หลายคนคุยโทรศัพท์ นักธุรกิจกำลังคุยกัน ร้อยละของการสนทนาทางโทรศัพท์ต่อวันบางครั้งมีค่ามากกว่าการพูดต่อตา สังเกตมารยาททางโทรศัพท์! นี่เป็นกฎที่สำคัญมาก คุณเป็นคนที่มีมารยาทดีใช่มั้ย ไปแล้ว
รับโทรศัพท์ พวกเขาเรียกคุณ!
เมื่อโทรศัพท์ดังขึ้นเราจะรับสายโทรศัพท์โดยอัตโนมัติและรับ "Hello!" ตามปกติ
การเริ่มต้นการสนทนานี้เพียงพอหรือไม่
เรามาดูกันว่ามารยาททางโทรศัพท์พูดอะไรกัน
ก่อนอื่นเราวาดเส้นแบ่งระหว่างผู้ติดต่อทางธุรกิจและส่วนตัว
ช่วงเวลาที่รวมการสนทนาทั้งหมดนั้นคือความสุภาพความยับยั้งชั่งใจและการครอบครองเสียง
คู่สนทนาของคุณไม่สามารถเห็นสิ่งที่คุณทำในด้านอื่น ๆ ของโทรศัพท์มือถือ แต่น้ำเสียงน้อยที่สุดทำให้เกิดการระคายเคืองความเกลียดชังความเศร้าโศกและอารมณ์อื่น ๆ
"สวัสดี" ในลักษณะที่เป็นธุรกิจ
พวกเขาโทรหาคุณในโทรศัพท์ที่ทำงานของคุณ อย่าจับโทรศัพท์หลังจากส่งเสียงบี๊บแรก สิ่งนี้สามารถสร้างความประทับใจให้กับคนที่โทรหาคุณว่าคุณไม่มีสิ่งอื่นที่ต้องทำนอกจากรับโทรศัพท์ นี่ไม่ใช่แค่ชื่อเสียงของคุณ การสนทนาจะทำให้ความประทับใจในความน่าเชื่อถือของทั้งองค์กร ตอบด้วยการรอเสียงสองหรือสามเสียง แต่ในกรณีไม่มาก กฎของมารยาททางโทรศัพท์ไม่อนุญาตให้กระทำเช่นนี้เพื่อแสดงความเคารพต่อบุคคล
ไม่แนะนำให้เริ่มการสนทนาด้วยชื่อ บริษัท ทันที ทักทายผู้โทรเป็นวลีที่เป็นกลางที่สุด "วันดี" ช่วงเวลานี้ถือว่าเป็นวันทำงานหลัก ในกรณีอื่นคุณสามารถใช้คำอุทธรณ์ "Hello!"
สิ่งที่จำเป็นต้องมีสำหรับการสนทนาทางธุรกิจกำลังเข้าร่วมการทักทายด้วยเสียงที่เรียกว่า "นามบัตร" นี่อาจเป็นชื่อขององค์กรหรือข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ - ตำแหน่งชื่อและนามสกุล
อุดมคติแล้วรูปแบบการทักทายจะเป็นดังนี้:“ สวัสดีตอนบ่าย! บริษัท "Sun"! "หรือ" Good day! บริษัท "เดอะซัน" ผู้จัดการ Olga Sergeeva”
คำตอบที่ได้รับการจัดการเป็นอย่างดีจะเริ่มบทสนทนาที่น่าพอใจ มันจะสร้างความประทับใจที่ดีขององค์กรเน้นสถานะและให้ความมั่นคง มันเป็นความสุขเสมอที่จะจัดการกับคนที่มีการศึกษา ดังนั้นความประทับใจที่เกิดขึ้นจะสามารถมีบทบาทสำคัญในความร่วมมือในอนาคต
ส่วนบุคคล "Hello!"
หากคุณคิดว่าคุณสามารถเริ่มการสนทนากับเพื่อนหรือเพื่อนตามที่คุณต้องการคุณจะเข้าใจผิด มันจะดีกว่าที่จะเริ่มต้นการโทรเข้ามาในโทรศัพท์ส่วนตัวของคุณด้วยความปรารถนาของวันที่มีราคาแพงและการนำเสนอของคุณเอง
วิธีนี้คุณป้องกันตนเองจากการสูญเสียเวลาอธิบายว่าผู้โทรโทรผิดเบอร์ของคุณหรือไม่ เมื่อคุณถูกเรียกตัวในเรื่องส่วนตัวในเวลาทำการงานนำเสนออย่างเป็นทางการเล็กน้อยจะกำหนดเสียงสำหรับการสนทนาทั่วไปนั่นคือคุณจะทำให้ชัดเจนกับคนที่ไม่มีวิธีการสนทนาว่างเปล่าในขณะนี้ และนี่เป็นเพียงการแสดงให้เห็นถึงมารยาทและมารยาทที่ดีซึ่งถูกตีความโดยกฎของการสนทนาทางโทรศัพท์
เมื่อคุณโทรมา
มันจะดูง่ายขึ้นหมุนหมายเลขและวางสาระสำคัญของการสนทนา แต่หลายคนเคยเห็นจากประสบการณ์ว่าเมื่อคุณเริ่มต้นบทสนทนาดังนั้นมันจะพัฒนาขึ้น การติดต่อทางธุรกิจจะเป็นจุดเริ่มต้นของการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับช่วงเวลาแรกของการสนทนา เดียวกันสามารถพูดเกี่ยวกับการติดต่อส่วนบุคคล ใช้เวลาครึ่งชั่วโมงในการอธิบายว่าใครโทรมาและด้วยเหตุผลอะไรหรืออธิบายสาระสำคัญภายในไม่กี่นาทีมันจะชัดเจนจากคำอุทธรณ์เริ่มต้น
การติดต่อทางธุรกิจ
คุณโทรไปที่หมายเลข บริษัท และได้รับการตอบกลับคำทักทายมาตรฐาน คุณต้องแนะนำตัวเองด้วยหากคุณเป็นตัวแทนขององค์กรให้ระบุชื่อและตำแหน่งขององค์กร จากนั้นสรุปสาระสำคัญของคำอุทธรณ์ คุณควรเคารพเวลาทำงานของผู้อื่นและอย่าใช้เวลากับคำอธิบายที่ไม่สอดคล้องกัน การสนทนาที่ยาวนานอย่าลืมถามว่าสะดวกหรือไม่ที่จะคุยกับคนที่รับสายตอนนี้ บางทีคุณควรย้ายการสนทนาไปยังเวลาที่สะดวกกว่า
กฎของการโทรศัพท์บอกว่า "ไม่" กับวลีทักทายเช่น "มันรบกวนจิตใจคุณ ... ", "คุณเห็นแล้วมันเป็นอะไรที่สำคัญ ... ", "ไม่มีอะไรถ้าฉันรบกวนคุณ ... " "สวัสดี" ของคุณในกรณีนี้ควรจะเชื่อฟังอย่างมีศักดิ์ศรีโดยไม่กระดิกหาง จากนั้นคุณสามารถไว้วางใจในการสนทนาที่มีประสิทธิผลและการเคารพตนเอง หลังจากการนำเสนอส่วนตัวคุณสามารถพูดว่า“ ช่วยฉันแก้คำถามนี้…”,“ บอกฉันทีได้โปรด ... ”,“ ฉันสนใจ ... ” ฯลฯ
โทรหาเพื่อนหรือญาติเป็นการส่วนตัว
“ สวัสดีเพื่อน คุณเป็นอย่างไรบ้าง” - แน่นอนว่ากับญาติ ๆ คุณสามารถเริ่มการสนทนาได้ แต่มันจะถูกต้องมากขึ้นในการแนะนำตัวเรา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังโทรหาธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงและไม่เพียง แต่จะแชท ประการแรกคุณสามารถหมุนหมายเลขเพื่อนในเวลาที่ไม่ถูกต้อง บุคคลไม่ว่างกำลังทำงานหรือประชุมทางธุรกิจมีปัญหาส่วนตัว ประการที่สองลองนึกภาพว่าหมายเลขของคุณไม่ได้ถูกกำหนดและเสียงนั้นดูไม่คุ้นเคยเนื่องจากการสื่อสารที่มีคุณภาพต่ำ เพื่อไม่ให้ตัวเองและเพื่อนของคุณอยู่ในตำแหน่งที่น่าอึดอัดใจเรียกตัวเอง
ทำการสนทนาต่อไป
ในการสนทนาใด ๆ คุณจะต้องใส่ใจกับคู่สนทนา วิธีเริ่มการสนทนาทางโทรศัพท์เป็นทักษะที่ยอดเยี่ยม แต่ความต่อเนื่องของมันมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
คุณเป็นผู้ริเริ่มการโทร ดังนั้นคุณมีปัญหาเฉพาะที่คุณต้องการแก้ไขในระหว่างการสนทนา เตรียมรายการคำถามที่คุณสนใจล่วงหน้าเพื่อไม่ให้หลงไปที่สนามและไม่ต้องเสียเวลาทำงานของคนอื่น ตั้งใจฟังคนที่คุณกำลังพูดด้วย ลองร่างคำตอบซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงการถามอีกครั้ง
ในระหว่างการสนทนาการเชื่อมต่อขาดหายไป? โทรกลับถ้าคุณเริ่มการสนทนา คุณต้องจบการสนทนาด้วย อย่าลืมขอบคุณคนที่คุณกำลังพูดด้วย แน่นอนตอนจบที่น่ายินดีเป็นวันที่ดี
หากพวกเขาโทรหาคุณจงรับฟังคำขออย่างรอบคอบ อย่าลืมที่จะให้ความสนใจกับการสนทนาด้วยวลี“ ใช่แน่นอน ... ”,“ ฉันเข้าใจคุณ ... ”,“ เราจะพยายามช่วย ... ” ฯลฯ คู่สนทนาจะรู้สึกมั่นใจและสามารถสรุปปัญหาได้ เมื่อการสนทนาขู่ว่าจะลากออกใช้ความคิดริเริ่มช่วยกำกับการสนทนาในทิศทางที่ถูกต้อง
ก่อนที่จะเสร็จสิ้นให้ตรวจสอบกับคู่สนทนาถ้าเขาได้รับคำตอบทั้งหมด หากคุณไม่สามารถช่วยเขาได้โดยอาศัยอำนาจหน้าที่อื่นให้บอกการติดต่อกับพนักงานที่มีความสามารถในหัวข้อที่กำหนด
การสนทนาทางโทรศัพท์ส่วนบุคคล
ในการสนทนาส่วนตัวสถานการณ์จะง่ายขึ้น แต่ที่นี่มารยาททางโทรศัพท์ให้คำแนะนำ ตัวอย่างเช่นเพื่อน / แฟนโทรหาคุณในเวลาที่ไม่สะดวกด้วยความปรารถนาดีในการแชท สำหรับกรณีดังกล่าวมีโทรศัพท์มาตรฐาน: "ขออภัยตอนนี้อยู่ระหว่างการประชุม ... " หรือ "ฉันมีการประชุมที่สำคัญมากฉันจะโทรกลับหาคุณในภายหลัง ... " คุณสามารถเพิ่ม“ ฉันเข้าใจว่าสิ่งนี้สำคัญมาก ฉันจะโทรกลับหาคุณทันทีที่ฉันได้รับฟรี ... ” สำหรับคู่สนทนานี้จะเป็นตัวบ่งชี้ว่าคุณไม่สนใจปัญหาของเขา ดังนั้นจะไม่มีการดูหมิ่นที่ไม่จำเป็น โดยวิธีการพยายามโทรกลับหากคุณสัญญา
กฎทั่วไปสำหรับการโทรศัพท์
กฎมารยาททางโทรศัพท์ไม่ได้ถูกประดิษฐ์ขึ้นมาจากเพดาน สิ่งเหล่านี้เป็นข้อสังเกตของนักจิตวิทยาประสบการณ์จริงการวิเคราะห์จากผลของการสนทนามากมาย มีการกระทำบางอย่างที่มารยาทยินดีต้อนรับหรือปฏิเสธ เราจะรวบรวมบางส่วนไว้ในบันทึกย่อขนาดเล็ก
- อย่าทำการสนทนาส่วนตัวในสถานที่สาธารณะและที่ทำงาน คุณทำให้คนอื่นอยู่ในตำแหน่งที่น่าอึดอัดใจบังคับให้คุณฟังรายละเอียดในชีวิตของคุณอย่างใกล้ชิดซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา
- อย่าเปิดโทรศัพท์บนสปีกเกอร์โฟนหากคุณไม่ได้เตือนคู่สนทนาของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ สถานการณ์ดังกล่าวสามารถสร้างผลกระทบ แต่ก่อนอื่นนี่คือการแสดงออกถึงความเคารพต่อบุคคลที่อยู่อีกปลายหนึ่งของเส้นลวด
- เลือกเสียงเรียกเข้าของคุณอย่างระมัดระวัง การรุกรานดังน้อยเพราะคนที่มีระบบประสาทอ่อนแออาจอยู่ใกล้
- ปิดเสียงโทรศัพท์ขณะที่อยู่ในที่ประชุมการประชุมในสถาบันทางวัฒนธรรมและในสถานที่ที่กฎระเบียบปฏิบัตินั้นกำหนดไว้
- อย่ารวมการสนทนาทางโทรศัพท์กับการกิน สิ่งนี้ทำให้การเข้าใจยากเป็นการแสดงออกถึงการไม่เคารพผู้ร่วมประชุม
- ระวังเมื่อคุณวางแผนที่จะโทร เช้าตรู่ดึก - นี่อย่างที่คุณรู้ไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดสำหรับการพูดคุยกับแม้แต่คนใกล้ชิด คุณสามารถโทรติดต่อในเวลาดังกล่าวเฉพาะในเรื่องเร่งด่วนที่สุดเท่านั้น อย่าลืมเกี่ยวกับมัน
ข้อสรุปเล็กน้อย
ตอนนี้คุณรู้จักมารยาททางโทรศัพท์แล้ว โทรตรงเวลา สุภาพ มีโทรศัพท์ที่ดีและอารมณ์ดี!
