Hva må gjøres av en organisasjon, uavhengig av spesifikasjoner og aktivitetslinjer? Selvfølgelig - føre journal. Dokumentflyt er det som er i en hvilken som helst institusjon, derfor er det tydelig hvor det kom fra og hvorfor et slikt yrke som kontorist er viktig.
Viktig stilling
Mange sier at det ikke gir mening å ansette en kontorist hvis personalet allerede har en sekretær eller til og med flere sekretærer. Denne tilnærmingen er helt feil, fordi oppgavene til disse to helt forskjellige yrkene inkluderer å utføre forskjellige oppgaver: sekretæren skal hjelpe lederen å følge timeplanen, svare på samtaler, ta med kaffe, utføre små oppgaver, og kontoristens oppgaver inkluderer kontroll over all organisasjonens dokumentasjon.
Kompleks dokumentarkontroll
Den ansvarlige kontorist må ikke bare kontrollere sirkulasjonen av dokumenter i organisasjonen, han er også hovedveileder for arkivet. Kontorets plikter inkluderer følgende funksjoner:
- administrasjon forretningskorrespondanse ledelse kobling;
- dannelse av en strukturert dokumentasjonsbase;
- overvåke implementeringen av bestemmelsene spesifisert i et bestemt dokument.
Regnskap for korrespondanse (både innkommende og utgående) fører også til pliktene for kontorist.
Forskjell i ansvarsområder i små og store selskaper
Som praksis viser, jo større organisasjon, jo mer ansatte vil det være funksjonærer. I små organisasjoner, der det ganske enkelt ikke er noen måte å ansette en kontorist, men du ikke kan klare deg uten hans tjenester, tiltrekker de en person som vil innta stillingen som sekretær-kontorist. Sekretærens ansvar som allerede klart, er dette en blanding av pliktene til disse to innleggene. Én person klarer å takle alt, fordi arbeidsflyten hos små foretak ikke er så rik og variert som hos megabedrifter.
Spesifikke krav som kan bli presentert for en potensiell ansatt
Kontoristens ansvar avhenger av organisasjonens spesifikasjoner. For eksempel kan internasjonale organisasjoner eller selskaper som har utenlandske partnere kreve at deres funksjonærer oversetter korrespondanse, for eksempel fra engelsk og omvendt.
En person med arbeidserfaring blir oftere ført til en slik stilling, for her må du ha et høyt utholdenhetsnivå og være en skikkelig samvittighetsfull person, som har jobbet i flere år. Ungdommer som nettopp er uteksaminert fra utdanningsinstitusjoner på dette feltet og som ikke har noen erfaring, bør prøve å imponere den potensielle fremtidige arbeidsgiveren med sitt ønske om å jobbe, da er det kanskje en sjanse til å få en slik stilling selv i en stor, lovende organisasjon.
Du må forstå detaljene i selskapet, med dokumentasjonen du må jobbe med. Tilstrekkelig dyp kunnskap om det juridiske rammeverket som leder virksomheten, er også et stort pluss for en potensiell ansatt.
Du må være forberedt på at du må studere ikke bare strukturen i selskapet, men også bli en ekte spesialist innen arbeidsbeskyttelsesregler og standarder, og heller ikke glemme forretningsetikette kommunikasjon.
Hva organisasjoner ikke kan gjøre uten funksjonærer
Ekspeditørposisjon eksisterer alltid i skoler og barnehager i store byer.Dette skyldes det faktum at uten en person som er i stand til å holde oversikt over all dokumentasjonen og om nødvendig umiddelbart gi noen av de lagrede dokumentene, kan du ikke gjøre det.
Kontorets plikter på skolen er litt forskjellige fra kontoristens plikter, for eksempel i en handelsorganisasjon. Her vil det bli arbeidet med dokumentene til hver student. På slutten av rapporteringsperioden vil det være nødvendig å gi informasjon om det utførte arbeidet. Det er bedre hvis en person som jobber i slike organisasjoner lett kan finne et felles språk med både barn og foreldre, fordi problemer i dokumenthåndtering, tilstedeværelsen av avvik som må avklares, er et ganske vanlig fenomen.
Enhver stor barnehage har også en egen kontorist. Jobbansvaret her ligner de som har ansatte i denne profilen på skolene. Dette skyldes det ene fokuset for aktivitetene til slike offentlige eller private organisasjoner. Slike institusjoner vil også at en ansvarlig og kvalifisert kontorist skal samarbeide med dem. Ansvaret i barnehagen for denne spesialisten forblir det samme: arbeid med dokumentbasen og arkivene.
Noen personlige egenskaper en god kontorist bør ha
- En person som ønsker å bli en eksklusiv kontorist, må ha et veldig godt minne. Emosjonalitet er en fiende som må bekjempes og ikke tillates, slik at humørsvingninger på en eller annen måte kan påvirke arbeidets produktivitet.
- Toleranse er en virkelig skatt som en kontorist skal ha. Jobbansvaret hans blir supplert med funksjonen til å forklare mange mennesker "på fingrene" betydningen av mange dokumenter og viktigheten av hvert enkelt "blad", uten det ville det være urealistisk å innse noe ønske.
- Selvkontroll er like viktig som toleranse. På dette området er det ofte situasjoner som kan føre en uforberedt person ut av seg selv. Du må kontrollere deg selv konstant.
- Kompetanseevner for virksomheten vil hjelpe deg med å raskt løse flytende problemer med mennesker som jobber i samme organisasjon eller er koblet av forretningskontakter med selskapet.
- Organisering på manisk nivå. En god kontorist legger aldri ut ting og dokumenter for senere, fordi han forstår at dette kan føre til feil eller fullstendig kaos, som aldri bør få lov til å jobbe med dokumenter.
