การบริหารทั่วไปและทรัพยากรบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กร

องค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของการเป็นเจ้าของและสาขาของกิจกรรมจะสร้างเอกสาร คำสั่งซื้อโปรโตคอลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ พวกเขาทั้งหมดเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการทั่วไปและบุคลากรขององค์กร ความสำเร็จของธุรกิจและความเจริญรุ่งเรืองของ บริษัท นั้นขึ้นอยู่กับว่ากระบวนการนี้ดีเพียงใด

ข้อมูลพื้นฐานทั่วไปของการจัดระเบียบสำนักงาน

เอกสารเป็นกระบวนการของการสร้างและการไหลเวียนของเอกสารทั้งหมดขององค์กร รวมถึงการรับการประมวลผลคำสั่งในการควบคุมและการดำเนินการ ในองค์กรกิจกรรมนี้ดำเนินการโดยเลขานุการผู้จัดการสำนักงานหรือหน่วยงานทั้งหมดโดยผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ - ผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสาร

ขั้นตอนหลักของงานสำนักงานคือ:

1. การสร้างหรือการรับเอกสารรวมถึงการลงทะเบียน
2. ควบคุมการดำเนินการของเอกสารการถ่ายโอนไปยังเจ้าหน้าที่ที่ได้รับการลงนามการตอบสนองและการกระทำอื่น ๆ
3. เอกสารสำหรับการดำเนินงานหรือการจัดเก็บเอกสารสำคัญ ในบางกรณีการทำลายไฟล์และเอกสารเป็นไปได้

การเก็บบันทึกที่องค์กรสามารถจัดระเบียบได้หลายวิธีประเภทต่อไปนี้เป็นเรื่องธรรมดาที่สุด:

• การกระจายอำนาจ - เอกสารถูกสร้างยอมรับและประมวลผลแยกกันในแต่ละหน่วย นี่เป็นเรื่องจริงสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีกิจกรรมหลากหลาย
• ส่วนกลาง - องค์กรมีหน่วยพิเศษที่ทำงานเฉพาะในการทำงานกับเอกสาร นี่อาจเป็นสำนักเลขาธิการแผนกสำนักงานหรือพนักงานคนหนึ่งทำหน้าที่เหล่านี้ ลักษณะสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม
• ผสม - รวมการรวมกันของสองประเภทแรก

ไม่ว่าจะจัดระเบียบเอกสารอย่างไร - สิ่งนี้ควรสะท้อนให้เห็นในเอกสารข้อบังคับขององค์กร

การเก็บบันทึกและการจัดการเอกสารที่องค์กร - ความจำเป็นขององค์กร

ความสำเร็จทางการเงินของกิจกรรมของ บริษัท โดยตรงขึ้นอยู่กับว่ากระบวนการจัดระเบียบกระบวนการทำงานเป็นอย่างไร ผู้จัดการควรเลือกบุคลากรที่มีความสามารถมีพิษจากเลขานุการเป็นประจำเพื่อการฝึกอบรมเพิ่มเติมและติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมาย

ในองค์กรใด ๆ เอกสารก็คือในความเป็นจริง "ระบบไหลเวียนโลหิต" ขององค์กร ด้วยวิธีการที่มีความสามารถมันทำงานได้อย่างราบรื่นส่งมอบเอกสารที่จำเป็นให้กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบส่งจดหมายลบเอกสารที่ไม่จำเป็นสำหรับการจัดเก็บ

ผู้จัดการ บริษัท ทุกคนเข้าใจดีว่าเอกสารเป็นระบบที่ต้องดำเนินการอย่างชัดเจนและมีความสามารถ หากจำเป็นให้พิจารณาตัวเลือกต่าง ๆ สำหรับผู้ช่วยอิเล็กทรอนิกส์และฝึกพนักงานให้ทำงานในระบบเหล่านี้

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลบันทึกการจัดการเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กร

ในองค์กรขนาดใหญ่ส่วนใหญ่พวกเขามีส่วนร่วมอย่างแข็งขันไม่เพียง แต่โดยทั่วไป แต่ยังรวมถึงการจัดการบันทึกข้อมูลบุคลากรด้วย นั่นคือระบบที่มีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลและแรงงานของพนักงาน

การจัดการระเบียนบุคลากรนั้นมีลักษณะที่เข้มงวดมากขึ้น เอกสารส่วนใหญ่จะออกในรูปแบบมาตรฐาน ถ้อยคำและข้อความทั้งหมดจะต้องเป็นไปตามกฎหมาย - โดยเฉพาะอย่างยิ่งรหัสแรงงาน นอกจากนี้ บริษัท ยังมีการกระทำของตนเองที่ควบคุมความสัมพันธ์ในการทำงานกับพนักงาน

องค์กรของการจัดการบันทึกข้อมูลบุคลากรนั้นเป็นหน่วยงานแยกต่างหากขององค์กรหาก บริษัท มีขนาดเล็กก็อาจเป็นพนักงานคนหนึ่ง แต่ในกรณีนี้หน้าที่ของเขาจะต้องระบุไว้ในสัญญาการจ้างงาน

ชื่อของหน่วยสามารถแตกต่างกันมาก:

• "ฝ่ายทรัพยากรบุคคล";
• "บริการบุคลากร";
• "ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล";
• แผนกทรัพยากรบุคคล

ข้อบังคับเกี่ยวกับงานสำนักงานและเวิร์กโฟลว์

โครงสร้างของงานธุรการขององค์กรจะต้องถูกสะกดออกมาในข้อบังคับท้องถิ่น

มันสามารถ:

• สัญญาแรงงานโดยรวม
• การสอนเกี่ยวกับงานธุรการขององค์กร
• รายละเอียดงานของพนักงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการทำงานกับเอกสาร
• กฎบัตร บริษัท

เอกสารข้อบังคับใด ๆ ขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรและงานสำนักงานทั่วไปไม่ควรขัดแย้งกับกฎหมายปัจจุบัน

บุคลากรที่ได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมและเอกสารทั่วไปเป็นพื้นฐานของการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กร