Лична ефикасност је главна тајна успеха у свим стварима, а зависи, између осталог, и од способности исправног расподјеле временских ресурса. Управљање временом подвргава се научном проучавању и планирању. Постоје посебне технике које вам омогућавају да правилно распоредите време тако да је довољно за све.
Концепт управљања временом
Особа при рођењу добија јединствен, незаменљив ресурс - време. Како начин на који располаже, често зависи од успеха особе у послу, његове ефикасности. Управљање временом, односно управљање временом, је фаза у више фаза која укључује вештине у планирању, анализи и организацији процеса.
Идеја о управљању временом уопште није нова, чак је и првих година наше ере римски филозоф Сенека написао да време захтева посебан став и формулисао прва правила управљања временом: требате да водите дневник времена, треба да процените колико је времена потрошено и како Временски период био је засићен догађајима. Касније су филозофи више пута размишљали о томе како задржати текуће време, изнијели теорије и измислили методе за своју економију и рационално трошење.
Али научно приступ управљању овај ресурс се појављује тек на прелазу из 19. и 20. века. Фредерицк Таилор, амерички инжењер, предложио је концепт управљања временом запослених и овај процес повезао са мотивацијом и постављањем циљева. Почетком 20. века руски научници створили су читаво поље звано „научна организација рада“ и поставили озбиљан темељ модерној теорији управљања временом. Израз "управљање временом" појављује се тек 70-их година 20. века, а почетком 21. века ова индустрија је постала један од најважнијих и добро развијених делова менаџмента.
Врсте времена
Да бисте управљали нечим, морате да схватите суштину објекта. Време је специфичан објекат управљања, да бисте га правилно потрошили, вредно га је поделити на типове. Прва класификација заснива се на концептима рада и слободног времена и у том случају се време дели на радно и слободно време, или бесплатно. Управљање сезонама омогућава вам разликовање врста као што су сезонско време: време високог и ниског трошења сезоне.
Привремени ресурс можете класификовати и у зависности од активности којој је посвећен, а затим се додељују радно, лично и друштвено време. Радник се троши на обављање службених дужности, планирање, лично укључује слободно време, образовање, забаву, а јавност се троши на породицу, пријатеље, успостављање различитих комуникација. Када је у питању планирање обично се узима у обзир радно време, мада је, наравно, потребно применити стечене вештине економичног трошења времена на све његове врсте.
Функције управљања временом
Свако руководство обавља главну функцију - то је рационално коришћење ресурса. Функције управљања временом су планирање, дистрибуција и трошење овог необновљивог ресурса. Управљање временом је неопходно како би се најефикасније искористиле расположиве временске резерве, које директно утичу на продуктивност особе или запосленог. Главне функције управљања временом су планирање употребе времена, организација процеса за коришћење времена, надгледање поштовања принципа и утврђивање утрошеног времена.
Предности управљања временом
Управљање временом даје низ позитивних резултата.Да бисте постигли успех у било којој активности, морате да научите како да правилно проводите своје време. Особа која је савладала технологију управљања временом добија следеће погодности:
- брже и чешће остварује своје циљеве;
- он ствара околности свог живота и може их контролисати;
- у стању да постигне било који циљ и успех у било којој активности;
- мање нервозних искустава, јер у његовом животу нема места таштини и журби;
- има довољно времена за самообразовање и духовни развој;
- има план акције за сваки дан, постаје дисциплинованији и скупљенији;
- више одмара и зато се осећа весело и здраво, има више могућности за комуникацију са пријатељима и рођацима, за часове хобија;
- продуктивнији у раду;
- на крају, особа је самопоузданија и срећнија.
Структура процеса управљања временом
Систем управљања временом укључује неколико основних процеса:
- анализа - да бисте се негде преселили морате знати шта желите и које ресурсе имате;
- стратешко планирање;
- изјава о циљевима;
- тактичко и оперативно планирање;
- постизање циља;
- контрола потрошње ресурса и постизање циља.
Постоје и други приступи одређивању структуре управљања временом, он разликује 4 области формирања знања, вештина и навика, а укључују:
- постављање циљева, савладавање техника постављања циљева;
- способност давања приоритета;
- способност кориштења алата за планирање и њихове компетентне примјене;
- развој, консолидација и примена вештина рационалног коришћења времена.
Врсте управљања временом
Као и свако руководство, управљање временом се може поделити на стратешко и оперативно планирање. Такође се може поделити на врсте управљања овим ресурсом по времену: дугорочно и краткорочно, што, заправо, дуплира прву класификацију.
Стратешко планирање повезано је са постизањем дугорочних, глобалних циљева, док се време издваја за годину или више година. Повезана је са прогнозирањем, заснованим на дубинској анализи ситуације.
Тренутно управљање временом повезано је са постизањем циљева у кратком року: од месеца до шест месеци. Он је уграђен у стратешки план, али обухвата само његов непосредни део.
Оперативна алокација времена повезана је са припремом планова за недељу и дан. Тактичка расподјела ресурса повезана је са стварном, тренутном ситуацијом у којој околности могу исправити.
Општи принципи управљања временом
Процеси управљања временом заснивају се на главним принципима, а они укључују:
- Исправна поставка циља О томе зависи његова достижност и мотивација да се постигне. Постоје различите технике постављања циљева, најпознатији и најефикаснији је СМАРТ модел.
- Мотивација Уштеда времена треба да буде свесна и повезана са задовољавањем неких важних потреба, у супротном се не треба очекивати успех од управљања временом.
- Чување. Управљање временом је неопходно да бисте уклонили или смањили временски дефицит, повећали продуктивност у истим временским периодима.
Методе управљања временом
Данас су познате различите стратегије и технике расподјеле и кориштења времена. Најпознатије методе управљања временом су:
- Еисенховер-ова матрица. Ова метода се састоји у попуњавању матрице према 4 карактеристике: важна, неважна, хитна, нехитна. Сви случајеви за период планирања оцењују се на овој скали и рангирају за спровођење. Пре свега, врше се хитна и важна питања, мање хитна и важна питања се одлажу на други корак, главно је не одлагати њихову примену како не би ушли у прву категорију.Хитни и мање важни случајеви требају бити делегирани на подређене кад год је то могуће, неважни и неважни послови се не би смели нагомилавати, стога их треба делегирати или уопште не обављати и искључити из планова.
- Пирамида Б. Франклина. Овај чврсти модел захтева темељну припрему први пут, а потом је једноставан за употребу. Пирамида је заснована на глобалним циљевима и животу људске вредности. Други ниво су дугорочни циљеви за 10-20 година. Трећи је стратешки план, одлуке о томе како постићи глобалне циљеве. Следи план за наредну годину, а затим краткорочни. Горе је план за дан. Такву пирамиду треба периодично ревидирати и ажурирати.
Постоје и друге технике управљања временом, али све се темеље на способности одвајања важног од небитног, вештини постављања исправних и остваривих циљева и мотивацији да се штеди време.
Управљање радним временом: основне технике и правила
Рационална расподјела радног времена најважнији је задатак за људе који теже повећању своје ефикасности. Методе управљања временом, менаџмент чији је циљ елиминисање недостатка радног времена. Због тога је изузетно важно да се радни дан планира на основу следећих принципа:
- потребно је обезбедити могућност бележења времена утрошеног на разне операције;
- током припреме плана, 60% времена треба посветити заказаном раду, 20% непредвиђеним пословима, 20% спонтаним задацима;
- потребно је идентификовати „временске одводе“ и елиминирати их што је могуће више;
- потреба за рангирањем радних задатака по хитности и важности;
- планирање времена треба да буде систематско, доследно и оправдано.
За управљање временом у организацији често се користи АБЦ метода која вам омогућава да класификујете ресурсе предузећа по степену важности. Грађен је на три принципа:
- вођа ради најважније, он троши на њих 15% свог времена;
- задаци средњег значаја делегирани су руководиоцима, додељује им се 20% радног времена;
- мање важни задаци делегирани су извођачима који троше 65% свог времена.
Организација управљања временом
Управљање временом у компанији начин је да уштедите до 30% радног времена стручњака. Стога се томе мора посветити дужна пажња. Управљање временом у организацији пада на рамена менаџера који праве оперативне и средњорочне планове рада за извођаче. Данас постоји много рачунарских програма који вам омогућавају да планирате радно време запослених, као и да пратите извршење задатака и утрошено време. На пример, Тоггл, Битрик „Тим“ и „Пројекат“. Постоје три главне стратегије за управљање временом организације:
- Убрзање. Неопходно је минимизирати време проведено на извођење типичних, нарочито понављајућих операција.
- Акумулација. Неопходно је идентификовати резерве и приоритете у свакој фази производње, формирати резерву времена за обављање непредвиђених задатака.
- Поједностављивање Неопходно је применити ефикасне системе за планирање и контролу утрошка времена.
Слободно управљање временом
Свака особа увек осећа недостатак слободног времена и то треба пажљиво испланирати као радника. Да бисте то учинили, морате да научите како строго одвојити посао од слободног времена, тако да има времена за обнављање радне способности. За време празника морате се ограничити на позиве и поруке на послу како бисте се потпуно опустили. Рад у домаћинству треба научити организовати уз максималну уштеду времена. Потребно је развити вештину за препознавање најважнијих задатака, тако да има довољно времена не само за опуштање, већ и за само-развој. Требали бисте научити да напустите мале рутинске, бескорисне ствари, остављајући максимално време за постизање приоритетних циљева.
