Todos os participantes no volume de negócios são obrigados a manter registros - conforme estabelecido por lei. A responsabilidade legal pela sua correcção e actualidade é atribuída ao proprietário ou ao chefe da empresa por ele autorizada, bem como ao contabilista-chefe.
Entidades de Assinatura
O chefe da empresa e o contador chefe, como regra, assinam todos os documentos contábeis da empresa. Tal direito é atribuído a eles de forma legislativa ou pelos documentos internos da empresa.
Os poderes do líder são geralmente fixados nos documentos constituintes e no contrato; os poderes do contador chefe podem ser fixados em sua descrição de trabalho, na ordem do chefe ou no contrato de trabalho.
O que fazer se as autoridades mudarem
Mudar um diretor ou contador-chefe é um negócio bastante problemático e requer uma abordagem cuidadosa. Nesse caso, a empresa precisa não apenas notificar as autoridades reguladoras e o banco de serviços, mas também realizar corretamente a aceitação e transferência de documentos contábeis primários para um novo funcionário.
Legislativamente, tal ordem é fornecida apenas para organizações orçamentárias; empresas auto-sustentáveis determinam isso de forma independente, por exemplo, por um pedido ou regulamento separado. Em qualquer caso, um ato de aceitação de documentos é elaborado, um exemplo do que é dado abaixo.
Com base na prática comercial vigente, ao mudar as pessoas responsáveis pela contabilidade, a empresa cria uma ordem por ordem de uma comissão especial que realiza uma auditoria interna e aceita documentos do chefe ou contador chefe.
Uma auditoria não é obrigatória, no entanto, a empresa pode envolver de forma independente auditores que irão dar uma opinião sobre o estado da contabilidade e da contabilidade fiscal. Tal documento pode ajudar a empresa a evitar futuras sanções financeiras dos órgãos de inspeção.
Se a troca de funcionários fosse financeiramente responsável, então um inventário obrigatório de propriedade e documentos é realizado da maneira prescrita.
Como transferir documentos corretamente ao mudar um diretor ou contador
Por violação do procedimento contábil na empresa, os funcionários são responsabilizados por responsabilidade penal, portanto, é tão importante organizar corretamente a recepção e a transferência de documentos quando eles são alterados.
Os casos são transferidos para o diretor recém-nomeado ou contador-chefe, e na ausência de candidatos à comissão, ou para o empregado nomeado por ordem. Posteriormente, a comissão ou o diretor executivo transfere os documentos aceitos para o diretor ou contador-chefe recém-nomeado. Se o contador-chefe está mudando, o chefe da empresa pode aceitar diretamente os documentos.
O ato é executado em três cópias: uma para o empregado de turno, a segunda para o empregado designado, a terceira para a contabilidade. Um ato de aceitação de documentos sobre uma mudança de diretor é assinado pelos membros da comissão ou por um funcionário responsável, pelo contador chefe e pelo novo chefe. E, no caso de uma mudança no contador-chefe, os membros da comissão, o chefe da empresa e o novo contador fazem isso.
Ato de aceitação de documentos: amostra
O conteúdo dos papéis de transferência é determinado pela empresa de forma independente. Abaixo está o ato de receber e transmitir documentos ao mudar o contador chefe. Esta é uma opção indicativa, por exemplo, uma empresa.
Ato de aceitação de documentos contábeis primários da LLC "Rank".
Data, local de compilação.
Nós, o diretor da LLC "Rang" Pavlov Ivan Trofimovich, agindo com base na Carta, os membros da comissão para a aceitação de documentos pelo economista Lepta OV, o contador Kud NP, o arquivista Rudenko TL, agindo com base na ordem, com por um lado, e o contador-chefe V.A. Alferova, por outro lado, com base em uma ordem de trabalho e descrição de funções, este ato foi elaborado em que Alferova V.A. transferências e LLC “Rang” na pessoa do diretor e a comissão aceita os seguintes documentos da LLC “Rank” para o período de abril de 2010 a abril de 2015 (lista detalhada):
- faturas para liberação de mercadorias e notas fiscais, atua na liberação de bens e materiais e bens, contratos, faturas, atos de trabalho realizados, atos reconciliações;
- relatórios fiscais e financeiros;
- uma discriminação dos valores da dívida, ativos e passivos;
- documentação salarial;
- atos de aceitação e transferência de documentos para o arquivo;
- inspeções de autoridades reguladoras (se houver).
O diretor e a comissão determinaram a falta de 1 nota fiscal datada de 01/04/2014 sob o contrato de fornecimento No. 3 datado de 01/01/2014. Sobre este fato de V. Alferova. uma nota explicativa foi recebida e uma duplicata do documento em falta foi solicitada à contraparte.
Os demais comentários sobre registros contábeis não estão disponíveis.
Verificação de auditoria e o inventário não foi realizado por falta de justificativa.
O ato foi redigido em três cópias autênticas: uma para V. A. Alferova, a segunda para o departamento de contabilidade da LLC "Rank", a terceira para o diretor da LLC "Rank" e assinada por três partes.
Aconselhamento jurídico: por conveniência, a lista de documentos pode ser emitida sob a forma de um anexo obrigatório ao ato de aceitação.
Quem e como notificar sobre a mudança de pessoas responsáveis
No prazo de 10 dias a contar da data das alterações, a empresa deve notificar as autoridades fiscais da mudança da pessoa responsável. Tal aviso é emitido através da apresentação de um formulário de registro aprovado.
Também é necessário solicitar um banco de serviços um novo cartão com assinaturas de amostra, com firma reconhecida.
Se a empresa tiver uma assinatura digital eletrônica, você deve entrar em contato com o centro de certificação para cancelar a antiga e emitir uma nova assinatura digital, necessária para a apresentação de relatórios eletrônicos.
No caso de uma mudança de diretor, também é necessário fazer alterações no registro estadual de empresas: um formulário especial é fornecido para isso.
Responsabilidade e sanções
Se quaisquer violações internas forem reveladas durante a transferência dos casos, a comissão deve buscar explicações por escrito do diretor ou do contador chefe. Se o documento estiver faltando ou destruído, é necessário notificar as autoridades policiais por escrito e incluir seu representante na comissão.
A lei estabelece que os signatários têm a responsabilidade pela contabilidade incorreta, no entanto, isso não isenta a empresa de possíveis sanções durante as inspeções. O novo diretor ou contador não será responsável pelos erros do anterior, e sanções financeiras podem ser impostas à empresa, como uma entidade de negócios. É por isso que é tão importante elaborar adequadamente o processo de recebimento e transmissão de documentos ao mudar as autoridades.
Ato de transferência de negócios do contador principal
