I følge studier utført av forskjellige rekrutteringsbyråer, er yrket "sekretær" en av de som er assosiert med det største antallet raffinerier og behovet for å tilpasse seg ledelsens arbeidsplan. Denne gruppen inkluderer også sjåfører og representanter for noen andre spesialiteter.
Hva er en sekretær?
Dette uttrykket kommer fra den latinske "hemmeligheten", såkalte fullmakter i det gamle Roma. Og så, og senere (ved de kongelige domstolene) var de utelukkende menn, noen ganger klarte å komme til makten veldig dyktig.
Dette yrket fikk en kvinnelig opptreden allerede på slutten av første verdenskrig, med ankomsten av en skrivemaskin og fremveksten av en slik stilling som sekretærreferent. I dag er det til og med virtuelle assistent-sekretærer med sine avanserte teknologier. Dette er navnet på selskaper eller enkeltpersoner som leverer online tjenester for å skrive e-post eller motta telefonsamtaler (oversatt) uten fysisk tilstedeværelse av en sekretær på kontoret.
Hva gjør han?
Blant menneskene har den personlige sekretæren til regissøren et stereotypt bilde - en langbeint skjønnhet som hovedsakelig kan skrive på en datamaskin, ringe kaffe og svare på samtaler. Noen ganger gjenspeiles dette i vitser med ikke altfor anstendig innhold. Faktisk forutsetter yrket "sekretær", samt stillingen som referent i et stort selskap, tilstedeværelsen av en veldig alvorlig bagasje med ferdigheter, kunnskap og også visse arbeidsegenskaper. En ekte representant for dette yrket kan ikke klare seg uten organisering, flid, punktlighet og diplomati.
Sekretærens (sekretærreferentens) plikter inkluderer kunnskap om alle normative dokumenter relatert til kontorarbeid, dokumenthåndtering, organisering av kontorarbeid, ledelsesstruktur, grunnleggende prinsipper for kontorutstyr, arbeidsbeskyttelsesregler. Alle hans mange rettigheter, plikter og typer utført arbeid er regulert av stillingsbeskrivelser. Hun er det viktigste juridiske dokumentet som handler om en slik ansattes aktiviteter. Å samle det i hvert tilfelle kreves med alt ansvar.
La oss se på hoveddelene i dette dokumentet.
Hva les instruksjonene til assistent sekretæren?
De generelle bestemmelsene inneholder organisasjonens navn, angir de nærmeste overordnede og ringer den som vil erstatte sekretæren i tilfelle hans fravær. Der vil du finne kravene til ansiennitet og kvalifikasjoner til den ansatte, og en liste over alle nødvendige dokumenter for arbeidet (regler, GOST, koder og forskrifter).
Funksjonene som er tilordnet sekretæren er gitt i den andre (samme) delen. Dette inkluderer plikten til å utarbeide de nødvendige dokumentene i henhold til instruksjonene fra ledelsen, registrere, motta og sende korrespondanse, organisere og kontrollere mottakets arbeid, utføre dokumentararbeid og mye mer.
Mer detaljert blir hans aktiviteter beskrevet i neste avsnitt - "Sekretærens oppgaver." Vi snakker om sikkerhet og bokføring av korrespondanse, utstedelse av attester angående forskjellige registrerte dokumenter, organisering og forberedelse av offisielle møter, kopiering og utskrift, registrering av meldinger til overordnede som er igjen i hans fravær og informere ham om dem, gi selskapets kontor den nødvendige skrivesaker.
I hver organisasjon kan sekretærens oppgaver ha sine egne kjennetegn, avhengig av arbeidsdetaljene. Hans stilling kan høres ut som en "sekretær-kontorist," som betyr å utvide spekteret av kjerneoppgaver.
Om sekretærens rettigheter
Hva har sekretæren rett til? I henhold til instruksjonene har han lov til å be om materialet som vil være nødvendig i arbeidet i forskjellige avdelinger i selskapet, for å bestemme prosedyren for deres bruk.
En annen ting er å overføre de skannede dokumentene direkte til bødlerne direkte til de utførende, etablere rekkefølgen av besøkende i mottaksrommet og distribuere telefonsamtaler etter deres betydning, og kreve at ansatte forklarer seg i tilfelle disiplinære brudd.
Som enhver annen ansatt, har den personlige sekretæren for sjefen rett til å arbeide under passende forhold, som må overholde krav til arbeidssikkerhet og sikkerhetsstandarder.
Hva er assisterende sekretær ansvarlig for?
Det bærer ansvaret for ikke-avsløring av konfidensiell informasjon, for kvaliteten på dokumentasjonen og rettidig innsending til ledelsen, ansvarlig holdning til dokumenthåndtering, bevaring av eiendommer og dokumenter i organisasjonen, taktfulle forhold til ledelsen og ansatte.
Den neste delen av stillingsbeskrivelsen indikerer hva som er jobbforhold og funksjonsforhold som eksisterer mellom assisterende sekretær og ulike selskapsstrukturer. Generelt må sekretæren i en mellomstor organisasjon samhandle om materielle og tekniske spørsmål (gi kontoret forsyninger med kontoret) med den administrative og økonomiske avdelingen, om dokumenthåndteringsspørsmål - med andre enheter og selvfølgelig direkte med ledelsen.
Sekretærens prestasjoner blir vurdert i henhold til de viktigste utvalgte kriteriene, som også reguleres av den tilsvarende delen av instruksjonen. I de aller fleste tilfeller er slike kriterier effektivitet og flid. Det er også situasjoner der instruksjonen kan revideres. Dette kan skje når du endrer funksjoner eller organisasjonsstruktur.
For å oppsummere
Når du ansetter en person, blir personen som er utnevnt til denne stillingen, kjent med serviceinstruksen, som viser alle plikter sekretæren. Husk dem kort igjen.
- Mottak av telefonsamtaler for hodet.
- Alt jobber med dokumentasjon - sortering etter viktighet, design, klargjøring, mottak og distribusjon, lagring og systematisering.
- Organisering av mottakelse av besøkende.
- Hjelp sjefen med å planlegge arbeidsplanen; om nødvendig, bestille billetter og bestille hotell.
- Forberedelse og organisering av forretningsforhandlinger.
- Bestiller kontorrekvisita og andre nødvendige bagateller, noen ganger produkter.
Etter å ha blitt kjent med oppgavelisten, signerer den ansatte under instruksjonen, blir også hodet signert. Merk at hver organisasjon har sin egen versjon av instruksjonen, men ikke en av dem skal være i strid med gjeldende lovverk eller aksepterte arbeidsstandarder.
Domstolsekretær
Spesifikasjonene av arbeidet i hver institusjon er som kjent forskjellige. Hva gjør for eksempel en dommerfullmektig? Hva er hans jobbansvar? Det er mange av dem:
- design av omslag til aktuelle saker;
- mottak av krav fra dommerassistenter;
- arkivering av dokumenter og materiale i saker;
- sammenstilling av varelager av nye saker;
- nummerering av sider;
- distribusjon av kopier av rettsavgjørelser til saksdeltakere (parter);
- sende kopier av rettsavgjørelser til bestemte personer på vegne av dommeren;
- informere partene om datoene og datoene for rettsmøter.
I tillegg
Arbeidsoppgavene som utføres av domstolens kontorist inkluderer, men er ikke begrenset til:
- legge ut lister over rettssaker i en uke;
- sjekke utseendet til partene på møtet;
- rettsprotokollføring;
- kontroll med mottak og sending av alle dokumenter involvert i saken.
Sekretærene bør gjøre kjent partene kjent med saksstoffene, kontrollere varslene mottatt per post, levere kvitteringer, varsler, kopier av handlinger og andre viktige papirer. De legger inn informasjon i magasiner og kort, i datasystemet, skriver ut håndskrevne handlinger, overleverer sakene til dommerne for verifisering og tar dem etter det, utsteder og arkiverer utførelsesskriv og gjør mange andre ting på vegne av dommerne.
Krav til Registrar
- Dokumenter skal nummereres, hemmet.
- En liste over saker og andre dokumenter er samlet separat.
- Bilder og konvolutter er nummererte, i tilfelle en feil starter nummereringen på nytt, gamle tall skal krysses ut (ikke korrigeres!).
- Alle rettelser er sertifisert i henhold til det aksepterte skjemaet.
- Omslag av saker er laget med angivelse av domstolens navn, sakens nummer og tittel, navnene på partene, datoene for start og slutt, antall ark og holdbarhet.
- Varebeholdninger utføres manuelt eller på en datamaskin.
Hva må en skolesekretær gjøre?
Noen ganger er det annonser "Jeg trenger en sekretær på skolen." Hva er denne posisjonen, og hva bør gjøres der? La oss finne ut av det.
Skolesekretæren er den første og viktigste assistenten til direktøren. Han må oppfylle alle instrukser og instruksjoner fra sine overordnede relatert til utdanningsinstitusjonens funksjon.
Hans hovedoppgaver inkluderer å drive virksomhet med personellendringer (oppsigelse, opptak) av ansatte, påmelding og bortvisning av studenter. Hans oppgave er å utarbeide et dokument som regissøren vil måtte forsikre med sin egen signatur. Om nødvendig må sekretæren samle inn og levere de signerte dokumentene til rett tid for behandling til høyere myndigheter.
Annet ansvar for skolesekretæren inkluderer mottak og levering av informasjon til studenter og ansatte. I mangel av en direktør på plass, er sekretæren pålagt å registrere det totale antall og innhold av samtaler, klager og appeller fra besøkende, inkludert grunnskoleelever.
i tillegg
Merket, som inneholder instruksjonene fra skolesekretæren, sier: Det er også sistnevntes ansvar å oppfylle ytterligere (andre) instruksjoner. Hva betyr dette?
Det blir dechiffrert som følger: sekretæren for skolens rektor må følge alle instruksjoner, med unntak av personlige forespørsler. Dette kan for eksempel være en samtale om en samtale mellom en elev eller en lærer, sende post, foreta en pengeoverføring, kjøpe utstyret som er nødvendig for skolen. Denne listen er praktisk talt uuttømmelig, det vil si at pliktene til sekretæren på skolen er veldig, veldig omfattende.
Hvis skolen ikke sørger for stilling som regnskapsfører, blir økonomiske saker også tildelt sekretæren. Hans oppgave er å sende lønnsinformasjon, fylle ut et tidsskjema, gjøre nødvendige justeringer.
Sekretærens hjelp kan være nødvendig, ikke bare av direktøren, men også av alle besøkende i resepsjonen. De henvender seg til ham for å trykke teksten, kopiere dokumentet og avklare et enormt antall spørsmål.
Hvis du jobber som assisterende sekretær for administrerende direktør
I dette tilfellet er du en av spesialistene, og direktøren vil akseptere og avskjedige deg, og du vil direkte adlyde ham. For å komme til denne stillingen, må du ha en høyere (eller i det minste spesiell videregående) utdanning, erfaring i stillingen 1 år. Hvis det ikke er noen erfaring, må du få et sertifikat for deltakelse på sekretær-referentkurs.
Du må være kompetent i spørsmål om den økonomiske og økonomiske virksomheten til foretaket, utsiktene for dets utvikling, organisering av dokumenthåndtering og arbeidsstyring, dataferdigheter og kontorutstyr, oversettelse til et fremmed språk for produksjonsdokumentasjon, forretningsetikk.
Funksjoner og ansvar
Du må ta på deg alle referanse- og informasjonstjenester relatert til dokumentasjonen til foretaket. Samt organisering og kontroll av kontorarbeid i filialene og de enkelte divisjonene i selskapet. Ikke rart - du er ikke en vanlig sekretær-kontorist. De skal kunne dokumentere og raskt organisere aktivitetene til dets ledelses- og rådgivningsorganer. Hvis det ikke er noen personellinspektør, må du føre personelljournaler og journaler.
Assisterende sekretær for daglig leder må utarbeide de nødvendige dokumentene for å sikre den økonomiske og økonomiske virksomheten til hele foretaket, organisere mottak, registrering, regnskap, lagring. Den kontrollerer riktigheten av forberedelsen, godkjenningen og godkjenningen av all dokumentasjon som er sendt til signatur til ledelsen i foretaket. Iverksetter tiltak for kvalitet rettidig utførelse av ordrer fra overordnede, bringer informasjon direkte til utøverne, gjennomfører analyse og avgir meninger om rapporter og sertifikater sendt til ledelsen.
I tillegg inkluderer sekretærens funksjoner opprettholdelse av operativ kommunikasjon om spørsmål om selskapets aktiviteter med innbyggere - enkeltpersoner og individuelle organisasjoner (både statlige og kommersielle). Han tar imot besøkende, han kan utføre personellvirksomhet - fylle ut personlige filer, bestillinger, arbeidsbøker, kontrakter (kontrakter), reisedokumenter og arbeidsbevisningsbevis, føre en timeplan og utstede lønnsbevis.
Og igjen om rettighetene
Denne stillingen innebærer ikke bare sekretærens utvidede plikter, men også rettighetene som tilsvarer dem. I tillegg til det generelt aksepterte, inkluderer de retten til å be om nødvendig materiale og informasjon fra eventuelle funksjonelle tjenester i bedriften og kravet om å forklare årsakene til forsinkelser i utførelsen av lederoppgaver. Deretter: det er mulig å kreve ferdigstillelse av dokumenter utarbeidet av entreprenører i strid med de aksepterte regler i samsvar med GOST 6.38-90 eller ISO - internasjonale standarder for dokumentasjon.
Han har rett til å se, innenfor rammen av sin egen offisielle kompetanse, av dokumenter relatert til virksomhetsstyringsvirksomhet, forelegge ledelsen for behandling av personlige forslag om forbedring av organisasjonens arbeid innen dokumenthåndtering og bruk av de nyeste datateknologiene.
Han har tilgang til dokumenter merket "konfidensiell" og kan samhandle med alle ansatte og tjenester i bedriften for å overvåke implementeringen av ledelsesbeslutninger og gi den informasjonen.
