Поступак набавке треба спровести коришћењем посебних тендера који се одржавају на електронским платформама. За то се узимају у обзир одредбе савезног закона бр. 44. Завршна фаза набавке је припрема посебног извештаја о извршењу уговора. У овом документу од организације која је победила на тендеру потребно је да извештава о предузетим акцијама. Ако документ не буде припремљен и објављен на веб страници јавних набавки праводобно, компанија ће се сматрати одговорном.
Концепт документа
Извештај о извршењу уговора представљен је посебним документом који купац састави након завршетка поступка набавке. Да бисте то учинили, само унесите потребне податке у посебан образац који се налази у личном налогу ЕИС-а.
Процес састављања документа обично обавља директни руководилац уговора, али ова обавеза се може пренијети и на стручњака за уговорне услуге. Ако се процес не спроведе на време, компанија ће морати да плати велику своту новца у виду новчане казне.
Када је састављен?
Извештај о извршењу државног уговора обавезно се генерише у следећим ситуацијама:
- добављач је испунио своје обавезе на основу овог споразума, тако да је благовремено испоручио робу купцу уз истовремену припрему потврде о прихватању, а такође примио плаћање од купца;
- извршено је само неколико фаза испоруке робе, али је купац пренео целокупан износ у облику плаћања;
- уговор је раскинут једнострано или као резултат састављања споразума страна;
- добављач је ликвидиран, за шта морају постојати докази добијени изводом из регистра.
Ако добављач није довршио документацију на време, онда може изгубити право да учествује на тендеру у будућности.
Када није потребно?
Извештај о извршењу уговора према савезном закону бр. 44 не може се саставити у следећим ситуацијама:
- набавка се врши само од једног добављача, а износ по уговору не прелази 100 хиљада рубаља .;
- обављају се куповине које претходно нису уписане у регистар;
- на основу уговора поправљају се нестамбене просторије;
- на аукцији је састављен споразум према којем се статистичке информације прикупљају од стране појединаца;
- на основу споразума библиотеке добијају приступ различитим базама података;
- набавка робе за предузећа која су оперативно-претрага.
Под горе наведеним условима, овај извештај није потребан.
Образац документа
Припрема извештаја о извршењу уговора не сматра се сложеним процесом, већ се мора извршити у строго утврђеним роковима, а такође користећи исправну форму. Овај образац се налази директно у систему ЕИС-а, па га је једноставно немогуће збунити.
Сви понуђачи са којима је склопљен уговор морају испунити образац. Они укључују приватне компаније, владине агенције, корпорације или чак општинске и државне институције. Званични образац садржи 5 одељка који имају првобитну намену:
- први одељак садржи информације о директном уговору;
- други одељак пружа информације о добављачу и извођачу;
- трећа величина је намијењена укључивању података о извршењу састављеног споразума;
- ако уговор није правилно извршен, то је назначено у одељку 4;
- ако је споразум раскинут или измењен, онда је то прописано у последњем одељку.
Потребно је испунити образац приликом извршења уговора, као и приликом његовог промене. Поред тога, по раскиду уговора спроводи се извештај о извршењу уговора.
Како се изводи поступак?
Поступак попуњавања извештаја треба да спроведе званични представник добављача. За то, организација бира одговорно лице које је на основу званичног налога управе добило потребна овлашћења. Претходно проучавају службена и тренутна упутства. Извештај о извршењу уговора попуњава се узимајући у обзир следећа правила:
- Да бисте покренули поступак, потребно је да одете на службену страницу ЕИС система. Ова веб страница садржи податке о свим куповинама, а такође пружа распоред извршења различитих уговора.
- Извештај морате испунити директно у овом систему, а неке информације се аутоматски укључују у образац, па се информације уносе само у празне ступце.
- Да бисте испунили први одељак, требате да користите податке из регистра уговора.
- Приликом уношења података у други одељак, важно је укључити само званичне податке о добављачу и извођачу радова, за које су назначени њихови ТИН, ППЦ и други важни детаљи. Није потребно записати банковне податке о добављачу.
- Да бисте испунили 3 одјељка, требате користити информације које су доступне директно у уговору. Четврта линија овог одељка садржи податке из спецификације, који морају бити приложени било ком уговору. Пети ступац садржи податке који се налазе у пратећим документима. Ако постоје објашњења или додаци, они су наведени у колони 6.
- Четврти одељак треба попунити само под условом да уговор није извршен или да постоје недоследности и одступања.
- Пети део је завршен ако уговор раскине или се изврше значајна прилагођавања.
Ако уговор није извршен или је његово извршавање неправилно, онда су информације о томе која је казна плаћена оштећеном обавезна. Понекад је иницијатор раскида уговора купац који мора да плати добављачу одштету. Пример извештаја о успешности уговора можете пронаћи у наставку.
Које су апликације потребне?
Остали документи требају бити приложени исправно припремљеном извјештају, који потврђују податке унете у образац на веб локацији ЕИС. Документи за извештај о извршењу уговора могу бити различити, јер зависе од специфичности обављеног посла. Следећа документација је подразумевано обавезна:
- потврду о прихватању коју потписују извођач и купац, а такође потврђује да су све тражене радње изведене ефикасно и на време;
- закључак који стручњаци дају након испитивања, ако је то значајан догађај за одређени уговор.
Приликом састављања извештаја, извршење уговора се додатно узима у обзир. Враћа се извођачу радова ако се добро носи са својим задацима. Ако не изврши прописане радње, тада губи претходно пренесени износ средстава. Стога је осигуравање извршења уговора гаранција да ће се извођач трудити за савршену реализацију задатака.
Правила за прихватање резултата и испитивање
Потврду о прихватању обично саставља прихватна комисија, коју креира купац. Специјалисти укључени у ову комисију процењују резултате рада са одређеним извођачем. Комисија треба да обухвати најмање 5 људи који морају бити специјалисти за одређену област активности.Они морају да потпишу потврду о прихватању, а тек након тога документ одобри шеф компаније.
На основу чл. 94 Федералног закона бр. 44, резултати испитивања су приложени уз извештај о извршењу уговора. Ревизија се врши у односу на резултате извођача. Да бисте то учинили, врши се процена квалитета и усклађености различитих роба или услуга са захтевима набавке. За ревизију се могу користити услуге стручних предузећа или независних стручњака. Изабрани стручњак саставља извештај у прилогу извештају.
Када се налази?
Извођач мора тачно знати када је потребно да се у УИС-у објави извештај о извршењу уговора. Датуми се одређују на законодавном нивоу, стога њихово кршење води ка гоњењу извођача. Образац мора бити испуњен у року од 7 дана од почетка следећих догађаја:
- плаћање купца за робу, услуге или посао;
- плаћање се врши у одређеној фази реализације задатака или након потписивања привремене потврде о прихватању;
- ступа на снагу мировни споразум између две стране на основу којег се раскида претходно потписани уговор;
- купац или извођач једнострано одлучи да прекине сарадњу и раскине уговор;
- ступа на снагу судска одлука о потреби раскида уговора из ваљаних разлога.
Одбројавање од 7 дана почиње од тренутка појаве било ког од горе наведених догађаја. Након што задњу радњу изврши извођач, уговор ће се сматрати испуњеним.
Често се прво потпише потврда о прихватању робе, а тек након тога купац плаћа робу или посао. У овом случају, рок за извршење уговора представљен је датумом примања налога за плаћање. Да бисте прихватили резултате извршења уговора, важно је извршити испитивање. Може се извести самостално или од стране независног стручњака. Након тога се у УИС ставља извештај о извршењу уговора према савезном закону бр. 44.
Правила објављивања
Важно је не само правилно попунити специјализовани образац, већ и ставити га у УИС. Поступак обавља менаџер уговора или специјалиста одговарајуће службе. Ако извештај није постављен у систему ЕИС, онда је за то одговоран кршитељ.
Поступак објављивања извештаја спроводи се на веб локацији ЕИС. Да бисте то учинили, обављају се следеће радње:
- Прво морате да одете на лични налог;
- изабрана је картица под називом „Извештаји“;
- Затим морате пронаћи одговарајућу врсту извештаја;
- поднети образац се попуњава;
- документација која потврђује да су унесене информације приложене уз извештај;
- врши се потврда унесених података;
- извештај се потписује помоћу ЕДС-а, након чега се објављује на сервису.
Након спроведених акција, састављени извештај постаје доступан за проучавање било којој особи, представницима компанија или државним регулаторним органима. Ако документ садржи податке који су државна тајна, онда извештај мора бити потписан, али није објављен у систему. То могу проучавати само представници регулаторних тела.
Одговорност за кршења закона
Ако уговорна служба не достави извештај УИС-у благовремено, запослени у компанији сносе одговорност у складу са чл. 7.3 ЦАО. Званичници плаћају казну до 15 хиљада рубаља. Правна лица због кршења рокова плаћају казну до 50 хиљада рубаља.
Ако извештај уопште није извршен, казна је строжа. Званичници плаћају 50 хиљада рубаља. у облику новчане казне, а правно лице се пребацује у државни буџет до 500 хиљада рубаља. Немогуће је смањити такву санкцију чак и на суду.
Закључак
Након извршења уговора саставља се посебан извештај. Да бисте то учинили, користите специјализовани образац доступан на веб локацији ЕИС.Поступак треба извести у тачном редоследу радњи.
Ако компанија прекрши услове извештаја или одбије да испуни уговор, тада ће морати да плати велике казне.
