Walang makabagong negosyo ang maaaring gumana nang walang mga dokumento. Samakatuwid, ang karampatang organisasyon ng daloy ng trabaho ay isa sa mga kadahilanan na nakakaapekto sa pangkalahatang pagganap ng negosyo. Ano ang kasama sa konseptong ito? Ano ang mga uri at sistema ng daloy ng trabaho? Tatalakayin natin ang lahat ng ito sa artikulo.
Workflow at papeles
Sa unang sulyap, ito ay magkatulad na konsepto. Ngunit kung titingnan mo nang mabuti, makikita mo ang pagkakaiba. Kasama sa papeles ang tatlong yugto:
- Paglikha ng isang dokumento sa katotohanan ng aktibidad sa ekonomiya - dokumentasyon.
- Ang samahan ng accounting ng mga mahalagang papel at ang kanilang paggalaw sa buong samahan at lampas ay isang daloy ng dokumento.
- Imbakan ng dokumento - pag-archive.
Ang daloy ng dokumento ay isa sa mga yugto ng trabaho sa opisina. Sa loob ng prosesong ito, ang mga yugto o daloy ay nakikilala rin:
- Papasok na babasahin ay kung ano ang papasok sa negosyo mula sa labas.
- Papalabas - na ipinadala ng kumpanya sa mga katapat.
- Ang panloob na dokumentasyon ay kung ano ang nilikha sa loob ng samahan at ginamit para sa mga aktibidad sa pamamahala.
Ang wastong organisasyon ng proseso ay nagbibigay-daan sa iyo upang makontrol ang paggalaw ng dokumento sa lahat ng mga yugto nito, mula sa sandali ng paglikha hanggang sa pagtanggap ng imbakan. Ginagawa nitong posible sa anumang oras upang malaman kung nasaan ang papel, anong uri ng trabaho ang ginagawa dito.
Mga Hakbang sa Pagproseso ng Dokumento
Ang bawat papasok na dokumento sa negosyo ay dumadaan sa ilang mga yugto. Ang haba ng landas ay nakasalalay sa pagkakasunud-sunod na naayos sa samahan. Ang lahat ng mga papasok na sulat ay maaaring pumunta sa mesa sa ulo, at pagkatapos lamang sa mga gumaganap. Ito ay isang mas mahabang paraan, hindi ito ginagamit nang madalas.
Ang isang mas maikling paraan ay kapag ang kalihim ay nakikipag-usap sa pamamahagi ng mga kagawaran. Ang pagpipiliang ito ay ginagamit nang mas madalas. Ang kalamangan nito ay halata: ang mga dokumento ay makarating sa mga kontratista nang mas mabilis.
Ang bawat papasok na dokumento ay dumadaan sa pamamaraan ng pagrehistro. Ginagawa ito sa isang espesyal na magasin. Ang petsa ng pagtanggap ay ipinahiwatig, pati na rin ang paunang naitalang serial number.
Lalo na ang mga mahalagang dokumento ay maaaring masubaybayan. Ang pangwakas na yugto ng pagproseso ay ang pagpapadala ng dokumento sa imbakan ng archive.
Mga prinsipyo ng samahan ng daloy ng trabaho
Ang samahan ng daloy ng trabaho ay naglalayong bawasan ang oras na ginugol sa mga dokumento. Upang makamit ang layuning ito, ang ilang mga prinsipyo ay nabuo:
- Sentralisadong pagtanggap, paghahanda at pagpapadala. Sa mga maliliit na samahan, ang kalihim ay nakikibahagi sa ito; sa isang malaking kumpanya, ang isang buong departamento ay maaaring magsagawa ng mga gawain.
- Ang pagbawas ng mga punto ng pagpasa ng dokumento, na tinanggal ang posibilidad ng pagbabalik nito
- Pag-unlad ng mga scheme ng daloy ng trabaho at regulasyon.
- Pagrehistro ng mga papeles.
- Panimula ng paunang yugto ng pagsasaalang-alang ng mga dokumento.
Ang pagsunod sa mga patakarang ito ay nag-aalis ng pagkawala ng oras sa mga dobleng pagkilos, lumikha ng isang pantay na pagkarga sa mga taong nagtatrabaho sa mga papeles.
Ano ang daloy ng dokumento?
Kaya kaugalian na tumawag sa mga dokumento na magkatulad sa layunin o uri, na may isang layunin na sundin.
Ang daloy ay nailalarawan sa pamamagitan ng istraktura, dalas at kapal. Sa isang organisasyon ng pangangalakal na nagpapadala ng mga kalakal sa isang malaking bilang ng mga tindahan ng tingi araw-araw, ang daloy ng dokumento ay magkakaroon ng pantay na istraktura, pang-araw-araw at mataas na density. Kung ang kumpanya ay nakikibahagi sa paggawa ng mga mamahaling kagamitan sa pang-industriya, kung gayon ang daloy nito ay magkakaroon ng iba't ibang mga katangian.
Pamamahala ng dokumento sa elektronik
Ang katotohanan na sa sirkulasyon ng klasikal na dokumento mayroong isang materyal na daluyan ng dokumento ay lumilikha ng isang bilang ng mga malubhang problema. Ang mga papel ay dapat na kahit papaano ay ililipat mula sa isang samahan patungo sa isa pa. Para sa mga ito, ginagamit ang mga courier o mail. Nangangailangan ito ng mga gastos sa pananalapi at oras, bilang karagdagan, ang mga pagkabigo sa paghahatid at mga pagkakamali dahil sa mga kadahilanan ng tao ay posible. Ang daloy ng dokumento ay isang seryosong gastos sa pananalapi at oras.
Kailangang maiimbak ang mga papel sa kung saan. Kung ang samahan ay malaki, ang mga malalaking lugar ay kinakailangan para sa imbakan. Sa ilalim ng lakas na kahalagahan ng lakas, ang kamatayan ng mga dokumento ay posible nang walang posibilidad ng kasunod na pagpapanumbalik. At ito ay malayo sa lahat ng mga problema.
Ang pamamahala ng dokumento ng electronic ay isang sistema na lalong nagiging tanyag, dahil wala ito sa mga kahinaan sa itaas. Ang mga modernong ligtas na sistema ay ginagamit para sa paglilipat ng data, tinitiyak nito ang mabilis at tumpak na paghahatid, binabawasan ang oras ng pagpapalitan ng dokumento, at tinitiyak ang maaasahang imbakan. 
Ang mga organisasyon ng gobyerno, tulad ng tanggapan ng buwis o pondo ng pensyon, mabilis na pinahahalagahan ang mga benepisyo ng pagbabahagi ng impormasyon nang elektroniko, kaya sinusubukan nilang makakuha ng maraming mga samahan upang mag-ulat hangga't maaari.
Ang isang malinaw na daloy ng trabaho ay ang kakayahang mabilis na makahanap ng kinakailangang impormasyon at ipadala ito sa address na may kaunting oras.
