Typer dokumenter. Dokument: konsept og typer

Et dokument er et konkret objekt som inneholder viss informasjon. Ordet har latinske røtter og oversettes som "bevis, prøve, bevis." La oss vurdere nærmere hva slags dokumenter det er.

terminologi

Lovgivning inneholder en definisjon av et dokument. I samsvar med den er det et materiell informasjonsmedium registrert i den i form av tekst, bilde, lydopptak eller en kombinasjon av dem. Nesten alle typer dokumenter har sine egne detaljer. Med disse elementene kan du identifisere media. Den brukes til å overføre informasjon i rom og tid for lagring og etterfølgende bruk. Denne definisjonen kjennetegner dokumentet i smal forstand. I bred forstand kan forskjellige gjenstander fungere som et slikt lagringsmedium. For eksempel kan dokumenter betraktes som bøker, skulpturer og så videre.

Viktige funksjoner

For tiden er det forskjellige typer dokumenter. Alle av dem har sine egne detaljer, særegne trekk. Imidlertid er de alle samlet med ett formål - de brukes til å overføre all informasjon. De viktigste informasjonsbærerne regnes som borgerdokumenter. De fungerer som attester for å identifisere en eller annen person, og indikerer at de tilhører en forening eller evnen til å utføre en eller annen aktivitet. I informasjonssystemer er på den ene siden et dokument som et materiell objekt preget av et kompleks av verdier av dets egenskaper (detaljer, attributter), det vil si metadataene. Sammen med dette blir innholdet av informasjonen som er tilstede og fikset i den beskrevet. Dette gjøres vanligvis gjennom indekser eller koder. For eksempel bruker leger koder i stedet for ord når de fyller ut visse medisinske dokumenter.

Geistlig arbeid

Ulike typer dokumenter kan dreie seg om ett problem. I noen tilfeller, for å forenkle arbeidet med dem, kombineres de. En samling medier dedikert til et bestemt emne kalles dokumentasjon. I prosessen med opprettelse og design blir informasjon registrert. Det utføres i henhold til visse regler. Dette gjelder spesielt for tilfeller der dokumenter fra foretaket opprettes. En organisasjon må ha en person som vil registrere informasjon på media. Alle, inkludert generelle dokumenter fra selskapet, fungerer som en kilde til denne eller den informasjonen.

Hvis de etablerte reglene ikke følges, kan viktig informasjon gå tapt. I løpet av dokumentasjonen er det nødvendig å ta hensyn til eksisterende lovgivningsmessige standarder, overholde nasjonale krav til utarbeidelse og behandling av informasjon. For en mer fullstendig implementering av kravene, gis spesielle instruksjoner og regler, og prosedyren for geistlig arbeid blir etablert. Så blir regnskapsdokumenter utført i henhold til PBU. Disse reglene fastsetter de grunnleggende kravene for rapportering av innhold. For å forenkle arbeidet brukes skjemaer som er godkjent på regjeringsnivå. Bruken av dem er obligatorisk for alle organisasjoner som driver med forskjellige felt.

Dokumentklasser

Alle transportører av denne eller den informasjonen kan deles i henhold til forskjellige tegn. Så fra opprinnelse skilles personlige og offisielle dokumenter. Den første inkluderer et lagringsmedium opprettet av en person utenfor hans profesjonelle aktivitet. Personlige dokumenter inkluderer korrespondanse, dagbøker, memoarer og så videre. De er alle opprettet som en del av personens personvern.Offisielle dokumenter er de som er utarbeidet, henrettet og bekreftet på passende måte av en individuell eller juridisk enhet.

I denne kategorien skilles en gruppe bærere av personopplysninger. Disse inkluderer spesielt dokumenter som gjør det mulig å identifisere en person (oppholdstillatelse, pass), bekrefte utdanning og spesialitet (attest, vitnemål), ansiennitet og så videre. Kontortjenester fungerer vanligvis med offisielle databærere. De fleste av dem er relatert til ledelse. De er opprettet for å implementere slike funksjoner og oppgaver som planlegging, finansiering, regnskap (regnskapsdokumenter), anskaffelser, kontroll og så videre. I den nåværende virksomheten til selskapet brukes servicemedier.

Kategorier etter metode

Avhengig av hvordan informasjonen registreres, tildeles følgende dokumenter:

• Skrive. Dette er et tekstmedium, der informasjon registreres av forskjellige typer bokstaver.
• Håndskrift. Informasjon legges inn i et slikt dokument for hånd.
• Tekst. På slike medier er det stemmeinformasjon spilt inn ved bruk av lydopptaks- eller skrivesystemer.
• Electronic. Disse dokumentene er opprettet ved hjelp av en datamaskin.
• Skrivemaskin. Skriftlige skilt brukes på slike medier ved hjelp av tekniske midler.
• Bilde. Dokumenter i denne kategorien illustrerer informasjon ved å illustrere et objekt.
• Fotografisk - laget med fotodetektorer.
• Kino - audiovisuelle eller visuelle dokumenter.

I ledelsen av selskaper brukes tekstinformasjonsbærere som er opprettet av maskin eller manuskript, så vel som elektronisk. Kontortjenester utfører behandling og lagring. Dokumenter kan også være:

• Belov. I slike dokumenter er teksten skrevet uten rettelser eller rettelser eller overført fra et annet medium.
• Chernoff. Slike dokumenter reflekterer arbeidet til redaktøren eller forfatteren på teksten.

Avhengig av holdningen til styringsapparatet, skiller organisasjoner mellom innkommende, interne og utgående lagringsmedier. De har vanligvis sitt eget serienummer.

Innhold Omfang og tilgangsbegrensning

Avhengig av antall spørsmål teksten dekker, skiller man enkle og sammensatte dokumenter. Førstnevnte inkluderer for eksempel uttalelser, brev osv. Teksten deres reiser et spørsmål. Komplekse dokumenter kan sendes til flere tjenestemenn, strukturelle avdelinger, institusjoner samtidig. Disse inkluderer spesielt beslutninger, beslutninger, ordrer, instruksjoner og andre. Noen av dem brukes som juridiske dokumenter.

For eksempel lokale lovgivningsmessige handlinger fra organisasjonen - ordre, instruksjoner. Blant dem er det tekniske dokumenter. Det kan for eksempel være forskrifter, standarder, instruksjoner og så videre. Avhengig av tilgangsrestriksjoner, kan dokumenter være uklassifiserte, hemmelige og for offisiell bruk. Det siste kan om nødvendig brukes fritt av de ansatte i dette selskapet. For å jobbe med hemmelige dokumenter kreves spesiell tillatelse. Deres bruk blir utført i samsvar med etablerte regler. Mange av dem blir også brukt som juridiske dokumenter. Hemmelige og offisielle lagringsmedier er merket med tilsvarende stempler.

Fremgangsmåte

I følge dette kriteriet er dokumentene delt inn i:

• prøve;
• silketrykk;
• individ.

I sistnevnte presenteres innholdet i form av en koblet tekst. Forfatteren (kompilatoren, utføreren) av enkeltdokumenter utarbeider en original uttalelse angående ett eller flere problemer for utførelsen av en bestemt lederoppgave. Slike medier er litterær tekst. Skjermdokumenter skilles ved formalisert presentasjon.De bruker ferdigforberedte fraser eller individuelle fragmenter med gjentatt tekst, og det er unnlatelser for å introdusere variabel informasjon. De vanligste typene av slike dokumenter inkluderer et sertifikat eller spørreskjema.

Variabel informasjon passer vanligvis inn i dem for hånd. For permanent informasjon er det spesielle former for dokumenter. Det kan for eksempel være takkebrev erklæringer og så videre. Eksempeldokumenter brukes til å registrere duplikatinformasjon. Tekster er modellert. Det kan for eksempel være juridiske dokumenter (avtaler, kontrakter), instruksjoner, regler og så videre. Skrivemetoden i papirarbeid brukes til å komponere former for tekster - prøver (standarder). På bakgrunn av dette er det allerede laget noen dokumenter. Eksempelstekst kalles modell. Deretter settes tekster med lignende innhold ut på dens grunnlag.

Grad av ekthet

Dokumenter kan være originale, duplikater og kopier. Originaler kalles en enkelt eller første instans. Dette er som regel juridiske dokumenter, som er bekreftet av signatur fra autorisert person, godkjenningsstempel, forsegling og registreringsindeks. Originalen inneholder uten feil, informasjon som bekrefter dens autentisitet. Så juridiske dokumenter inneholder for eksempel informasjon om forfatteren, stedet, tidspunktet for opprettelsen. En duplikat kalles en duplikat. Et slikt dokument har også rettskraft. Duplikater utstedes når originalen går tapt. For eksempel, i tilfelle tap av arbeidsboka, er arbeidsgiver pliktig å utstede et duplikat til arbeidstakeren. En kopi gjengir helt eller delvis informasjon fra originalen. Et slikt dokument har ikke rettskraft. En kopi anskaffer den etter anvendelse av relevante detaljer på den. For eksempel har en kopi av en fullmakt som er sertifisert av en notarius rettskraft.

Andre kriterier

Avhengig av hvilken periode informasjonsmedier er i institusjonen, identifiserer de: dokumenter om permanent, midlertidig (opptil ti år) og langvarig (mer enn 10 år) lagring. Disse eller disse periodene er opprettet av Federal Archive og er faste i de tilsvarende lister. Avhengig av overføringsmetode, skiller de:

• Telefonmeldinger.
• Telexes.
• E-postmeldinger.
• Telegrammer.
• Letters.
• Faksmeldinger.

For å overføre noe brukes kontorutstyr (faks, for eksempel).

Medieoppgave

Dokumenter, som har vist (fikset) denne eller den informasjonen, gir dermed deres akkumulering og bevaring, muligheten for overføring til interesserte personer, gjenbruk. Informasjonsbærere regnes som et av de essensielle elementene i den interne strukturen i en organisasjon, institusjon, selskap, gjennom hvilken enhetens interaksjon blir sikret. Basert på denne eller den informasjonen tas forskjellige beslutninger. Informasjon fungerer som bevis på utførelse av ordrer, en kilde til generaliseringer, materiale for referanse og søkeaktivitet. Et dokument i lederarbeid er både et objekt og et resultat av arbeidskraft, siden avgjørelsen som blir tatt er nedtegnet, nedtegnet i den. Ekspeditørens oppgave er å overvåke informasjonsmedias sikkerhet, rettidig levering, utstedelse. Hvis arbeidet gjelder papir eller elektroniske dokumenter, må spesialister overholde de etablerte kravene når de blir utarbeidet.

Viktige funksjoner

Dokumentets eksterne parametere inkluderer de som gjenspeiler dets størrelse og form, innspillingsmetode, samt designelementer. Forfatteren er den juridiske personen eller personen som komponerte teksten. Dokumentet inneholder flere elementer, som kalles rekvisitter. Spesielt inkluderer de:

• Navnet.
• Adressat.
• Forfatteren.
• Datoen.
• Tekst.
• Oppløsning.
• Signatur.
• Godkjenningsstempel, godkjenning og så videre.

Ulike dokumenter bruker forskjellige sett med detaljer. Noen har et begrenset antall nødvendige elementer. Antall detaljer avhenger av formålet med opprettelse, formål, krav til dokumentets form og innhold, samt metoden for registrering av informasjon.

skjema

Det er et sett med detaljer. Skjemaet som brukes til en spesifikk type dokumenter (ordrer, bestillinger) kalles standard. Det er preget av et visst sett med detaljer, som er ordnet i streng rekkefølge.

For eksempel inkluderer søknadsskjemaet: adressat, forfatter, dokumenttittel, tekst, personlig signatur, dato. Ett lagringsmedium regnes som en enkelt kopi. Organisasjonens aktiviteter er imidlertid dokumentert og registrert i komplekset av en rekke dokumenter. De eller gruppene deres samhandler på en viss måte og tilsvarer lederfunksjoner. En helhet av informasjonsbærere som er sammenkoblet med navn, formål, egenskaper, distribusjonsomfang, samt de enhetlige kravene til utforming, danner et dokumentasjonssystem. For øyeblikket, i forretningsomsetningen til selskaper, er offisiell informasjon plassert på papir og elektroniske medier.