Ang pagiging epektibo ng personal ay ang pangunahing lihim ng tagumpay sa lahat ng mga bagay, at nakasalalay ito, inter alia, sa kakayahang tama na maglaan ng mga mapagkukunan ng oras. Ang pamamahala ng oras ay nagbibigay ng sarili sa pag-aaral at pagpaplano sa agham. Mayroong mga espesyal na pamamaraan na nagbibigay-daan sa iyo upang maayos na ipamahagi ang oras upang ito ay sapat na para sa lahat.
Konsepto ng pamamahala ng oras
Ang isang tao sa kapanganakan ay tumatanggap ng isang natatanging, hindi maaaring palitan na mapagkukunan - oras. Kadalasan kung paano niya ito itinatapon, madalas ay nakasalalay sa tagumpay ng isang tao sa negosyo, ang kanyang pagiging epektibo. Ang pamamahala ng oras, o pamamahala ng oras, ay isang proseso ng maraming yugto na may kasamang mga kasanayan sa pagpaplano, pagsusuri at samahan ng mga proseso.
Ang ideya ng pamamahala ng oras ay hindi bago, kahit na sa mga unang taon ng ating panahon, isinulat ng pilosopo ng Romano na si Seneca na ang oras ay nangangailangan ng isang espesyal na saloobin, at nabuo ang mga unang alituntunin ng pamamahala ng oras: kailangan mong mapanatili ang isang talaarawan sa oras, kailangan mong suriin kung gaano karaming oras ang ginugol at kung paano Ang panahon ay puspos ng mga kaganapan. Nang maglaon, ang mga pilosopo ay higit sa isang beses naisip tungkol sa kung paano mapanatili ang dumadaloy na oras, isulong ang mga teorya at naimbento ang mga pamamaraan para sa ekonomiya at pangangatwiran na paggasta.
Ngunit pang-agham diskarte sa pamamahala ang mapagkukunang ito ay lilitaw lamang sa pagliko ng ika-19 at ika-20 siglo. Si Frederick Taylor, isang inhinyero ng Amerika, ay nagmungkahi ng konsepto ng pamamahala sa oras ng empleyado at nauugnay ang prosesong ito sa pagganyak at setting ng layunin. Sa simula ng ika-20 siglo, ang mga siyentipiko ng Russia ay lumikha ng isang buong larangan na tinawag na "pang-agham na samahan ng paggawa" at naglagay ng isang seryosong pundasyon para sa modernong teorya ng pamamahala ng oras. Ang salitang "pamamahala ng oras" ay lilitaw lamang sa ika-70 ng ika-20 siglo, at sa simula ng ika-21 siglo, ang industriya na ito ay naging isa sa pinakamahalaga at mahusay na binuo na mga bahagi ng pamamahala.
Mga uri ng oras
Upang pamahalaan ang isang bagay, kailangan mong maunawaan ang kakanyahan ng bagay. Ang oras ay isang tiyak na bagay ng pamamahala, upang tama itong gastusin, ito ay nagkakahalaga ng paghati nito sa mga uri. Ang unang pag-uuri ay batay sa mga konsepto ng trabaho at paglilibang, kung saan ang oras ng oras ay nahahati sa pagtatrabaho at paglilibang, o libre. Ang pamamahala ng mga panahon ay nagbibigay-daan sa iyo upang makilala ang mga species tulad ng pana-panahong oras: mataas at mababang panahon sa paggastos.
Maaari mo ring pag-uri-uriin ang isang pansamantalang mapagkukunan depende sa aktibidad na kung saan ito ay nakatuon, pagkatapos ay gumagana, personal at panlipunang oras ay inilalaan. Ang isang manggagawa ay ginugol sa pagganap ng mga opisyal na tungkulin, pagpaplano, personal kasama ang paglilibang, edukasyon, libangan, at ang publiko ay ginugol sa pamilya, mga kaibigan, ang pagtatatag ng iba't ibang mga komunikasyon. Pagdating sa pagpaplano, ang oras ng trabaho ay karaniwang isinasaalang-alang, bagaman, siyempre, kinakailangan na mag-aplay ang nakuha na mga kasanayan ng matipid na paggastos ng oras sa lahat ng mga uri nito.
Mga Tampok sa Pamamahala ng Oras
Ang anumang pamamahala ay nagsasagawa ng pangunahing pag-andar - ito ang makatwirang paggamit ng mga mapagkukunan. Ang mga pag-andar ng pamamahala ng oras ay ang pagpaplano, pamamahagi at paggastos ng mapagkukunang hindi mababago. Kinakailangan ang pamamahala ng oras upang gawin ang pinaka-mahusay na paggamit ng magagamit na reserbang oras, na direktang nakakaapekto sa pagiging produktibo ng isang tao o empleyado. Ang mga pangunahing pag-andar ng pamamahala ng oras ay ang pagpaplano ng paggamit ng oras, ang samahan ng mga proseso para sa paggamit ng oras, pagsubaybay sa pagsunod sa mga prinsipyo at pag-aayos ng oras na ginugol.
Mga Pakinabang ng Pamamahala sa Oras
Nagbibigay ang pamamahala ng oras ng isang bilang ng mga positibong resulta.Upang makamit ang tagumpay sa anumang aktibidad, kailangan mong malaman kung paano maayos na gugugulin ang iyong oras. Ang isang tao na pinagkadalubhasaan ang teknolohiya ng pamamahala ng oras ay tumatanggap ng mga sumusunod na benepisyo:
- mas mabilis at mas madalas nakamit ang mga layunin;
- nilikha niya ang mga pangyayari sa kanyang buhay at maaaring kontrolin ang mga ito;
- magagawang makamit ang anumang layunin at tagumpay sa anumang aktibidad;
- hindi gaanong nerbiyos na karanasan, tulad ng sa kanyang buhay ay walang lugar na walang kabuluhan at pagmamadali;
- ay may sapat na oras para sa pag-aaral sa sarili at pag-unlad ng espirituwal;
- ay may isang plano sa pagkilos para sa bawat araw, nagiging mas disiplinado at nakolekta;
- higit na nagpapahinga at sa gayon ay nakakaramdam ng kasiyahan at malusog, may higit na mga pagkakataon para sa pakikipag-usap sa mga kaibigan at kamag-anak, para sa mga klase sa libangan;
- mas produktibo sa trabaho;
- sa huli, ang isang tao ay mas tiwala at masaya.
Istraktura ng Proseso ng Pamamahala ng Oras
Ang sistema ng pamamahala ng oras ay may kasamang ilang mga pangunahing proseso:
- pagsusuri - upang lumipat sa kung saan, kailangan mong malaman kung ano ang gusto mo at kung anong mga mapagkukunan ang mayroon ka;
- estratehikong pagpaplano;
- pahayag ng mga layunin;
- pantaktika at pagpaplano ng pagpapatakbo;
- nakamit ang layunin;
- kontrol sa paggastos ng mapagkukunan at nakamit ang layunin.
Mayroong iba pang mga pamamaraan upang matukoy ang istraktura ng pamamahala ng oras, nakikilala nito ang 4 na mga lugar ng pagbuo ng kaalaman, kasanayan at gawi, kasama dito ang:
- setting ng layunin, mastering diskarte sa setting ng layunin;
- kakayahang unahin;
- ang kakayahang gumamit ng mga tool sa pagpaplano at ang kanilang karampatang aplikasyon;
- pag-unlad, pagsasama-sama at aplikasyon ng mga kasanayan sa makatwirang paggamit ng oras.
Mga Uri ng Pamamahala ng Oras
Tulad ng anumang pamamahala, ang pangunahing pamamahala ng oras ay maaaring nahahati sa estratehikong at pagpapatakbo pagpaplano. Maaari rin itong nahahati sa mga uri ng pamamahala ng mapagkukunang ito sa pamamagitan ng oras: pang-matagalang at panandaliang, na, sa katunayan, ay nagdodoble ng unang pag-uuri.
Ang estratehikong pagpaplano ay nauugnay sa pagkamit ng pangmatagalan, pandaigdigang mga layunin, habang ang oras ay inilalaan para sa isang taon o higit pa. Ito ay nauugnay sa pagtataya, batay sa isang malalim na pagsusuri ng sitwasyon.
Ang kasalukuyang pamamahala ng oras ay nauugnay sa pagkamit ng mga layunin sa maikling termino: mula sa isang buwan hanggang anim na buwan. Ito ay naka-embed sa estratehikong plano, ngunit sumasaklaw lamang sa agarang bahagi nito.
Ang pagpapatakbo ng paglalaan ng oras ay nauugnay sa paghahanda ng mga plano para sa linggo at araw. Ang paglalaan ng mapagkukunang taktikal ay nauugnay sa isang tunay, kasalukuyang sitwasyon kung saan ang mga pangyayari ay maaaring gumawa ng pagwawasto.
Pangkalahatang mga prinsipyo ng pamamahala ng oras
Ang mga proseso ng pamamahala ng oras ay batay sa pangunahing mga prinsipyo, kabilang dito ang:
- Tamang setting ng layunin. Ang abot at motibasyon nito upang makamit ito ay nakasalalay dito. Mayroong iba't ibang mga diskarte sa setting ng layunin, ang pinaka sikat at epektibo ay ang modelo ng SMART.
- Pagganyak. Ang pag-save ng oras ay dapat magkaroon ng kamalayan at nauugnay sa kasiyahan ng ilang mahahalagang pangangailangan, kung hindi man ay hindi inaasahan ang tagumpay mula sa pamamahala ng oras.
- Nagse-save. Kinakailangan ang pamamahala ng oras upang maalis o mabawasan ang kakulangan sa oras, upang madagdagan ang pagiging produktibo para sa parehong mga tagal ng oras.
Mga Pamamaraan sa Pamamahala ng Oras
Ngayon, iba't ibang mga diskarte at pamamaraan para sa pamamahagi at paggamit ng oras ay kilala. Ang pinakasikat na pamamaraan ng pamamahala ng oras ay ang mga sumusunod:
- Ang Eisenhower Matrix. Ang pamamaraang ito ay binubuo sa pagpuno sa isang matris ayon sa 4 na mga katangian: mahalaga, hindi mahalaga, kagyat, hindi kagyat. Ang lahat ng mga kaso para sa panahon ng pagpaplano ay nasuri sa scale na ito at niraranggo para sa pagpapatupad. Una sa lahat, isinasagawa ang mapilit at mahahalagang bagay, hindi gaanong kagyat at mahahalagang bagay ang ipinagpaliban sa ikalawang pagliko, ang pangunahing bagay ay hindi maantala ang kanilang pagpapatupad upang hindi sila pumasok sa unang kategorya.Ang mga madali at hindi gaanong mahahalagang kaso ay dapat na italaga sa mga subordinates hangga't maaari, ang mga di-kagyat na at hindi mahalaga na gawain ay hindi dapat maipon, samakatuwid dapat silang delegado o hindi gumanap sa lahat at hindi kasama sa mga plano.
- Pyramid ng B. Franklin. Ang solidong modelo na ito ay nangangailangan ng masusing paghahanda sa unang pagkakataon, at pagkatapos ay madaling gamitin. Ang piramide ay batay sa pandaigdigang mga layunin at buhay mga halaga ng tao. Ang pangalawang antas ay pangmatagalang mga layunin para sa 10-20 taon. Ang pangatlo ay isang madiskarteng plano, mga pagpapasya kung paano makamit ang mga pandaigdigang layunin. Susunod ay ang plano para sa darating na taon, pagkatapos ay ang panandaliang plano. Sa itaas na palapag ay isang plano para sa araw. Ang nasabing isang pyramid ay dapat na pana-panahong binagong at na-update.
Mayroong iba pang mga pamamaraan sa pamamahala ng oras, ngunit ang lahat ng mga ito ay batay sa kakayahang paghiwalayin ang mahalagang mula sa hindi mahalaga, ang mga kasanayan sa pagtatakda ng tama at nakamit na mga layunin, at ang pagganyak upang makatipid ng oras.
Pamamahala sa oras ng trabaho: pangunahing pamamaraan at panuntunan
Ang makatwirang pamamahagi ng oras ng pagtatrabaho ay ang pinakamahalagang gawain para sa mga taong nagsisikap na madagdagan ang kanilang kahusayan. Mga pamamaraan ng pamamahala ng oras, pamamahala na naglalayong alisin ang kakulangan sa oras ng pagtatrabaho. Samakatuwid, napakahalaga na magplano ng isang araw ng pagtatrabaho batay sa mga sumusunod na prinsipyo:
- kinakailangang magbigay ng kakayahang i-record ang oras na ginugol sa iba't ibang mga operasyon;
- sa panahon ng paghahanda ng plano, ang 60% ng oras ay dapat italaga sa nakatakdang trabaho, 20% sa mga hindi inaasahang gawain, 20% sa kusang mga gawain;
- kinakailangan upang matukoy ang "oras na lumubog" at maalis ang mga ito hangga't maaari;
- kailangang mag-ranggo ng mga gawain sa trabaho sa pamamagitan ng pagpilit at kahalagahan;
- ang pagpaplano ng oras ay dapat na sistematiko, pare-pareho, makatwiran.
Upang pamahalaan ang oras sa isang samahan, ang pamamaraan ng ABC ay madalas na ginagamit, pinapayagan ka nitong maiuri ang mga mapagkukunan ng kumpanya ayon sa antas ng kahalagahan. Ito ay itinayo sa tatlong mga prinsipyo:
- ang pinakamahalagang bagay ay ginagawa ng pinuno; gumugol siya ng 15% ng kanyang oras sa kanila;
- ang mga gawain ng daluyan ng kahalagahan ay iginawad sa mga tagapamahala, inilalaan sila ng 20% ng oras ng pagtatrabaho;
- hindi gaanong mahahalagang gawain ang ipinagkaloob sa mga gumaganap na gumugol ng 65% ng kanilang oras.
Pamamahala ng oras ng samahan
Ang pamamahala ng oras sa isang kumpanya ay isang paraan upang makatipid ng hanggang sa 30% ng oras ng pagtatrabaho ng isang espesyalista. Samakatuwid, dapat na bayaran ang nararapat na pansin. Ang pamamahala ng oras sa samahan ay nahuhulog sa mga balikat ng mga tagapamahala na gumuhit ng mga plano sa pagpapatakbo at medium-term para sa mga gumaganap. Ngayon maraming mga programa sa computer na nagbibigay-daan sa iyo upang planuhin ang mga oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado, pati na rin subaybayan ang pagpapatupad ng mga gawain at oras na ginugol. Halimbawa, Toggl, Bitrix "Koponan" at "Proyekto". Mayroong tatlong pangunahing mga diskarte para sa pamamahala ng oras ng samahan:
- Pagpapabilis. Kinakailangan upang mabawasan ang oras na ginugol sa pagsasagawa ng tipikal, lalo na ang paulit-ulit na operasyon.
- Pagkumpleto. Kinakailangan upang matukoy ang mga reserba at priyoridad sa bawat yugto ng paggawa, upang mabuo ang isang reserba ng oras para sa mga hindi inaasahang gawain.
- Pag-stream. Ito ay kinakailangan upang maipatupad ang mga epektibong sistema para sa pagpaplano at pagkontrol sa paggastos ng oras.
Libreng pamamahala ng oras
Ang sinumang tao ay palaging nakakaramdam ng kakulangan ng libreng oras, at kailangan niyang planuhin nang maingat bilang isang manggagawa. Upang gawin ito, kailangan mong malaman kung paano mahigpit na paghiwalayin ang trabaho mula sa paglilibang, upang may oras upang maibalik ang kapasidad ng pagtatrabaho. Sa panahon ng pista opisyal, kailangan mong limitahan ang iyong sarili mula sa mga tawag at mensahe sa trabaho upang ganap na makapagpahinga. Kailangang matutunan ang gawaing pang-bahay upang ayusin nang may pinakamataas na pagtitipid sa oras. Kinakailangan upang mabuo ang kasanayan upang makilala ang pinakamahalagang gawain, upang magkaroon ng sapat na oras hindi lamang para sa pagpapahinga, kundi pati na rin para sa pagpapaunlad sa sarili. Dapat mo ring matutunan na iwanan ang maliit na gawain, walang silbi na mga bagay, mag-iwan ng pinakamataas na oras upang makamit ang mga layunin ng prayoridad.
