Mange snakker i telefonen. Forretningsfolk taler. Procentdelen af telefonsamtaler om dagen er undertiden markant større end øje til øje. Overhold telefonetiketten! Dette er en meget vigtig regel. Du er en velorganiseret person, ikke? Der går du.
Tag telefonen op. De ringer til dig!
Når telefonen ringer, henter vi automatisk telefonen og svarer på den sædvanlige "Hej!".
Er dette nok til at starte en samtale?
Lad os se, hvad telefonetiketten siger.
Først og fremmest trækker vi en skillelinje mellem forretningsmæssige og personlige kontakter.
Det øjeblik, der forener alle samtaler er høflighed, tilbageholdenhed og besiddelse af en stemme.
Din samtalepartner kan ikke se, hvad du laver på den anden side af håndsættet. Men den mindste intonation giver irritation, fjendtlighed, sorg og andre følelser ud.
"Hej" på en forretningsmæssig måde
De ringer til dig på din arbejdstelefon. Tag ikke fat i håndsættet efter det første bip. Dette kan skabe indtryk af, at den person, der ringer til dig, at du simpelthen ikke har andre ting at gøre end at svare på telefonen. Dette er ikke kun dit omdømme. En samtale giver et indtryk af troværdigheden for hele organisationen. Svar ved at vente på, at to eller tre ringe lyder. Men under ingen omstændigheder mere. Reglerne for telefonetikette tillader ikke på denne måde at vise respekt for personen.
Umiddelbart at starte en samtale med firmanavnet anbefales ikke. At hilse den, der ringer, er den bedste neutrale sætning "God dag!" Denne tid på dagen betragtes som den vigtigste arbejdsdag. I andre tilfælde kan du bruge appellen "Hej!"
En forudsætning for en forretningssamtale er at deltage i hilsenen på det såkaldte stemme "visitkort". Dette kan være navnet på organisationen eller dine personlige data - placering, navn og efternavn.
Ideelt set ser lykønskningsordningen således ud: “God eftermiddag! Virksomheden "Sun"! "Eller" God dag! Virksomheden "The Sun". Manager Olga Sergeeva. ”
Et velordnet svar på opkaldet vil indlede en vellykket behagelig samtale. Det vil skabe et godt indtryk af organisationen, understrege dens status og give soliditet. Det er altid en fornøjelse at håndtere uddannede mennesker. Derfor vil det indtryk, der er gjort, være i stand til at spille en betydelig rolle i det fremtidige samarbejde.
Personlig "Hej!"
Hvis du tror, at du kan starte en samtale med en ven eller ven, som du vil, tager du fejl. Det er bedre at starte ethvert indgående opkald til din personlige telefon med ønsker om en dyre dag og din egen præsentation.
På denne måde beskytter du dig selv mod at spilde tid på at forklare, hvis den, der ringer forkert ringede til dit nummer. Når du kaldes til et personligt anliggende i arbejdstiden, sætter en lille officiel præsentation tonen for den generelle samtale, det vil sige, du vil gøre det klart for personen, at der ikke er nogen måde at føre tomme samtaler i øjeblikket. Og dette er bare en manifestation af god manerer og høflighed, der fortolkes af reglerne for en telefonsamtale.
Når du ringer
Det ser ud til at være enklere, ringede nummeret og lagde essensen af samtalen op. Men mange har allerede erfaret, at når du sætter begyndelsen på samtalen, så vil den udvikle sig. Hvorvidt et forretningsopkald vil være starten på et vellykket samarbejde afhænger af de første øjeblikke af samtalen. Det samme kan siges om personlige kontakter. Brug en halv time på at forklare, hvem der ringer, og af hvilken grund, eller forklar essensen på et par minutter, vil det fremgå af den indledende appel.
Forretningsopkald
Du ringede til firmanummeret og modtog et standard hilsnerespons. Du skal også introducere dig selv.Hvis du repræsenterer en organisation, skal du angive dens navn og din position. Derefter opsummeres essensen af appellen. Du skal respektere andres arbejdstid og ikke bruge din tid på inkonsekvente forklaringer. Hvis du antager en lang samtale, skal du ikke glemme at spørge, om det er praktisk at tale med den person, der tog telefonen nu. Måske skulle du flytte samtalen til et mere praktisk tidspunkt.
Reglerne for telefonopkaldet siger ”nej” til sådanne hilsningsfraser som ”Det generer dig ...”, ”Ser du, hvad er der i sagen ...”, ”Intet, hvis jeg forstyrrer dig ...”. Dit "hej" i dette tilfælde skal overholdes med værdighed uden at fawning. Derefter kan du stole på en produktiv samtale og selvrespekt. Efter en personlig præsentation kan du sige, "Hjælp mig med at løse dette spørgsmål ...", "Fortæl mig, tak ...", "Jeg er interesseret i ..." osv.
Personligt opkald til en ven eller slægtning
”Hej kammerat. Hvordan har du det? ”- Naturligvis kan du med slægtninge starte en samtale på den måde. Men det ville være mere korrekt at introducere os selv. Især hvis du opfordrer til en bestemt virksomhed og ikke kun for at chatte. For det første kan du ringe til en vens nummer til det forkerte tidspunkt. En person er optaget, er på arbejde eller et forretningsmøde, er engageret i personlige problemer. For det andet, forestil dig, at dit nummer simpelthen ikke blev bestemt, og stemmen virket ukendt på grund af kommunikation af dårlig kvalitet. For ikke at sætte dig selv og din ven i en akavet position, skal du ringe til dig selv.
Fortsæt samtalen
I enhver samtale skal du være opmærksom på samtalepartneren. Hvordan man starter en telefonsamtale er en stor færdighed, men dens fortsættelse er af stor betydning.
Fortsættelse af virksomheden
Du er initiativtager til opkaldet. Så du har et specifikt problem, som du vil løse under samtalen. Forbered på forhånd en liste med spørgsmål, der interesserer dig, så du ikke forvildes til sidelinjen og ikke spilder andres arbejdstid. Lyt nøje til den person, du taler med. Prøv at skitsere svarene, dette vil hjælpe med at undgå at spørge igen.
Under en samtale blev forbindelsen mistet? Ring tilbage, hvis du startede en samtale. Du skal også afslutte samtalen. Sørg for at takke den person, du taler med. En behagelig afslutning bliver selvfølgelig en god dag.
Hvis de ringer til dig, skal du lytte nøje til anmodningen. Glem ikke at holde opmærksom på samtalen med sætningerne "Ja, selvfølgelig ...", "Jeg forstår dig ...", "Vi vil forsøge at hjælpe ..." osv. Samtalepartneren vil føle sig selvsikker og vil kunne skitsere problemet. Når samtalen truer med at trække ud, tag initiativet, hjælp til at dirigere samtalen i den rigtige retning.
Før han afslutter, skal du tjekke med samtalepartneren, om han modtog alle svarene. Hvis du ikke kan hjælpe ham i kraft af andre officielle opgaver, skal du fortælle ham kontakten med en medarbejder, der er kompetent inden for et givet emne.
Personlig telefonsamtale
I personlige samtaler er situationen enklere. Men her giver telefonetiketten nogle anbefalinger. For eksempel ringede en ven / kæreste til dig på et ubelejligt tidspunkt med et stort ønske om at chatte. I sådanne tilfælde er der et almindeligt telefonopkald: "Undskyld, nu på mødet ..." eller "Jeg har et meget vigtigt møde, jeg vil ringe tilbage senere ...". Du kan tilføje, ”Jeg forstår, at dette er meget vigtigt. Jeg ringer tilbage, så snart jeg får fri ... ” For samtalepartneren vil dette være en indikator på, at du ikke ignorerer hans problemer. Så der er ingen unødvendige fornærmelser. Forresten, prøv at ringe tilbage, hvis du lovede det.
Generelle regler for telefonopkald
Regler for telefonetikette blev ikke opfundet fra loftet. Disse er observationer fra psykologer, praktisk erfaring, analyse baseret på resultaterne af mange samtaler. Der er visse handlinger, som etikette bifalder eller benægter. Vi samler nogle af dem i en lille memo.
- Foretag ikke høje personlige samtaler på offentlige steder og på arbejdet. Du sætter andre i en akavet position, hvilket tvinger dig til at lytte til de intime detaljer i dit liv, som ikke er relateret til dem.
- Tænd ikke telefonen på højttalertelefon, hvis du ikke har advaret din samtalepartner om dette. En sådan situation kan skabe uheldige virkninger. Men først og fremmest er dette en manifestation af respekt for personen i den anden ende af ledningen.
- Vælg din ringetone omhyggeligt. Mindre høj aggression, fordi mennesker med et svagt nervesystem kan være i nærheden.
- Sluk for lyden på telefonen, mens du er på møder, møder, i kulturelle institutioner og også på steder, hvor et sådant krav er foreskrevet i adfærdsreglerne.
- Kombiner ikke telefonsamtale og spisning. Dette gør forståelsen vanskelig, udtrykker respekt fra samtalepartneren.
- Vær forsigtig, når du planlægger at ringe op. Tidlig morgen, sen aften - dette er som bekendt ikke det bedste tidspunkt at tale med selv den nærmeste person. Du kan kun ringe på et sådant tidspunkt om de mest presserende spørgsmål. Glem ikke det.
Lille konklusion
Nu ved du telefonetiketten. Ring til tiden. Vær høflig. Hav et dejligt telefonopkald og godt humør!
