Kiekvienas pilietis, kuriam reikia gauti tam tikrą informaciją, gali tapti archyvinės informacijos vartotoju. Norėdami gauti archyvinį pažymėjimą, turite atvykti asmeniškai arba atsiųsti įgaliotą asmenį, veikiantį pagal patvirtinamuosius dokumentus.
Kokia informacija saugoma archyve
Pagal organizacijos archyvinių reikalų įstatymą valstybinės įstaigos, asmenys, užsiimantys komercine veikla, privalo pateikti pareiškėjui informaciją, esančią archyviniuose dokumentuose. Tokia paslauga turėtų būti nemokama.
Archyvo pažymėjimas yra oficialus dokumentas, surašytas specialioje formoje ir kuriame yra išsami informacija, kurios reikalauja pareiškėjas. Be pažymėjimo, piliečiai turi teisę gauti su pareiškėju susijusių archyvinių dokumentų kopijas. Poreikis gauti tokius dokumentus gali būti susijęs su kreipimusi į socialinės apsaugos institucijas, pensijų kaupimo kaupimą ir tam tikrų išmokų gavimą.
Duomenų privatumas
Remiantis įstatymais, archyvinė informacija turėtų būti teikiama vartotojui pasiekiant originalus ir paieškos variklius. Reikėtų pažymėti, kad visa saugoma informacija yra konfidenciali, todėl ja naudotis turėtų tik tam tikras žmonių ratas.
Toks atsargumas susijęs su tuo, kad informaciniame banke yra piliečių asmens duomenys, informacija apie jų gyvenamąją vietą, šeimyninę padėtį, atlyginimą, teistumą ir kitus biografinius duomenis. Šiuo atžvilgiu gauti asmens archyvo pažymėjimą neleidžiama be asmens sutikimo. Darbuotojai, turintys prieigą prie archyvo, privalo laikytis informacijos teikimo taisyklių.
Archyvo informacijos vartotojai
Dėl to, kad archyvuose saugoma gana įvairi informacija, dideliam skaičiui vartotojų išduodami archyviniai pažymėjimai. Tai apima juridinius ir fizinius asmenis, buvusius įmonių darbuotojus, teisėsaugos ir mokesčių institucijas, pensijų fondus, draudimo agentūras ir paprastus piliečius.
Kiekvienam atskiram vartotojui yra informacijos teikimo taisyklės.
Archyvinių pažymėjimų, nuorašų ir išrašų išdavimo taisyklės
Visa informacija, kurios prašoma archyve, išduodama remiantis rašytiniu prašymu. Šis dokumentas apibūdina užklausos esmę ir visą informaciją, reikalingą paieškai. Paraiškoje taip pat informuojami pareiškėjo asmens duomenys, inicialai, adresas, telefono numeris. Prašymas turi būti pasirašytas asmeniniu pareiškėjo parašu.
Išduodamas darbo pažymėjimas (archyvuotas), kuriame yra informacijos apie darbo stažą, atsižvelgiant į tiksliausią informaciją apie pareiškėjo darbo vietą. Taip pat šiuo atveju turite nurodyti darbo vietą ir laikotarpį. Keičiant pavardę, prašyme reikia parašyti ankstesnius inicialus.
Iš archyvo reikalaujama informacija turi būti pateikta per 30 dienų nuo prašymo įregistravimo dienos. Jei specialiai informacijai gauti reikia papildomo laiko, archyvas praneša pareiškėjui apie termino pratęsimą.
Kaip atrodo archyvas, pavyzdinė forma
Pažymėjimas, gautas iš valstybės archyvo arba iš komercinės įmonės personalo dokumentų, turėtų būti surašytas ant organizacijos firminio blanko ir turėti aiškų pavadinimą. Apytikslį tokio prašymo pavyzdį galima pamatyti teikiant prašymą.
Archyvinis dokumentas pildomas pagal originalus arba patvirtintas kopijas.Archyviniame pažymėjime turi būti tiksli informacija apie naudojamus dokumentus, o informacija turėtų būti pateikta chronologine tvarka. Visi pažymėjime paminėti vardai yra užregistruoti išplėstine forma, o originalo ištraukos - kabutėse. Jei dokumento pildymo metu buvo rasta neatitikimų, jie perduodami į sertifikatą tokia forma, kokia jie yra originaloje. Teisingai užpildytas pažymėjimas turi visišką teisinę galią ir gali būti pateiktas kaip įrodymas teisme.
Dėl kokių pažeidimų dokumentas gali būti negaliojantis?
Oficialiame archyvo dokumente negali būti taisymų, blotų ar neįskaitomų frazių. Taip pat tekste neleidžiami komentarai ir įvairios asmeninės archyvų darbuotojų išvados.
Po teksto dokumento dalyje yra suarchyvuoti naudojamų registrų numeriai. Archyvinį pažymėjimą pasirašo vyriausiasis archyvaras arba personalo skyriaus vadovas ir patvirtina antspaudu. Jei dokumentą sudaro keli puslapiai, kiekvienas lapas turi būti patvirtintas. Archyvo užklausa išduodama dviem egzemplioriais, iš kurių vienas išduodamas paprašius, o antrasis saugomas archyvų registre.
Archyvuotos dokumento kopijos išdavimas
Piliečiams paprašius, archyvų įstaigos išduoda originalių dokumentų ir archyvinių išrašų kopijas. Tokie informacijos blokai sudaromi organizacijos firminiame blanke. Jei yra padaryta istorinio dokumento kopija, nereikia naudoti tokios formos.
Archyvinis teiginys yra svarbus, jei šaltinio informacija yra didelės apimties informacijos registre. Todėl, siekiant optimizuoti darbą, ištraukoje nurodoma tik ta informacijos dalis, kuri domina pareiškėją.
Dokumentų kopijos pareiškėjui išduodamos kartu su lydraščiu. Jei prašomos informacijos archyve nėra, pranešama apie užklausos neįvykdymo priežastį.
Archyvo pažymėjimo 9 formos
9 forma yra gana populiarus dokumentas tarp gyventojų. Šioje pažymoje pateikiama informacija apie asmenis, registruotus tam tikrame bute, apie nekilnojamojo turto dydį, savininko teises ir jo šeimos santykius su kitais nuosavybės teise turimais savininkais.
Tokio dokumento galima reikalauti pateikiant dokumentus dėl privatizavimo ar įrodant paveldėjimo teises. Parduodant nekilnojamąjį turtą, archyvo pažymėjimo Nr. 9 šiuo metu nereikia. Norėdami gauti formą Nr. 9, turėsite kreiptis į pasų įstaigą registracijos vietoje ir ten pateikti pasą bei pažymėjimą apie nuosavybės teises į patalpas.
Gana dažnai pareiškėjai susiduria su tokia problema, kaip atsisakymas išduoti pažymėjimą Nr. 9, atsižvelgiant į tai nuomos nepriemokos. Tiesą sakant, toks argumentas negali būti laikomas teisėtu, nes pagal įstatymus pasų įstaigos darbuotojai privalo išduoti dokumentą, nepaisant skolos.
Neteisėto atsisakymo atveju būtina reikalauti raštiško atsisakymo priežasties patvirtinimo, taip pat galite parašyti skundą pasų tarnybos vadovui arba kreiptis į teismą.
