การบริหารเวลา: โครงสร้างและการวางแผนปฏิบัติการของกิจกรรม

ประสิทธิผลส่วนบุคคลเป็นความลับหลักของความสำเร็จในทุกเรื่องและขึ้นอยู่กับความสามารถในการจัดสรรทรัพยากรเวลาอย่างถูกต้อง การบริหารเวลาให้ยืมเพื่อการศึกษาและการวางแผนทางวิทยาศาสตร์ มีเทคนิคพิเศษที่ช่วยให้คุณกระจายเวลาอย่างถูกต้องเพื่อให้เพียงพอสำหรับทุกสิ่ง

แนวคิดการบริหารเวลา

บุคคลที่เกิดจะได้รับทรัพยากรที่ไม่ซ้ำกันและไม่สามารถถูกแทนที่ได้ บ่อยครั้งที่เขากำจัดมันมักขึ้นอยู่กับความสำเร็จของบุคคลในธุรกิจประสิทธิภาพของเขา การจัดการเวลาหรือการจัดการเวลาเป็นกระบวนการที่มีหลายขั้นตอนซึ่งรวมถึงทักษะในการวางแผนการวิเคราะห์และการจัดระเบียบของกระบวนการ

แนวคิดของการจัดการเวลาไม่ใช่เรื่องใหม่เลยแม้แต่ในปีแรกของยุคสมัยนักปรัชญาโรมันเซเนกาเขียนว่าเวลานั้นต้องใช้ทัศนคติพิเศษและกำหนดกฎข้อแรกของการจัดการเวลา: คุณต้องเก็บบันทึกเวลาคุณต้องประเมินเวลาที่ใช้ไป ช่วงเวลาที่เต็มไปด้วยกิจกรรม ต่อมานักปรัชญามากกว่าหนึ่งครั้งได้คิดเกี่ยวกับวิธีการรักษาเวลาที่ไหลลื่นหยิบยกทฤษฎีและวิธีการคิดค้นสำหรับเศรษฐกิจและการใช้จ่ายอย่างมีเหตุผล

แต่วิทยาศาสตร์ แนวทางการจัดการ ทรัพยากรนี้จะปรากฏเฉพาะในช่วงเปลี่ยนศตวรรษที่ 19 และ 20 เฟรดเดอริกเทย์เลอร์วิศวกรชาวอเมริกันเสนอแนวคิดของการจัดการเวลาของพนักงานและเชื่อมโยงกระบวนการนี้กับการตั้งค่าแรงจูงใจและเป้าหมาย ในตอนต้นของศตวรรษที่ 20 นักวิทยาศาสตร์ชาวรัสเซียได้สร้างเขตข้อมูลทั้งหมดเรียกว่า "การจัดระเบียบทางวิทยาศาสตร์ของแรงงาน" และวางรากฐานที่จริงจังสำหรับทฤษฎีสมัยใหม่ของการบริหารเวลา คำว่า "การจัดการเวลา" ปรากฏเฉพาะในยุค 70 ของศตวรรษที่ 20 และเมื่อถึงต้นศตวรรษที่ 21 อุตสาหกรรมนี้ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการที่สำคัญและได้รับการพัฒนามาอย่างดี

ประเภทของเวลา

ในการจัดการบางสิ่งคุณต้องเข้าใจแก่นแท้ของวัตถุ เวลาเป็นวัตถุเฉพาะของการจัดการเพื่อที่จะใช้มันให้ถูกต้องมันคุ้มค่าที่จะแบ่งมันออกเป็นประเภทต่างๆ การจำแนกประเภทแรกขึ้นอยู่กับแนวคิดของการทำงานและการพักผ่อนซึ่งในกรณีนี้เวลาแบ่งออกเป็นการทำงานและการพักผ่อนหรือฟรี การจัดการฤดูกาลช่วยให้คุณเห็นความแตกต่างของสายพันธุ์เช่นเวลาตามฤดูกาล: ช่วงเวลาที่สูงและต่ำ

นอกจากนี้คุณยังสามารถจัดประเภททรัพยากรชั่วคราวได้โดยขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่อุทิศให้จากนั้นจึงจัดสรรเวลาทำงานส่วนตัวและสังคม คนงานจะถูกใช้ในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการ, การวางแผน, ส่วนบุคคลรวมถึงการพักผ่อน, การศึกษา, ความบันเทิงและสาธารณะจะใช้กับครอบครัว, เพื่อน, การจัดตั้งการสื่อสารที่หลากหลาย เมื่อพูดถึงการวางแผนเวลาทำงานมักจะถูกนำมาพิจารณาแม้ว่าแน่นอนว่ามีความจำเป็นต้องใช้ทักษะที่ได้มาจากการใช้เวลาที่ประหยัดกับทุกประเภท

คุณสมบัติการบริหารเวลา

การจัดการใด ๆ ที่ทำหน้าที่หลัก - นี่คือการใช้ทรัพยากรอย่างมีเหตุผล หน้าที่ของการจัดการเวลาคือการวางแผนการกระจายและการใช้จ่ายของทรัพยากรที่ไม่หมุนเวียนนี้ การจัดการเวลาเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้การใช้เวลาสำรองมีประสิทธิภาพมากที่สุดซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพของบุคคลหรือพนักงาน หน้าที่หลักของการจัดการเวลาคือการวางแผนการใช้เวลาการจัดระเบียบกระบวนการสำหรับการใช้เวลาการติดตามการปฏิบัติตามหลักการและการกำหนดเวลาที่ใช้

ประโยชน์ของการบริหารเวลา

การจัดการเวลาให้ผลลัพธ์ที่เป็นบวกจำนวนหนึ่งเพื่อให้บรรลุความสำเร็จในกิจกรรมใด ๆ คุณต้องเรียนรู้วิธีการใช้เวลาอย่างเหมาะสม ผู้ที่เชี่ยวชาญเทคโนโลยีการจัดการเวลาได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• เร็วขึ้นและบ่อยขึ้นบรรลุเป้าหมาย
• เขาสร้างสถานการณ์ในชีวิตของเขาและสามารถควบคุมพวกเขา;
• สามารถบรรลุเป้าหมายและความสำเร็จในกิจกรรมใด ๆ
• ประสบการณ์ประสาทน้อยลงเช่นเดียวกับในชีวิตของเขาไม่มีที่ว่างและรีบเร่ง;
• มีเวลาเพียงพอสำหรับการศึกษาด้วยตนเองและการพัฒนาทางจิตวิญญาณ
• มีแผนปฏิบัติการทุกวันมีระเบียบวินัยและรวบรวมมากขึ้น
• วางตัวมากขึ้นและทำให้รู้สึกร่าเริงและมีสุขภาพดีมีโอกาสมากขึ้นในการสื่อสารกับเพื่อนและญาติสำหรับชั้นเรียนอดิเรก
• มีประสิทธิผลมากขึ้นในการทำงาน
• ในท้ายที่สุดคนมีความมั่นใจและมีความสุขมากขึ้น

โครงสร้างกระบวนการบริหารเวลา

ระบบการจัดการเวลารวมถึงกระบวนการพื้นฐานหลายประการ:

• การวิเคราะห์เพื่อที่จะย้ายไปที่ไหนสักแห่งคุณต้องรู้ว่าคุณต้องการอะไรและมีทรัพยากรอะไรบ้าง
• การวางแผนเชิงกลยุทธ์
• คำแถลงเป้าหมาย
• การวางแผนยุทธวิธีและปฏิบัติการ
• ความสำเร็จตามเป้าหมาย
• การควบคุมการใช้ทรัพยากรและการบรรลุเป้าหมาย

มีวิธีการอื่น ๆ ในการกำหนดโครงสร้างของการบริหารเวลามันแยกแยะความแตกต่างของการก่อตัวของความรู้ทักษะและนิสัย 4 ด้าน ได้แก่ :

• การตั้งค่าเป้าหมายเทคนิคการตั้งเป้าหมายที่เชี่ยวชาญ
• ความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญ;
• ความสามารถในการใช้เครื่องมือการวางแผนและการประยุกต์ใช้ที่มีความสามารถ
• การพัฒนาการรวมและการใช้ทักษะการใช้เวลาอย่างมีเหตุผล

ประเภทของการบริหารเวลา

เช่นการจัดการใด ๆ การจัดการเวลาหลักสามารถแบ่งออกเป็นการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการดำเนินงาน นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งออกเป็นประเภทของการจัดการทรัพยากรนี้ตามเวลา: ระยะยาวและระยะสั้นซึ่งในความเป็นจริงการทำซ้ำการจำแนกประเภทแรก

การวางแผนเชิงกลยุทธ์นั้นเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายระยะยาวระดับโลกในขณะที่จัดสรรเวลาให้กับปีหรือมากกว่านั้น มันมีความเกี่ยวข้องกับการพยากรณ์ขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์สถานการณ์อย่างลึกซึ้ง

การจัดการเวลาปัจจุบันมีความเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายในระยะสั้น: จากหนึ่งเดือนถึงหกเดือน มันถูกฝังอยู่ในแผนกลยุทธ์ แต่ครอบคลุมเฉพาะส่วนของมันทันที

การจัดสรรเวลาปฏิบัติงานสัมพันธ์กับการจัดทำแผนสำหรับสัปดาห์และวัน การจัดสรรทรัพยากรทางยุทธวิธีเกี่ยวข้องกับสถานการณ์จริงที่เกิดขึ้นในปัจจุบันซึ่งสถานการณ์สามารถแก้ไขได้

หลักการทั่วไปของการจัดการเวลา

กระบวนการจัดการเวลาขึ้นอยู่กับหลักการสำคัญซึ่งรวมถึง:

• แก้ไขการตั้งค่าเป้าหมาย ความสามารถในการเข้าถึงและแรงจูงใจในการบรรลุเป้าหมายนั้นขึ้นอยู่กับสิ่งนี้ มีเทคนิคการตั้งค่าเป้าหมายต่าง ๆ ที่มีชื่อเสียงและมีประสิทธิภาพมากที่สุดคือรูปแบบสมาร์ท
• แรงจูงใจ ประหยัดเวลาควรมีสติและเกี่ยวข้องกับความพึงพอใจของความต้องการที่สำคัญบางอย่างมิฉะนั้นความสำเร็จจากการจัดการเวลาไม่ควรคาดหวัง
• เงินออม การจัดการเวลาเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อที่จะลบหรือลดการขาดดุลเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิตในช่วงเวลาเดียวกัน

วิธีการจัดการเวลา

ทุกวันนี้รู้จักกลยุทธ์และเทคนิคต่าง ๆ สำหรับการแจกจ่ายและการใช้เวลา วิธีการจัดการเวลาที่มีชื่อเสียงที่สุดมีดังนี้:

- ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ วิธีการนี้ประกอบด้วยการกรอกเมทริกซ์ตามลักษณะ 4 ประการ: สำคัญไม่สำคัญเร่งด่วนไม่เร่งด่วน ทุกกรณีสำหรับระยะเวลาการวางแผนได้รับการประเมินในระดับนี้และจัดอันดับสำหรับการนำไปใช้ ครั้งแรกของทั้งหมดเรื่องเร่งด่วนและสำคัญจะดำเนินการเรื่องเร่งด่วนน้อยลงและที่สำคัญจะถูกเลื่อนออกไปเป็นขั้นตอนที่สองสิ่งที่สำคัญคือจะไม่ชะลอการใช้งานของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาไม่ได้อยู่ในประเภทแรกกรณีเร่งด่วนและสำคัญน้อยกว่าควรได้รับการมอบหมายให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อเป็นไปได้กิจการที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญไม่ควรสะสมดังนั้นจึงควรมอบหมายหรือไม่ดำเนินการเลยและไม่รวมอยู่ในแผน

- พีระมิดแห่งบีแฟรงคลิน รุ่นของแข็งนี้ต้องเตรียมการอย่างละเอียดเป็นครั้งแรกจากนั้นใช้งานง่าย ปิรามิดนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายและชีวิตทั่วโลก คุณค่าของมนุษย์ ระดับที่สองคือเป้าหมายระยะยาวเป็นเวลา 10-20 ปี ที่สามคือแผนกลยุทธ์การตัดสินใจว่าจะบรรลุเป้าหมายระดับโลกได้อย่างไร ถัดไปคือแผนสำหรับปีที่จะถึงนี้และแผนระยะสั้น ชั้นบนเป็นแผนสำหรับวันนี้ ปิรามิดดังกล่าวควรได้รับการแก้ไขและปรับปรุงเป็นระยะ

มีเทคนิคการจัดการเวลาอื่น ๆ แต่ทั้งหมดนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการแยกความสำคัญออกจากสิ่งที่ไม่สำคัญทักษะในการกำหนดเป้าหมายที่ถูกต้องและบรรลุผลสำเร็จและแรงจูงใจในการประหยัดเวลา

การจัดการเวลาทำงาน: เทคนิคและกฎพื้นฐาน

การกระจายเหตุผลของเวลาทำงานเป็นงานที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ วิธีการจัดการเวลาการจัดการมุ่งขจัดความขาดแคลนเวลาทำงาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการวางแผนวันทำงานตามหลักการดังต่อไปนี้:

• มีความจำเป็นต้องจัดเตรียมความสามารถในการบันทึกเวลาที่ใช้ในการดำเนินการต่างๆ
• ในระหว่างการจัดทำแผน 60% ของเวลาควรอุทิศให้กับงานที่กำหนดไว้ 20% สำหรับกิจการที่ไม่คาดฝัน 20% สำหรับงานที่เกิดขึ้นเอง;
• มีความจำเป็นต้องระบุ "sinks เวลา" และกำจัดพวกเขาให้มากที่สุด
• จำเป็นต้องจัดลำดับงานด้วยความเร่งด่วนและความสำคัญ
• การวางแผนเวลาควรเป็นระบบสอดคล้องและเป็นธรรม

ในการจัดการเวลาในองค์กรมักใช้วิธีการ ABC เพื่อให้คุณสามารถจำแนกทรัพยากรของ บริษัท ตามระดับความสำคัญ มันถูกสร้างขึ้นบนหลักการที่สาม:

• สิ่งที่สำคัญที่สุดนั้นทำโดยผู้นำเขาใช้เวลา 15% ของเวลากับพวกเขา
• งานที่มีความสำคัญปานกลางได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดการพวกเขาได้รับการจัดสรร 20% ของเวลาทำงาน
• งานที่สำคัญน้อยกว่านั้นได้รับการมอบหมายให้นักแสดงที่ใช้เวลา 65% ของเวลา

การบริหารเวลาขององค์กร

การจัดการเวลาใน บริษัท เป็นวิธีการประหยัดเวลาทำงานของผู้เชี่ยวชาญได้มากถึง 30% ดังนั้นความสนใจจะต้องจ่ายให้กับสิ่งนี้ การจัดการเวลาในองค์กรตรงกับไหล่ของผู้จัดการที่จัดทำแผนการปฏิบัติงานและระยะกลางสำหรับนักแสดง วันนี้มีโปรแกรมคอมพิวเตอร์มากมายที่ช่วยให้คุณสามารถวางแผนชั่วโมงการทำงานของพนักงานรวมทั้งติดตามการใช้งานและเวลาที่ใช้ไป ตัวอย่างเช่น Toggl, Bitrix“ Team” และ“ Project” มีกลยุทธ์หลักสามประการสำหรับการจัดการเวลาขององค์กร:

• การเร่งความเร็ว มีความจำเป็นต้องลดเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานตามปกติโดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำซ้ำ
• การสะสม จำเป็นต้องระบุปริมาณสำรองและลำดับความสำคัญในแต่ละขั้นตอนการผลิตเพื่อสำรองเวลาสำหรับการทำงานที่ไม่คาดฝัน
• การสั่งซื้อ มีความจำเป็นต้องใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพสำหรับการวางแผนและควบคุมการใช้เวลา

การจัดการเวลาว่าง

บุคคลใดมักจะรู้สึกว่าไม่มีเวลาว่างและเขาจำเป็นต้องได้รับการวางแผนอย่างรอบคอบเหมือนพนักงาน ในการทำเช่นนี้คุณต้องเรียนรู้วิธีแยกงานออกจากงานอย่างเคร่งครัดเพื่อให้มีเวลาในการคืนความสามารถในการทำงาน ในช่วงวันหยุดคุณต้อง จำกัด ตัวเองจากการโทรและข้อความในที่ทำงานเพื่อการผ่อนคลายอย่างเต็มที่ งานบ้านจะต้องเรียนรู้ที่จะจัดระเบียบด้วยการประหยัดเวลาสูงสุด จำเป็นต้องพัฒนาทักษะเพื่อระบุงานที่สำคัญที่สุดเพื่อให้มีเวลาเพียงพอไม่เพียง แต่สำหรับการพักผ่อน แต่ยังสำหรับการพัฒนาตนเอง คุณควรเรียนรู้ที่จะละทิ้งกิจวัตรเล็ก ๆ น้อย ๆ สิ่งไร้ประโยชน์ออกจากเวลาสูงสุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่มีความสำคัญ