Ang praktikal na aplikasyon ng impormasyon ay ang batayan para sa pag-iisa ng lahat ng mga form ng pagtatanghal at pag-formalize ng data ng mapagkukunan para sa kanilang pag-aayos, paghahatid at tumpak na pang-unawa ng addressee.
Kung ang impormasyon ay ipinakita ng isang dokumento, ito ay tiyak, nasa larangan ng pangkalahatang tinanggap at pinag-isang pamantayan, mga probisyon ng pambatasan at mga kinakailangan ng isang proseso sa lipunan o paggawa. Ito ay palaging tumpak na mga pormulasyon at isang tiyak na anyo ng pagpapahayag ng kahulugan upang makamit ang isang malinaw na tinukoy na layunin.
Paglikha at nilalaman ng isang dokumento
Ang mga pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay hindi naglalaro ng anumang papel, kaugalian na lumikha ng mga dokumento araw-araw sa sariling inisyatibo at kaalaman, o punan ang mga ayon sa ilang mga patakaran.
Ang buhay sa sarili nito ay isang whirlpool ng impormasyon, ngunit sa bawat sandali, ito ay likas na katangian ng tao upang kahit papaano isulat at malinaw na ayusin ang isang bagay. Ayon sa hindi nakasulat na pasadya, ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay nabuo sa isipan ng bawat tao sa paaralan, kung hindi mas maaga. Ngunit sa paunang yugto ng kanyang pag-unlad, ang isang tao ay hindi nakadikit sa kanila ang mahalagang halaga na nararapat sa kanila.
Ang isang dokumento ay maaaring maging sa dalawang pangunahing magkakaibang uri:
- form;
- istraktura at nilalaman.
Pormal, ang mga blangko na dokumento ay mga ordinaryong pormang kung saan mahigpit na tinukoy ang impormasyon ay naitala. Ang mga dokumento ng ganitong uri ay patuloy na pakikitungo (kindergarten, paaralan, klinika, trabaho, opisina ng pasaporte, ...).
Isinasaalang-alang ng mga tunay na dokumento ang umiiral na mga kinakailangan para sa kanilang disenyo. Kung hindi man, sila ay maiintindihan ng addressee at ang nais na resulta ay hindi makuha.
Ang bawat dokumento ay dapat isagawa sa anyo, magkaroon ng isang malinaw na istraktura at inaasahang nilalaman, na ipinahayag sa isang tiyak na istilo.
Pormal, ang isa ay maaaring sumangguni sa mga dokumento bilang mga gawa ng sining, artikulo, diploma, disertasyon, libro at iba pang mga akda at graphic na akda, ngunit ito ay mas malabo sa istruktura at resulta ng nilalaman ng pag-convert ng impormasyon sa isang mahigpit na form para sa pagdama ng isang tiyak na bilog ng mga mamimili (tatanggap).
Ang kakanyahan ng mga sistema ng pag-iisa
Ang impormasyon ay malawak, ngunit kahit na hindi mo isinasaalang-alang ang mga panlabas na mapagkukunan, kung gayon ang bawat istraktura ng estado, negosyo, indibidwal na negosyante at ordinaryong tao ay nasa mga kondisyon (kinakailangan) ng pagpili ng isang tiyak na pamantayan mula sa nakapalibot na iba't ibang mga pinag-isang kaugalian.
Ang umiiral na sistema ng pinag-isang pinag-isang dokumento sa halos lahat ng mga kaso ay payo sa kalikasan. Sa partikular, alinsunod sa naaangkop na mga regulasyon.
- Ang petsa ng dokumento ay iginuhit sa mga numerong Arabe sa pagkakasunud-sunod: araw ng buwan, buwan, taon.
- Araw ng buwan at buwan - dalawang pares ng mga numerong Arabe, sa pamamagitan ng isang tuldok; taon - apat na numero (Disyembre 4, 2017 = Disyembre 4, 2017 ayon sa GOST R 6.30-2003).
- Kasabay nito, pinapayagan ng GOST na ito ang pandiwang pandiwa ng pangalan ng buwan.
- Ang parehong GOST "ay nagbibigay-daan sa" reverse order: taon, buwan at araw.
Ang isang mahalagang bahagi ng mga dokumento na "nagsisilbi" sa pangangasiwa ng globo. Ang mga sitwasyon sa trabaho ay paulit-ulit, ang mga aksyon na kinuha ay magkatulad, ngunit palaging may mga tampok. GOST R 6.30-2003 lubos na pinadali ang paglikha ng mga dokumento, at hindi lamang para sa pamamahala ng globo.
Sa pamamagitan ng karaniwang opinyon, ang pag-iisa ay isang pagbawas sa bilang at iba't ibang mga dokumento, mga kinakailangan sa disenyo, ang lohika ng nilalaman at istraktura. Kasama rin sa pagkakaisa ang mga proseso ng paglikha, pagproseso at pagpapatupad ng mga dokumento.Ang laki ng media ay mahalaga kung ito ay isang dokumento ng papel, o ang format ng data kung ito ay isang elektronikong dokumento.
Mga lugar ng daloy ng trabaho at mga semantiko ng dokumento
Ang pamamahala ng samahan ay isang mahalagang ngunit hindi lamang ang lugar kung saan ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay direktang nauugnay. Ang departamento ng accounting ng anumang negosyo ay gumagamit ng hindi lamang blangko na mga form, kabilang ang mahigpit na mga form ng pag-uulat, ngunit din ng isang malawak na hanay ng mga "libre" na bumubuo ng mga dokumento bilang pagsunod sa tinanggap na pambatasan at lokal na pamantayan, mga probisyon ng GOST.
Ayon sa klasipikong All-Russian, maraming mga pampakay na sistema ang nagpapatakbo:
- sektor ng pagbabangko;
- pinansiyal, accounting at pag-uulat na lugar ng mga institusyong badyet at organisasyon;
- pag-uulat at istatistika globo;
- sistema ng dokumentasyon ng paggawa;
- globo ng dayuhang kalakal, atbp.
Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng Russian Federation sa mga paksa ay sumasaklaw sa buong sosyo-ekonomikong imprastruktura ng bansa. Maaari silang magkaroon ng mga detalye ayon sa rehiyon, sa pamamagitan ng industriya, sa pamamagitan ng lugar ng kakayahan ng kumpanya.
Kung sumunod ka sa All-Russian Classifier, maaari kang magtalaga ng isang walong-digit na code sa bawat uri ng dokumento at magtago ng isang hiwalay na tala. Karamihan sa mga organisasyon ay gumagamit ng umiiral na mga kinakailangan para sa papeles at aprubahan ang kanilang sariling mga regulasyon batay sa kanilang batayan.
Mga Pangunahing Posisyon
Ang layunin ng dokumento ay nangangailangan ng ilang mga detalye. Ang kakulangan sa kinakailangang kahilingan ay maaaring humantong sa pagiging wasto ng dokumento o ang imposibilidad ng pagpapatupad nito. Sa pagkakataong ito, hindi mahalaga ang katapatan ng GOST R 6.30-2003.
Ang order ng trabaho ay naglalaman ng isang tiyak na hanay ng mga posisyon. Ang order upang lumikha ng departamento ay isa pa. Ang paglalarawan ng trabaho ay pinagsama-sama na naiiba kaysa sa quarterly ulat ng kagawaran ng pananalapi.
Kasabay nito, maraming mga detalye ang may mga tampok na aplikasyon. Halimbawa, ang petsa ay maaaring magkaroon ng iba't ibang kahulugan: ang sandali ng pag-sign ng order, ang sandali ng pag-alis ng empleyado, ang sandali ng pagsisimula ng produksyon, ang kasunduan sa multilateral. Sa huling kaso, hindi lamang ang petsa ng pag-sign ng kasunduan ng bawat partido ay maaaring maibigay, na palaging may ligal na kabuluhan, kundi pati na rin ang pangkalahatang petsa, halimbawa, ang simula ng bisa ng mga napagkasunduang probisyon.
Pagpili ng mga salita at pagbibigkas
Ang daloy ng trabaho ng anumang negosyo, tulad ng isang programa sa computer, sa pangkalahatang kaso ay isang mahigpit na pormal na proseso. Hindi tulad ng isang programa, hindi ito isang computer na gumagana dito, ngunit isang tao. Posible ang salitang hindi wasto. Ngunit ang pangkalahatang balangkas kapag lumilikha ng mga dokumento ay natutukoy alinsunod sa GOST 6.30-2003 nang mas malapit hangga't maaari sa mga kinakailangan nito.
Ang paglihis mula sa karaniwang tinatanggap na kasanayan at ang mga kinakailangan ng GOST ay hindi nararapat dito: ang isang order, probisyon, pahayag, pagkakasunud-sunod, atbp ay hindi gawa ng sining, at hindi na kailangang maghanap para sa isang anyo ng pagpapahayag ng kaisipan.
Hindi lamang ang bokabularyo ay tinatanggap, ngunit din ang mga bahagi ng pagsasalita na kinakailangan sa bawat partikular na kaso at ang tamang kaso. Ayon sa itinatag na kasanayan, mga kamangmangan, nawawalang mga salita, ang mga pangungusap ay madalas na matatagpuan sa mga dokumento, mayroong mga pagkakapareho na hindi katangian ng pagsasalita ng kolokyal. Ngunit kaugalian ito, at ang paggawa nito sa sarili nitong paraan ay hindi praktikal.
Kaugnay ng mga guhit, ang kanilang mga lagda at pagtatalaga, kaugalian na gamitin ang karanasan ng pagbuo ng dokumentasyon ng disenyo kapag malinaw na kinakailangan. Gayunpaman, walang pumipigil sa disenyo ng isang regular na pagguhit sa parehong matalik na paraan.
Tungkol sa mga talahanayan, ang mga probisyon ng GOST ay may katuturan din na isaalang-alang. Ito ay isang mahusay na itinatag na kasanayan, at ang anumang talahanayan sa isang gumaganang dokumento ay pangunahing gabay sa pagkilos o impormasyon para sa paggawa ng isang pagpapasya.
Talasalitaan, istraktura at lohika ng pagtatanghal
Ang teksto ay dapat na laging konektado. Ang mga parirala ay parehong natutukoy sa bawat isa o gumawa ng mga pagpipino. Ang mga tiyak na salita at parirala ay ginagamit. Upang magrekrut ng isang tao, ang direktor ay nagsulat ng isang maikling resolusyon sa isang wastong nakasulat na pahayag.
Ang isang application para sa trabaho, na isinulat ng isang empleyado sa inireseta na form, ay inendorso sa mga yunit ng enterprise at dumadaan sa isang paunang proseso ng pag-apruba. Hindi pa ito isang dokumento, ngunit mayroon na ang batayan para sa panghuling desisyon ng pinuno ng negosyo sa anyo ng isang tiyak na parirala "sa pagkakasunud-sunod".
Ang pagsulat ng anuman sa resolusyon ay pinahihintulutan, hindi ipinagbabawal, ngunit sa anumang sitwasyon dapat itong magkaroon ng isang makatwirang halaga. Halimbawa, isang nagtapos sa unibersidad. Ang isang parirala ay maaaring ibigay sa teksto ng pahayag o alinsunod sa lohika ng negosyo - ito ay naiwan sa direktor upang magpasya.
Ang isang mahalagang at tradisyonal na tampok ng maraming mga dokumento ay dalawang bahagi:
- dahilan (pundasyon, layunin);
- konklusyon (desisyon, konklusyon, kahilingan).
Hindi ito mahalaga, ngunit kung saan ito ay lohikal, kinakailangan na malinaw na hatiin ang lahat ng kinakailangang mga parirala sa dalawang bahagi. Ang Gosstandart, pinag-isang sistema ng dokumentasyon at lokal na mga probisyon ng negosyo mismo ay dapat magsilbing pundasyon para sa pagtatayo ng mga istruktura kung saan ang paksa ng dokumento ay nagpapasya kung paano gagawa ang dahilan at konklusyon.
Sa tunay na kasanayan, ang pamamaraang ito ay nagpapabilis sa paglikha ng mga mahahalagang dokumento, ay nagbibigay-daan sa iyo upang tumuon hindi sa buong teksto, ngunit sa variable na bahagi lamang.
Mga lokal na dokumento ng negosyo
Ang pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento ay katangian ng bawat negosyo. Ang ilan ay ginagawa ito sa pagsulat, ang iba ay sumusunod sa kasanayan sa bibig. Ang lahat ay nakasalalay sa laki ng negosyo at sa antas ng responsibilidad.
Karamihan sa mga lokal na probisyon ay iguguhit sa panahon ng paglikha ng isang negosyo batay sa kasalukuyang batas, GOST, data ng regulasyon na naaangkop sa industriya o isang partikular na lugar ng negosyo.
Ang nasabing pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay natatangi at madalas ang alam ng isang partikular na kumpanya, ay batay sa software na ginamit at bumubuo ng isang lihim sa pangangalakal. Bihira silang magbago, at ang mga pagbabago ay nauugnay sa mga yugto ng paglago ng kumpanya, pagpapalawak ng saklaw ng kakayahang ito o antas ng negosyo.
Ang mga mahahalagang lokal na dokumento ay mga plano sa produksiyon, teknikal na pagtutukoy, iskedyul ng trabaho Dito, ang pagkakaisa at standardisasyon ng mga dokumento ay magkatulad. Ang bawat bago, halimbawa, ang plano sa kalendaryo ay ginawa sa pagkakahawig ng nauna, at ang bagong accounting sa patakaran sa accounting ay nabuo batay sa naunang isa na isinasaalang-alang ang mga pagbabago sa mga panlabas na kinakailangan (batas, buwis, mga kontrol sa estado ng estado, ...)
Ang daloy ng impormasyon
Ang isang mahusay na debug na daloy ng dokumento ng negosyo, lalo na kapag ang lohika, istraktura at bokabularyo ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay ipinatupad sa anyo ng isang sistema ng pamamahala ng software-teknikal, pinapayagan hindi lamang upang gawing simple ang negosyo at pag-andar ng mga empleyado, ngunit din upang pamahalaan ang kanilang aktibidad sa tamang direksyon, pagbibigay ng automation ng paglikha ng dokumento, kontrol sa ang kanilang pagproseso at pagpapatupad.
Ang imprastraktura ng enterprise, na ipinatupad sa anyo ng mga panloob at panlabas na daloy ng impormasyon, nag-time at nilalaman, ay nagbibigay-daan sa iyo upang ilipat ang pamamahala ng negosyo sa isang mas mataas na antas.
Maraming mga modernong sistema ng impormasyon ang matagal nang nagtatrabaho sa antas ng gawain, na nagbibigay ng pagbabalangkas ng kinakailangang data ng pag-input at paghahanda ng mga ulat. Ang tungkulin ng mga manggagawa sa naturang sistema ay nasa larangan ng pagkamalikhain at mga layunin ng kumpanya, at hindi sa konteksto kung paano gumawa ng isang partikular na dokumento.
Pag-uugali ng kumpanya at empleyado
Ang GOST R 6.30-2003 at iba pang mga dokumento sa regulasyon ay natutukoy ang anyo ng mga dokumento, detalye, salita at parirala, tukuyin ang expression logic at laki ng papel media, indisyon, margin, hangganan ng mga numero, talahanayan at iba pang mga detalye sa teknikal - lahat ito ay mahalaga at angkop na isaalang-alang.
Ang normal na gawain ng kumpanya ay ang karaniwang daloy ng trabaho kung saan ang papel ng bawat empleyado ay kinokontrol at inaasahan.
Sa konteksto na ito at may kaugnayan sa mga tampok ng modernong antas ng pag-unlad ng teknolohiya ng impormasyon, ang isyu ng pag-uugali ng empleyado ay may kaugnayan. Laban sa background ng inaasahang variant ng pag-unlad ng ilang mga kaganapan, ang mga gawa, dokumento, mga paglihis ay maaaring makita.
Ang aspetong ito ay hindi gaanong kabuluhan para sa pagtatayo ng imprastruktura ng kumpanya. Mahalaga hindi lamang upang ayusin ang tamang gawain kasama ang mga dokumento, kundi upang matiyak din ang kontrol sa proseso ng pagtatrabaho sa mga dokumento.