Qualquer organização, independentemente da forma de propriedade e campo de atividade, cria documentos. Ordens, protocolos, cartas, eletrônicos e papel. Todos eles fazem parte da gestão geral e de pessoal da empresa. O sucesso do negócio e a prosperidade da empresa dependem diretamente de como esse processo é bem estabelecido.
Noções gerais de trabalho de escritório da organização
A papelada é um processo de criação e circulação de todos os documentos de uma organização. Incluindo sua recepção, processamento, declaração de controle e execução. Na empresa, essa atividade é realizada por uma secretária, um gerente de escritório ou uma unidade inteira chefiada por um especialista líder - um especialista em documentos.
As principais etapas do trabalho de escritório são:
- Criação ou recebimento de documentos, incluindo seu registro.
- Controle sobre a execução do documento, sua transferência para os funcionários endereçados, assinatura, resposta e outras ações.
- Papelada para armazenamento operacional ou arquivamento. Em alguns casos, a destruição de arquivos e documentos é possível.
A manutenção de registros na empresa pode ser organizada de várias maneiras, os tipos a seguir são mais comuns:
- descentralizado - os documentos são criados, aceitos e processados individualmente em cada unidade. Isto é verdade para grandes empresas com atividades diversas;
- centralizada - a organização possui uma unidade especial dedicada exclusivamente ao trabalho com documentação. Pode ser o secretariado, o departamento de escritório ou um funcionário que desempenha essas funções. Característica para pequenas e médias empresas;
- mixed - inclui uma combinação dos dois primeiros tipos.
Não importa o quão organizada a papelada - isso deve ser refletido nos documentos normativos da empresa.
Manutenção de registros e gerenciamento de documentos na empresa - necessidade organizacional
O sucesso financeiro das atividades da empresa depende diretamente da organização do processo de fluxo de trabalho. Os gerentes devem selecionar pessoal competente, regularmente envenenar os secretários para treinamento adicional e monitorar as mudanças na legislação.
Em qualquer organização, a papelada é, de fato, o "sistema circulatório" da empresa. Com uma abordagem competente, funciona sem problemas, entregando os documentos necessários a funcionários responsáveis, enviando cartas, removendo documentos desnecessários para armazenamento.
Qualquer gerente da empresa entende que a papelada é um sistema que deve agir com clareza e competência. Se necessário, considere várias opções para assistentes eletrônicos e, consequentemente, treine a equipe para trabalhar nesses sistemas.
Gerenciamento de registros de RH como base para a operação estável da empresa
Na maioria das grandes empresas, elas estão ativamente envolvidas não apenas em geral, mas também no gerenciamento de registros de pessoal. Ou seja, um sistema que inclui documentos relacionados aos dados pessoais e trabalhistas dos funcionários.
O gerenciamento de registros de pessoal é caracterizado por uma regulamentação muito mais rigorosa. A maioria dos documentos é emitida em formulários padrão. Todas as palavras e notas devem estar de acordo com a lei - em particular, o Código do Trabalho. Além disso, a empresa possui seus próprios atos regulando as relações de trabalho com os funcionários.
A organização do gerenciamento de registros pessoais é sempre uma unidade separada da empresa.Se a empresa é pequena, então pode ser um empregado, mas neste caso, suas funções devem ser especificadas no contrato de trabalho.
Os nomes das unidades podem ser muito diferentes:
- "Departamento de Recursos Humanos";
- "Serviço de Pessoal";
- "Gerentes de RH";
- Departamento de RH.
Regulamento de trabalho de escritório e fluxo de trabalho
A estrutura do trabalho administrativo de uma empresa deve ser explicitada nos regulamentos locais.
Pode ser:
- contrato coletivo de trabalho;
- instruções para o trabalho administrativo da organização;
- descrições de cargos de funcionários diretamente relacionados ao trabalho com documentos;
- carta de empresa.
Quaisquer documentos normativos da empresa relativos a pessoal e trabalho de escritório em geral não devem contradizer a legislação atual.
O pessoal devidamente organizado e a documentação geral é a base da operação estável da empresa.
