I vår artikkel ønsker vi å snakke om brev. Tross alt er de den vanligste måten å utveksle informasjon på. I hverdagen og på jobb kan du bare ikke klare deg uten dem.
Hva er et servicebrev
Et brev er det vanlige navnet på dokumenter som er veldig forskjellige i innhold, som fungerer som et kommunikasjonsmiddel mellom helt forskjellige strukturer og organisasjoner i prosessen med deres aktiviteter.
Brev er papirer forenet i en stor gruppe etter metoden for overføring - per post. Et stort antall av dem samler seg i enhver organisasjon. De er delt inn i utgående og innkommende.
En veldig stor mengde informasjon kan oppgis i brev: et ønske, en hilsen, hva som helst. Det utstedes på spesialiserte A4-skjemaer. I tilfeller der bokstaven er liten og ikke inneholder mer enn syv linjer, er det tillatt å bruke A5-formatet.
Ethvert dokument må være datert, og derfor et brev også. Datoen er dagen for signeringen.
Lage et servicebrev
Et brev er bygget i henhold til et bestemt opplegg:
- Introduksjon. Det indikerer motivene og årsakene til å skrive dokumentet, fakta, lenker til tidligere hendelser, beslutninger fra høyere organisasjoner.
- Bevis. Den angir begrunnelsen for alt som er angitt i dokumentet.
- Konklusjon. Den trekker konklusjoner, legger frem forslag, forespørsler, krav.
Dette alternativet er også mulig når servicebrevet bare inneholder den endelige delen uten noen forklaring.
Som regel har bokstaver ikke store bind, vanligvis handler det om en side.
Formål med samlingen
Hensikten med et hvilket som helst brev er motivasjon. Så innholdet skal være klart, forståelig, kortfattet, uten unødvendig og unødvendig informasjon. Det er flere regler som må følges når du behandler et dokument.
Et offisielt forretningsbrev er dedikert til ett enkelt nummer. Dette forenkler deres videre behandling, som lar deg fremskynde utførelsen i organisasjonen.
Teksten presenteres i tredje person og entall. For eksempel: "I nærmeste fremtid planlegger skolen ...".
Lederen for organisasjonen har rett til å signere ethvert offisielt dokument, og derfor overføres brev, og under hans fravær, blir maktene overført til den midlertidig fungerende direktøren.
For øyeblikket kan et servicebrev ikke bare sendes via posten, det er også en telegraf, faks og, selvfølgelig, internettpost, som er det mest praktiske og populære alternativet.
Krav til utarbeidelse og gjennomføring av dokumentet
Uansett hvilken vei dokumentet blir sendt, er utarbeidelsen av servicebrevet underlagt de enhetlige designkravene. De er ukompliserte og kunnskap om visse nyanser kan en gang komme til nytte.
La oss se på hvordan du skriver et servicebrev. Et eksempel er gitt nedenfor.
Slik tegnes et lignende brev.
Bankinformasjon
Et offisielt brev er det generelle navnet på en stor gruppe forretningsdokumenter som er nødvendige for kommunikasjon mellom institusjoner seg imellom og med vanlige borgere. De inneholder de nødvendige elementene i designet.
Bankbrevdetaljer:
- Dato.
- Brevnummer.
- Koblinger til registreringsnummer og datoer for de dokumentene som svaret er skrevet til.
- Tittelen på teksten i en enkelt frase.
I tillegg må de enkelte komponentene i detaljene være korrekt indikert:
- Firmanavn.
- Strukturell enhet.
- Entreprenørens stilling.
- Etternavn og initialer.
- Mottakers adresse
I tilfelle når brevet er adressert til flere personer eller organisasjoner, må du først angi hovedmottakeren (adressen hans) og deretter resten.
Servicebrevklassifiseringer
Tjenestebrev kan klassifiseres etter helt andre grunner, som kan være relatert til formål, innhold, betydning, haster, status til adressaten.
Generelt kan alle forretningsbrev deles inn i følgende typer:
- Støtte.
- Be om brev.
- Informasjon.
- Annonsering.
- Garanti.
- For ambisiøse.
- Voldgift.
- Påminnelsesbrev.
- Bekreftelsesbrev.
- Forespørselsbrev
- Varslingsbrev.
En slik klassifisering er den mest universelle. La oss se nærmere på noen av varianter av virksomhetsskriving.
Følgebrev
Forsikringsbrev - et dokument som de informerer mottakeren om at eventuelle papirer er blitt sendt til ham, kanskje noe blir forklart eller avklart. Et slikt brev inneholder ikke adressedelen.
Som regel begynner et slikt dokument med ordene: "Vi sender deg ...", "Vi informerer deg ..."
Samtidig kan tilleggsinformasjon om produksjons- eller styringssituasjonen også inneholdes. For eksempel: "I samsvar med avtalene ..."
Teksten til et slikt dokument kan inneholde forklaringer eller forespørsler angående materialene som er vedlagt følgebrevet. Den er tegnet på et skjema. I tillegg til alle de ovennevnte detaljene, bør den ha en merknad om tilstedeværelsen av applikasjoner.
Invitasjonsbrev
I et slikt dokument blir adressaten invitert til å delta i arrangementet. Et slikt brev kan sendes til en bestemt person eller organisasjon. De begynner med setningene: "Vi ber deg om å besøke ...", "Vi inviterer deg til ...". Dokumentet avslører essensen av det kommende arrangementet med den obligatoriske indikasjonen av dato og klokkeslett for arrangementet, samt betingelsene for deltakelse i det.
Informasjonsbrev
Denne typen skriving er veldig vanlig. Den informerer avsenderen om offisiell informasjon. Som regel er slike brev ganske typiske og blir sendt av ledelsesstrukturer til underordnede organisasjoner. De kan indikere spesifikke lovbestemmelser, forslag og anbefalinger.
Forresten, nyhetsbrev kan ha vedlegg. Dokumentets volum overskrider som regel ikke flere sider. De er signert av sjefen for foretaket.
Kampanjebrev
Dette er også et slags informasjonsbrev, men det er adressert til en bestemt person eller organisasjon, det inneholder en detaljert beskrivelse av varer og tjenester. Teksten til brevet inneholder detaljert informasjon. Det endelige målet er å oppmuntre mottakeren til å skaffe noe.
Garantibrev
Dette er et dokument som inneholder forpliktelser eller bekreftelse av dem. De er adressert til spesifikke individer og organisasjoner. Hvilke garantier snakker vi om? For eksempel garantier for betaling av varer, husleie, tjenester, arbeidsvilkår. Et slikt brev er som regel signert av to personer - direktøren og hovedkontoen, og også sertifisert av et segl.
Kravbrev (klage)
Dette er et forretningsbrev som inneholder informasjon om oppdagelsen av manglende overholdelse, for eksempel av produktet med de standardene som er angitt i kontrakten. Formålet med et slikt dokument er å kompensere for tap som er påført i strid med kontraktsbestemmelser. Et krav må fremsettes skriftlig. Det er ingen enkel form for et slikt brev i praksis, men det er obligatoriske elementer som må overholdes.
Kravet må inneholde følgende informasjon:
- Den fullstendige adressen til organisasjonen der dokumentet sendes.
- Begrunnelsen er angitt (referanse til garanti, kontrakt).
- Spesifikke krav (retur av varer, penger, markdown).
Kravet sendes med rekommandert post eller ved mottaksbrev.Det inkluderer kopier av alle dokumenter som bekrefter at avsenderen er korrekt. En postkvittering holdes best.
Et brev begynner alltid med uttrykket: "Vi sender deg en klage ..."
henvendelse
Forespørsel brev - et forretningsdokument sendt for offisiell informasjon. Teksten har en klar begrunnelse for behovet for informasjon. Dette kan være lenker til lover, forskrifter. Brev er signert av en offisiell autorisert tjenestemann.
Et forespørselsbrev innebærer et svarbrev. Spesiell status gis til forespørsler sendt av myndigheter.
Påminnelsesbrev
Dette er et dokument som brukes i tilfeller der organisasjonen ikke oppfyller sine funksjonelle plikter, men bare fungerer som en formidlerrolle. Som regel består et brev av flere deler. Den første av dem viser til et dokument der forpliktelsene er faste. Og i det andre - en forespørsel om å utføre enhver handling.
Varslingsbrev
Et slikt dokument informerer om hendelser (offentlig). Brev sendes til et stort antall organisasjoner eller personer for deres engasjement, deltagelse. De kan informere ikke bare om hendelser, sted og tid, men også samtale om deltakelse. Brevet kan inneholde vedlegg, for eksempel en deltakers spørreskjema, program for arrangementet. Som regel sendes den til en hel liste over mottakere, noe som betyr at adressaten ikke er angitt. Et brev er signert av den som er ansvarlig for arrangementet.
I stedet for et etterord
I vår artikkel undersøkte vi de mest brukte typene forretningsbrev, samt nyansene ved å skrive dem. Etter å ha studert temaet litt, kan du nå fritt navigere i det og ikke bli forvirret hvis du blir kontaktet med et forslag: "Skriv et tjenestebrev." Som du ser er dette ikke vanskelig, spesielt hvis du husker alle de grunnleggende kravene og detaljene for å skrive et dokument. Et eksempel på hvordan du utarbeider et servicebrev (utvalg) ga vi i artikkelen. Lykke til.
