โฟลว์เอกสารคือประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ

องค์กรสมัยใหม่ไม่สามารถทำงานได้โดยไม่มีเอกสาร ดังนั้นองค์กรที่มีความสามารถของเวิร์กโฟลว์เป็นหนึ่งในปัจจัยที่มีผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร แนวคิดนี้รวมอะไรบ้าง ประเภทและระบบของเวิร์กโฟลว์คืออะไร? เราจะพิจารณาทั้งหมดนี้ในบทความ

ขั้นตอนการทำงานและเอกสาร

ได้อย่างรวดเร็วก่อนเหล่านี้เป็นแนวคิดที่เหมือนกัน แต่ถ้าคุณมองอย่างใกล้ชิดคุณจะเห็นความแตกต่าง เอกสารประกอบด้วยสามขั้นตอน:

• การสร้างเอกสารตามความเป็นจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ - เอกสาร
• การจัดทำบัญชีของหลักทรัพย์และการเคลื่อนไหวทั่วทั้งองค์กรและอื่น ๆ นั้นเป็นผังเอกสาร
• การจัดเก็บเอกสาร - เก็บถาวร

การไหลของเอกสารเป็นหนึ่งในขั้นตอนของการทำงานในสำนักงาน ภายในกระบวนการนี้สเตจหรือโฟลว์นั้นแตกต่างกัน:

• เอกสารที่เข้ามาคือสิ่งที่มาจากองค์กรจากภายนอก
• ขาออก - ที่ บริษัท ส่งให้คู่สัญญา
• เอกสารภายในคือสิ่งที่สร้างขึ้นภายในองค์กรและใช้สำหรับกิจกรรมการจัดการ

การจัดระเบียบกระบวนการที่เหมาะสมช่วยให้คุณสามารถควบคุมการเคลื่อนไหวของเอกสารในทุกขั้นตอนตั้งแต่การสร้างจนถึงการรับการจัดเก็บ สิ่งนี้ทำให้เป็นไปได้ทุกเวลาที่จะทราบว่ากระดาษอยู่ที่ใดงานประเภทใดที่ทำกับมัน

ขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร

เอกสารขาเข้าแต่ละรายการที่องค์กรต้องผ่านขั้นตอนบางอย่าง ความยาวของเส้นทางขึ้นอยู่กับลำดับที่ได้รับการแก้ไขในองค์กร การติดต่อที่เข้ามาทั้งหมดสามารถเริ่มจากโต๊ะไปที่หัวและจากนั้นก็ไปที่นักแสดงเท่านั้น นี่เป็นวิธีที่ยาวกว่า แต่ก็ไม่ได้ใช้บ่อยนัก

วิธีที่สั้นกว่าคือเมื่อเลขานุการเกี่ยวข้องกับการกระจายของแผนก ตัวเลือกนี้ใช้บ่อยขึ้น ข้อได้เปรียบของมันชัดเจน: เอกสารเข้าถึงผู้รับเหมาได้เร็วขึ้น

เอกสารขาเข้าแต่ละรายการต้องผ่านขั้นตอนการลงทะเบียน ทำในนิตยสารพิเศษ วันที่รับจะถูกระบุเช่นเดียวกับหมายเลขซีเรียลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

โดยเฉพาะเอกสารสำคัญที่สามารถตรวจสอบได้ ขั้นตอนสุดท้ายของการประมวลผลกำลังส่งเอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร

หลักการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์

การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์มีวัตถุประสงค์เพื่อลดเวลาที่ใช้ในเอกสาร เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้มีการพัฒนาหลักการบางประการ:

• การรับสัญญาณจากส่วนกลางการประมวลผลล่วงหน้าและการจัดส่ง ในองค์กรขนาดเล็กเลขานุการมีส่วนร่วมในเรื่องนี้ใน บริษัท ขนาดใหญ่ทั้งแผนกสามารถปฏิบัติงานได้
• ลดจุดผ่านของเอกสารขจัดความเป็นไปได้ของการส่งคืน
• การพัฒนารูปแบบและกระบวนการทำงานของเวิร์กโฟลว์
• การลงทะเบียนของเอกสาร
• แนะนำขั้นตอนเบื้องต้นในการพิจารณาเอกสาร

การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ช่วยลดเวลาในการดำเนินการซ้ำซ้อนสร้างภาระงานของผู้ทำงานด้วยเอกสารอย่างสม่ำเสมอ

โฟลว์เอกสารคืออะไร

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะเรียกเอกสารที่คล้ายกันในวัตถุประสงค์หรือประเภทซึ่งมีจุดประสงค์หนึ่งที่จะต้องปฏิบัติตาม

การไหลจะถูกกำหนดโดยโครงสร้างความถี่และความหนาแน่น ในองค์กรการค้าที่จัดส่งสินค้าไปยังร้านค้าปลีกจำนวนมากทุกวันการไหลของเอกสารจะมีโครงสร้างสม่ำเสมอทุกวันและมีความหนาแน่นสูง หาก บริษัท มีส่วนร่วมในการผลิตอุปกรณ์อุตสาหกรรมที่มีราคาแพงการไหลของมันจะมีลักษณะแตกต่างกัน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ความจริงที่ว่าในการหมุนเวียนเอกสารคลาสสิกมีสื่อวัสดุของเอกสารสร้างปัญหาร้ายแรงจำนวนมาก เอกสารจะต้องถูกถ่ายโอนจากองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่ง สำหรับเรื่องนี้มีการใช้บริการจัดส่งหรือจดหมาย สิ่งนี้ต้องมีค่าใช้จ่ายทางการเงินและเวลานอกจากนี้การส่งมอบล้มเหลวและข้อผิดพลาดเนื่องจากปัจจัยมนุษย์เป็นไปได้ การไหลของเอกสารเป็นค่าใช้จ่ายทางการเงินและเวลาที่ร้ายแรง

ต้องเก็บเอกสารไว้ที่ใดที่หนึ่ง หากองค์กรมีขนาดใหญ่พื้นที่ขนาดใหญ่จึงจำเป็นสำหรับการจัดเก็บ ภายใต้สถานการณ์เหตุสุดวิสัยการตายของเอกสารเป็นไปได้โดยไม่ต้องมีความเป็นไปได้ของการฟื้นฟูในภายหลัง และนี่ก็ยังห่างไกลจากปัญหาทั้งหมด

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบที่ได้รับความนิยมมากขึ้นเนื่องจากปราศจากข้อเสียข้างต้น ระบบความปลอดภัยที่ทันสมัยใช้สำหรับการถ่ายโอนข้อมูลทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดส่งที่รวดเร็วและแม่นยำลดเวลาในการแลกเปลี่ยนเอกสาร

องค์กรของรัฐเช่นสำนักงานภาษีหรือกองทุนบำเหน็จบำนาญได้ชื่นชมผลประโยชน์ของการแบ่งปันข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วดังนั้นพวกเขาจึงพยายามทำให้องค์กรต่างๆให้รายงานมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

เวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนคือความสามารถในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วและส่งไปยังที่อยู่ด้วยเวลาน้อยที่สุด