I produksjonsmiljøet oppstår det ofte en situasjon når en av de ansatte bestemmer seg for å formidle denne eller den informasjonen til ledelsen hans. En slik anke, beskrevet skriftlig, kalles et "memorandum". Hva er dette dokumentet, og hvordan kompilere det? Dette er verdt å snakke om hver for seg.
Grunnleggende konsepter
Enhver ansatt har rett til å kontakte sin nærmeste veileder. Han kan gjøre dette både muntlig og skriftlig. I det første tilfellet kommer det hele til en normal samtale, som ikke forplikter hver av partene til noe. I det andre er anken allerede offisiell.
Et slikt forretningsdokument kalles et "notat". Hva er forskjellen mellom et slikt dokument og andre uttalelser adressert til ledelsen? Essensen av spørsmålet ligger i selve navnet. En ansatt utarbeider slikt papir for å rapportere om en bestemt situasjon eller hendelse. Informasjon kan forholde seg til et individ, nettsted eller produksjon som helhet. Avhengig av hvem den blir sendt til, kan notatet forholde seg til både interne og eksterne dokumenter. Det første alternativet er når arbeidstakeren henvender seg til sjefen for et hvilket som helst nivå i det gitte foretaket. Og det andre oppnås hvis han sender papiret sitt til en høyere autoritet. Da går han naturlig nok til det ytre nivået.
Essensen av problemet
Som regel utarbeides et notat for et bestemt formål. Det kan skrives for å:
- Rett situasjonen. For eksempel har en ansatt fakta om at selskapet tar handlinger som forstyrrer det normale løpet av arbeidsprosessen. Han informerer ledelsen om dette med en forespørsel om å treffe passende tiltak.
- Beskytt deg mot urettferdighet. Dette skjer når en person, ser en partisk holdning, bestemmer seg for å varsle sin umiddelbare ledelse om det. Han gjør dette på jakt etter hjelp og beskyttelse.
- Forbedre arbeidet. Noen ganger merker en av de ansatte at ansatte ved andre avdelinger eller strukturelle enheter gjør feil som fører til redusert effektivitet. Så henvender han seg til lederen for å hjelpe til med å gjenopprette orden.
- Unngå uønsket ansvar. Dette skjer når en hendelse inntreffer. Etter å ha fortalt overordnede om ham, skaper den ansatte gunstige betingelser for seg selv når det ikke kan bringes klager mot ham.
I hver av disse tilfellene formidler ikke den ansatte bare informasjon, men ber om hjelp til å løse problemet.
Rettferdig straff
Arbeidsdisiplin sørger for en samvittighetsfull utførelse av en borger av sine plikter mens han er på arbeidsplassen. I tillegg må han overholde den aksepterte ordren og overholde alle ordrer og bestillinger fra arbeidsgiveren sin. Men i livet skjer ikke alt så glatt. Noen ganger avviker de ansattes handlinger fra generelt aksepterte normer. I dette tilfellet anser de nærmeste sjefene det som deres plikt å informere ledelsen i bedriften om hva som skjer. Resultatet av et slikt signal er et notat om brudd på arbeidsdisiplinen.
Vanligvis i dette dokumentet gjelder saken:
- Unnlatelse av å etterkomme spesifikke bestillinger.
- Unnlatelse av å utføre direkte funksjoner angående lovbryterens stilling.
- Brudd på arbeidsdisiplin. Dette refererer til tilfeller av fravær, å være forsinket, å være full på arbeidsplassen din og andre.
- Å begå ulovlige handlinger som innebærer administrativt eller straffbart ansvar. I dette tilfellet snakker vi om tyveri, ødeleggelse, underslag og andre lovbrudd.
I hvert av disse tilfellene vil gjerningsmannen måtte bære den fortjente straffen.
Dokumentforfatter
Oftest blir et memorandum om en ansatt utarbeidet av hans nærmeste overordnede. I den formidler han til ledelsen de negative sidene ved aktivitetene til sin underordnede.
Samtidig inneholder dokumentet vanligvis en personlig vurdering av forfatteren. Sammen med sin visjon om problemet tilbyr han mulige løsninger. Men det siste ordet vil selvfølgelig være for lederen. For eksempel laget en ansatt en truant. I dette tilfellet trekker sjefen hans ut et dokument adressert til direktøren, som vanligvis begynner med ordene “Jeg bringer oppmerksomhet”. Deretter beskriver han detaljert når overtredelsen skjedde, og tilbyr for sin del muligheten til å straffe en uaktsom ansatt. Siden en slik merknad refererer til dokumenter om intern bruk, kan den utstedes på et vanlig, blankt ark i A4-format. Teksten presenteres i vilkårlig form. Det kan betinget deles inn i to deler. Den ene inneholder en beskrivelse av problemet, og den andre inkluderer konklusjoner og konkrete forslag fremsatt om dette.
Spesielt tilfelle av overtredelse
En av typene brudd på arbeidsdisiplin er arbeidstakers manglende oppfyllelse av oppgaven som er tildelt ham av lederen. Dette kan skje hvis den ansatte glemte, ikke kunne eller bare overså denne ordren.
En slik handling kvalifiserer som brudd på disiplin, og den nærmeste veilederen utarbeider et notat om manglende oppdrag. For en slik krenkelse, vil en person måtte straffes. Men dette vil skje først etter at han har gitt sine forklaringer om hva som skjedde. Hvis årsakene som fikk den ansatte til slike handlinger virker overbevisende, kan han til og med unngå straff. Det er vanskeligere å løse problemet når ulydighet til den ansatte fører til negative konsekvenser. Her vil han neppe kunne holde seg borte. Spesielt hvis det som et resultat av slik utelatelse ble forårsaket eller alvorlig skade ble gjort. Straffen i dette tilfellet vil bli bestemt på grunnlag av de relevante reguleringshandlingene.
Hvordan lage en rapport?
En leder på alle nivåer bør vite hvordan du skriver et notat. En prøve kan vurderes med et spesifikt eksempel. Anta at noen ansatte ikke kom i tide til å jobbe, og den gangen ventet en besøkende på at han skulle signere en viktig kontrakt. Etter noen timer dukket den ansatte likevel opp, men tiden gikk tapt, og klienten hadde allerede forlatt. En slik handling inneholder flere brudd på samme tid:
- sent på jobb;
- forstyrrelse av en avtale;
- skade forårsaket selskapet ved manglende signering av kontrakten.
Hvis det ikke er mulig å endre dagens situasjon, er sjefen pliktig til å informere ledelsen om dette.
Et lignende dokument skal se slik ut:
- Først i øvre høyre hjørne er det skrevet "cap", som indikerer til hvem og fra hvem det er rettet.
- Lenger i sentrum er det skrevet navnet.
- Nedenfor er hovedteksten der informasjon plasseres i en bestemt rekkefølge. Først kommer en beskrivelse av situasjonen. Deretter følger en forespørsel om å hjelpe deg med å sortere den. Etter dette gjøres en konklusjon på grunnlag av alt det ovennevnte. Avslutningsvis kan forfatteren uttrykke sine ideer eller forslag til hvordan han, etter hans mening, best kan komme seg ut av denne situasjonen.
- Helt nederst legger han dato og signatur med full utskrift av F. I. O. og stillingen inneholdt.
Avhengig av årsaken kan teksten til notatet være rent informativt eller kreve ledelsens inngripen for å gjenopprette orden.
