Krievijas uzņēmumiem, ievērojot likumdošanas prasības, var būt pienākums sniegt dažāda veida ziņojumus valsts institūcijām - it īpaši grāmatvedību. Lai sagatavotu attiecīgus dokumentus, var būt nepieciešams konsolidēt ievērojamus iekšējo resursu apjomus. Tajā pašā laikā daudzi uzņēmumi pievērš uzmanību īpašu vadības ziņojumu veidošanai. Tās iesniegšana valsts institūcijām nav obligāta, taču daudzas korporācijas to veido, un šim procesam var būt nepieciešami ne mazāk pūliņi no uzņēmuma. Kāpēc ir jēga tos piemērot? Cik noderīga ir piemērota veida ziņošana?
Vadības ziņošanas loma
Kas ir vadības ziņošana un kāda ir tās loma uzņēmumā? Šis termins attiecas uz iekšējo dokumentu kopu, kurā ir skaitļi, kas atspoguļo dažādus uzņēmuma uzņēmējdarbības aspektus.
Vadības ziņojumi atšķirībā no, piemēram, grāmatvedības, ir brīvprātīgi. Tas nav jānosūta federālajam nodokļu dienestam un citām valdības aģentūrām. Tās uzdevums ir sniegt uzņēmuma vadībai vai tās īpašniekiem ticamu informāciju par organizācijas stāvokli.
Vadības ziņojumi var papildināt grāmatvedību vai finanšu pārskatus, veidojot datus, kas ir svarīgi biznesa modeļa optimizēšanai un uzņēmuma rentabilitātes palielināšanai. Apskatāmo darbību veids var ietvert arī nefinansiālu informāciju, kas ir svarīga, lai pareizi interpretētu uzņēmuma vadības pieņemto vadības lēmumu efektivitāti. Apskatāmais pārskatu veids netiek vērtēts ar to, ka tajā ir iespaidīgi skaitļi, bet tieši pretēji - par iespēju atklāt nepilnības uzņēmuma biznesa modelī, kas kavē veiksmīgu izaugsmi.
Vadības ziņošana ir būtiska plānošanas sastāvdaļa. Dokumentos, kas to veido, ir iekļauti dati, kas ir ļoti svarīgi, lai aprēķinātu izredzes īstenot dažus lēmumus par vadības līmenis. Savukārt, pabeidzot vienu vai otru uzņēmuma attīstības posmu, izskatāmais atskaišu veids ļaus mums analizēt, kādos brīžos uzņēmuma vadībai vajadzēja rīkoties savādāk un ar ko tā ir saistīta.
Vadības ziņošanas priekšrocības
Ar ko principā atšķiras finanšu, grāmatvedības, vadības pārskati? Pirmkārt, metodika. Pirmajos divos finanšu pārskatu veidos ietilpst galvenokārt statistikas informācijas vākšana, kas atspoguļo kapitāla apgrozījumu noteiktās uzņēmējdarbības procesu jomās. Savukārt vadības ziņošanā tiek ņemta vērā ne tikai statistikas atspoguļošana, bet arī attiecīgo skaitļu interpretācija. Uzņēmuma vadība varēs ne tikai novērot noteiktus rādītājus, bet arī saprast, ko tie nozīmē.
Tātad organizācijas vadības ziņojumi var parādīt augstākas rentabilitātes iemeslu īpašu produktu ražošanā vai, tieši otrādi, kas ir par iemeslu nepietiekamiem ieņēmumiem un pārāk lielām izmaksām konkrētam uzņēmējdarbības segmentam. Vadības ziņojumā ierakstīto skaitļu interpretācija ļauj uzņēmuma vadībai pieņemt kompetentus lēmumus par nepieciešamajiem pirkumiem, pamatlīdzekļu atjaunināšanu, aprīkojuma modernizēšanu utt.
Iekšējās vadības pārskati, ja tie tiek sagatavoti savlaicīgi, var savlaicīgi noteikt tās biznesa procesa daļas, kurās uzņēmuma darbinieku efektivitāte nav pietiekami augsta.
Vadības pārskatu saturs
Ko var ietvert dokumentos, kas veido izskatāmo ziņojumu veidu? Fakts ir tāds, ka atbilstoša veida informācijas avotus var attēlot lielā skaitā šķirņu. Parasti daži dokumenti ir pielāgoti konkrētiem vadītājiem. Pārskatu veidošana tiek saukta par menedžmentu galvenokārt tāpēc, ka tā ir paredzēta tieši vadītājiem.
Iekšā vadības struktūra mūsdienu organizācijas parasti iepazīstina ar ģenerāldirektora, kā arī viņa vietnieku amatiem. Tie var būt: vietnieks ražošanas, pārdošanas vai, piemēram, finanšu jautājumos. Pirmajā gadījumā iekšējie vadības ziņojumi var ietvert datus par:
- produktu vai pakalpojumu izmaksas (saistībā ar konkrētām produktu šķirnēm);
- nepabeigtā darba raksturojums, preču ražošana un pakalpojumu sniegšana saistībā ar pasūtījumiem no konkrētiem klientiem;
- produkcijas daudzums, kas nonāk noliktavā;
- izejvielu, materiālu vai sastāvdaļu krājumi, kas saistīti ar preču izlaišanu.
Ja pārskati jāsniedz pārdošanas direktora vietniekam, tā struktūrā var ietilpt:
- informāciju par pārdošanas struktūru attiecībā uz konkrētiem preču un pakalpojumu veidiem ar konkrētiem klientiem;
- dati par produktu nosūtīšanas dinamiku;
- informācija par krājumiem krājumos;
- dati par preču pārdošanas vai piegādes patērētājam izmaksu apmēru;
- plānotie rādītāji attiecībā uz preču saņemšanu noliktavā;
- informācija par debitoru parādiem par pārdotajām pozīcijām.
Ja ziņojums jāiesniedz finanšu direktora vietniekam, tajā var būt:
- informāciju par uzņēmuma budžeta izpildi;
- informāciju par izmaksām, kas saistītas ar saimniecisko darbību;
- skaitļi, kas atspoguļo preču vai pakalpojumu izmaksas;
- dati par peļņu un zaudējumiem;
Pārskatā var būt arī informācija par uzņēmuma parādiem un pašu parādiem par aizdevumiem un citām saistībām.
Vadības ziņošanas biežums
Cik bieži vadības ziņojumi būtu jāsniedz? Vēlams, lai informācija, kas atspoguļo norādītās uzņēmuma darbības jomas, nenoveco vairāk kā nedēļu. Dažos gadījumos galvenie rādītāji var tikt definēti konkrētā uzņēmumā, kas būs jāatjaunina biežāk. Tāpat vadība var noteikt sekundāros rādītājus, kuru sagatavošanai nevar veltīt daudz laika, un tāpēc šādu informāciju var sniegt daudz retāk.
Ziņošana akcionāriem
Uzņēmējdarbības vadības eksperti iesaka īpašu uzmanību pievērst pārskatu sagatavošanai, kas paredzēti uzņēmuma akcionāriem. Kāda ir attiecīgo komunikāciju specifika?
Galvenā iezīme šeit ir tā, ka uzņēmuma akcionāri nedrīkst tieši piedalīties uzņēmuma vadībā. Bieži gadās, ka vienīgā viņus interesējošā joma ir tīrā peļņa. Sīki izstrādāti vadības lēmumi pārskatos, kas tiek sniegti uzņēmuma akcionāriem, dažos gadījumos nav piemēroti. Tomēr, tā kā uzņēmuma īpašnieki ir tie, kas pieņem galvenos lēmumus par augstāko vadītāju iecelšanu, ziņojumos būs iespējams atspoguļot informāciju, kas raksturo ģenerāldirektora un viņa vietnieku darba efektivitāti.
Kā varētu izskatīties ziņošana?
Kādas ir vadības ziņošanas formas? Iepriekš mēs atzīmējām, ka atšķirībā no finanšu un grāmatvedības dokumentiem atbilstošais papīra veids faktiski ir neformāls. Pārvaldības pārskatu formas nav reglamentētas likumos. Tādēļ organizācija tos var izstrādāt, pamatojoties uz vispiemērotāko struktūru - piemēram, atkarībā no ziņojumu adresāta.
Varbūt finanšu direktora vietniekam būs ērtāk rīkoties ar tabulas dokumentiem, bet uzņēmuma īpašniekam - ar grafikiem, kas skaidri parāda, kā mainās peļņa atkarībā no dažādiem faktoriem. Dažos gadījumos attiecīgās pārskata formas var būt ļoti līdzīgas tām, kas apkopotas finanšu vai grāmatvedības rādītāju apkopošanā
Ziņošanas procedūra
Kā var izveidot šāda veida dokumentus? Attiecīgā ziņošana ietver divu uzdevumu grupu risinājumu.
Pirmkārt, tā ir nepieciešamo numuru savākšana. To avots, visticamāk, ir datnes, ko pašreizējās darbības gaitā izveidojuši uzņēmuma grāmatvedības un ražošanas departamenti. Piemēram, ja noteikts preču daudzums tika nosūtīts uz noliktavu, attiecīgos datus parasti reģistrē uzņēmuma CRM sistēmā. Līdzīgi tiek atspoguļoti dati par citām uzņēmējdarbībām, ko veic uzņēmumā.
Otrkārt, tā ir rādītāju interpretācija, kas savākta dažādās ražošanas vietās vai uzrādīta grāmatvedības skaitļos. Nepieciešama vadības ziņojumu analīze. Tās ieviešana atkal būs atkarīga no tā, kur tieši attiecīgie dokumenti tiks pārsūtīti. Turklāt dažos gadījumos ir vēlama mazāk sīka informācija, bet citos - sīkāka informācija par rādītājiem. Tāpat var būt vēlama rezultātu ilgstoša interpretācija, vai, gluži pretēji, nepieciešama ļoti īsa interpretācija.
Dažos gadījumos skaitļu interpretācija pati par sevi var nebūt vajadzīga, piemēram, kad jāziņo pieredzējušam finanšu direktoram. Droši vien viņš rezultātus interpretē labāk nekā jebkurš cits vadītājs, un viņam būs pietiekami daudz tīru skaitļu.
Ziņošanas algoritms
Apsveriet, kā praksē var veikt vadības atskaišu veidošanu. Krievijas ekspertu vidū ir populārs algoritms, kas pieņem apsvērtās problēmas risinājumu nākamajos posmos.
Pirmkārt, ir jānoskaidro, kāda veida informāciju un ar kādu biežumu veido paziņojumi, kurus ģenerāldirektors, viņa vietnieki un īpašnieki vēlas redzēt. Kāds var vēlēties iepazīties ar skaitļiem katru nedēļu, citam būs pietiekami redzēt galvenos rādītājus reizi mēnesī. Nākotnes pārskatu sastādītājam ieteicams arī pašā mijiedarbības sākumā ar vadību noskaidrot, kāda veida dati, visticamāk, būs prioritāri un kuri - sekundārie.
Nākamais solis ir saziņa ar grāmatvedi, lai noteiktu algoritmu, kādā persona, kas nodarbojas ar attiecīgās problēmas risināšanu, pieprasīs vajadzīgos numurus. Pārskatu sastādītājs var mijiedarboties arī ar citiem uzņēmuma darbiniekiem tajās jomās, kur tiek ģenerēti rādītāji, kas attiecas uz nepieciešamajiem dokumentiem. Uzņēmumam jāizveido vadības ziņošanas sistēma, kurā piedalīsies visi kompetenti darbinieki.
Nākamais solis ir izveidot dokumentu formas, kurās, no vienas puses, skaitļi tiks ierakstīti, bet no otras puses - interpretēti. Tajā pašā laikā par ziņošanu atbildīgajai personai var nākties saskarties ar dažāda veida dokumentu izveidi, kas pielāgoti konkrētam adresātam - ģenerāldirektoram, viņa vietniekiem un īpašniekiem.
Nākamās darbības būs saistītas ar praktisko ziņošanu.Ja uzņēmums ir mazs, principā persona, kas iesaistīta šīs problēmas risināšanā, var pats mēģināt savākt vajadzīgos numurus. Bet ir iespējams, ka viņam būs nepieciešama kolēģu palīdzība. Šajā gadījumā pirms praktiskiem posmiem, kas saistīti ar informācijas vākšanu, var notikt dažas sanāksmes, kurās persona citiem darbiniekiem pastāstīs par to, kādi ir vadības ziņošanas pamati, kādam mērķim tiek ģenerēti attiecīgie dokumenti un kāpēc tas ir svarīgi uzņēmumam. Šīs problēmas risināšana var atvieglot uzņēmuma vadību, publicējot vietējos tiesību aktus, kas prasa atsevišķiem darbiniekiem veicināt par pārskatu sagatavošanu atbildīgās personas darbu.
Ziņošanas šķirnes
Apsverot galvenos vadības ziņošanas principus, mēs varam izpētīt atsevišķus atbilstošo modeļu variantus skaitļu parādīšanai, kas atspoguļo uzņēmuma darbību.
Pirmais attiecīgā ziņošanas veids ir vadības bilance. Kādas ir tā īpašības?
Vadības bilance principā ir līdzīga grāmatvedības bilancei. Tās galvenā atšķirība slēpjas tās funkcionālajā nolūkā. Vadības bilance ir paredzēta ne tikai skaitļu atspoguļošanai, bet arī to interpretācijai, ņemot vērā organizācijas biznesa modeļa efektivitāti, stāvokli attiecībā uz organizācijas aktīviem, uzņēmuma saistībām pret partneriem un otrādi.
Skaitļus, kas ietver grāmatvedības, vadības, finanšu pārskatus, principā var ievadīt vienādās formās. Tomēr tas, kā tiks interpretēti attiecīgie rādītāji, var iepriekš noteikt dokumentu izveidi pilnīgi oriģinālā struktūrā. Ir svarīgi, kas ir vadības pārskatu lietotāji - par to mēs runājām iepriekš.
Līdzsvars, ko mēs apsveram, ietver tādas informācijas iekļaušanu, kas varētu interesēt gan direktoru, gan jebkuru vietnieku, kā arī uzņēmuma īpašnieku. Šajā ziņā tas var būt diezgan universāls dokuments.
Kādi citi vadības ziņojumu veidi pastāv? Starp tiem - peļņas un zaudējumu pārskats. Turklāt tradicionāli tiek pieņemts atsaukties uz grāmatvedības avotiem. Peļņas un zaudējumu aprēķins - dokuments, kas uzņēmumiem jāiesniedz oficiālu ziņojumu veidā pārvaldes iestādēm. Tomēr to var arī izmantot kā avotu, veidojot vadības ziņojumus. Tas galvenokārt ir saistīts ar ļoti ērto šī dokumenta struktūru.
Organizācijas peļņas un zaudējumu aprēķinā tiek reģistrēti uzņēmuma darbības finanšu rezultāti noteiktā laika posmā. Tas atspoguļo skaitļus, kas attiecas uz ieņēmumiem, izmaksām, kā arī finanšu rezultātiem ar kopējo summu. Apskatāmā tipa dokumenta struktūra atspoguļo: ieņēmumu avotus, izdevumu posteņus, uzņēmuma rentabilitāti. Bet, kā mēs definējām iepriekš, vadības grāmatvedība un ziņošana ietver ne tik daudz problēmu risināšanu, kas saistītas ar skaitļu vākšanu, bet gan dažādu rādītāju interpretāciju. Tāpēc attiecīgajam dokumentam, iespējams, būs jāpievieno papildu avoti, kas reģistrēs nepieciešamos skaidrojumus attiecībā uz skaitļiem, kas atspoguļo uzņēmuma ienākumus, izdevumus un peļņu.
Vēl viens nozīmīgs dokuments ir naudas plūsmas pārskats. Šis avots atspoguļo uzņēmuma finanšu ienākumus korelācijā ar avotiem, kā arī uzņēmuma maksājumus saistībā ar galvenajām izdevumu jomām - arī attiecībā uz konkrētu periodu. Naudas plūsmas pārskats var parādīt, kā viss notiek uzņēmumā, ņemot vērā pašreizējos ražošanas rezultātus, likviditātes jomā. Šis dokuments ļauj novērtēt uzņēmuma kredītspēju. Attiecīgais avots var būt noderīgs gan uzņēmuma vadībai, gan tā īpašniekiem.
Mēs izskatījām galvenos vadības pārskatu veidus - peļņas vai zaudējumu aprēķinu, bilanci, kā arī dokumentu, kurā ierakstīti dati par naudas plūsmām, protams, var papildināt ar citiem avotiem. Tās var būt gan līdzīgas tām, kuras mēs pētījām, gan balstīties uz principiāli atšķirīgām pieejām kompilēšanai.
Ziņošana par izaicinājumiem
Tātad, mēs izpētījām, kas ir vadības ziņošana, kā tā atšķiras no grāmatvedības vai finanšu, mēs iepazināmies ar tās veidošanas kārtību. Būs arī lietderīgi apsvērt iespējamās grūtības, kas saistītas ar tā sagatavošanu.
Pēc ekspertu domām uzņēmējdarbības vadības jomā, vissvarīgākā problēma, kas raksturīga attiecīgajam ziņošanas procesam, ir uzņēmuma darbinieku un dažos gadījumos arī augstākā līmeņa vadītāju un īpašnieku lojalitātes trūkums attiecīgajam dokumentam. Uzņēmuma darbinieki - grāmatveži, ražotņu darbinieki - vadības ziņošanu ne vienmēr uztver kā dokumentu, kam vajadzētu dot laiku, kam ir jēga tērēt enerģiju. Uzņēmumiem, kā jūs zināt, jau ir pienākums iesniegt valsts iestādēm oficiālus dokumentus, kuru izstrāde nav viegls uzdevums.
Līdzīgu nostāju, kad vadības ziņošana netiek uztverta kā kaut kas uzmanības vērts, var ieņemt arī augstākie vadītāji un īpašnieki, kā mēs atzīmējām iepriekš. Daudzi vadītāji, pēc ekspertu domām, minētos dokumentus min kā maldinošas pārvaldības metodes daudzveidību, it īpaši, ja jums ir jānovērš uzmanība no ne visizcilākajiem ražošanas rādītājiem.
Kā atrisināt līdzīgu problēmu? Analītiķi iesaka sākt ar vadības līmeni. Interešu vadītājiem būs pamatotāk, pirmkārt, vadības ziņojumu sagatavošanā, lai viņi, savukārt, veidotu nepieciešamos vietējos tiesību aktus, saskaņā ar kuriem citiem darbiniekiem būs jāpalīdz attiecīgo dokumentu veidošanā.
Vēl viena grūtība, kas raksturo attiecīgās problēmas risinājumu, ir nepieciešamība pastāvīgi attīstīt jaunas pieejas pārskatā ietverto skaitļu interpretācijai. Tas galvenokārt var būt saistīts ar izmaiņām uzņēmuma ražošanas struktūrā. Grāmatvedības un finanšu pārskatu gadījumā, kā mēs zinām, skaitļu interpretācija nav nepieciešama. Tāpēc kļūst iespējams izmantot standartizētas formas, kurās reģistrē atbilstošos rādītājus.
Organizācijas vadības pārskati savukārt atrisina vairākas citas problēmas. Tas ir vajadzīgs, pirmkārt, pašam uzņēmumam, nevis valdības struktūrām, kā tas ir grāmatvedības un finanšu rādītāju gadījumā. Ja to skaitļu interpretācija, kas ietverti vadības ziņojumos par noteiktu ražošanas struktūru noteiktā laika posmā, ir pozitīva, netiek garantēts, ka tas būs vienlīdz noderīgs, ja vien ir mainījušās noteiktu biznesa procesu īpašības. Visticamāk, pārskatu dokumentu sastādītājam būs jāuzlabo interpretācijas pieeja, mainoties uzņēmumam ražošanas darbību jomā. Tas prasa daudz laika - gan personīgajiem, gan kolēģiem, pie kuriem viņš var griezties pēc padoma, viedokļa vai dažiem papildu rādītājiem, kas atspoguļo uzņēmuma rezultātus, lai saprastu, kā uzlabot pieeju numuru interpretācijai.
Šo problēmu atkal var atrisināt, izmantojot periodiskas saziņas ar kolēģiem sanāksmju veidā, kuru temats ir pašreizējo ražošanas rādītāju apsvēršana, kā arī pasākumu izstrāde to uzlabošanai, tostarp ieviešot jaunas ziņošanas metodes, piemēram, pārvaldību.Saistībā ar pozitīvu pieeju ražošanas rādītāju optimizēšanai uzņēmuma darbinieki to drīzāk uztver pozitīvi.
