Anumang organisasyon, anuman ang porma ng pagmamay-ari at larangan ng aktibidad, ay lumilikha ng mga dokumento. Mga order, protocol, titik, electronic at papel. Ang lahat ng mga ito ay bahagi ng pangkalahatang at pamamahala ng tauhan ng negosyo. Ang tagumpay ng negosyo at ang kasaganaan ng kumpanya nang direkta ay nakasalalay sa kung gaano kahusay na itinatag ang prosesong ito.
Pangkalahatang mga pangunahing kaalaman sa gawaing pang-akda ng samahan
Ang papeles ay isang proseso ng paglikha at sirkulasyon ng lahat ng mga dokumento ng isang samahan. Kasama ang kanilang pagtanggap, pagproseso, pahayag sa kontrol at pagpapatupad. Sa negosyo, ang aktibidad na ito ay isinasagawa ng isang sekretarya, isang tagapamahala ng tanggapan o isang buong yunit na pinamumunuan ng isang nangungunang espesyalista - isang espesyalista sa dokumento.
Ang mga pangunahing yugto ng trabaho sa opisina ay:
- Paglikha o pagtanggap ng mga dokumento, kasama ang kanilang pagrehistro.
- Kontrol sa pagpapatupad ng dokumento, ang paglipat nito sa mga direktang opisyal, pag-sign, tugon at iba pang mga aksyon.
- Papel para sa imbakan ng pagpapatakbo o archival. Sa ilang mga kaso, posible ang pagkasira ng mga file at papel.
Ang pagtatala ng record sa negosyo ay maaaring isagawa sa iba't ibang paraan, ang mga sumusunod na uri ay pinaka-karaniwan:
- desentralisado - ang mga dokumento ay nilikha, tinanggap at naproseso nang paisa-isa sa bawat yunit. Totoo ito para sa mga malalaking negosyo na may magkakaibang aktibidad;
- sentralisado - ang samahan ay may isang espesyal na yunit na eksklusibo na nakikipagtulungan sa dokumentasyon. Ito ay maaaring maging sekretarya, departamento ng tanggapan o isang empleyado na gumaganap ng mga pagpapaandar na ito. Katangian para sa maliit at katamtamang laki ng mga negosyo;
- halo-halong - may kasamang kombinasyon ng unang dalawang uri.
Hindi mahalaga kung paano inayos ang papeles - dapat itong maipakita sa mga dokumento ng regulasyon ng negosyo.
Pag-iingat ng tala at pamamahala ng dokumento sa negosyo - pangangailangan sa organisasyon
Ang tagumpay sa pananalapi ng mga aktibidad ng kumpanya ay direktang nakasalalay sa kung gaano kahusay na naayos ang proseso ng daloy ng trabaho. Ang mga tagapamahala ay dapat pumili ng mga karampatang tauhan, regular na lason ang mga secretaries para sa karagdagang pagsasanay at subaybayan ang mga pagbabago sa batas.
Sa anumang samahan, ang papeles ay, sa katunayan, ang "sistema ng sirkulasyon" ng kumpanya. Sa pamamagitan ng isang karampatang diskarte, maayos itong gumana, naghahatid ng mga kinakailangang papel sa mga responsableng opisyal, pagpapadala ng mga sulat, pag-alis ng mga hindi kinakailangang dokumento para sa imbakan.
Ang sinumang manager ng kumpanya ay nauunawaan na ang mga papeles ay isang sistema na dapat kumilos nang malinaw at husay. Kung kinakailangan, isaalang-alang ang iba't ibang mga pagpipilian para sa mga elektronikong katulong at, nang naaayon, ang mga kawani ng tren upang gumana sa mga sistemang ito.
Ang tala ng pamamahala ng HR bilang batayan para sa matatag na operasyon ng negosyo
Sa karamihan ng mga malalaking negosyo, aktibo silang nakikibahagi hindi lamang sa pangkalahatan, kundi pati na rin sa pamamahala ng mga tala sa tauhan. Iyon ay, isang sistema na may kasamang mga dokumento na may kaugnayan sa personal at paggawa ng data ng mga empleyado.
Ang pamamahala ng mga tala sa mga tauhan ay nailalarawan sa pamamagitan ng mas mahigpit na regulasyon. Karamihan sa mga dokumento ay inisyu sa karaniwang mga form. Lahat ng mga salita at tala ay dapat alinsunod sa batas - lalo na, ang Labor Code. Bilang karagdagan, ang kumpanya ay may sariling mga gawa na kumokontrol sa pakikipagtulungan sa mga empleyado.
Ang samahan ng pamamahala ng mga tala ng tauhan ay palaging isang hiwalay na yunit ng negosyo.Kung ang kumpanya ay maliit, kung gayon maaaring ito ay isang empleyado, ngunit sa kasong ito, ang kanyang mga tungkulin ay dapat na tinukoy sa kontrata ng pagtatrabaho.
Ang mga pangalan ng mga yunit ay maaaring ibang-iba:
- "Human Resources Department";
- "Serbisyo ng Tauhan";
- "Mga tagapamahala ng HR";
- Kagawaran ng HR.
Ang regulasyon ng trabaho sa opisina at daloy ng trabaho
Ang istraktura ng gawaing clerical ng isang kumpanya ay dapat na isulat sa mga lokal na regulasyon.
Maaari itong:
- kolektibong kontrata sa paggawa;
- tagubilin sa gawaing clerical ng samahan;
- paglalarawan ng trabaho ng mga empleyado na direktang may kaugnayan sa trabaho sa mga dokumento;
- charter ng kumpanya.
Ang anumang mga dokumento ng regulasyon ng negosyo na may kaugnayan sa mga tauhan at pangkalahatang gawain sa tanggapan ay hindi dapat sumalungat sa kasalukuyang batas.
Ang wastong maayos na mga tauhan at pangkalahatang papeles ay ang batayan ng matatag na operasyon ng negosyo.
