad" -feltet. Etter implementering eller utsendelse skal elektroniske handlinger holdes i de perioder som er fastsatt for lignende saker utført på papir. På slutten av perioden skal informasjon i digital form ødelegges.

retningslinjer

De er beskrevet i de relevante instruksjonene. Papirarbeidets regler fungerer som grunnlag for utvikling av retningslinjer og andre lokale handlinger som styrer teknologien for å jobbe med papirer i institusjonen. De definerer teknikker, prosedyrer for å samle, prosedyren for å jobbe med data. På grunnlag av regjeringsdekret nr. 477 spesifiseres reglene for journalføring for hver statsstruktur av nettopp slike lokale handlinger.

Utviklingsfunksjoner

Ved utarbeidelse av metodologiske anbefalinger tas de gjeldende regler for kontorarbeid i Den Russiske Føderasjon i betraktning. De tjenestemenn som er ansvarlige for utviklingen bør ledes av modellforskriften og koordinere prosjektet med den arkiverte offentlige institusjonen. I samsvar med GOST R ISO 15489-1-2007, må enhver institusjon bestemme og fikse de interne reglene for kontorarbeid. Målet deres bør være dannelse av et styringssystem med pålitelige, autentiske og brukbare handlinger som kan støtte forretningsaktiviteter over den nødvendige tidsperioden.

Innholdet i anbefalingene

Strukturen i teksten er ikke regulert av forskrifter av tverrsektoriell betydning. Anbefalinger inkluderer vanligvis generelle bestemmelser, emneseksjoner og vedlegg. I den første blokken bestemme:

1. Anbefalinger. For eksempel: "Instruksjonen gjelder all dokumentasjon av institusjonen."
2. Ansvar for manglende overholdelse.
3. Enheten med ansvar for å sikre en enhetlig prosedyre for å utarbeide handlinger og samarbeide med dem alle andre avdelinger.
4. Regelverket.

seksjoner

Vanligvis begynner de med reglene for organisering av papirarbeid. Denne delen gir en klassifisering av handlinger som brukes i implementeringen av informasjon, administrative og andre aktiviteter i institusjonen. Følgende avsnitt identifiserer viktige papirkrav. Hver kontorstyringsregel er opprettet med et eget avsnitt. Dette inkluderer også prosedyren for sikting, koordinering, signering. Reglene er også angitt i denne blokken:

1. Registrering og sertifisering av kopier (søknader).
2. Bruk og lagring av frimerker, skjemaer, seler.
3. Arbeid med handlinger fra personer som er ansvarlige for gjennomføringen.

Andre elementer kan være til stede i denne delen. For eksempel kan innholdet utvides til å omfatte utarbeidelse av handlinger i en kollegial struktur, nestleder osv. I avsnittet "Dokumenthåndtering" bestemme:

1. Prosedyren i samsvar med hvilken aksept, behandling og distribusjon av innkommende handlinger utføres.
2. Regler for transport og overføring fra en enhet til en annen.
3. Viktige tilfeller av bevegelse av handlinger.
4. Regler for utarbeidelse og sending av utgående dokumentasjon.
5. Fremgangsmåten for registrering av volumet av handlinger.

Avsnittet "Registrering" setter:

1. Regler for hvilke innkommende, interne og utgående handlinger tildeles nummer.
2. Metoder, skjemaer og frister for registrering.
3. Prosedyren for indeksering fungerer.

I avsnittet "Referansearbeid" er faste:

1. Prinsippene for dannelse av et referansesystem i institusjonen.
2. Beskrivelse av arkivskap, databaser og andre kilder.
3. Teknologi for implementering av informasjonsinnhenting.

Avsnittet "Kontroll over utførelsen av dokumenter" definerer:

1. Typer handlinger som er underlagt obligatorisk bekreftelse.
2. Prosedyren i samsvar med hvilke dokumenter som blir satt under kontroll.
3. Regler for gjennomføring av inspeksjoner. Kortformer, bruk av spesielle merker og så videre kan beskrives her.
4. Utøvende personers ansvar.
5. Typiske frister for gjennomføring av akter.
6. Fremgangsmåten for å sammenstille kontrollinformasjon.
7. Regler i samsvar med at ledelsen vil bli informert om utførte kontroller.

Delen "Online lagring" inneholder informasjon om:

1. Fremgangsmåten for innholdet i handlinger. Det er installert både for kontoradministrasjonstjenesten og for andre strukturelle enheter.
2. Ansvar fra spesifikke tjenestemenn for å sikre sikkerheten til handlinger.
3. Reglene i samsvar med hvilken dannelsen av visse kategorier av dokumenter i virksomheten utføres.
4. Prosedyren for utvikling og etterfølgende bruk av nomenklatur.
5. Regler for indeksering og systematisering av saker.

I avsnittet "Forberedelse for levering til arkivet" er definert:

1. Rekkefølgen på eksamen.Spesielt beskrives teknologien for å velge dokumentasjon for påfølgende lagring og ødeleggelse.
2. Fremgangsmåten for å utarbeide arkiveringshandlinger.
3. Krav til utforming og beskrivelse av de overførte sakene.
4. Fremgangsmåten i samsvar med hvilke ansvarlige personer overfører og aksepterer handlinger.

Avhengig av hvilken teknologi som er benyttet, aktivitetens spesifikasjoner, arbeidsforhold, kan sammensetningen av seksjonene suppleres og endres. Så for eksempel kan instruksjonene inkludere blokker som bestemmer prosedyren for å jobbe med innbyggernes appeller, handlinger med et begrenset distribusjonsområde, teknisk støtte for opplæring (kortbilder, utskrift, lydopptak og så videre).

apps

De bør inneholde maksimalt referanse- og illustrasjonsmateriale. Det må systematiseres i samsvar med rekkefølgen på seksjonene. I vedleggene er det dokumentflytplaner, eksempler på frimerker og seler, eksempelskjemaer, utførelse av visse typer handlinger, lister over kontrollert dokumentasjon, former for regnskap og så videre.

konklusjon

De gjeldende offisielle reglene for kontorarbeid gir mulighet for en klar prosedyre for å arbeide med handlinger av annen art som brukes i utøvende organer i den føderale regjeringen, så vel som i andre statlige institusjoner. De stiller sentrale krav til ansatte som er ansvarlige for å samle og registrere, motta og sende papirer. Reglene bestemmer også prosedyren for arbeid med elektroniske former for dokumenter, informasjonsdatabaser. Hver enkelt institusjon beskriver dem og utvikler lokale dokumenter. Som en av dem er en instruksjon om papirarbeid. Det skal gjenspeile hele prosessen med å jobbe med handlinger, teknologiske operasjoner som ligger i en logisk sekvens. Instruksjonen regulerer ikke bare kontortjenestens aktiviteter. Siden handlingene flyttes mellom strukturelle avdelinger, bør deres ansatte også bli kjent med den etablerte prosedyren. Utviklingen av lokale forskriftsdokumenter utføres av kontorledertjenesten. Samtidig deltar ansatte ved arkiv- og juridiske avdelinger i prosessen. Utkastet skal avtales og undertegnes av institusjonssjefen. Sjefen gir en ordre i samsvar med hvilken instruksjonen trer i kraft. I alle strukturelle enheter skal det brukes som en normativ handling. Dessuten bør bestemmelsene være tydelig og tydelig formulert for ansatte. Det er i samsvar med dets bestemmelser og krav at institusjonen skal sammenstille, registrere og distribuere dokumenter.