Personlig assistent for hodet: plikter og krav

Organisasjonens viktigste ressurs er de ansatte. De bidrar til vekst og velstand i produksjonen. Kompetente sjefer verdsetter sine ansatte. Blant andre viktige innlegg er assistentlederen spesielt bemerkelsesverdig. Plikter og viktigheten av det er vanskelig å overvurdere. Dette er høyre hånd og hovedrådgiver, arrangementarrangør og møtekoordinator. Uten en god assistent vil det være veldig vanskelig for en toppleder å styre et foretak.

Særegne funksjoner og detaljer ved assistenten

Det er ingen slik stilling som vil være så selvmotsigende og tvetydig med tanke på krav som assistentleder. Ansvaret til ansatte som er engasjert i denne typen aktiviteter inkluderer ganske mange punkter. I tillegg blir personlige assistenter ofte forvekslet med sekretærer eller kontorsjefer. Selv om de er like, er de forskjellige typer aktiviteter.

Funksjonsoppgaver til assistentleder:

• Sikre sjefens arbeidsdag - plan, møter, signere dokumenter og forretningsreiser;
• å gi en komfortabel arbeidsplass for en toppleder - å ta vare på mikroklimaet, renslighet og komfort i rommet;
• arbeide med dokumenter av hodet, spesielt med innkommende brev og samtaler;
• sikre den psykologiske komforten til overordnede;
• innledende forhandlinger;
• oversettelse;
• tilby lederpapir, etc.

Denne listen er mye bredere enn sekretær- og administrative oppgaver. Spesifikasjonene som arbeidstakeren står overfor i stillingen som "personlig assistent i sjefen", vil imidlertid ansvaret og nyansene for aktiviteten være forskjellige for forskjellige arbeidsgivere.

Det hender at dette hovedsakelig er sekretærarbeid. Eller assistenten er utelukkende engasjert i å sikre komforten og ordenen til sjefen. Noen assistenter er fullverdige varamedlemmer og har underordnede av sine ansatte.

Arbeidsgivers faglige henvendelser til kandidaten for stillingen som ”assisterende leder”, plikter og krav til utdanning

Krav til grunnutdanning og arbeidserfaring vil variere, avhengig av ledelsesoppfatninger. Oftest anses denne ledige stillingen som en startkarriere. En seriøs toppleder vil imidlertid se etter seg selv som assistenter for en person med en viss yrkes- og livserfaring.

Minimumskravet er videregående opplæring knyttet til administrasjon eller rettsvitenskap. I tillegg forventer arbeidsgivere følgende faglige egenskaper fra søkere:

• evne til å jobbe i alle kontorprogrammer;
• høy hastighet utskrift;
• leseferdighet;
• kunnskap om minst ett fremmedspråk, oftest engelsk;
• kunnskap om det grunnleggende om programmering og ikke-standardiserte dataprogrammer;
• evne til å utføre papirer og korrespondanse i samsvar med myndighetskrav;
• kunnskap om det grunnleggende i gjeldende lovgivning;
• kompetent, holdt tale.

Dette er minstekravene til søkeren for stillingen som "personlig assistent i sjefen." Ansvar kan også suppleres, avhengig av omfanget av organisasjonen. Hos noen virksomheter er en forutsetning for opptak til slikt arbeid profil eller tilhørende utdanning. I tillegg anses tilleggsutdanning eller etterutdanningskurs å være et stort pluss.

Assistent personlige attributter

I tillegg til profesjonell blir en rekke personlige krav presentert for assistentlederne.Spesifikasjonene i stillingen, plikter og arbeidsfunksjoner som "assistentleder" krever et spesialtegnlager.

Først av alt er det:

• stressmotstand - tross alt må en assistent ofte ta sinne fra sjefene sine først og lytte til misnøye fra underordnede;
• multitasking - muligheten til å utføre flere oppgaver samtidig er den mest verdifulle kvaliteten til en god assistent;
• positiv tenking - uten denne karaktertrekk, vil assistentlederen ikke takle ekstra ansvar, fordi hans aktiviteter ofte går utover omfanget av standard virksomhetssamarbeid;
• høy læringsevne - ønsket om å lære nye ting og å få en god forståelse av arbeidsflyten skal være til stede i enhver god assistent.

Dette er bare de grunnleggende, grunnleggende karaktertrekkene som er nødvendige for hver assistentleder for en vellykket profesjonell karriere. Men det viktigste personlige kravet - sjefen og assistentens temperament og oppførsel skal ikke dissonere, men ideelt sett utfylle hverandre.

Generelle ansvarsområder

Assistenten jobber direkte med ledelsen i organisasjonen, og utfører både personlige oppgaver og faglige oppgaver. De inkluderer vanligvis:

• utfører kontorarbeid for hodet, og i noen tilfeller hele organisasjonen. Hos enkeltbedrifter administrerer assistenter organisasjonens sekretariat;
• ledelseskoordinering. Planlegg forretningsmøter, minne overordnede om arrangementer og aktiviteter av forskjellige slag;
• føre korrespondanse på vegne av organisasjonen;
• mottak og omfordeling av innkommende telefonsamtaler;
• gir sjefen all nødvendig informasjon på forespørsel.

Ytterligere ansvar fra en assisterende leder

En personlig assistent for hodet med ekstra ansvar og funksjoner er den vanligste ledige stillingen for dette aktivitetsfeltet. Oftest leter ledelsen etter en ganske mangfoldig ansatt, som er i stand til å utvide ansvaret.

Det vanligste tilleggsansvaret er:

• oversettelse fra et fremmedspråk, inkludert under forhandlinger. Ikke alltid kan ledelsen fullt ut stole på arbeidere utenfor, og kunnskap om minst engelsk vil være veldig nyttig her;
• organisering av hodeturer og akkompagnement i turer. En slik aktivitet forutsetter at assistenten vil ta seg av alle hjemlige øyeblikk: flytting, bestilling av drosje og hotell, catering og papirarbeid;
• ledsage overordnede til protokollhendelser;
• husholdningstjenester.

Denne listen er langt fra fullstendig. Oftest er det ganske vanskelig å entydig svare på spørsmålet om hva er ansvaret til en assistentleder? Denne aktiviteten er veldig mangfoldig. Hver sjef stiller sine egne krav, det viktigste er å sikre at alle av dem er innenfor loven.

Personlig assistentmodus

En av hovedfunksjonene i denne aktiviteten er avhengigheten av den ansattes arbeidstid på ledelse. En arbeidsdag på åtte timer er selvfølgelig normativt foreskrevet. Faktisk sammenligner assistentene regimet sitt med sjefene.

Denne "uskarpheten" av arbeidstiden, og behovet for å alltid holde kontakten med ledelsen, skremmer ofte nyutdannede fra disse ledige stillingene. Faktisk må du jobbe ikke mer enn noe annet sted. Det er bare slik at tiden for hvile og arbeid blir ustabil.

Stillingsbeskrivelse Assistent Manager

Oppgavens struktur "assistentleder", plikter, krav til utdanning og arbeidserfaring bør skrives ut i stillingsbeskrivelsen. Dette er et dokument som gir åpenhet om ledelseskrav og enkel kontroll over utførelsen av ansattes plikter.

Stillingsbeskrivelsen er normativ og forpliktende.Dette dokumentet staver ut alle finessene til arbeidet med en assisterende leder. Dette er praktisk talt en guide til handling. Dokumentet inkluderer ikke bare plikter, men også rettigheter, ansvar og trekk ved løsning av arbeidstvist.

I forbindelse med detaljene i aktivitetene til assistentlederen, bør utarbeidelsen av stillingsbeskrivelsen behandles med spesiell oppmerksomhet. Sørg for å foreskrive funksjonene i arbeidet, nyansene ved å organisere tiden for arbeid og hvile, kompensasjon for behandling.

Det er nødvendig å skille stillingsbeskrivelsen til assistenten fra det samme dokumentet for stillingen som “assistent prosjektleder. ” Oppgavene til sistnevnte er ofte midlertidige, og det samme er arbeidet.

I tillegg skal det i stillingsbeskrivelsen tydelig fremgå navnet på stillingen. Indikerer oftest "sekretær", "sekretærreferent", "retningsansvarlig". Forsikre deg om at denne oppføringen er i samsvar med gjeldende regelverk og er oppdatert.

Hva du skal indikere i administrerende assistent CV

Stillingen som personlig assistent er en god start på en kandidatkarriere. Dermed kan du få din første jobb og få makeløs yrkeserfaring. For jobbsøkere med erfaring kan imidlertid denne ledigheten virke interessant. Spesielt hvis du planlegger å endre aktivitetsomfanget.

Når du kjenner hovedansvaret til en assisterende leder, er det ikke vanskelig å skrive en CV. Dette dokumentet forutsetter at du har lest den teoretiske delen av spørsmålet og er klar til å starte arbeidet. Studer nøye kravene til søkeren og begynn å skrive teksten.

Data som må angis i CVet for den ledige stillingen "assistent" eller "personlig assistent på hodet":

1. Etternavns fullstendige navn og patronym, i CV for et utenlandsk selskap, er det bare de to første som er tillatt.
2. Sivilstand. Dette er et obligatorisk punkt - stillingen som assistent forutsetter ofte uregelmessig arbeidstid. Man må være sikker på at en slik tidsplan ikke påvirker familiens ansvar negativt.
3. Education. Indisert i kronologisk rekkefølge. Hvis du fortsatt studerer, må du huske å sjekke hvor lang tid det vil ta å fullføre. Ofte tar arbeidsgivere som endelige assistenter studenter på de siste kursene, etterfulgt av karriereutvikling. Her angir også kunnskapen om et fremmedspråk og ferdighetsnivået i det.
4. Arbeidserfaring. Angi fra sist. Hvis ikke allerede, kan du liste opp frivillige prosjekter, delta i samfunnsaktiviteter eller profesjonelle organisasjoner, opplæringspraksis og andre passende aktiviteter. Hvis du ikke kan gi noe, kan du ta en karakterisering ved gradsavdelingen og skrive at du er klar til å levere det.
5. Personlige egenskaper. Gi deg selv den mest sannferdige vurderingen. Beskriv karakteren når det gjelder klassisk psykologi, og husk å merke styrkene og svakhetene dine.
6. Ytterligere informasjon. Her skal du skrive hvorfor arbeidsgiveren skal velge deg fra andre søkere. Sørg også for å indikere flere ferdigheter, for eksempel å ha førerkort. Selv på dette tidspunktet vil det være nyttig å skrive om tilgjengeligheten av tilleggsutdanning, etterutdanningskurs, forretningsutdanning.
7. Kontakter. Legg igjen så mange måter som mulig å kontakte deg: mobiltelefon og hjemmetelefon, e-postadresse, skype, lenke til en side i et sosialt nettverk. Angi bare aktuelle data.

En korrekt sammenstilt CV vil ikke bli lagt merke til av arbeidsgiveren.

Ansvaret til den assisterende enhetslederen

Vanligvis leter arbeidssøkere etter en jobb som personlig assistentleder. Men det er lettere å starte opprykk i denne karriere-nisjen, med stillingen som ”assistentleder salgsavdeling. " Denne ansattes plikter er ikke så omfangsrike, men erfaringene og utsiktene er uten sammenligning større.

Hovedforskjellen mellom assistentledere for avdelinger i deres mer spesifikke og snævert fokuserte aktiviteter. De utfører arbeid relatert til et bestemt produksjons- eller ledelsesområde. Denne opplevelsen er uvurderlig for videre karriereutvikling.

Oppgavene til assistenten for sjefen for enheten inkluderer alle de samme som for lederen av foretaket. Men det er en spesiell spesifisitet:

• behovet for å grundig kjenne til essensen av produksjons-, styrings- eller handelsprosessen til enheten;
• kontakt med assistenter fra andre avdelinger og en assistent for daglig leder;
• oppbevare spesifikk dokumentasjon av enheten.

Karriereutsikter til en personlig assistent

Ungdom ser dette innlegget som en karriereoppstart. Du må imidlertid skille hva slags promotering du ønsker. Horisontalt eller vertikalt? På dette foretaket, eller er dette bare startlinjen i en fremtidig CV? Strategien for videre handlinger avhenger av svarene på disse spørsmålene.

Ledelsen setter pris på gode assistenter, og dette er dessverre dårlig for karriereveksten. Sjefen ønsker ikke å gi slipp på den ideelle ansatte, samtykker i å heve lønnen og gir ytterligere fordeler - dette er et alternativ for en horisontal karriere. Hyppigst blant personlige assistenter.

Den enkleste måten er å flytte opp karrierestigen i en bestemt organisasjon fra stillingen som assisterende enhetsleder. Slike stillinger blir ofte tatt med utsikter til å kjenne den ansatte bedre og trene. Hvis du vil ha en vertikal karriere, er dette din måte.

Stillingen som assistentleder er ikke synlig for det ytre øyet, men veldig viktig for organisasjonen. En kompetent assistent er i stand til å forbedre sjefens effektivitet og derved gi mer fortjeneste til bedriften.