Nenhuma empresa moderna pode funcionar sem documentos. Portanto, a organização competente do fluxo de trabalho é um dos fatores que afetam o desempenho geral da empresa. O que esse conceito inclui? Quais são os tipos e sistemas de fluxo de trabalho? Vamos considerar tudo isso no artigo.
Fluxo de trabalho e papelada
À primeira vista, estes são conceitos idênticos. Mas se você olhar de perto, você pode ver a diferença. A papelada inclui três etapas:
- Criação de documento sobre o fato da atividade econômica - documentação.
- A organização da contabilidade de títulos e seu movimento em toda a organização e além é um fluxo de documentos.
- Armazenamento de documentos - arquivamento.
O fluxo de documentos é uma das etapas do trabalho de escritório. Dentro desse processo, estágios ou fluxos também são diferenciados:
- A documentação recebida é o que vem para a empresa de fora.
- Saída - que a empresa envia para as contrapartes.
- Documentação interna é o que é criado dentro da organização e usado para atividades de gerenciamento.
A organização adequada do processo permite controlar o movimento do documento em todos os seus estágios, desde o momento da criação até o recebimento do armazenamento. Isso torna possível a qualquer momento saber onde está o papel, que tipo de trabalho está sendo feito com ele.
Etapas de processamento de documentos
Cada documento recebido na empresa passa por determinados estágios. O comprimento do caminho depende da ordem que é fixada na organização. Toda a correspondência recebida pode inicialmente ir para a mesa até a cabeça, e só então para os artistas. Este é um caminho mais longo, não é usado com tanta frequência.
Um caminho mais curto é quando o secretário lida com a distribuição de departamentos. Esta opção é usada com mais frequência. Sua vantagem é óbvia: os documentos chegam ao contratado mais rapidamente.
Cada documento recebido passa pelo procedimento de registro. Isso é feito em uma revista especial. A data de recebimento é indicada, assim como o número de série pré-atribuído.
Documentos especialmente importantes podem ser monitorados. O estágio final do processamento é enviar o documento para o armazenamento em archive.
Princípios da organização de fluxo de trabalho
A organização do fluxo de trabalho visa reduzir o tempo gasto em documentos. Para alcançar este objetivo, alguns princípios foram desenvolvidos:
- Recepção centralizada, pré-processamento e envio. Em pequenas organizações, o secretário está envolvido nisso, em uma grande empresa, um departamento inteiro pode realizar tarefas.
- Redução de pontos de passagem do documento, eliminando a possibilidade de seu retorno.
- Desenvolvimento de esquemas de fluxo de trabalho e regulamentos.
- Registro de papéis.
- Introdução da fase preliminar de consideração de documentos.
O cumprimento dessas regras elimina a perda de tempo em ações duplicadas, criando uma carga uniforme em pessoas que trabalham com papéis.
O que é fluxo de documentos?
Por isso, é costume chamar documentos semelhantes em propósito ou tipo, que têm um propósito a seguir.
O fluxo é caracterizado pela estrutura, frequência e densidade. Em uma organização comercial que envia mercadorias para um grande número de lojas de varejo todos os dias, o fluxo de documentos terá uma estrutura uniforme, diariamente e alta densidade. Se a empresa está envolvida na produção de equipamentos industriais caros, então seu fluxo será com características diferentes.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O fato de que na circulação de documentos clássicos há um meio material do documento cria uma série de problemas sérios. Os papéis devem, de alguma forma, ser transferidos de uma organização para outra. Para isso, mensageiros ou correspondência são usados. Isso requer custos financeiros e de tempo, além disso, falhas de entrega e erros devido a fatores humanos são possíveis. O fluxo de documentos é uma despesa financeira e de tempo séria.
Os papéis precisam ser armazenados em algum lugar. Se a organização for grande, grandes áreas serão necessárias para armazenamento. Em circunstâncias de força maior, a morte de documentos é possível sem a possibilidade de restauração subsequente. E isso está longe de todos os problemas.
O gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema que está se tornando cada vez mais popular, já que é desprovido das desvantagens acima. Sistemas seguros modernos são usados para transferência de dados, isso garante uma entrega rápida e precisa, reduz o tempo de troca de documentos e garante um armazenamento confiável. 
Organizações governamentais, como a repartição de impostos ou o fundo de pensão, rapidamente valorizaram os benefícios de compartilhar informações eletronicamente, de modo que estão tentando obter o maior número possível de organizações para relatar.
Um fluxo de trabalho claro é a capacidade de localizar rapidamente as informações necessárias e enviá-las ao endereço com o menor tempo possível.
